Les avantages de l’intégration directe de Payhawk à NetSuite

De nombreuses entreprises utilisent NetSuite pour gérer différents aspects de leur quotidien et bénéficier d’une source unique de données pour connaître leur performance. Comptabilité, gestion de la relation client (CRM), finances, gestion de projet ou encore e-commerce : grâce à NetSuite, même les entreprises les plus complexes peuvent être agiles.

Giancarlo Bruni, PDG de l’entreprise e-commerce Heroes, explique que ses équipes, tous services confondus, « utilisent notre logiciel ERP. Les ressources humaines s’en servent pour les salaires ou les taxes, la chaîne logistique pour la planification des stocks… C’est un outil très utile pour tous les services, sans exception. »

Alors, que faire si vous souhaitez tirer parti des puissantes fonctions ERP de NetSuite tout en fournissant à vos équipes des cartes Visa d’entreprise, en gérant facilement vos dépenses et en numérisant la capture de données pour gagner du temps ?

La réponse est très simple : choisissez Payhawk comme solution de gestion des dépenses et intégrez-la directement à votre système ERP NetSuite. Cette intégration native suit le principe de la comptabilité d’engagement pour permettre le transfert de vos données de dépenses de Payhawk à NetSuite en toute simplicité. Vous gardez également la main sur notre logiciel de gestion des dépenses pour gérer, entre autres, vos différents plafonds et gagner en efficacité grâce à l’envoi de rappels automatisés pour les reçus et la technologie OCR.

Des intégrations ERP pratiques pour rassembler toutes vos statistiques

Une bonne intégration ERP peut vous aider à dresser un tableau complet des performances et des opérations de votre entreprise en recueillant des données de plusieurs sources.

Supposons que vous utilisiez trois applications différentes pour gérer vos ventes, vos stocks et vos factures, et que chacune s’appuie sur une autre base de données pour stocker vos informations. Pour avoir une vue d’ensemble de votre entreprise, vous devriez donc exporter ces trois bases de données avant de les fusionner en une seule feuille de calcul. Si un tel procédé est chronophage, il augmente également le risque d’introduire des erreurs.

Avec son intégration native à NetSuite, Payhawk met l’accent sur le transfert fluide de données exactes.

Ainsi, vous pouvez :

• Sélectionner l’option « Marquer comme vérifiée » pour ouvrir les factures instantanément sur NetSuite.
• Bénéficier d’une source unique de données à partir du système ERP (catégories de suivi, numéros de compte, taux de TVA, classes, etc.).
• Gagner du temps sur les rapprochements. Sur Payhawk, toutes les dépenses sont accompagnées d’une facture et de la date à laquelle elles ont été réalisées pour faire la différence entre date de facturation et date de paiement, conformément au principe de comptabilité d’engagement.
• Utiliser des transactions de type « True » pour appuyer la logique de comptabilité/ERP.
• Éviter les erreurs potentielles à l’aide de factures d’achat, de reçus et de paiements plutôt que de journaux manuels.
• Traiter correctement les transactions en devises étrangères (grâce à la norme IAS 21).

Capture automatisée des données des factures et reçus

Recueillir des données est essentiel pour suivre les dépenses de votre entreprise. Toutefois, avoir recours à des processus manuels pour capturer et saisir ces informations prend du temps que vous pourriez consacrer à d’autres tâches.

La bonne nouvelle, c’est que Payhawk vous permet de recueillir les données dont vous avez besoin en toute simplicité. Prenons l’exemple suivant : l’un de vos employés utilise sa carte Payhawk pour effectuer un paiement avant de prendre son reçu en photo, de l’importer dans l’application et de choisir une catégorie de dépenses personnalisée depuis un menu déroulant établi par votre équipe financière. Notre technologie OCR s’occupe alors de scanner et d’extraire toutes les informations pertinentes des factures et reçus (prix, descriptions, etc.) pour que ces données soient stockées dans votre système et ainsi accessibles à votre équipe financière qui est alors en mesure de suivre vos différents postes de dépenses en temps réel.

