Naarmate je bedrijf groeit nemen de processen, planning en bijkomende werkzaamheden ook toe. In de praktijk kan dit zorgen voor tijdverlies, slecht inzicht, weinig financieel overzicht en inefficiënt werken. Steeds meer snelgroeiende bedrijven kiezen dan ook voor een ERP systeem. Wat zijn de kenmerken van een ERP systeem en wat zijn de voordelen? In dit artikel vertellen we je meer.
Loading...
De term ERP staat voor Entreprise Resource Planning. Met resource wordt hier bedrijfsmiddelen bedoeld, zoals bijvoorbeeld voorraad, kapitaal en personeel. Wat is een ERP? Dit is een softwarepakket dat informatie van verschillende bedrijfsprocessen en middelen samenvoegt en automatiseert. Hierdoor zorgt een ERP voor actuele informatie op een centrale plek binnen het bedrijf.
Voorbeelden van bedrijfsprocessen die vaak worden samengevoegd in een ERP systeem zijn: CRM, HRM, Supply Chain Management en Finance. De informatie van alle processen wordt opgeslagen in een centrale database waardoor er één realtime overzicht ontstaat van de verschillende processen.
Naast een centrale database zijn er andere kenmerken van een ERP systeem, bijvoorbeeld de modulaire opbouw. Elk ERP systeem heeft een paar overeenkomende modules (onderdelen), zoals een financiële en een inkoop module. Er kunnen modules worden toegevoegd naar eigen voorkeur.
Nog een ander voorbeeld van een kenmerk is dat het de financiële processen met logistieke processen integreert. Zo is er altijd een actueel inzicht in de financiële situatie.
Het gebruik van een ERP heeft verschillende voordelen binnen het bedrijf. Een belangrijk punt is dat een ERP veel tijd bespaart doordat er veel processen geautomatiseerd worden. Zeker voor het financiële team. Van bonnetjes zoeken, facturen matchen, declaraties uitbetalen of budgetten bijhouden; het kan allemaal geautomatiseerd worden. Naast een mogelijke besparing op personeelskosten wordt er door het actuele financiële overzicht snel bijgestuurd of aan de bel getrokken.
Door een samenvoeging van de verschillende bedrijfsprocessen is er meer inzicht en uitgebreide data. Hierdoor zijn er betere mogelijkheden tot het uitvoeren van uitgebreide analyses en het maken van rapporten. Zo kun je dus het gehele bedrijf in één klap monitoren en meteen actie ondernemen wanneer dat nodig is. Het actuele inzicht en snel kunnen bijsturen is voordelig voor de financiële gezondheid van het bedrijf.
Groeiende bedrijven kiezen vaak voor de switch naar een ERP systeem omdat dit systeem vele mate uitgebreider is dan een standaard boekhoudprogramma. Dit was ook het geval bij Heroes: een e-commerce bedrijf gevestigd in de UK. Het bedrijf stapte over van een standaard boekhoudprogramma naar een ERP. Zo ontstond er één systeem om overzicht te verkrijgen en uitgaven bij te houden van alle afdelingen. En dat terwijl het bedrijf vijf entiteiten heeft.
Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes, vertelt: ‘Door de directe Payhawk-integratie met NetSuite hoef ik al die uitgaven niet meer te beoordelen, te importeren en te exporteren en in het juiste formaat te zetten, wat me vroeger tot een dag kostte per entiteit. Met de directe NetSuite-integratie besteed ik hier dagelijks ongeveer een uur aan.’
De bovengenoemde voordelen van een ERP systeem maken het duidelijk waarom een ERP onmisbaar is voor zowel snelgroeiende als gevestigde bedrijven. Dan rest alleen nog de vraag: welk ERP systeem kies je? Er zijn meerdere aanbieders op de markt met verschillende functionaliteiten, modules en mogelijkheden. Wat voor jouw bedrijf de beste oplossing is, hangt geheel af van je bedrijf en de bedrijfsgrootte. Om de keuze makkelijker te maken bieden we je een gratis software guide aan om te helpen de juiste ERP te kiezen. Je ontvangt de software guide direct in je mailbox.
Na het lezen van de guide weet jij wanneer te integreren met een ERP en welke ERP vereisten op jouw bedrijf van toepassing zijn. Ook leer je over het belang van een geïntegreerde bedrijfskaart en de samenwerking tussen jouw uitgavenbeheer en ERP- of boekhoudsoftware.
Nu de ERP gekozen is, wil je gaan zoeken naar een oplossing om alle financiële gegevens en data binnen jouw ERP up-to-date te houden. Daarnaast moeten deze gegevens ook overeenkomen met het externe auditspoor. Dit blijkt vaak een uitdaging te zijn. In de praktijk werken vele grotere bedrijven namelijk met losstaande systemen die niet goed met elkaar communiceren, waaronder bijvoorbeeld tools voor uitgavenbeheer die niet integreren met hun ERP. Dit kan leiden tot handmatig exporteren van data en gegevens uit de ene tool in het ERP systeem. Dit kost te veel tijd en zorgt dat er geen nauwkeurig actueel overzicht is van de bedrijfsprocessen.
Zeker wanneer je financiële team geen oplossing heeft voor uitgavenbeheer kan het gemakkelijk meerdere dagen per maand duren om de maand af te sluiten en alle gegevens correct in de ERP te krijgen. Van het handmatig invoeren van data, zoeken naar bonnetjes tot facturen matchen; dit gebeurt dan veelal handmatig. Naast dat dit veel tijd kost, verhoogt dit ook de kans op fouten.
Dankzij onze integraties koppel je onze financiële oplossing aan jouw ERP. Payhawk integreert namelijk met verschillende grote ERP systemen zoals NetSuite, Exact Online, Microsoft Dynamics, 60dias en Xero. Dankzij de two-way integratie vinden er realtime data transfers plaats waardoor er geen handmatige input meer nodig is. Dit zal zeeën van tijd gaan schelen. Daarnaast hebben we een Solution Partner Programma om gepersonaliseerde ERPs te installeren.
Ook beschikt onze software over slimme OCR-technologie om gegevens op bonnetjes en facturen binnen enkele seconden vast te leggen.
Samengevat, wat is een ERP? Dit is een softwarepakket dat informatie van verschillende bedrijfsprocessen en middelen samenvoegt in één systeem en automatiseert.
Zeker voor snelgroeiende bedrijven en scale-ups is een ERP heel interessant. Vaak ontbreekt het in dit soort bedrijven aan één centraal systeem en realtime inzicht in de bedrijfsprocessen en de financiën. Hierdoor is er weinig overzicht over de gehele bedrijfsvoering en ontbreekt de mogelijkheid om snel bij te sturen. Terwijl juist bij snelgroeiende bedrijven overzicht en snelle beslissingen kunnen nemen cruciaal is voor de financiële gezondheid van het bedrijf.
Download hier de software guide om te leren hoe financiële teams aan de slag kunnen gaan met software voor uitgavenbeheer en ERP-integraties in verschillende fasen van hun bedrijfsgroei.
Of vraag je liever meteen een demo aan?
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven voor je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
