Maximale Effizienz: Benutzerdefinierte Filtern zur Ausgabengenehmigung

Mit unserem neuen Ausgabenfilter erhalten Sie einen besseren Überblick, eine höhere Effizienz und weniger Verzögerungen in den verschiedenen Genehmigungsphasen (z. B. genehmigte oder abgelehnte Ausgaben).

Das neue Update ermöglicht dem Finanz- und Buchhaltungsteam, fundierte Strategien zu entwickeln, und versetzt die Buchhalter in die Lage, Maßnahmen gegen Ausgaben zu ergreifen, die zu Verzögerungen führen oder sich negativ auf die Bilanz auswirken. Innerhalb eines Klicks können Sie alle Informationen einsehen und direkt filtern, welche Ausgaben angezeigt werden sollen und welche nicht.

Was sind Spesengenehmigungssysteme?

Ein Spesengenehmigungssystem ist Teil der Spesenverwaltungssoftware und trägt dazu bei, den Prozess der Spesengenehmigung in Unternehmen zu optimieren und automatisieren.

Mitarbeiter können ihre Spesenabrechnungen einreichen, die dann im Anschluss geprüft und genehmigt werden können. Das Genehmigungssystem prüft dann, ob die Ausgabe mit der Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens übereinstimmt, bevor sie akzeptiert, erstattet oder (im Falle einer Rechnung) bezahlt wird.

Warum sind Filter für die Genehmigung von Ausgaben wichtig?

Wenn Sie den Status der Ausgaben nicht filtern können, müssen Sie jede einzelne Ausgabe öffnen, um zu verstehen, was passiert ist. Fehlt ein Zahlungsbeleg? Wurde die Spesen abgelehnt? Mithilfe von Genehmigungsfiltern können die Buchhalter effizient nach Status filtern und festzustellen, welche Ausgaben zu Verzögerungen bei der Genehmigung führen und warum. Durch die Filter wird die Überprüfung der Ausgaben um ein Vielfaches beschleunigt, wodurch der gesamte Prozess des Spesenmanagements für alle Beteiligten vereinfacht wird.

Mit einem integrierten Filtersystem Ihrer Ausgabenmanagementlösung profitiert Ihr Unternehmen von:

• Effiziente Verwaltung eines hohen Volumens von Ausgabengenehmigungen
• Gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse über Verzögerungen
• Reduzierung von Fehlern und falsch kategorisierten Ausgaben
• Schnelle Erstattung von Spesen, Ausgaben oder Fahrtkosten

Die Vorteile der Ausgabenfilter

Das neue System hat viele verschiedene Vorteile und ermöglicht es Ihnen:

Optimierung der Ausgabengenehmigung

Ein Filtersystem ist sinnvoll, wenn Sie einzelne Ausgaben öffnen, um deren Status zu überprüfen, und dies ist besonders bei hohem Volumen hilfreich. Wenn Sie also planen, Ihr Unternehmen zu vergrößern, brauchen Sie ein Filtersystem, um Ausgaben und Kosten kategorisiert auszuwerten und deren Genehmigungsprozess zu beschleunigen.

Höhere Effizienz und Genauigkeit beim Spesenmanagement

Mehr Effizienz führt zu einer besseren Ausgabenkontrolle. Die Möglichkeit, den Status von Ausgaben aufzuschlüsseln, beseitigt alle Unklarheiten, die Finanzteams über die Ursache von Ausgabenverzögerungen haben.

Gewährleistung der Ausgabenpolitik

Durch die Aufteilung des Spesengenehmigungssystems in verschiedene Phasen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter eine Spesenabrechnung erstellen, die den Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens entspricht. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter für ihre Ausgaben Verantwortung tragen und die Kosten vollständig kontrolliert werden, was eine genaue Finanzbuchführung gewährleistet.

Filter für die Genehmigung von Ausgaben bei Payhawk

Bei Payhawk verfügt unsere Spesenmanagementsoftware über Genehmigungsfilter, die in fünf Phasen unterteilt sind. Diese sind:

