Frais de déplacements professionnels : nos conseils pour reprendre le contrôle

Grâce à des solutions accessibles à tous, il est désormais possible de gérer efficacement les voyages d’affaires de ses salariés, tout en réalisant des économies et en simplifiant toutes les démarches, tant pour l’équipe Finance que pour le salarié concerné.

Les entreprises qui n’ont pas encore adopté ce type de solution s’exposent à de nombreux désagréments : manque de visibilité sur les budgets alloués à l’hébergement, aux repas, ou sur le barème kilométrique, perte d’efficacité liée à la collecte des reçus, délais de traitement et de remboursement, difficulté dans le rapprochement comptable… Sans compter l’impact que tout cela représente sur le ROI.

Ainsi, sans outil dédié aux voyages d’affaires ou sans logiciel de gestion des notes de frais, impossible pour l’entreprise de connaître les déplacements de ses équipes, et impossible aussi d’intervenir en cas d’urgence (pandémies, intempéries, instabilité politique, etc.).

Tout savoir sur les frais de déplacements professionnels

Les frais de déplacements professionnels sont les dépenses engagées par les employés lorsqu'ils se déplacent pour des raisons professionnelles.

Ces frais incluent généralement :

• Transport : Billets d'avion, de train, de bus, location de voiture, carburant.
• Hébergement : Nuitées d'hôtel, Airbnb, autres logements temporaires.
• Repas : Déjeuners, dîners, collations pendant les déplacements.
• Autres dépenses : Péages, parking, taxis, frais de visas.

Bien gérer les voyages d’affaires

Une bonne gestion des frais de déplacements professionnels est essentielle pour plusieurs raisons :

• Contrôle des coûts : En 2022, les entreprises françaises ont dépensé plus de 30 milliards de dollars en frais de déplacements professionnels.
• Transparence et conformité : Les entreprises doivent se conformer aux réglementations fiscales locales pour éviter les sanctions et les redressements fiscaux.
• Satisfaction des employés : Un processus de remboursement rapide et clair améliore la satisfaction des employés et leur motivation.

Maîtriser le calcul des indemnités kilométriques

Le calcul des indemnités kilométriques est crucial pour rembourser équitablement les employés utilisant leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Voici les étapes essentielles :

1. Calculer la distance parcourue

Utilisez des outils de cartographie ou des applications GPS pour déterminer le nombre de kilomètres parcourus.

2. Appliquer le barème fiscal

En France, les indemnités kilométriques sont définies par un barème fiscal officiel, variant en fonction de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Voici le barème pour 2024 :

Exemple 1 : Un employé parcourt 200 km avec un véhicule de 5 CV. Le barème fiscal pour un véhicule de 5 CV est de 0,543 € par km pour les premiers 5 000 km.
Indemnité = 200 km×0,543 €/km = 108,6€

Exemple 2 : Prenons un exemple réel d'une entreprise de conseil en stratégie basée à Bordeaux. Un de leurs consultants doit se rendre à Nantes pour une mission de deux jours. Le consultant utilise son véhicule personnel, un 4 CV, pour le trajet de 350 km aller-retour. Voici comment l'entreprise calcule l'indemnité kilométrique :

1. Distance parcourue : 350 km
2. Barème applicable : 0,606 €/km pour un 4 CV

Indemnité = 350 km×0,606 €/km = 212,1€

Cela couvre les frais de carburant, d'usure du véhicule, et d'entretien. Ce système de remboursement est simple et garantit que le consultant est équitablement compensé pour l'utilisation de son véhicule personnel.

Quel impact sur les finances de l'entreprise ?

Les indemnités kilométriques permettent de couvrir les frais d'utilisation du véhicule personnel, tels que le carburant, l'entretien, et l'usure du véhicule. Selon la Global Business Travel Association, les dépenses mondiales en voyages d'affaires devraient atteindre 1,8 trillion de dollars d'ici 2027, soulignant l'importance d'une gestion optimisée des frais de déplacement pour les entreprise.

Pourquoi choisir Payhawk pour la gestion des frais de déplacements ?

Les RAF et les DAF doivent gérer des milliers de reçus de frais de déplacements, ce qui peut rapidement devenir un cauchemar administratif. Payhawk propose une solution complète pour simplifier et automatiser la gestion des frais de déplacement. Voici comment nous positionnons Payhawk comme l'outil de gestion des frais de déplacements le plus efficace et complet du marché.

