Wat is een ERP systeem?
De term ERP staat voor Entreprise Resource Planning. Met resource wordt hier bedrijfsmiddelen bedoeld, zoals bijvoorbeeld voorraad, kapitaal en personeel. Wat is een ERP? Dit is een softwarepakket dat informatie van verschillende bedrijfsprocessen en middelen samenvoegt en automatiseert. Hierdoor zorgt een ERP voor actuele informatie op een centrale plek binnen het bedrijf.
Kenmerken ERP systeem
Voorbeelden van bedrijfsprocessen die vaak worden samengevoegd in een ERP systeem zijn: CRM, HRM, Supply Chain Management en Finance. De informatie van alle processen wordt opgeslagen in een centrale database waardoor er één realtime overzicht ontstaat van de verschillende processen.
Naast een centrale database zijn er andere kenmerken van een ERP systeem, bijvoorbeeld de modulaire opbouw. Elk ERP systeem heeft een paar overeenkomende modules (onderdelen), zoals een financiële en een inkoop module. Er kunnen modules worden toegevoegd naar eigen voorkeur.
Nog een ander voorbeeld van een kenmerk is dat het de financiële processen met logistieke processen integreert. Zo is er altijd een actueel inzicht in de financiële situatie.
Voordelen ERP systeem
Het gebruik van een ERP heeft verschillende voordelen binnen het bedrijf. Een belangrijk punt is dat een ERP veel tijd bespaart doordat er veel processen geautomatiseerd worden. Zeker voor het financiële team. Van bonnetjes zoeken, facturen matchen, declaraties uitbetalen of budgetten bijhouden; het kan allemaal geautomatiseerd worden. Naast een mogelijke besparing op personeelskosten wordt er door het actuele financiële overzicht snel bijgestuurd of aan de bel getrokken.
Door een samenvoeging van de verschillende bedrijfsprocessen is er meer inzicht en uitgebreide data. Hierdoor zijn er betere mogelijkheden tot het uitvoeren van uitgebreide analyses en het maken van rapporten. Zo kun je dus het gehele bedrijf in één klap monitoren en meteen actie ondernemen wanneer dat nodig is. Het actuele inzicht en snel kunnen bijsturen is voordelig voor de financiële gezondheid van het bedrijf.
Groeiende bedrijven kiezen vaak voor de switch naar een ERP systeem omdat dit systeem vele mate uitgebreider is dan een standaard boekhoudprogramma. Dit was ook het geval bij Heroes: een e-commerce bedrijf gevestigd in de UK. Het bedrijf stapte over van een standaard boekhoudprogramma naar een ERP. Zo ontstond er één systeem om overzicht te verkrijgen en uitgaven bij te houden van alle afdelingen. En dat terwijl het bedrijf vijf entiteiten heeft.
Eduardo Felipez, Management Accountant bij Heroes, vertelt: ‘Door de directe Payhawk-integratie met NetSuite hoef ik al die uitgaven niet meer te beoordelen, te importeren en te exporteren en in het juiste formaat te zetten, wat me vroeger tot een dag kostte per entiteit. Met de directe NetSuite-integratie besteed ik hier dagelijks ongeveer een uur aan.’
Lees hier het volledige verhaal over wat het Heroes opbracht door over te stappen van een standaard boekhoudprogramma naar een ERP met Payhawk integratie.
ERP Systeem kiezen
De bovengenoemde voordelen van een ERP systeem maken het duidelijk waarom een ERP onmisbaar is voor zowel snelgroeiende als gevestigde bedrijven. Dan rest alleen nog de vraag: welk ERP systeem kies je? Er zijn meerdere aanbieders op de markt met verschillende functionaliteiten, modules en mogelijkheden. Wat voor jouw bedrijf de beste oplossing is, hangt geheel af van je bedrijf en de bedrijfsgrootte. Om de keuze makkelijker te maken bieden we je een gratis software guide aan om te helpen de juiste ERP te kiezen. Je ontvangt de software guide direct in je mailbox.
