Optimierte Ausgabenberichte mit detaillierter Filterfunktion

Warum ist das Filtern von Ausgaben so wichtig?

Wenn Sie derzeit keine Möglichkeit haben, Ihre Ausgaben in Ihrer Ausgabenverwaltungssoftware zu filtern, entgehen Ihnen möglicherweise folgende Vorteile:

Kontrolle und Transparenz

Ohne genau gefilterte Ausgaben ist weder eine gut durchdachte Verwendung des Budgets noch eine Steigerung des Gewinns möglich.

Ein Überblick über die verschiedenen Stadien einzelner Spesen im Genehmigungsprozess sowie über fehlende Belege und richtlinienwidrige Auslagen bietet Ihnen unvergleichliche Transparenz über alle Ausgaben.

Effizienz

Alle Ausgaben durchzugehen, die Listen nach fehlenden Vorgängen zu durchsuchen und die Gründe für Verzögerungen zu ermitteln, kann ausgesprochen viel Zeit in Anspruch nehmen. Dank der verbesserten Ausgaben-Filterfunktion können Sie mit Ihren Überprüfungen schnell bis ins kleinste Detail gehen. So können Sie zum Beispiel nachverfolgen, welche Kartenausgaben abgelehnt wurden und warum.

Kosteneinsparungen

Durch die Analyse der Ausgaben mit Filtern erhalten Sie einen besseren Einblick in Ihre direkten und indirekten Kosten. Dank dieser gesteigerten Transparenz können Sie bessere und fundiertere Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen und unnötige Ausgaben – auch solche, die nicht den Richtlinien entsprechen – vermeiden.

Dank einer effizienten Nachverfolgung können Sie genau sehen, wie viel das Unternehmen ausgibt, und entsprechende Anpassungen in die Wege leiten.

Die 7 neuen Ausgaben-Filter von Payhawk

Wir haben unsere bereits ausführliche Liste von Ausgaben-Filtern um sieben neue Optionen erweitert. Dazu gehören:

• Notizen: Machen Sie Spesen ausfindig, die eine rasche Bearbeitung erfordern, indem Sie zu bestimmten Ausgaben hinterlegte Notizen anzeigen.
• Währung: Filtern Sie Ausgaben nach unterschiedlichen Währungen; eine nützliche Option zur Verwaltung mehrerer Einheiten.
• Gesamtbetrag: Lassen Sie sich die Ausgaben nach Gesamtbetrag der fälligen Spesen anzeigen, um bestimmte Ausgaben zu finden.
• Prüfstatus: Filtern Sie die Ausgaben nach dem Prüfstatus, z. B. genehmigt, abgelehnt, ausstehend.
• Prüfdatum: Filtern Sie die Ausgaben nach dem Prüfdatum.
• Prüfer: Lassen Sie sich anzeigen, welche Prüfer für welche Genehmigungen zuständig sind.
• Begleichungsdatum: Sammeln Sie Informationen zum Erfassungszeitpunkt der Transaktion im Unternehmensbuch.

Wo befinden sich die neuen Filter?

Wir haben nicht nur sieben neue Ausgabenfilter eingeführt, sondern auch die Benutzeroberfläche noch anwenderfreundlicher gestaltet. Unklarheiten sind das Letzte, was man beim Filtern von Daten braucht. Wenn Sie jetzt auf das Ausgaben-Dashboard zugreifen, können Sie auf granularer Ebene filtern.

Unsere neuen Filter haben wir nach Bereichen gruppiert. Filter wie Genehmigungsstatus, Mitarbeiter und Ausgabenart sind zum Beispiel als „Ausgaben“ kategorisiert. Kategorie, Team und Projekte fallen hingegen unter den Bereich „Kategorisierung“. Und „Lieferant“ umfasst Lieferanten, Abonnementfilter und mehr.

Das aktualisierte Format erleichtert die Navigation durch die verschiedenen Ausgaben. Zu diesem Zweck können Sie entweder die Suchleiste verwenden oder durch die Liste der Unterkategorien scrollen, um den gewünschten Ausgabenfilter zu finden.

Benutzerdefinierte Ansichten für den Schnellzugriff

Jetzt können Sie die Ausgaben nicht nur nach noch mehr Kategorien filtern, sondern auch benutzerdefinierte Ansichten als Shortcut-Filter speichern. Wenn Sie Ihre gespeicherten benutzerdefinierten Ansichten wirksam nutzen, verringern Sie den Zeitaufwand für die Suche nach Ausgaben, für die Unterlagen fehlen oder die noch nicht eingereicht wurden.

Das ist noch längst nicht alles. Sie können die benutzerdefinierten Ansichten sogar verwenden, um vorschriftswidrige Ausgaben entsprechend zu kennzeichnen.

Ein Beispiel: Nehmen wir an, laut Ihrer Richtlinie dürfen die Spesen für Mahlzeiten 50 € pro Person nicht überschreiten. In diesem Fall können Sie eine benutzerdefinierte Ansicht mit der Kategorie „Mahlzeiten“ und „Gesamtausgaben über 50 €“ erstellen, um schnell zu prüfen, ob Mitarbeiter die Vorgaben einhalten oder nicht.

Diese benutzerdefinierten Ansichten tragen zur Automatisierung des Ausgabenmanagements bei und helfen Ihnen, proaktiv Informationen über alle Unternehmensausgaben einzuholen. So erzielen Sie Kosteneinsparungen in Echtzeit und erhalten tiefere Einblicke in die Ausgabendaten.

Wenden Sie zur Erstellung einer benutzerdefinierten Ansicht zunächst die erforderlichen Filter an, z. B. „Karte“ und „Dokument nicht hochgeladen“, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ansicht speichern“. Diese benutzerdefinierte Ansicht wird dadurch nur in Ihrem Benutzerkonto gespeichert. Auf diese Weise können Sie Ihre Spesenabrechnungsprozesse effizienter gestalten und – falls erforderlich – entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Zusammenfassung

Sie benötigen eine detaillierte Berichterstattung für Ihr Ausgabenmanagement? Mit einer Vielzahl neuer Optionen, die Ihnen beim Filtern Ihrer Ausgabendaten helfen, bekommen Sie jetzt genau das. Sie können eine Aufschlüsselung nach Ausgabenart vornehmen, um Ihre Ausgaben als Unternehmen zu optimieren und Ihre Entwicklung zu beschleunigen.

Gestalten Sie den Monatsabschluss mit unseren neuen Ausgaben-Filtern noch effizienter und geben Sie Ihrem Finanzteam den nötigen Einblick, um fundierte Unternehmensentscheidungen zu treffen.

Buchen Sie eine Demo, um unsere neuen Filter in der Praxis zu sehen.