Payhawks directe integratie met NetSuite: voordelen en inzichten

Veel bedrijven gebruiken NetSuite om verschillende zakelijke initiatieven te beheren en een enkele bron van waarheid te bieden voor bedrijfsprestaties en -taken. Van boekhouding, klantrelatiebeheer (customer relationship management, CRM) en financiën tot projectbeheer en e-commerce: NetSuite biedt zelfs complexe bedrijven de middelen om flexibel te blijven.

Giancarlo Bruni, CFO van e-commercebedrijf Heroes, legt uit: "We gebruiken onze ERP op alle afdelingen. Bijvoorbeeld op de HR-afdeling voor de loonadministratie, belastingen enzovoort. En in Supply Chain voor bijvoorbeeld voorraadplanning. Het is relevant voor elke afdeling."

Maar wat nu als je de uitstekende ERP-functies van NetSuite wilt gebruiken maar teams ook zakelijke betaalkaarten wilt bieden, controles op uitgaven wilt implementeren en elke dag uren handmatig administratiewerk wilt besparen door gegevens digitaal vast te leggen?

Het antwoord is simpel: gebruik Payhawk als uitgavenbeheersysteem en de directe integratie met NetSuite als ERP. Met deze native integratie stromen uitgavengegevens moeiteloos van ons systeem naar NetSuite volgens het concept van overlopende posten. Je kunt onze software voor uitgavenbeheer blijven gebruiken om de controle over uitgaven te houden (met dagelijkse limieten, bestedingslimieten en meer) en de efficiëntie verhogen met tijdbesparende technologieën, zoals het automatisch verzamelen van bonnetjes en OCR.

Handige ERP-integraties: alle statistieken bij elkaar

Een goede ERP-integratie kan helpen een compleet beeld van de bedrijfsprestaties en -activiteiten te krijgen door gegevens uit diverse bronnen op te halen.

Stel dat je bijvoorbeeld drie apps hebt om verkopen, voorraden en facturen bij te houden. Elke app gebruikt een andere database om de informatie in op te slaan. Vervolgens moet je alle drie de databases exporteren en samenvoegen in een enkel spreadsheet. Dat kost niet alleen veel tijd, maar vergroot ook het risico op fouten.

Bij Payhawk pakt onze native NetSuite-integratie het anders aan doordat die onze centrale integratiestrategie volgt, die prioriteit geeft aan een naadloze stroom van accurate gegevens. Zo kun je bijvoorbeeld het volgende doen:

• 'Markeren als gecontroleerd' selecteren om de facturen onmiddellijk op te halen in NetSuite
• Een enkele bron van waarheid verkrijgen via de ERP. Met informatie over bijgehouden categorieën, accountcodes, btw-tarieven, klassen en meer
• Tijd besparen op reconciliatie. Alle uitgaven in Payhawk hebben een factuur- en betaaldatum om het verschil in tijd aan te geven volgens het principe van overlopende posten
• 'Ware' transactietypes gebruiken voor de boekhoud- en ERP-logica
• Potentiële fouten vermijden doordat gebruik gemaakt wordt van inkoopfacturen en rekeningen (en bankafschriften en betalingen) in plaats van handmatige journaalposten
• Transacties in vreemde valuta correct verwerken (dankzij de IAS 21)

Automatische vastlegging van gegevens van facturen en bonnetjes

Nu we het toch over bonnetjes en facturen hebben: het vastleggen van gegevens is voor elk bedrijf cruciaal om de uitgaven bij te kunnen houden, maar het handmatig invoeren van gegevens kost tijd die niet aan kerntaken van het bedrijf besteed kan worden.

Dat is slecht nieuws, maar met Payhawk kan het veel simpeler. Een kaarthouder doet een betaling met een Payhawk-kaart. Die kaarthouder maakt een foto van het bonnetje, uploadt die in de app en kiest een aangepaste uitgavecategorie uit het vervolgkeuzemenu (dat eerder door het financiële team gevuld is). Onze OCR-technologie scant alle facturen en bonnetjes en haalt daar alle relevante informatie uit, zoals prijzen en omschrijvingen, zodat alle gegevens zich nu in het systeem bevinden en je financiële team in real time de uitgave en bijbehorende categorie of budget kan zien.

