Maximaliseer efficiëntie met aangepaste goedkeuringsfilters voor uitgaven

Krijg meer inzicht, efficiëntie en minder vertragingen in verschillende goedkeuringsstadia (zoals goedgekeurde of afgekeurde uitgaven) met ons nieuwe uitgavenfiltersysteem.

Met de nieuwe update kunnen financiële en administratieve teams betere strategieën ontwikkelen voor de planning en verwerking van het einde van de maand. Daarbij worden accountants in staat gesteld om actie te ondernemen bij uitgaven die vertraging veroorzaken. Met één klik kun je alle declaratiestatussen bekijken.

Goedkeuringssystemen voor uitgaven in een notendop

Een goedkeuringssysteem voor uitgaven maakt deel uit van software voor uitgavenbeheer, zij automatiseert en stroomlijnt het goedkeuringsproces van onkosten binnen je organisatie.

Werknemers kunnen hun declaraties indienen waarna de door jou aangewezen goedkeurder deze bekijkt en goedkeurt. Het goedkeuringssysteem controleert vervolgens of de uitgave in overeenstemming is met het uitgavenbeleid van je bedrijf voordat deze wordt geaccepteerd en vergoed, of betaald (in het geval van een factuur).

Waarom zijn goedkeuringsfilters voor uitgaven belangrijk?

Als je onkostenstatussen niet kunt filteren, moet je elke post openen om te begrijpen wat er gebeurt. Wachten ze om ingediend te worden? Zijn ze afgewezen? Deze onzekerheid zorgt voor onnodige blokkades en lange vertragingen.

Met behulp van goedkeuringsfilters kunnen accountants gemakkelijker filteren op status om te bepalen welke uitgaven vertragingen bij de goedkeuring veroorzaken en waarom.

Dankzij de filters gaat het bekijken van uitgaven veel sneller, waardoor het hele uitgavenbeheerproces voor iedereen wordt gestroomlijnd.

Met een filtersysteem:

• Beheer je een groot aantal goedkeuringen van uitgaven overzichtelijk
• Krijg je inzicht in vastgelopen uitgaven
• Los je filterfouten op
• Vergoed je onkosten snel

De voordelen van het gebruik van een filtersysteem in uitgavenstatusbeheer

Het nieuwe uitgavenfiltersysteem heeft veel verschillende voordelen en stelt je in staat om:

Het goedkeuringsproces van uitgaven stroomlijnen

De optie om te kunnen filteren is zinvol als je nu de uitgaven afzonderlijk moet openen om hun status te controleren, vooral wanneer het om grote aantallen gaat. Denk je erover om je organisatie uit te breiden? Dan is een systeem om te kunnen filteren bijna essentieel om efficiënt en gestroomlijnd te werk te kunnen gaan.

De efficiëntie en nauwkeurigheid van uitgavenbeheer verhogen

Door je processen te stroomlijnen, verbeter je automatisch de efficiëntie. Betere efficiëntie leidt tot betere uitgavenbeheersing. De mogelijkheid om de uitgavenstatus in te zien neemt de onduidelijkheid weg die financiële teams hebben over de oorzaak van eventuele vertragingen in uitgaven.

Ervoor te zorgen dat het uitgavenbeleid nageleefd wordt

Door het goedkeuringssysteem voor uitgaven op te delen in fasen, kunnen werknemers een onkostendeclaratie maken die voldoet aan het uitgavenbeleid van je bedrijf. Dit betekent dat werknemers verantwoordelijk worden gehouden voor hun uitgaven en dat de kosten volledig worden gecontroleerd, waardoor een nauwkeurige financiële administratie wordt gegarandeerd.

Payhawk goedkeuringsfilters voor uitgaven

Bij Payhawk heeft onze software voor uitgavenbeheer goedkeuringsfilters die zijn onderverdeeld in vijf onkostenstatussen. Dit zijn:

• Niet ingediend - Dit is wanneer een medewerker nog steeds een uitgave moet indienen, bijvoorbeeld een zakelijke uitgave die met hun creditcard is gedaan. In dit geval kun je ze herinneren om het in te dienen om binnen je declaratietermijn te blijven, door gebruik te maken van onze geautomatiseerde e-mailmeldingen.
• Afgewezen - Als een beoordelaar een uitgave heeft afgekeurd, staat deze in deze categorie. Misschien is het afgewezen omdat het buiten je uitgavenbeleid valt.
• Geretourneerd - Als een uitgave is teruggestuurd, heeft je goedkeurder waarschijnlijk meer informatie nodig over de uitgave of heeft de medewerker de uitgave verkeerd gecategoriseerd. Deze uitgaven kunnen worden gefilterd op 'geretourneerd'.
• In afwachting van goedkeuring - Als de uitgave 'in afwachting van goedkeuring' is, is deze ingediend maar nog niet door je aangepaste workflows voor goedkeuring van uitgaven gegaan. Misschien zorgt een goedkeurder voor vertraging of moet de medewerker extra informatie uploaden.
• Goedgekeurd - Deze uitgaven zijn ingediend en voldoen volledig aan het uitgavenbeleid van het bedrijf en zijn goedgekeurd. Nu kun je je medewerkers individueel of in bulk vergoeden of de facturen naar wens betalen.

Met deze nieuwe filters hoef je je uitgavenoverzicht niet te vertragen door uit te zoeken waarom een bepaalde uitgave niet klaar is om beoordeeld te worden. In plaats daarvan kun je in één oogopslag zien welke uitgaven zich in welke fase bevinden en waarom.

Wie kan de goedkeuringsfilters voor uitgaven gebruiken?

In plaats van aan het einde van de maand alle ontbrekende of incorrecte uitgaven op te sporen en achterna te zitten, kunnen financiële teams op elk moment proactief controleren welke uitgaven nog aandacht vereisen. In combinatie met geautomatiseerde e-mailherinneringen helpt dit hen veel problemen te voorkomen.

Managers en werknemers vinden het ook handig om uitgaven te kunnen filteren. Dit komt doordat het overzicht van uitstaande, maar nog niet betaalde uitgaven hen een nauwkeuriger beeld geeft van de cashflow en hoe het team presteert qua uitgaven, zodat ze zich aan hun budgetten kunnen houden.

Hoe kun je de goedkeuringsfilters voor uitgaven gebruiken

Het gebruik van onze goedkeuringsfilters voor uitgaven is snel en eenvoudig. Het enige wat Payhawk-klanten hoeven te doen, is het volgen van onderstaande drie stappen:

Stap 1: Open de filters via de Payhawk-toepassing

Je kunt de uitgavenfilters gebruiken op je desktop of via de Payhawk uitgavengoedkeuringsapp, zodat je er altijd en overal bij kunt.

Navigeer eerst naar je uitgavendashboard.

Stap 2: Pas de filters toe

Selecteer in je dashboard de goedkeuringsstatus uit de vervolgkeuzelijst, zoals hieronder weergegeven. Selecteer een of meerdere filters en klik op 'klaar'.

Stap 3: Sorteer en filter de resultaten

De gefilterde resultaten worden onmiddellijk in het onderste paneel weergegeven. Bekijk de gegevens om snel te controleren hoeveel er in elk filter zitten.

Nu je beter begrijpt hoe je onze filters kunt gebruiken, laten we eens kijken naar twee belangrijke vragen die we in het verleden hebben gehoord van financiële professionals.

Wat gebeurt er als een uitgave niet overeenkomt met de toegepaste filters?

Maak je geen zorgen, je dashboard is volledig aanpasbaar. Als je uitgaven hebt die buiten de toegepaste filters vallen, maak je gewoon een nieuwe filter voor die uitgave.

Experttip: Houd filters algemeen genoeg om te gebruiken voor andere uitgaven. Anders heb je een lange lijst met statussen, wat het proces ingewikkelder maakt.

Kan ik aangepaste filters maken voor specifieke goedkeuringsworkflows?

Ja, je kunt specifieke filters maken voor aangepaste workflows. Navigeer gewoon naar de rechterkant van het keuzemenu voor de goedkeuringsstatus in het overzicht van je uitgavendashboard en je ziet een knop met de tekst '+ Filter toevoegen'. Selecteer deze knop en maak je gloednieuwe statusfilter.

Onze ongefilterde samenvatting

Bij Payhawk zijn we altijd op zoek naar nieuwe manieren om goedkeuringsworkflows voor onze klanten te optimaliseren. En daarom hebben we** het filterniveau voor goedkeuringsstatus **toegevoegd. De filters helpen accountants en beheerders beter te begrijpen waarom uitgaven niet zijn goedgekeurd, zodat ze doortastend kunnen optreden en betere controle en zichtbaarheid hebben over komende kosten.

Wil je onze goedkeuringsworkflows in actie zien? Plan een demo om ze in het echt te zien en door te nemen met een van onze experts.