• Nicht eingereicht - Dies ist der Fall, wenn ein Arbeitnehmer noch eine Ausgabe einreichen muss, z. B. eine Geschäftsausgabe, die er mit seiner Kreditkarte bezahlt hat. In diesem Fall können Sie sie mithilfe unserer automatischen E-Mail-Benachrichtigung daran erinnern, den Antrag einzureichen, um das Zeitfenster für die Ausgaben einzuhalten.
• Abgelehnt - Wenn ein Prüfer eine Ausgabe abgelehnt hat, fällt sie in diese Kategorie.
• Zurückgesendet - Wenn eine Ausgabe zurückgegeben wurde, benötigt Ihr Genehmiger wahrscheinlich weitere Informationen über die Ausgabe, oder der Mitarbeiter hat sie falsch kategorisiert. Diese Ausgaben können nach „zurückgegeben” gefiltert werden.
• Genehmigung ausstehend - Wenn die Ausgabe als „zur Genehmigung anstehend” gekennzeichnet ist, wurde sie zwar eingereicht, hat aber noch nicht den Weg durch Ihre benutzerdefinierten Arbeitsabläufe zur Ausgabengenehmigung gefunden. Vielleicht kommt es durch einen Genehmiger zu Verzögerungen, oder der Mitarbeiter muss zusätzliche Informationen hochladen.
• Genehmigt - Diese Ausgaben wurden eingereicht und entsprechen in vollem Umfang den Spesenrichtlinien des Unternehmens und wurden genehmigt. Jetzt können Sie Ihre Mitarbeiter einzeln oder in großen Mengen entschädigen oder die Rechnungen nach Bedarf bezahlen.

Diesen neuen Filtern unterstützen Sie dabei, einen besseren Überblick über alle Genehmigungsphasen und deren Status zu erhalten.

Wer kann die Filter zur Ausgabengenehmigung verwenden?

Mitglieder der Finanzabteilung und Administratoren werden diese Funktion für die Planung des Monatsendes nutzen. Anstatt bis zum Monatsende alle fehlenden oder falschen Ausgaben zu verfolgen, können Finanzteams a) die Verfolgung automatisieren und b) jederzeit überprüfen, welche Ausgaben noch zu bearbeiten sind.

Für Manager und Mitarbeiter kann es auch hilfreich sein, Ausgaben zu filtern. Der Grund dafür ist, dass sie einen Einblick in ausstehende, aber noch nicht bezahlte Ausgaben erhalten, und so einen genauen Überblick über den Cashflow und das Budget erhalten.

So verwenden Sie die Filter für die Ausgabengenehmigung

Die Anwendung unserer Filter ist schnell und einfach. Alles, was Sie tun müssen, ist, die folgenden drei Schritte zu befolgen:

Schritt 1: Zugriff auf die Filter über die Payhawk-Anwendung

Sie können die Ausgabenfilter auf Ihrem Desktop oder über die Payhawk-App für die Ausgabengenehmigung verwenden, sodass Sie von überall aus bequem darauf zugreifen können.

Navigieren Sie zunächst zu Ihrem Ausgaben-Dashboard:

Schritt 2: Anwendung der Filter

Wählen Sie in Ihrem Dashboard aus dem Dropdown-Menü für den Genehmigungsstatus, wie unten dargestellt. Wählen Sie einen oder mehrere Filter aus und klicken Sie auf „Fertig”.

Schritt 3: Sortieren und Filtern von Ergebnissen

Die gefilterten Ergebnisse werden sofort in der unteren Leiste angezeigt. Durch einen Blick auf die Daten können Sie schnell feststellen, wie viele Personen sich in den einzelnen Filtern befinden.

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie unsere Filter anwenden können, wollen wir uns zwei wichtige Fragen ansehen, die wir in der Vergangenheit von vielen Finance Teams gehört haben.

Was passiert, wenn eine Ausgabe nicht mit den angewandten Filtern übereinstimmt?

Keine Sorge, Ihr Dashboard ist vollständig konfigurierbar. Wenn Sie Ausgaben haben, die nicht unter die angewandten Filter fallen, erstellen Sie einfach einen neuen Filter für diese Ausgabe.

Experten-Tipp: Halten Sie die Filter so allgemein, dass Sie sie auch für andere Ausgaben verwenden können. Andernfalls haben Sie eine lange Liste von Status, was den Prozess noch komplizierter macht.

Kann ich benutzerdefinierte Filter für bestimmte Genehmigungsabläufe erstellen?

Ja, Sie können spezifische Filter für benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellen. Navigieren Sie einfach zur rechten Seite der Dropdown-Liste für den Genehmigungsstatus in der Übersicht Ihres Ausgaben-Dashboards, und Sie sehen eine Schaltfläche mit der Aufschrift "+ Filter hinzufügen". Wählen Sie diese Schaltfläche und erstellen Sie Ihren brandneuen Statusfilter.

Unsere ungefilterte Zusammenfassung

Bei Payhawk sind wir immer auf der Suche nach neuen Wegen, um die Abläufe für unsere Kunden zu optimieren. Aus diesem Grund haben wir die Filterstufe für den Genehmigungsstatus hinzugefügt. Die Filter helfen Buchhaltern und Finance Teams, besser zu verstehen, in welcher Phase der Genehmigung sich die einzelnen Ausgaben und Kosten befinden.

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