De checklist voor financiële teams voor het afsluiten van de maand

Met Payhawks software voor geïntegreerd uitgavenbeheer kunnen teams efficiënter en nauwkeuriger werken, waardoor de maandafsluiting soepeler verloopt en het nemen van betere financiële beslissingen mogelijk wordt. Een goed georganiseerde maandafsluiting helpt ook bij het vereenvoudigen van de jaarafsluiting.

Wat gebeurt er tijdens het afsluiten van de maand? Financiële teams moeten alle balansen op elkaar afstemmen en de prestaties van de maand rapporteren aan de raad van bestuur door informatie van meerdere afdelingen en teams te verzamelen. We weten het allemaal, dat is een tijdrovende bezigheid.

Een goede maandafsluiting zal de jaarafsluiting vergemakkelijken en het bedrijf een duidelijker beeld geven van de gezondheid en winstgevendheid van het bedrijf. Met een beter zicht op de uitgaven kan het bedrijf betere beslissingen nemen over bijvoorbeeld marketing, personeelswerving, nieuwe bedrijfsstrategieën of operationele planning.

Tip: download onze gids, Hoe sluit je de maand af als een pro, om te leren hoe je de maandafsluiting sneller en efficiënter kunt uitvoeren, inclusief handige checklist.

Wat is een maandafsluiting?

De maandafsluiting omvat het verzamelen van informatie en het controleren en afstemmen (reconciliëren) van afschriften. De onderneming streeft ernaar deze afsluiting af te ronden binnen enkele dagen na het einde van de maand. Waarom?

De maandafsluiting geeft de winstgevendheid van die maand weer.

Dankzij het proces van maandafsluiting kan een bedrijf te weten komen of de doelstellingen zijn gehaald, wat weer kan leiden tot een heleboel cruciale beslissingen. Het creëren van een nieuwe functie, het huren van een nieuw kantoor, salarisherzieningen, de hoogte van bonussen en nog veel meer kan afhangen van de beschikking over deze informatie. En onnauwkeurigheden kunnen, vanzelfsprekend, tot een ramp leiden.

De meeste financiële teams sluiten elke maand af, juist omdat dit het aantal boekhoudkundige fouten vermindert en omdat het bedrijven in staat stelt tot goede besluitvorming. Dit is des te belangrijker in de wisselvallige economische situatie waarin we ons de afgelopen jaren hebben bevonden.

Het goede nieuws is dat volgens CFO's en andere financiële leiders de maandafsluiting zo moeilijk of zo gemakkelijk kan zijn als je het zelf maakt. Planning en goede processen, inclusief een goed georganiseerde checklist voor de maandafsluiting, kunnen een maandelijkse worsteling veranderen in een relatief koud kunstje en een tevreden CEO. Hoewel, dat laatste hangt natuurlijk ook af van de geleverde prestaties.

We hebben dit artikel geschreven zodat je het kan gebruiken als checklist om jou als CFO finance of controller door het maandafsluitingsproces te loodsen. En om ervoor te zorgen dat je je CEO hopelijk tevreden kunt stellen!

Wist je dat: Payhawk kan helpen met het sneller afsluiten van de maand? Ontdek meer over Payhawk in deze video:

Waar moet je als financieel controller rekening mee houden bij de maandafsluiting?

Bij het realiseren van de boekhoudkundige maandafsluiting in Nederland spelen verschillende documenten en juridische overwegingen een rol. Financiële controllers moeten daar rekening mee houden:

Belastingwetgeving
Als controller moet je op de hoogte zijn van alle relevante belastingwetten en -regels die van toepassing zijn op het afsluiten van de boeken, zoals de inkomstenbelasting, Vpb en Btw.

Jaarrekeningvoorschriften
Er zijn branchegerelateerde voorschriften voor het opstellen en indienen van de uiteindelijke jaarrekeningen volgens de wetgeving in Nederland, inclusief de vereisten van de Wet op de Jaarrekening.

Richtlijnen voor financiële verslaggeving
De Dutch GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) of IFRS (International Financial Reporting Standards) zijn richtlijnen voor financiële verslaggeving. Deze zijn essentieel voor het maandelijks correct afsluiten van de boekhouding.

Bankregulering
Controllers moeten rekening houden met regels en voorschriften van financiële toezichthouders, zoals De Nederlandsche Bank (DNB), met betrekking tot bankactiviteiten en financiële verslaglegging.

Privacywetgeving
Controllers en CFO’s moeten vanzelfsprekend voldoen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in de financiële administratie van de onderneming.

