Utilisez des filtres d'approbation personnalisés pour vos notes de frais, afin de gagner en efficacité

Bénéficiez d'une meilleure visibilité, d'une plus grande efficacité opérationnelle et d'une réduction des blocages liés aux différentes étapes de validation (dépenses approuvées ou rejetées, par exemple) grâce à notre nouveau système de filtrage des dépenses.

La nouvelle mise à jour permet aux membres de l'équipe Finance de mieux élaborer des stratégies pour la planification mensuelle, et permet aux comptables de prendre des mesures en cas de retard de paiements. En un clic, vous accédez aux statuts de toutes les dépenses.

L’approbation des notes de frais en quelques mots

Les processus d'approbation des dépenses sont intégrés au logiciel de gestion des dépenses. Ils permettent de rationaliser et d'automatiser le traitement des notes de frais.

Les salariés peuvent soumettre leurs demandes de remboursement de frais professionnels à la personne responsable de la validation. Le processus d'approbation consiste à vérifier si la dépense est conforme à la politique de dépense de votre entreprise avant d'accepter et de rembourser (ou de payer, dans le cas d'une facture).

Pourquoi les filtres d'approbation des notes de frais sont-ils importants ?

Si vous ne pouvez pas filtrer le statut des dépenses, vous devez ouvrir chacune des notes de frais pour en connaître le statut. Est-ce qu’il manque un justificatif ? Est-ce que la note de frais a été rejetée ? Cette incertitude crée des obstacles inutiles et peut causer de longs retards.

Cependant, à l'aide de filtres d'approbation, les comptables peuvent examiner efficacement l’ensemble des notes de frais, selon leur statut, pour déterminer quelles dépenses causent des retards d'approbation et pourquoi.

Grâce à cela, l'analyse des dépenses est plus rapide, rationalisant l'ensemble du processus de gestion des dépenses pour tout le monde.

Avec un système de filtrage en place, votre entreprise peut :

• Gérer efficacement un volume conséquent d'approbations de notes de frais
• Obtenir des informations essentielles sur les blocages de dépenses
• Régler les erreurs de filtrage
• Rembourser les frais professionnels rapidement

Les avantages de l'utilisation de filtres

Ce nouveau système de filtrage des dépenses présente de nombreux avantages et vous permet de :

Rationaliser votre processus d'approbation des notes de frais

Si vous êtes contraint de devoir ouvrir chacune des notes de frais pour vérifier leur statut une par une, le système de filtrage va vous changer la vie. Pour les entreprises qui traitent de gros volumes de dépenses et qui évoluent rapidement, les filtres deviennent un indispensable pour rationaliser les processus d’approbation.

Augmenter l'efficacité et la précision de la gestion des dépenses

En rationalisant vos processus, vous améliorez de fait votre efficacité organisationnelle et bénéficiez d’un meilleur contrôle des dépenses. Le fait de pouvoir analyser le statut des dépenses élimine les problèmes liés au manque de visibilité et aux retards de paiements.

Assurer le respect des politiques de dépenses

En établissant un système d'approbation des dépenses en plusieurs étapes, vous vous assurez que les rapports de notes de frais créés par les salariés soient conformes aux politiques de dépenses de l’entreprise. Vos collaborateurs sont ainsi tenus responsables de leurs dépenses, le contrôle et l'exactitude des dossiers financiers s’en voient grandement améliorés.

