Les 8 meilleurs logiciels de gestion des voyages d'affaires

Sans une solution de gestion des déplacements et des notes de frais complète, intelligente et riche en fonctionnalités, vous restez prisonnier de tableurs chronophages, de reçus manquants et de saisies manuelles. Résultat : des goulets d’étranglement inutiles et des processus de vérification et d’approbation qui s’éternisent.

Les erreurs et les processus peu fluides génèrent des retards, nuisent à la visibilité sur les dépenses et ajoutent une charge mentale supplémentaire aux collaborateurs en déplacement.

Si vous cherchez à passer à l’échelle ou simplement à améliorer l’efficacité globale de l’entreprise, vous devez repenser la façon dont vous gérez vos déplacements professionnels et vos notes de frais.

Pourquoi la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais est différente en 2026

Les équipes Finance évoluent sous une pression accrue : des audits plus stricts, des clôtures plus rapides et des attentes collaborateurs plus élevées que jamais. Les régulateurs exigent des pistes d’audit en temps réel, les employés attendent une expérience utilisateur digne des outils grand public, et les DAF veulent une visibilité instantanée.

Et en 2026, le problème ne réside plus dans les déplacements ou les dépenses pris isolément. Il vient de la friction créée lorsque la réservation, les paiements, les validations, les remboursements et la comptabilité fonctionnent dans des systèmes distincts. Une véritable orchestration financière repose sur des workflows unifiés, continus, où la visibilité, le contrôle et la prise de décision ne se perdent jamais lors des transitions.

12 fonctionnalités indispensables attendues par les équipes Finance en 2026

En 2026, un tech stack rempli de fonctionnalités « brillantes » ne suffit plus. Vos outils doivent communiquer entre eux, couvrir plusieurs usages clés et générer rapidement de la valeur. Vous devez pouvoir constater des résultats mesurables :

• Mois 1 : moins de relances pour les reçus, moins d’exceptions
• Mois 2 : validations plus rapides, données ERP plus propres
• Mois 3 et au-delà : moins de retraitements, une clôture plus rapide, de meilleures décisions de dépenses

1. Une interface intuitive et une adoption facile

Pour les équipes Finance, l’adoption est un véritable levier de contrôle : même les meilleurs contrôles échouent si les collaborateurs les contournent. Les meilleures solutions doivent être simples pour les utilisateurs et strictes pour la Finance. Vos utilisateurs finaux ne veulent pas d’un outil complexe, surchargé de fonctionnalités inutiles. Offrez-leur une solution claire, facile à comprendre, et suffisamment intelligente pour automatiser un maximum d’étapes afin qu’ils n’aient aucune raison de la contourner.

2. Une application mobile accessible

Une forte adoption utilisateur est indispensable. Sinon, vous payez pour un outil que personne n’utilise. L’accessibilité est donc clé : une solution cloud accompagnée d’une application mobile permet de déclarer des frais ou de valider des dépenses en toute simplicité, où que l’on soit.

3. Automatisation des notes de frais et dématérialisation des reçus

Prendre une photo d’un reçu et laisser la technologie OCR extraire automatiquement les informations clés et les catégoriser : c’est ce type de processus qui garantit des notes de frais fiables et sans erreurs.

4. Cartes d’entreprise et contrôle des dépenses

Les cartes corporate permettent de définir des plafonds de dépenses par utilisateur, un élément essentiel pour le contrôle des coûts et le respect des budgets. Avec des fonctionnalités avancées, vous pouvez ajuster les limites selon les profils et rattacher chaque carte à une politique de dépenses, pour garantir la conformité de chaque transaction.

5. Suivi en temps réel, analytique et reporting

Dans certaines solutions de gestion des déplacements professionnels, les dépenses remontent en temps réel dans le système, rendant le reporting beaucoup plus proactif. Fini les délais dus aux saisies manuelles. Dans les plateformes modernes, les dépenses circulent en continu, éliminant les retards liés à la réconciliation.

Grâce aux intégrations ERP natives proposées par Payhawk, par exemple, les équipes Finance peuvent suivre les budgets en temps réel.

6. Application automatique des politiques et contrôles de conformité

Lorsque chaque carte est reliée à une politique de dépenses, la conformité est appliquée automatiquement pour chaque détenteur de carte. Les autorisations par rôle permettent de contrôler précisément qui peut consulter ou modifier les politiques et les dépenses. Les pistes d’audit complètes renforcent la responsabilisation, la transparence et la conformité réglementaire et fiscale.