Daarnaast dient men bij de maandafsluiting rekening te houden met zaken als arbeidswetgeving, fiscale verplichtingen en allerlei interne controles en procedures om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de financiële gegevens te kunnen waarborgen. Periodieke controle op wijzigingen in wet- en regelgeving die van invloed kunnen zijn op de maandafsluiting, is dan ook essentieel.

Waarom elke maand de boekhouding afsluiten? Wat zijn de voordelen?

De boekhouding elke maand op orde brengen en afsluiten is een keuze die de meeste financiële teams maken. Elke maand de financiële administratie afsluiten kan echter veel werk zijn. Maar er zijn manieren om dit gemakkelijker te maken, zoals het gebruik van software voor uitgavenbeheer inclusief zakelijke betaalkaarten.

Hier volgen enkele voordelen van maandelijks afsluiten:

Het biedt nauwkeurige en actuele financiële gegevens gedurende het hele jaar

Dit betekent dat alle bedrijfsleiders op regelmatige basis een goed inzicht hebben in de status en gezondheid van het bedrijf.

Het maakt tijdige en gefundeerde besluitvorming mogelijk.

De dagen van jaarlijkse planning en budgettering zijn voorbij. De meeste afdelingen moeten reageren op grote, belangrijke ontwikkelingen op verschillende tijdstippen in het jaar, wat betekent dat een nauwkeurige financiële administratie van vitaal belang is.

Het helpt bij het stroomlijnen van belastingaangiften en audits

Door de financiële administratie elke maand af te ronden, ben je klaar voor audits en heb je elke maand belastingaangiften.

Het helpt verbeterpunten in de bedrijfsvoering aan het licht te brengen

Elke maand moet het senior management het succes van de bedrijfsvoering bespreken met op gegevens gebaseerde feiten. Het bedrijf krijgt tijdig feedback over het effect van nieuwe initiatieven.

Tenzij het bedrijf beschikt over nauwkeurige gegevens over de winst voor elke maand (en extra gegevens zoals de omzet per persoon), is er geen feedback voor het bedrijf.

De checklist voor financiële teams voor de maandafsluiting

Om je te helpen georganiseerd te blijven en snel door alle taken heen te gaan, hebben we een lijst samengesteld met items die de meeste CFOs en financiële teams doorlopen om de maand af te sluiten.

1. Maak een checklist voor je bedrijf

Uiteindelijk zal het proces uniek zijn voor jouw organisatie, dus je moet samen met je team een checklist opstellen die specifiek nuttig is voor jouw bedrijf tijdens de maandafsluiting.

In ons ebook, Hoe sluit je de maand af als een pro, hebben we CFOs uit verschillende sectoren geïnterviewd om een informatieve checklist samen te stellen van degenen die het het beste weten.

Zodra je deze lijst hebt aangepast, bespreek je met je teamleden hoe ze de taken verdelen. Je zou een eenvoudige projectmanagementtool kunnen overwegen, zoals Trello, of iets anders dat je bedrijf al gebruikt. Op die manier kun je bijhouden hoe elk item wordt afgestreept, of waar je wordt tegengehouden.

2. Verzamel je team en alle benodigde informatie

Je zult al weten dat het afsluiten van de maand niet bepaald een éénpersoonstaak is. Iedereen in het financiële team moet helpen, samen met de directieleden en afdelingshoofden.

Boek regelmatig vergaderingen met je team als het einde van de maand nadert, en wees je bewust van mogelijke vakanties die je capaciteit kunnen verminderen. Verdeel de taken onder je team.

Organiseer vervolgens vergaderingen met de budgethouders om alle kosten door te nemen die op de winst- en verliesrekening terechtkomen.

Ten slotte moet je ervoor zorgen dat werknemers hun onkosten hebben ingediend. Tenzij je beschikt over tijdbesparende, geautomatiseerde software voor uitgavenbeheer waarmee dat in realtime gebeurt.

Hoe moeilijk zal het zijn om de informatie te verzamelen? Dit hangt evenredig samen met de complexiteit van je softwarepakket. CFO's met een goed geïmplementeerde oplossing voor uitgavenbeheer doorstaan deze stap met gemak, terwijl bedrijven die vertrouwen op meer handmatige processen het op dit punt moeilijk kunnen hebben.

3. Reken openstaande facturen af

Gebruik je uitgavenbeheer software om automatisch alle facturen te controleren die zijn verzonden en nog moeten worden betaald. En kijk wat nog niet betaald is, zodat je er achteraan kunt. Controleer ook of wat betaald is, het juiste bedrag is.

