Ondersteuning van internationale bedrijfsuitgaven bij Abacum

Het leven vóór Payhawk

Als snelgroeiende fintech moest Abacum veel van zijn processen veranderen om soepel en efficiënt te kunnen schalen. De vereisten van het team zijn bijna onherkenbaar van die van twee jaar geleden en ze wilden er zeker van zijn dat ze bedrijfsuitgaven snel en onderweg konden beheren terwijl ze groeiden.

“Voor Payhawk deden we alles handmatig,” legt Jorge Lluch, medeoprichter en COO van Abacum, uit. “We hadden een Excel-bestand dat we naar werknemers stuurden en waarin we hen vroegen alle betalingsgegevens in te vullen. Vervolgens moesten ze de bijbehorende bonnetjes fysiek bijvoegen of scannen en per e-mail versturen naar het financiële team.”

Het beheersen van onnodige kosten was ook een probleem. Toen de beperkingen na Covid-19 afnamen, begon het team internationaal te reizen en uit te geven, wat betekende dat hun FX-kosten snel stegen en uitgaven moeilijker te volgen werden.

Wereldwijd gaan: Controle over zakelijke reiskosten en uitgaven voor meerdere entiteiten

Met drie entiteiten in Spanje en drie in de VS moet Abacum zowel uitgaven voor meerdere entiteiten en veel internationale uitgaven voor zakenreizen beheren.

“We gebruiken Payhawk in al onze entiteiten in Spanje en ter ondersteuning van veel internationale uitgaven voor zakenreizen,” aldus Jorge.* “Toen we groeiden en meer gingen reizen, moesten we de uitgaven efficiënter bijhouden, ons flexibele uitgavenbeleid uitrollen en lagere FX-kosten realiseren.”*

Bij Payhawk maken onze functies voor uitgavenbeheer zakelijke reiskosten eenvoudiger en kosteneffectiever. Van kilometervergoedingen en dagvergoedingen tot een ingebouwd uitgavenbeleid en het boeken van accommodatie met onze TravelPerk-integratie, verlopen zakenreizen snel en efficiënt voor zowel de reiziger als het financiële team op het hoofdkantoor.

“Traditionele creditcards hadden geen zin omdat ze geen automatisering hebben. Bovendien wilden we meer controle bij het uitbreiden van de organisatie – vooral als het ging om internationale reizen,” legt Jorge uit.

Onze zakelijke creditcards en betaalpassen en aangesloten software voor uitgavenbeheer worden geleverd met tijdbesparende AI en automatisering, waaronder:

• Ontvangst- en factuurgegevens vastleggen via OCR-software
• Automatisch bonnetjes natrekken
• Aangepaste goedkeuringen en workflows
• Kaartcontroles zoals bevriezen en blokkeren
• Abonnementenbeheer en meer

“Payhawk heeft ons geholpen controle te krijgen over zakelijke uitgaven, beleidsregels en naleving," vervolgt Jorge. "Bovendien heeft het geholpen om administratie, papierwerk, repeterende Excel-handelingen en vergoedingen via de salarisadministratie te vermijden.”

Schaaluitdagingen oplossen met Payhawk

"We waren een heel ander bedrijf toen we Payhawk gingen gebruiken," legt Jorge uit. "We hadden veel hogere handmatige kosten en bankkosten, en onze gebruikers waren elke maand minstens een uur bezig met het inhalen en indienen van uitgaven."

Sinds ze voor hun Europese entiteiten op ons zijn overgestapt, heeft Abacum zijn FX-kosten verlaagd, geen bankkosten meer in rekening gebracht en uren bespaard op het uitgavenbeheer voor hun financiële team en kaarthouders.

We hebben Abacum geholpen met het opschalen van het financieel beheer naarmate het bedrijf groeide, met de uitgifte van kaarten in bulk, waarschuwingen voor lage fondsen in verschillende entiteiten, aanpasbare workflows, een realtime integratie met NetSuite en nog veel meer.

"Payhawk heeft ons geholpen de groei efficiënt te ondersteunen," stelt Jorge. "Het stelt ons financiële team in staat om hun tijd effectief te gebruiken - in plaats van bonnetjes na te jagen en in te voeren en handmatig gegevens en fouten dubbel te controleren."

Klaar om de manier waarop je bedrijf uitgaven beheert uit te breiden?

Bij Payhawk hebben we Abacum geholpen zijn kaarthouders te ondersteunen om gemakkelijk en onderweg uitgaven te doen zonder buiten het beleid te treden.

We hebben hen ook geholpen om efficiënt te schalen, de uitgaven beter te beheersen en goed real-time zicht te krijgen op de uitgaven.

Boek vandaag nog een demo als je meer wilt weten over hoe slim kostenbeheer schaalvergroting in je bedrijf kan ondersteunen.