Vous pouvez également définir des règles strictes de dépenses. Payhawk vous permet d’élaborer votre propre politique de dépenses à partir de notre application pour que les personnes à qui vous confiez une carte puissent facilement l’utiliser à bon escient. Des plafonds journaliers aux limites de retrait, il existe une myriade de possibilités pour gérer les dépenses de votre entreprise avant même que l’un de vos collègues ne sorte sa carte de son portefeuille.

Que faire si certains reçus n’ont pas été importés ? Notre logiciel s’occupe d’envoyer des rappels automatisés pour qu’aucun reçu ne passe à la trappe.

« L’intégration directe de Payhawk à NetSuite est révolutionnaire. Il suffit d’un simple clic pour exporter toutes les données dont on a besoin. Le gain de temps n’est donc pas négligeable et ça me permet de suivre les dépenses de mon entreprise en temps réel, a déclaré Eduardo Felipez, comptable chez Heroes. Je peux désormais savoir à tout moment à combien s’élèvent nos dépenses et nos budgets, et si nous devons suspendre, actualiser ou optimiser nos budgets. Si un dirigeant me demande à quoi correspond tel ou tel poste de dépense et pourquoi il est aussi élevé, je peux très facilement lui répondre et mettre à jour nos politiques pour en changer. »

La fin des rapprochements manuels entre différentes plateformes

Les avantages de Payhawk ne s’arrêtent pas là puisque notre solution vous permet également de gagner du temps en automatisant le processus de rapprochement des données. Grâce à notre intégration à NetSuite, vous n’avez plus besoin de saisir manuellement des données issues de plusieurs plateformes dans des feuilles de calcul ou des systèmes de comptabilité pour rapprocher les informations relatives à vos différentes transactions. En effet, tout se fait automatiquement. Notre solution tout-en-un de gestion des données sur les dépenses permet aux entreprises de savoir rapidement combien elles dépensent et à quelles fins.

« Nous avons cinq entités commerciales et nous traitons entre 300 et 500 factures par mois. Avant, je consacrais une journée entière à vérifier, importer, exporter et formater les données de chaque entité. Depuis que nous utilisons l’intégration directe de Payhawk à NetSuite, cette tâche ne me demande plus qu’une heure par jour. Il s’agit donc d’un outil très utile »

• a ajouté Eduardo Felipez.

Traitement et rapports fiables

Vous avez sans doute déjà connu la frustration de passer des heures à rapprocher des données pour au final y trouver des erreurs flagrantes. Bien souvent, ces erreurs proviennent de la saisie des données. Notre intégration directe à NetSuite vous fournit tous les outils dont vous avez besoin pour éliminer les erreurs comptables et financières. Elle vous permet notamment :

• D’envoyer et d’approuver des dépenses en temps réel, d’éliminer les formulaires papier et de mettre un terme à la saisie manuelle de données
• De traiter automatiquement les paiements (en cas de remboursements) ou demandes de financement (en cas d’utilisation d’une carte Payhawk) en fonction des budgets préapprouvés pour que chaque membre de l’équipe ne reçoive ni plus ni moins que ce qui lui est dû.

Eduardo Felipez a conclu en disant que pour lui et son équipe, « il est impensable d’utiliser une solution de gestion des dépenses qui ne s’intègre pas à NetSuite ou à tout autre système ERP. Nous traitons entre 300 et 500 factures par mois. Ainsi, si nous n’étions pas en mesure d’intégrer notre solution de gestion des dépenses à notre système ERP, nous devrions faire face à un grand nombre d’erreurs, ce qui compliquerait notre travail et nous ferait perdre beaucoup de temps. »

Ce qu’il vous faut retenir

Dans les mots de Giancarlo Bruni, PDG de Heroes, « travailler sans solution de gestion des dépenses ni système ERP s’apparente à conduire une voiture des années 1980 qui a fait son temps : c’est inconfortable et très lent. Certaines entreprises paient 25 personnes pour saisir des données, mais ce n’est ni efficace, ni nécessaire. Nous préférons utiliser Payhawk pour automatiser et intégrer nos outils afin de faire des économies. »

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