4. Bekijk de crediteurenadministratie

Bereken en controleer of alle verschuldigde facturen zijn betaald. Je moet ook alle kosten voor het bedrijf bijhouden, of het nu gaat om onkostendeclaraties, facturen of betaalkaarten van het bedrijf.

Tip: Met Payhawk's crediteurenbeheer functie, wordt je financiële team ondersteund met geautomatiseerde invoer van factuurgegevens via Optical Character Recognition (OCR) technologie, wordt handmatig werk geëlimineerd en bespaart je team tijd dat ze kunnen besteden aan strategische bedrijfsvoering.

5. Bekijk het budget en maak de nodige aanpassingen

Nauwkeurigheid van het budget is essentieel voor bedrijven, en de maandafsluiting is het ideale proces om dit in de gaten te houden.

Omdat alle budgetteringen in wezen projecties zijn, betekent een regelmatige herziening dat budgetten kunnen worden ingezet op andere gebieden, als ze niet worden uitgegeven. Omgekeerd moeten rode vlaggen worden gehesen als een afdeling van het bedrijf te veel uitgeeft.

6. Bekijk de vaste activa en doe een inventarisatie

Misschien hoef je dit niet elke maand te doen, maar het loont de moeite om dit op de checklist te zetten, vooral als je bedrijf veel activa bezit die snel afschrijven.

Beoordeel de vaste activa van de onderneming en boek de afschrijving ervan als kosten. Voer ook een inventarisatie uit om te begrijpen welke waarde er nog over is. Door deze veranderingen te registreren en de afschrijvingskosten over het jaar te spreiden, voorkom je plotselinge winstderving.

7. Stel financiële rapporten op en werk financiële documenten bij

Strategische financiële planning vereist nauwkeurige rapporten, W&V rekeningen en balansen. Tijdens de maandafsluiting moet je deze belangrijke documenten bijwerken.

Het grootboek en financiële overzichten zoals de resultatenrekening en de balans zijn de belangrijkste resultaten voor de afsluiting. Leidinggevenden hebben deze rapporten nodig om op de hoogte te blijven van de bedrijfsprestaties en gebruiken ze als basis om belangrijke beslissingen te nemen voor de volgende fiscale periode. Zorg ervoor dat ze accuraat zijn, zodat de strategische financiële planning van je bedrijf op een gezonde basis is gebouwd.

Hoe maak je de maandafsluiting elke keer eenvoudiger

Het afsluiten van de maand kan voor veel bedrijven een hoofdpijn zijn, maar dat hoeft niet! Overweeg oplossingen op middellange en lange termijn die taken kunnen vereenvoudigen, automatiseren en digitaliseren zodat je minder afhankelijk bent van handmatige processen.

Retrospectief

Voer een retrospectief onderzoek uit binnen je team om de moeilijkste elementen in de maandafsluiting te identificeren. Is het het verzamelen van informatie? De budgetaanpassingen? Is het de technologie die de fout maakt? Of zitten de mensen erachter? Een retrospectief onderzoek kan je helpen om de aspecten van het proces die het meest vatbaar zijn voor verbetering vast te stellen, en als extraatje kan het voor je team aanvoelen als therapie.

Overweeg externe hulp

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, zul je waarschijnlijk een soort van variatie hebben op een mengeling van interne en externe boekhoudkundige ondersteuning, boekhoudsoftware, en / of een ERP accounting tool. De eigenlijke machine en radertjes van je financiële functie hangen volledig af van de grootte van je bedrijf en zijn behoeften. Maar hoe dan ook, je zal het nodig hebben om soepeltjes de maand op tijd af te sluiten. Idealiter werk je ook samen met een leverancier van uitgavenbeheer (die zowel zakelijke betaalkaarten als software voor uitgavenbeheer aanbiedt) die integreert met de beste ERPs voor jouw bedrijfsgrootte.

De meeste CFOs die we hebben gesproken voor de gids, Hoe sluit je het jaar af als een pro, hebben een accountantskantoor dat belast is met belastingaangiften.

Het hebben van een betrouwbaar accountantskantoor of belastingadviseur betekent dat je kunt rekenen op gespecialiseerde hulp als je het intern niet hebt geregeld of er de tijd niet voor hebt in je huidige opzet.

Herzie je financiële tools (finance stack)

Bekijk de huidige systemen en hoe ze zich verhouden tot wat er op de markt verkrijgbaar is. Als je nog steeds aan het eind van de maand bankafschriften doorzoekt en verouderde onkostendeclaraties handmatig samenstelt, is het tijd om een alles-in-één uitgavenbeheer oplossing te overwegen om je uitgaven te vereenvoudigen.