7. Workflows d’approbation automatisés

La possibilité de créer des workflows d’approbation personnalisés permet d’orienter les dépenses liées aux déplacements professionnels vers les bons décideurs. Résultat : moins de retards, plus d’efficacité opérationnelle, notamment pour les voyageurs fréquents.

8. Intégrations comptables et ERP natives

Des intégrations bien pensées garantissent une circulation des données en temps réel. Vous pouvez suivre les budgets de manière proactive, éviter les dépassements, rembourser plus rapidement les collaborateurs grâce à la collecte et à la catégorisation automatiques des reçus, et bien plus encore.

9. Capacités internationales

Si vos collaborateurs voyagent fréquemment et engagent des dépenses dans différentes devises, vous avez besoin d’une solution capable de gérer le multi-devises. Cela implique de pouvoir rembourser et payer des factures dans plusieurs devises et d’appliquer des politiques de frais spécifiques à chaque pays.

10. Scalabilité

Une solution évolutive vous offre la flexibilité opérationnelle nécessaire pour accompagner la croissance de votre organisation. Ajoutez ou supprimez des utilisateurs, émettez des cartes, appliquez des politiques de dépenses, et créez autant de workflows d’approbation que nécessaire.

La capacité à contrôler finement les coûts et la conformité devient d’autant plus critique à mesure que l’entreprise se développe.

11. Support client

La réactivité a un impact direct sur l’efficacité opérationnelle. Vous avez besoin d’un prestataire capable de résoudre rapidement les incidents et de proposer un accompagnement continu, notamment via des formations aux nouvelles fonctionnalités, afin de tirer le meilleur parti de la solution.

12. Agents IA

En 2026, l’IA n’est plus un différenciant : c’est un prérequis. Les agents IA permettent d’automatiser les tâches manuelles et répétitives. Ils ne remplacent pas les équipes, ils les assistent.

Ces agents rendent la réservation de voyages simple, fluide et conforme aux politiques internes. Il suffit de leur demander de trouver et réserver un hôtel répondant à des critères précis, sans jamais sortir du cadre budgétaire défini. Ils peuvent également collecter et catégoriser automatiquement les reçus liés aux déplacements.

Mais toutes les IA ne se valent pas. Vous avez besoin d’une solution intégrant des seuils, des mécanismes d’escalade et des journaux d’activité, afin de limiter les risques d’automatisation lorsque les enjeux d’approbation sont élevés.

Les meilleurs logiciels de voyages d'affaires

Il n'existe pas de logiciel de gestion des voyages d'affaires parfait. Le logiciel idéal est celui qui répond à tous vos besoins, voire plus. Une solution qui vous aide à rationaliser la gestion des dépenses de votre entreprise, à suivre facilement les frais kilométriques et à réserver des voyages de manière intelligente et conforme sans augmenter le nombre de vérifications manuelles.

Vous avez besoin d'une solution qui s'intègre parfaitement à votre infrastructure technologique existante, afin de ne pas alourdir la charge de travail de vos équipes. Vous avez besoin d'interfaces intuitives qui aident les utilisateurs à naviguer facilement sur la plateforme, et qui ne nécessitent pas un apprentissage fastidieux.

Les outils ci-dessous ont été sélectionnés en fonction de leur pertinence, de leur évolutivité, de leur niveau d'intégration ERP, de leur maturité en matière d'automatisation et de la qualité de leur service client, pas seulement en fonction du nombre de fonctionnalités.

Payhawk

Une solution de gestion des déplacements et des dépenses pilotée par l’IA, conçue pour les entreprises qui souhaitent se développer sereinement, rester conformes et bénéficier d’une visibilité inégalée sur leurs dépenses et leurs budgets.

Fonctionnalités clés :

• Agent IA pour réserver des déplacements conformes et réduire les tâches manuelles
• Support client dédié pour les administrateurs et les utilisateurs
• Suivi automatique des indemnités kilométriques
• Paramétrage des indemnités journalières selon les réglementations locales
• Remboursement des frais avancés via l’application (SEPA ou Faster Payments)
• Workflows d’approbation personnalisés
• Cartes physiques et virtuelles avec visibilité en temps réel
• Reporting automatique des dépenses
• Extraction des données via OCR alimentée par l’IA
• Gestion centralisée multi-entités
• Intégrations ERP pour une réconciliation automatique

SAP Concur

Une solution de gestion des déplacements et des frais flexible et évolutive, adaptée des petites entreprises aux grandes multinationales.

