Abacum redefine la gestión global de sus gastos con Payhawk

La vida antes de Payhawk

Como fintech en rápido crecimiento, Abacum necesitaba cambiar gran parte de sus procesos para escalar de forma eficaz y sin problemas. Los requisitos del equipo han evolucionado mucho en dos años y querían asegurarse de que iban a ser capaces de gestionar los gastos de la empresa con rapidez y en tiempo real a medida que la empresa progresaba.

«Antes de Payhawk, lo hacíamos todo manualmente», explicó Jorge Lluch, cofundador y COO de Abacum.* «Teníamos un archivo de Excel que enviábamos a los empleados para que cumplimentaran los detalles de los pagos. Posteriormente, tenían que adjuntar físicamente o escanear y enviar por correo electrónico todos los recibos asociados y remitirlos al equipo financiero»*.

El control de los costes innecesarios también era un problema. Cuando se relajaron las restricciones relacionadas con la COVID-19, el equipo comenzó a viajar y a gastar en el extranjero. En consecuencia, los costes por el cambio de divisas aumentaron rápidamente y se complicó el seguimiento de los gastos.

Expansión internacional: mantener el control del gasto empresarial global y de los costes de viajes de negocios

Con tres centros en España y tres en los EE. UU., Abacum tiene que gestionar el gasto de múltiples entidades y un gran volumen de gasto internacional en viajes de negocios.

«Utilizamos Payhawk en todas nuestras entidades de España y nos sirve de gran ayuda para gestionar una multitud de gastos internacionales relacionados con los viajes de negocios», señaló Jorge. «A medida que crecíamos y comenzábamos a viajar más, vimos la necesidad de hacer un seguimiento de gastos más eficaz, implementar políticas de gastos flexibles y conseguir tipos de cambio de divisas más económicos».

En Payhawk, nuestras funcionalidades de gestión de gastos facilitan y rentabilizan el gasto de los viajes de negocios. Desde el kilometraje y las dietas hasta las políticas de gastos incorporadas y las reservas de alojamientos con nuestra integración con TravelPerk, los viajes de negocios son ahora rápidos y eficaces tanto para el viajero como para el equipo financiero de las oficinas centrales.

«Las tarjetas de crédito tradicionales no eran nada prácticas, ya que carecen de automatización. Además, queríamos incrementar el control a medida que la organización crecía, especialmente en lo relativo a los viajes internacionales», nos comentó Jorge.

Nuestras tarjetas corporativas de crédito y débito y el software de gestión de gastos asociado trajeron consigo un gran ahorro de tiempo gracias a la IA y la automatización, incluidos:

• Captura de datos de recibos y facturas vía software OCR
• Seguimiento automático de recibos
• Flujos de aprobación personalizables
• Controles en las tarjetas, como congelaciones y bloqueos
• Gestión de suscripciones. Y mucho más.

«Payhawk nos ha ayudado a tomar el control de los gastos de la empresa, las políticas y el cumplimiento de la normativa», continuó Jorge. «Además, nos ha permitido eliminar tareas administrativas, papeleo, tablas de Excel y el pago de los reembolsos junto con las nóminas».

Payhawk ayuda a Abacum a superar los retos de la expansión

«Éramos una empresa totalmente diferente cuando comenzamos a utilizar Payhawk», explicó Jorge. «Teníamos comisiones bancarias y costes manuales mucho más elevados y nuestros usuarios dedicaban al menos una hora cada mes a actualizar y presentar sus gastos».

Desde que utilizan Payhawk en sus entidades europeas, Abacum ha reducido los gastos relacionados con el cambio de divisas, evitado las comisiones bancarias y ahorrado muchas horas de trabajo en la gestión de gastos a su equipo financiero y a los titulares de tarjetas.

Hemos ayudado a Abacum a escalar su gestión financiera a medida que crecían gracias a la emisión de tarjetas a gran escala, las alertas de bajos fondos en todas las entidades, los flujos de aprobación personalizables, la integración en tiempo real con NetSuite y muchas otras funcionalidades más.

«Payhawk nos ha ayudado a crecer de forma eficiente», afirmó Jorge. «Permite a nuestro equipo financiero emplear el tiempo de una manera más productiva y le ha liberado de tareas como perseguir y registrar recibos o verificar manualmente los datos y errores».

¿Preparado para escalar la gestión de gastos de tu empresa?

Con Payhawk, Abacum ha facilitado a sus empleados el pago con tarjeta sin incumplir la política de gastos de la empresa.
Además, les hemos ayudado a escalar de manera eficiente, ejercer un mejor control sobre los gastos y obtener una buena visibilidad en tiempo real de las finanzas.
Reserva una demo hoy mismo para descubrir más sobre cómo la gestión de gastos inteligente puede ayudar a escalar tu negocio.