Bovendien kun je dat ondersteunen met strikte controle over je uitgaven. Met Payhawk kun je je uitgavenbeleid rechtstreeks in de app opnemen, zodat kaarthouders zich daar gemakkelijk aan kunnen houden. Er zijn talloze manieren om uitgaven te beheren nog voordat collega's hun kaart uit hun portemonnee halen, zoals bestedingslimieten, dagelijkse limieten en het blokkeren van geldopnames.

En als iemand vergeet een bonnetje vast te leggen? Dan gaat de software daar automatisch achteraan om te zorgen dat elk bonnetje geüpload wordt.

"Payhawks directe integratie met NetSuite is een gamechanger. Exporteren van gegevens is een kwestie van een enkele muisklik. Het kost veel minder tijd en geeft me in real time inzicht in de ERP," zegt Eduardo Felipez, managementaccountant van Heroes. "Nu kan ik op elk gewenst moment zeggen hoeveel we uitgegeven hebben, wat we nog kunnen uitgeven, of we budgetten moeten bevriezen, bijwerken of optimaliseren enzovoort. Als iemand van de directie vraagt 'Wat is deze uitgave? En waarom geven we hier zoveel uit?', dan kan ik met een paar muisklikken antwoord geven en het beleid aanpassen."

Geen handmatige afstemming van gegevens meer tussen meerdere platforms

We helpen je ook tijd te besparen door de afstemming van gegevens te automatiseren. Dankzij onze integratie met NetSuite hoef je geen gegevens van meerdere platforms handmatig in spreadsheets of boekhoudsystemen in te voeren om ze aan transacties met bedrijfskaarten te koppelen en bankreconciliatie uit te voeren. Dat gebeurt allemaal automatisch. Met onze alles-in-een-oplossing voor uitgavenbeheer kunnen bedrijven snel zien hoeveel ze uitgeven aan bedrijfsuitgaven en waar ze dat op de verschillende afdelingen uitgeven.

"We hebben vijf entiteiten, met zo'n 300 tot 500 uitgaven per maand in het moederbedrijf. Vroeger kostte het me per entiteit een hele dag om de uitgaven te controleren, importeren, exporteren en in de juiste vorm te plaatsen. Met de directe Payhawk-integratie voor NetSuite ben ik hier per dag slechts een uur aan kwijt. Dat maakt een enorm verschil," zegt managementaccountant Eduardo Felipez van Heroes.

Foutloze verwerking en rapportage

Je weet misschien uit eigen ervaring hoe frustrerend het kan zijn om een onkostennota af te stemmen die diverse fouten bevat. Die fouten zijn vaak het gevolg van verkeerd ingevoerde gegevens. Onze directe integratie met NetSuite biedt de tools die je nodig hebt om af te rekenen met foutgevoelige boekhoud- en financiële processen. Daardoor kun je:

• Uitgaven in real time indienen en goedkeuren, zonder papieren formulieren of gegevens handmatig in te voeren
• Betalingen (bij terugbetaling) of financieringsverzoeken (als je collega een Payhawk-kaart gebruikt) automatisch verwerken op basis van vooraf goedgekeurde budgetten, zodat medewerkers precies ontvangen waar ze recht op hebben en niet meer of minder

Eduardo Felipez, managementaccountant van Heroes, zegt: "We zouden nooit met een uitgavenbeheerleverancier werken die geen integratie met NetSuite of een andere ERP van onze keuze had. We verwerken 300 tot 500 facturen per maand. Dus als ons uitgavenbeheersysteem niet zou integreren met onze ERP, dan zouden we met fouten te maken krijgen en zou alles veel moeilijker zijn en langer duren."

Belangrijkste conclusies

Zoals Giancarlo Bruni, CFO van Heroes, zegt: "Werken zonder uitgavenbeheer en een ERP is alsof je in een auto van 30 jaar oud rijdt: het is niet comfortabel en het gaat langzaam. Sommige bedrijven hebben een backoffice met 25 mensen of meer die cijfers invoeren, maar dat is niet efficiënt en ook niet nodig. Wij werken liever met Payhawk om te automatiseren, te integreren en geld te besparen op personeel."

Lees hoe je tijd bespaart en flexibel blijft met slimme, directe ERP-integraties. Boek vandaag nog een demo.