Fonctionnalités clés :

• Application mobile permettant aux employés de soumettre leurs dépenses en déplacement
• Possibilité de réserver vols, hôtels et voitures
• Appariement des transactions de carte, des voyages et des reçus électroniques
• Vue unifiée des dépenses (factures, voyages et frais)
• Intégration avec vos systèmes ERP, CRM, RH et comptabilité

Navan

Une solution pour automatiser et rationaliser l’ensemble du processus de voyages et de dépenses.

Fonctionnalités clés :

• Réservation de voyages en temps réel avec accès à des tarifs négociés et un large inventaire
• Vérification de conformité intégrée aux politiques internes
• Les employés peuvent gérer leurs réservations, soumettre leurs reçus et leurs notes de frais depuis l’application
• Création de workflows d’approbation personnalisables selon vos besoins
• Cartes d’entreprise dédiées pour un suivi des dépenses en temps réel

Perk

Une solution qui simplifie la réservation de voyages d’affaires et automatisez le suivi des dépenses, tout en assurant la conformité aux politiques internes.

Fonctionnalités clés :

• Réservation de vols, hôtels et trains directement depuis la plateforme, avec accès à des tarifs négociés
• Gestion automatique des frais, intégrations avec Pleo, Ramp, Spendesk ou Payhawk pour éliminer les saisies manuelles
• Centralisation des factures avec possibilité de suivi et de téléchargement, et récupération automatique de la TVA
• Politiques de voyage personnalisables et workflows d’approbation pour un contrôle des coûts optimal
• Analyses en temps réel via des tableaux de bord détaillés et des rapports complets sur les dépenses de voyage

Tipalti

Une plateforme unifiée qui regroupe visibilité sur les dépenses, remboursements internationaux et gestion des frais.

Fonctionnalités clés :

• Consolidation des comptes fournisseurs, de la gestion des frais, des achats et des cartes d’entreprise
• Applications web et mobile intuitives pour faciliter la saisie des dépenses
• Accélération du clôture mensuelle grâce à des workflows automatisés
• Possibilité de rembourser dans plus de 200 pays et en plus de 120 devises
• Tipalti PI, avec IA et machine learning pour réduire les fraudes et les erreurs

Brex

De la startup à l’entreprise internationale, Brex évolue avec votre croissance en proposant une solution de gestion des déplacements et des frais alimentée par l’IA.

Fonctionnalités clés :

• Gestion centralisée de tout ce qui touche aux voyages et aux dépenses (événements, frais, cartes, etc.)
• Traitement des remboursements locaux et internationaux dans plusieurs devises
• Suivi et contrôle des dépenses en temps réel via des chaînes d’approbation personnalisées, des budgets partagés ou individuels, et le suivi par département ou catégorie
• Pré-remplissage automatique des champs de dépense et collecte des reçus auprès de milliers de commerçants
• Réconciliation automatique des paiements liés aux voyages

Expensify

Une solution qui simplifie la réservation des voyages d’affaires tout en automatisant le suivi des dépenses et les remboursements.

Fonctionnalités clés :

• Réservez tous vos déplacements depuis la plateforme Expensify, évitant la multiplication des outils
• Discussions dédiées à chaque voyage pour faciliter la collaboration d’équipe
• Suivi des itinéraires, des validations et des dépenses dans un tableau de bord centralisé
• Profils voyageurs personnalisables avec préférences enregistrées (siège, passeport, etc.) pour accélérer les futures réservations
• Possibilité de gagner du cashback avec la carte Expensify, encourageant des dépenses conformes

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion des voyages d'affaires pour votre entreprise

Les meilleures plateformes de voyages d'affaires ne se contentent pas de dématérialiser vos notes de frais. Elles redéfinissent la manière dont les dépenses, les validations et les données circulent dans l’entreprise. Lorsque vous évaluez des solutions, l’objectif est de choisir un logiciel qui prend en charge l’orchestration complète de la finance, réduisant les efforts manuels, améliorant la prise de décision et restant robuste à mesure que la complexité augmente.

