Payhawks direkte NetSuite-Integration: Vorteile und Insights

Viele Unternehmen nutzen NetSuite, um ihre Geschäftsprozesse an einem zentralen Ort verwalten zu können und eine zuverlässige Quelle für Performance- und Abteilungsdaten zu schaffen. Von Buchhaltung, Customer Relationship Management (CRM) und Finanzwesen bis hin zu Projektmanagement und E-Commerce kann NetSuite selbst komplexe Unternehmen in die Lage versetzen, agil zu bleiben.

Giancarlo Bruni, CFO des E-Commerce-Unternehmens Heroes, erklärt: "Wir nutzen unser ERP für alle unsere Abteilungen. Wir haben es zum Beispiel in der Personalabteilung für die Gehaltsabrechnung, Steuern usw. Und auch in der Supply Chain, für die Bestandsplanung usw. Es ist für jede einzelne Abteilung relevant.“

Also, was ist, wenn Sie die Vorteile der großartigen ERP-Funktionen von NetSuite nutzen, aber auch Ihre Teams mit Firmen-Visa-Karten ausstatten, Ausgabenkontrollen implementieren und täglich Stunden an manueller Verwaltung durch digitale Datenerfassung sparen wollen?

Die Antwort ist simpel: Sie können Payhawk als Ihre Ausgabenverwaltungslösung nutzen und dank unserer direkten ERP-Integration NetSuite als Ihr ERP verknüpfen. Dank dieser nativen Integration werden Ihre Ausgabendaten nahtlos und gemäß der periodengerechten Abgrenzung von unserer Lösung in NetSuite übertragen. Gleichzeitig können Sie unsere Ausgabenverwaltungssoftware nutzen, um die Ausgabenkontrolle (mit Tageslimits, Ausgabenobergrenzen und mehr) aufrechtzuerhalten und die Effizienz mit zeitsparenden Technologien wie der automatischen Belegverfolgung und OCR zu steigern.

Nützliche ERP-Integrationen: Alle Statistiken an zentraler Stelle

Eine gute ERP-Integration kann Ihnen dabei helfen, sich einen vollständigen Überblick Ihrer geschäftlichen Performance und Abläufe zu verschaffen, indem Sie die Daten der verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenziehen.

Ein Beispiel, Sie haben drei Anwendungen, die Ihre Verkäufe, Lagerbestände und Rechnungen verfolgen. Jede dieser Anwendungen verwendet für die Sicherung dieser Informationen eine andere Datenbank. Sie müssten alle drei Datenbanken exportieren und in einem Tabellenkalkulationsprogramm zusammenführen – was zeitintensiv und fehleranfällig ist.

Mit der NetSuite-Integration von Payhawk wird dieser Workflow jedoch gemäß unserer Integrationsstrategie optimiert, welche die Priorisierung einer nahtlosen, fehlerfreien Datenübertragung vorgibt. Dies bietet Ihnen unter anderem die folgenden Vorteile:

• Indem Sie Rechnungen als „geprüft“ markieren, werden diese umgehend in NetSuite angezeigt.
• Sie erschaffen eine zentrale Informationsquelle über das ERP, mit Angaben zu Tracking-Kategorien, Kontocodes, Mehrwertsteuersätzen, Klassifizierungen und anderen wichtigen Daten.
• Sie sparen Zeit bei der Abstimmung. In Payhawk werden alle Ausgaben mit einem Rechnungs- und Zahlungsdatum versehen, sodass der Zeitunterschied zwischen Rechnungsstellung und -begleichung im Rahmen der periodengerechten Abgrenzung eingesehen werden kann.
• Verwenden Sie „echte“ Transaktionstypen zur Unterstützung der Buchhaltungs-/ERP-Logik
• Vermeidung potenzieller Fehler, da Einkaufsrechnungen und Rechnungen (und Bankein- und -ausgänge) anstelle von manuellen Journalen verwendet werden
• Korrekte Behandlung von Fremdwährungstransaktionen (Vielen Dank IAS 21)

Automatische Datenerfassung aus Rechnungen und Belegen

Damit ein Unternehmen seine Ausgaben im Blick behalten kann, müssen die relevanten Zahlungsinformationen erfasst werden. Die manuelle Eingabe dieser Daten ist jedoch sehr zeitaufwändig, wodurch wiederum weniger Arbeitsstunden für wichtigere Aufgaben übrig bleiben.

Doch Payhawk bieten Ihnen die Möglichkeit, diesen Prozess zu optimieren. Ein Beispiel: Ein Karteninhaber tätigt eine Zahlung mit seiner Payhawk-Karte. Er fotografiert den Beleg und lädt ihn in die App hoch, wo er die passende Ausgabenkategorie aus einer Drop-Down-Liste auswählt (welche zuvor von dem Finanzteam definiert wurde). Unsere OCR-Technologie scannt dann alle Rechnungen oder Belege und extrahiert alle relevanten Informationen, wie beispielsweise Preise und Beschreibungen, sodass im Anschluss sämtliche Daten im System gespeichert und kategorisiert sind.

