Abacum repense la gestion internationale de ses dépenses avec Payhawk

Les enjeux d'Abacum

Abacum, plateforme de FP&A américaine, devait faire évoluer une grande partie de ses processus financiers afin de pouvoir accélérer sa croissance à l’échelle. Les attentes de l’équipe ont largement évolué en deux ans, et ils souhaitaient s’assurer de pouvoir gérer les dépenses d’entreprise facilement, rapidement et en temps réel, de façon à accompagner leur croissance.

« Avant Payhawk, nous faisions tout manuellement », explique Jorge Lluch, cofondateur et COO d’Abacum. « Nous avions un fichier Excel que nous envoyions à nos salariés pour leur demander de fournir les détails de leurs frais professionnels. Ils devaient ensuite joindre leurs reçus papier, ou les numériser et les envoyer par e-mail à l’équipe Finance. »

La gestion des coûts était également un enjeu majeur. Lorsque les restrictions post-Covid ont été levées, l’équipe a repris les déplacements professionnels, et donc engagé des dépenses à l’international. Cela s’est traduit par une augmentation rapide des frais de change et un suivi plus complexe des dépenses.

Scaler à l’international tout en assurant la gestion des dépenses multi-entités et le contrôle des frais de déplacements professionnels

Avec trois entités en Espagne et trois aux États-Unis, Abacum doit gérer à la fois les dépenses multi-entités et de nombreuses dépenses internationales liées aux voyages d’affaires.

« Nous utilisons Payhawk pour la gestion des dépenses de nos entités en Espagne et également pour les frais de déplacements professionnels » raconte Jorge Lluch. « À mesure que nous avons grandi et commencé à voyager davantage, nous devions suivre les dépenses plus efficacement, déployer des politiques de dépenses flexibles, et réduire les frais liés au taux de change. »

Chez Payhawk, nos fonctionnalités de gestion des dépenses facilitent et rendent plus efficaces les frais de déplacements professionnels. Des frais kilométriques aux indemnités journalières en passant par l’intégration des politiques de dépenses intégrées et à la possibilité de réservations d’hébergement via TravelPerk, les déplacements professionnels deviennent bien plus simples à gérer, que ce soit du côté du salarié, comme du côté de l’équipe Finance.

« L’utilisation de cartes de crédit traditionnelles n’était pas optimale car elles ne permettent pas l’automatisation. De plus, nous souhaitions avoir plus de contrôle au sein de l’organisation, notamment sur les déplacements internationaux » ajoute Jorge Lluch, cofondateur et COO d’Abacum.

En effet, chez Payhawk, les cartes d’entreprise (de débit et de crédit) et le traitement des notes de frais sont boostés l’IA et l’automatisation pour un gain de temps considérable :

• Saisie des notes de frais et des données de facturation via la technologie OCR
• Rappel automatique en cas de reçus manquants
• Workflows d’approbation personnalisables
• Contrôles de cartes (gels, blocages)
• Gestion des abonnements

L'utilisation de Payhawk nous a aidé à contrôler les dépenses de l'entreprise, les politiques de dépenses et la mise en conformité. Cela nous a permis d'éviter l'administration, la paperasserie, les allers-retours avec Excel et les remboursements par le biais de la paie. poursuit Jorge Lluch, cofondateur et COO d’Abacum.

Payhawk accompagne Abacum dans sa croissance à l’échelle

Jorge Lluch explique : « Nous étions dans une entreprise complètement différente lorsque nous avons commencé à utiliser Payhawk. Nous avions des coûts manuels et des frais bancaires bien plus élevés, et nos utilisateurs passaient au moins une heure par mois à relever et soumettre les dépenses. »

Depuis l’implémentation de Payhawk dans ses entités européennes, Abacum a réduit ses frais de change et ses frais bancaires, et son équipe Finance ainsi que les détenteurs de carte ont économisé de nombreuses heures passées au traitement des frais professionnels.

Payhawk a accompagné Abacum dans sa volonté de mettre à l’échelle sa gestion financière pour l’adapter à la croissance de l’entreprise. Pari réussi grâce à l’émission de cartes de débit et de crédit, aux alertes de fonds faibles au sein des entités, aux workflows personnalisables, et à une intégration en temps réel à NetSuite.

« Payhawk nous a aidé à soutenir notre croissance efficacement. Cela permet à notre équipe Finance d’utiliser son temps de manière efficace, plutôt que de courir après les reçus et les saisir manuellement. » ajoute Jorge Lluch.

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