1. Évaluez vos besoins spécifiques

Avant même de rechercher les solutions disponibles, commencez par analyser vos processus actuels et ce que vous souhaitez changer. C’est le moment d’impliquer chaque responsable de département pour comprendre leurs besoins et leurs défis en matière de gestion des dépenses. L’objectif : trouver un logiciel qui résout vos principaux points de friction, y compris ceux que vous n’aviez peut-être pas anticipés.

2. Priorisez les fonctionnalités essentielles

Pensez aux fonctionnalités dont vous savez déjà qu’elles sont indispensables — par exemple, la création de cartes virtuelles et physiques pour remplacer la carte commune qui manque de transparence et de responsabilité. Ou peut-être avez-vous besoin d’un tableau de bord unique pour gérer toutes vos entités, visualiser les fonds, déplacer de l’argent et payer des factures en plusieurs devises. Notez ces fonctionnalités et alignez-les avec vos options de logiciel.

3. Évaluez l’ergonomie et le support

Un outil peut avoir toutes les fonctionnalités désirées, mais si son interface n’est pas intuitive, les collaborateurs risquent de l’adopter à contre-cœur. Vous avez besoin d’une plateforme qui élimine les obstacles, pas qui en ajoute. Vérifiez que l’outil est conçu pour être facile à utiliser aussi bien sur desktop que sur mobile, et qu’un support réactif est disponible pour répondre aux questions et résoudre les problèmes.

4. Considérez la scalabilité

À mesure que votre entreprise se développe, le volume des transactions augmente ainsi que le nombre d’utilisateurs. Vous aurez donc besoin d’une solution capable de vous accompagner dans cette croissance : par exemple, en créant des workflows d’approbation personnalisés ou en gérant les devises lorsque vous vous développez à l’international.

5. Capacité d’intégration

Des intégrations transparentes assurent des données de dépenses plus précises entre les systèmes. Par exemple, des intégrations avec des plateformes comme TravelPerk permettent de minimiser les tâches administratives en important toutes les factures de voyage (vols, hôtels, etc.) pour que toutes les données soient correctement capturées et organisées pour vous.

6. Sécurité des données et conformité

Vos données doivent être protégées. Cela signifie choisir un fournisseur qui chiffre les données en transit et au repos. Vérifiez également que le prestataire dispose de certifications de sécurité — comme PCI DSS pour les informations de carte de paiement — garantissant le plus haut niveau de protection. Payhawk dispose de nombreuses certifications de sécurité, notamment celles mentionnées ci-dessus, ainsi que les certifications ISO 27001, SOC 1 et SOC 2, CSA STAR et bien d'autres encore.

7. Budget et modèle de tarification

Optez pour une solution qui propose des plans de tarification flexibles pour répondre aux besoins variés des entreprises. Pouvoir choisir un plan adapté à vos besoins et à votre budget, avec la possibilité de le modifier si vous n’utilisez pas toutes les fonctionnalités ou si vous souhaitez accéder à des fonctionnalités avancées, est une évidence en termes de stratégie d’entreprise.

8. Demandez des démonstrations

Demandez toujours une démonstration personnalisée du produit. C’est l’occasion de voir les outils et leurs fonctionnalités en action avant de prendre une décision.

Réduisez les lourdeurs administratives comme Paradox

Des relances manuelles de reçus, une gestion inefficace des paiements par carte et le besoin constant d’informations supplémentaires peuvent ralentir l’ensemble du processus financier. Avec une visibilité des dépenses en 100 % temps réel et une transparence complète des budgets, ces points de friction disparaissent.

Chez Paradox, EdTech internationale, Farah Rouassi, VP Finance & Strategic Partnerships, souhaitait passer moins de temps à réserver ses déplacements.

Avant, réserver un vol et un hôtel ressemblait à un mini-projet. Ça prenait plus d’une heure et beaucoup d’allers-retours… Maintenant, c’est plus de 90 % plus rapide ! J’ai réservé quelque chose hier avec le Travel Agent de Payhawk, et ça n’a pris que quatre minutes.

Comme Paradox, rationalisez votre gestion des voyages d'affaires et gagnez du temps ! Réservez une démonstration personnalisée pour en savoir plus.