Comment élaborer des politiques de gestion des dépenses efficaces ?

Qu'il s'agisse d'une PME ou d'une grande entreprise, votre entreprise a besoin de politiques de gestion des dépenses définies pour mieux gérer sa comptabilité. Mais comment élaborer une politique de gestion des coûts qui donne à vos collaborateurs les moyens d'agir sans perdre le contrôle des dépenses ?

Les dépenses sont essentielles pour les entreprises. Et si, dans les films, les mauvaises « dépenses professionnelles » peuvent ressembler à des yachts et des montres en diamant, vous savez de première main que, dans le monde réel, elles sont souvent beaucoup plus petites et se produisent en raison d'un manque de structure autour des politiques.

Pour vos collègues ne travaillant pas dans l’équipe financière, il y a de fortes chances que la vérification des politiques de gestion des dépenses ne fasse pas partie de leurs priorités. Mais en tant qu'entreprise, vous avez besoin de politiques pour vous assurer que tout le monde suit les règles et respecte les budgets minutieusement planifiés. Alors, comment créer des politiques de gestion des dépenses faciles à suivre pour vos employés et vos équipes ?

Qu'il s'agisse de réduire les dépenses excessives ou de renforcer la conformité, vous devez concevoir chaque politique de gestion des dépenses pour aider l'entreprise à tirer le meilleur parti de ses ressources. Et utilisez une technologie intuitive pour supprimer les obstacles qui rendent la conformité difficile pour vos collègues.

Les exigences d'une politique de gestion des dépenses réussie

Bien que chaque entreprise ait des exigences uniques en matière de politique de gestion des dépenses, elles ont de nombreux points communs, notamment la détermination du type de dépenses, l'admissibilité au remboursement et les limites de dépenses à prendre en compte dans la politique.

Quelle que soit la forme ou la taille de votre entreprise, vos politiques doivent également inclure une sorte de chaîne d'approbation, afin que les responsables d'équipe et l'équipe financière puissent avoir une bonne vue d'ensemble des dépenses, et que rien d'étrange ne puisse passer entre les mailles du filet. Mais à quoi doit ressembler une chaîne d'approbation ? Dans l'ancien monde, si l'un de vos collègues ne travaillant pas dans le département financier avait besoin de dépenser de l'argent pour un article particulier ou un abonnement à un logiciel, il devait d'abord soumettre une demande d'accès aux fonds ou suivre un processus d'approvisionnement.

Aujourd'hui, avec une solution comme Payhawk, qui comprend des cartes et une plateforme pour le traitement des notes de frais, vous et vos collègues faisant partie du département financier pouvez vous assurer que chaque carte dispose du bon budget associé et lorsque l'utilisateur de la carte a besoin de demander des fonds supplémentaires, il peut le faire via l'application en quelques clics.

Le nombre d'approbations que vous choisissez de faire figurer dans les workflows d'approbation dépend de vous et de la structure de votre entreprise. Selon nos clients, deux niveaux ou plus est l'option la plus populaire, 37,84 % d'entre eux ayant choisi d'inclure deux approbateurs dans leur workflows. (Données recueillies auprès de clients ayant utilisé les cartes Visa d'entreprise Payhawk entre le 1er janvier et le 30 septembre).

Chez Payhawk, vous pouvez intégrer vos politiques de dépenses dans le logiciel de gestion grâce à des fonctionnalités telles que les workflows mentionnés ci-dessus, ce qui signifie que seules les dépenses approuvées sont intégrées dans votre système comptable (et vous pouvez être aussi strict ou aussi souple que vous le souhaitez).

En plus des worklows d'approbation, chaque entreprise devrait envisager d'ajouter des catégories ou sous-catégories spécifiques aux dépenses qui sont uniques à son secteur ou à son rôle. Ces catégories faciliteront la comptabilité, la collecte de données et la budgétisation.

Politiques de gestion des dépenses exhaustive

Traditionnellement, ces politiques comprennent de longues listes détaillées de ce que les employés peuvent et ne peuvent pas payer avec leur carte d'entreprise, ce qui crée une rigidité inutile entre eux et la direction. Et peut même être source d'insatisfaction et de faible productivité pour les membres de l'équipe qui se sentent étouffés par des règles et règlements stricts.

Par exemple, supposons que vous ayez des politiques de gestion des dépenses qui incluent le déjeuner et le café comme type de frais. Les employés devraient être libres de suivre des procédures très simples lorsqu'ils rencontrent des clients potentiels pour déjeuner. Qu'il s'agisse de café ou de location de bureaux, quelle que soit la dépense, vous avez besoin d'outils qui vous aident à contrôler les dépenses de l'entreprise de manière transparente, comme des cartes d'entreprise soutenues par un logiciel de gestion avec des politiques de dépenses intégrées.

Des notes de frais qui ne sont pas approuvées assez rapidement

Les notes de frais et les reçus peuvent être compliqués à traiter dans certaines entreprises car elles nécessitent l'échange de nombreuses informations de la part de l'employé et du responsable.

En général, de nombreuses entreprises ont des politiques trop longues et trop détaillées, ce qui pose des problèmes lorsque les employés sont censés les lire et les comprendre. La meilleure façon d'éviter que vos politiques de gestion des dépenses ne prennent la poussière est d'utiliser un logiciel de gestion approprié. L'employé peut faire une demande de fonds ou une dépense via sa carte d'entreprise, qui est connectée à un logiciel de gestion des dépenses intelligent. Le logiciel intègre déjà les politiques de dépenses, ce qui évite à l'employé de devoir chercher et s'assurer qu'il est conforme. De plus, l'équipe financière ou le responsable peut voir et approuver la dépense instantanément car ils utilisent la même solution et n'ont pas à attendre la synchronisation de différents outils.

Grâce à notre solution, les chefs d'équipe et les équipes financières reçoivent des rappels automatiques pour vérifier et approuver les demandes dès qu'elles sont présentées. Et ils peuvent les approuver en quelques secondes via l'application sans perdre la visibilité et le contrôle des dépenses.

Vous craignez que les processus d'approbation soient trop longs ? Chez Payhawk, 75 % de nos clients approuvent les demandes en une heure seulement. (Données issues des clients utilisant les cartes d'entreprise Payhawk entre le 1er janvier et le 30 septembre).

Les avantages d'une politique de dépenses efficace

Les entreprises doivent établir des règles concernant les dépenses afin de les contrôler. En créant des politiques de dépenses, les entreprises peuvent gérer leurs dépenses, assurer la conformité et fournir des données pour prendre de meilleures décisions commerciales.

Chez Payhawk, nous offrons une approche unique de la gestion des dépenses de votre entreprise qui comprend plusieurs caractéristiques clés :

Des conseils intégrés : Vous pouvez utiliser les politiques de dépenses pour créer des règles qui expliquent quels types de dépenses et/ou de fournisseurs sont autorisés.

Définition des limites de dépenses récurrentes : Définissez des limites sur le montant qu'un employé est autorisé à dépenser pour certains types de dépenses, en pourcentage de son budget total.

Définition des taux d'indemnités journalières : Vous pouvez définir des taux personnalisés pour les indemnités journalières et rembourser les employés en quelques clics depuis le portail.

En conclusion

Avec Payhawk, vous pouvez créer des politiques de dépenses où vous pouvez facilement configurer des flux d'approbation intégrés et des limites de dépenses pour donner à vos employés la liberté de dépenser tout en gardant le contrôle et en réduisant les efforts manuels.

Réservez une démo pour apprendre comment mettre en place des politiques de gestion des dépenses d'entreprise sans tracas en utilisant la solution de gestion tout-en-un Payhawk.