Darüber hinaus können Sie die oben genannten Punkte mit strengen Ausgabenkontrollen unterstützen. Mit Payhawk können Sie Ihre Ausgaberichtlinien direkt in die App integrieren, sodass es für Ihre Karteninhaber einfach ist, die Vorschriften einzuhalten. Von Ausgabenobergrenzen, Tageslimits und Sperren für Abhebungen am Geldautomaten gibt es zahlreiche Wege, die Ausgabenkontrolle sicherzustellen, bevor Ihre Mitarbeiter ihre Karte überhaupt durchziehen.

Was passiert, wenn jemand vergisst, einen Beleg hochzuladen? Diese Person erhält eine automatische In-App-Erinnerung, damit auch wirklich alle Belege erfasst werden.

"Die direkte Integration von Payhawk in NetSuite ist ein entscheidender Vorteil. Es ist im Grunde 'ein Klick und fertig', um jegliche Informationen zu exportieren. Es ist viel zeiteffizienter und ermöglicht mir einen Echtzeit-Überblick über das ERP", erklärt Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes.

"Jetzt kann ich jederzeit sagen, wie viel wir ausgegeben haben, was wir noch ausgeben können, ob wir Budgets pausieren, aktualisieren, optimieren usw. müssen. Wenn ein leitender Angestellter fragt: Was sind das für Ausgaben? Und warum geben wir hier so viel aus? Kann ich innerhalb weniger Klicks die Richtlinien kommentieren und aktualisieren."

Keine manuelle Datenabstimmung zwischen mehreren Plattformen mehr

Durch Automatisierung des Datenabgleichs helfen wir Ihnen wertvolle Zeit zu sparen. Dank unserer Integration mit NetSuite müssen Sie nicht mehr manuell Daten von verschiedenen Plattformen in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssystemen eingeben, um Transaktionen mit Unternehmenskarten abzugleichen und einen Bankenabgleich durchzuführen. Das geschieht alles vollautomatisiert. Mit unserer All-in-One-Lösung für das Ausgabenmanagement können Unternehmen schnell sehen, wie viel sie für Geschäftsausgaben ausgeben und wo sie es in den verschiedenen Abteilungen ausgeben.

"Wir haben fünf Entitäten und ungefähr 300–500 Ausgabenposten pro Monat in unserem Mutterunternehmen. Früher brauchte ich einen ganzen Tag pro Entität, um diese Daten zu prüfen, zu importieren, zu exportieren und ins korrekte Format zu konvertieren. Doch heute, dank der nativen NetSuite-Integration, verbringe ich nur eine Stunde am Tag mit dieser Aufgabe. Für mich macht das einen enormen Unterschied", erklärt Eduardo Felipez.

Fehlerfreie Verarbeitung und Berichterstattung

Vielleicht haben Sie schon einmal die frustrierende Erfahrung gemacht, einen Bericht abzustimmen und dabei mehrere schwerwiegende Fehler zu entdecken. Diese Fehler sind oft auf Eingabefehler zurückzuführen. Unsere direkte Integration mit NetSuite gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, die Sie benötigen, um fehleranfällige Buchhaltungs- und Finanzprozesse zu eliminieren. Als Ergebnis können Sie:

• Spesen in Echtzeit einreichen und genehmigen, wodurch die papierbasierte und manuelle Dateneingabe überflüssig wird
• Sie können eine automatische Verarbeitung von Zahlungen (bei Rückerstattungen) oder Mittelanfragen (bei Verwendung einer Payhawk-Karte) basierend auf vorab festgelegten Budgets einsetzen, damit alle Mitarbeitenden nur die jeweils zugewiesenen Mittel verwenden.

Eduardo Felipez meint:"Ein Anbieter von Ausgabenverwaltungslösungen, der keine Integration mit NetSuite oder einem anderen ERP ermöglicht, käme für uns nicht infrage. Immerhin bearbeiten wir 300 bis 500 Rechnungen im Monat. Wenn unsere Lösung für die Ausgabenverwaltung nicht in unser ERP-System integriert werden könnte, würde das zu Fehlern führen und alles wäre mühsamer und zeitaufwändiger."

Kernpunkte

Giancarlo Bruni, CFO von Heroes, sagt: "Ohne Ausgabenmanagement und ERP zu arbeiten ist wie ein 30 Jahre altes Auto zu fahren - kein Komfort und keine Geschwindigkeit. Manche Unternehmen haben ein Backoffice mit mehr als 25 Mitarbeitern, welche manuell Daten erfassen, was weder effizient noch notwendig ist. Wir bevorzugen die Zusammenarbeit mit Payhawk, um zu automatisieren, zu integrieren und Kosten zu sparen."

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