Overweeg te investeren in een ERP-systeem als je dat nog niet hebt gedaan

De meeste bedrijven hebben inmiddels geïnvesteerd of zijn op zoek om te investeren in een ERP (Enterprise Resource Planning) om ongelijksoortige teams en informatiebronnen in het bedrijf samen te brengen.

Een ERP is de metaforische lijm die alle individuele systemen in een grotere organisatie samenbrengt. Met ERP-software geniet elke afdeling nog steeds van zijn eigen systeem, maar ze zijn allemaal verbonden en toegankelijk via één interface, waardoor bedrijfsleiders cruciale toegang hebben tot real-time gegevens.

In een recent onderzoek werd vastgesteld dat de boekhouding veruit de meest kritische functie was, waarbij 89% van de respondenten investeerde in een ERP-systeem. De belangrijkste functies waren onder meer het grootboek (GL), debiteuren (AR), crediteuren (AP), budgettering en financiële rapportage.

Tip: lees hier waarom een ERP onmisbaar is voor snelgroeiende bedrijven.

Hoe Payhawk kan helpen bij het optimaliseren van de maandafsluiting

Payhawk's alles-in-één uitgavenbeheer met zakelijke Visa betaalkaarten en credit cards, onkostenvergoedingen, abonnementenbeheer , crediteurenbeheer en integraties samenbrengt, kan je helpen om je maandafsluiting te versnellen en te vereenvoudigen. Hier zijn enkele manieren waarop het je organisatie kan helpen.

Behoud controle over uitgaven met fysieke en virtuele zakelijke betaalkaarten inclusief controlefuncties

Payhawk maakt het heel eenvoudig om virtuele en fysieke Visa credit cards of betaalkaarten uit te geven aan iedereen in je team. Gecombineerd met controle functies zoals uitgavenlimieten en realtime inzicht, is dit niet alleen een betere manier om de uitgaven te beheren en medewerkers te empoweren, maar dit houdt je ook veel beter georganiseerd op dagelijkse basis.

Geen gejaag meer op medewerkers voor het indienen van declaraties en missende facturen en bonnetjes. Je hebt totale zichtbaarheid van de uitgaven van elk team, terwijl werknemers het gemakkelijk zullen vinden om bij elke uitgave een bijpassende bon of factuur in te dienen door gemakkelijk een foto te nemen en gelijk te uploaden.

Handmatige processen automatiseren

Het afstemmen van facturen op transacties kan lastig zijn en ontneemt financiële teams vaak de tijd die ze aan strategische planning zouden moeten besteden.

Met een kleine investering in financiële software kunnen deze taken worden geautomatiseerd en geïntegreerd met je huidige boekhoudtools. Bijvoorbeeld met onze zakelijke Visa betaalkaart, zal de mobiele app van Payhawk elke kaarthouder toelaten om ontvangstbewijzen van de transacties in te dienen, zelfs papieren ontvangstbewijzen (dankzij OCR-technologie die de informatie automatisch vastlegt en noteert).

Payhawk heeft ook automatische herinneringen die naar kaarthouders worden gestuurd voor eventueel ontbrekend papierwerk, zodat het financiële team kan ophouden de slechterik te zijn. Het is nu ook mogelijk om betaalkaarten automatisch te blokkeren als het te lang duurt voordat de ontbrekende documenten worden ingediend. Lees hier meer over de feature: het automatisch blokkeren van betaalkaarten.

Inzetten op de cloud

Nu er steeds meer op afstand wordt gewerkt, kun je, door al je financiële processen in de cloud onder te brengen, de maandafsluiting sneller afronden.

Een eenvoudig overzicht van maandelijkse abonnementen

Bedrijven vertrouwen steeds meer op maandelijkse abonnementen van SaaS-bedrijven om meer gedaan te krijgen. Deze abonnementen kunnen echter nogal snel uit de hand lopen.

Daarom hebben we een specifieke functie uitgebracht die al je abonnementen onder één dak brengt, je op de hoogte houdt van aankomende verlengingen en je waarschuwt voor overbodige abonnementen.

Besef eens hoeveel tijd en energie er in het afsluiten van de maand gaat zitten, en hoe belangrijk het is om dat goed te doen. Zou een beetje hulp van software niet het verschil maken?

Boek vandaag nog een demo om te leren hoe Payhawk's functies de maandafsluiting kunnen optimaliseren in slechts een paar klikken.