Choisissez Payhawk pour ses filtres d'approbation des notes de frais

Chez Payhawk, le circuit d’approbation de notre logiciel de gestion des dépenses dispose de 5 statuts de notes de frais :

• Non soumise - Lorsqu'un salarié doit encore soumettre sa note de frais, c'est-à-dire une dépense professionnelle effectuée sur sa carte de débit ou de crédit. Dans ce cas, il est possible d’envoyer des rappels, directement dans l’interface Payhawk, à l'aide de notre modèle automatisé de notifications email.
• Rejetée - Si la personne responsable de l’approbation a rejeté une dépense, elle se situera dans cette catégorie. Il se peut qu’elle ait été rejetée car elle n’est pas comprise dans votre politique de dépenses.
• Renvoyée - Si une note de frais a été renvoyée, l’approbateur a probablement besoin de plus d'informations sur la dépense, ou alors, le salarié l'a classée de manière incorrecte.
• En attente - Si la dépense est « en attente d’approbation », cela signifie qu'elle a été soumise, mais n’a pas passé toutes les étapes de votre workflow d’approbation personnalisé. Peut-être qu'un approbateur cause des retards ou que le salarié doit fournir des informations supplémentaires.
• Approuvée - Les notes de frais approuvées ont été soumises et sont entièrement conformes à la politique de dépenses de l'entreprise. Dès lors, vous pouvez rembourser vos salariés individuellement ou en groupe, ou payer la facture concernée.

Grâce à ces nouveaux filtres, gardez un œil sur tous les frais professionnels engagés au sein de l’entreprise.

Qui peut utiliser les filtres d'approbation des notes de frais ?

L’équipe Finance et les administrateurs trouveront cette fonctionnalité utile pour la clôture mensuelle. Au lieu d’attendre la fin du mois pour tracer les notes de frais manquantes ou incorrectes,les équipes financières peuvent automatiser et vérifier les notes de frais qui nécessitent une action.

Les filtres de notes de frais sont également utiles pour les managers et les salariés : gagner en visibilité sur les dépenses en attente mais pas encore payées permet d’obtenir une vue plus précise des flux de trésorerie et des performances de l'équipe en termes de dépenses, afin qu'ils puissent respecter leurs budgets.

Comment utiliser les filtres d'approbation des notes de frais

L'utilisation de nos filtres d'approbation des notes de frais est facile d’utilisation. Les clients Payhawk n’ont qu’à suivre les trois étapes suivantes :

Étape 1 : Accédez au filtre via l’application Payhawk

Vous pouvez utiliser les filtres de dépenses sur l’interface Payhawk ou sur l’application mobile, pour un accès où que vous soyez.

Tout d'abord, rendez-vous sur votre tableau de bord.

Étape 2 : Appliquez les filtres

Dans votre tableau de bord, sélectionnez dans la liste déroulante “statut d'approbation”, comme indiqué ci-dessous.

Étape 3 : Tri et filtrage des résultats

Les résultats filtrés s'affichent immédiatement. En quelques clics, vous avez accès à toutes les données de chaque filtre.

Encore des questions sur notre système de filtrage ? Nous y répondons :

Que se passe-t-il si une note de frais ne correspond pas aux filtres appliqués ?

Pas d’inquiétude, votre tableau de bord est entièrement personnalisable. Si vous avez des notes de frais qui ne correspondent pas aux filtres appliqués, créez simplement un nouveau filtre pour ces dépenses.

Conseil d’expert : Conservez des filtres suffisamment génériques pour les utiliser pour d'autres dépenses. Avoir une trop longue liste de statuts peut compliquer le processus.

Puis-je créer des filtres personnalisés pour des workflows d'approbation spécifiques ?

Oui, vous pouvez créer des filtres spécifiques pour vos workflows personnalisés. Rendez-vous dans la liste déroulante des statuts d'approbation dans votre tableau de bord, vous y trouverez un bouton « + Ajouter un filtre ». Cliquez et créez votre tout nouveau filtre de statut.

En conclusion

Chez Payhawk, nous sommes toujours à la recherche de nouvelles façons d’optimiser les processus d’approbation pour nos clients. Et c’est pourquoi nous avons ajouté ce système de filtres en fonction des statuts d’approbation. Les filtres aident les comptables et les managers à mieux comprendre pourquoi les notes de frais n’ont pas été approuvées, afin de prendre de mieux anticiper, d’avoir un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les dépenses à venir.

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