1. Des cartes d'entreprise agiles

Payhawk propose des cartes d'entreprise qui permettent aux employés de payer leurs dépenses professionnelles en toute sécurité et transparence. Ces cartes sont dotées de contrôles avancés, tels que des limites de dépenses personnalisées et des restrictions d'usage, garantissant une gestion optimale des budgets.

• Suivi des dépenses en temps réel : Chaque transaction est immédiatement visible sur la plateforme Payhawk, permettant un suivi instantané et une gestion proactive des budgets.
• Sécurité renforcée : Les cartes Payhawk sont protégées par des mesures de sécurité avancées, incluant des options de blocage instantané en cas de perte ou de vol.

2. Une application mobile intuitive

Notre application mobile transforme la gestion des frais en une expérience fluide et efficace, directement depuis votre smartphone.

• Capture instantanée des reçus : Les employés peuvent photographier leurs reçus dès qu'ils les reçoivent, évitant ainsi les pertes de justificatifs et réduisant le temps de traitement des notes de frais.
• Notifications en temps réel : Recevez des alertes instantanées pour chaque transaction effectuée, permettant de rester informé et de réagir rapidement.

3. Des intégrations comptables automatisées

Notre plateforme s'intègre de manière transparente avec les principaux logiciels de comptabilité, simplifiant ainsi la réconciliation des dépenses et réduisant les erreurs manuelles.

• Compatibilité multi-système : Que vous utilisiez Xero, QuickBooks ou un autre logiciel comptable, Payhawk assure une intégration fluide pour une gestion comptable sans heurts.
• Export facile des données : Exportez les données financières en quelques clics, facilitant les audits et les rapports financiers.

4. Un reporting automatisé et poussé

Payhawk offre des outils de reporting avancés, permettant de générer des rapports détaillés sur les dépenses, les tendances et les économies potentielles.

• Tableaux de bord personnalisables : Créez des tableaux de bord adaptés à vos besoins spécifiques, offrant une vue d'ensemble claire de toutes les dépenses de l'entreprise.
• Analyses prédictives : Utilisez les données historiques pour prévoir les dépenses futures et optimiser les budgets.

5. Contrôle des budgets et conformité

Assurez-vous que les dépenses respectent les politiques internes de l'entreprise et les réglementations fiscales en vigueur grâce à nos outils de contrôle des budgets.

• Politiques de dépenses personnalisables : Définissez des règles de dépenses adaptées à votre entreprise et assurez leur respect grâce à des contrôles automatisés.
• Conformité fiscale : Payhawk garantit que toutes les transactions sont conformes aux régulations locales, simplifiant ainsi les déclarations fiscales.

Avec Payhawk, vous bénéficiez d'une solution tout-en-un qui non seulement simplifie la gestion des frais de déplacement, mais améliore également la visibilité financière et le contrôle budgétaire de votre entreprise. Nos outils avancés et notre interface utilisateur intuitive permettent à vos équipes de se concentrer sur ce qui compte vraiment : faire croître votre entreprise.

Statistiques et impact :

• Réduction des coûts administratifs : Selon Aberdeen Group, les entreprises utilisant des solutions de gestion des dépenses comme Payhawk réduisent leurs coûts administratifs liés à la gestion des notes de frais de 25%
• Diminution des fraudes : Une étude de PwC montre que l'utilisation de cartes d'entreprise avec des contrôles de sécurité avancés réduit les incidents de fraude de 30%.

Prenez le contrôle des frais de déplacements professionnels

Voici six raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une solution de gestion des dépenses tout-en un :

1. Réduction des coûts : grâce à une gestion efficace des frais de déplacements, identifiez plus facilement les potentielles économies que vous pouvez réaliser.
2. Respect accru des politiques de dépenses : une solution intuitive de gestion des frais professionnels favorise la conformité de la politique de déplacement professionnel avec les autres politiques en place dans votre entreprise.
3. Suivi des notes de frais en toute simplicité : les voyageurs d’affaires peuvent gérer et suivre leurs dépenses, et se faire rembourser en quelques secondes.
4. Visibilité en temps réel : les équipes financières peuvent obtenir des rapports et des alertes en temps réel, ce qui leur permet de toujours garder un œil sur les frais de déplacements.
5. Technologies innovantes : utilisez des cartes d’entreprise, qui permettent de contrôler les dépenses facilement. Et simplifiez le quotidien de vos équipes en leur offrant une solution qui leur permet de capturer les données de leurs reçus et leurs factures à l’aide de la technologie OCR. Finies la saisie de données manuelle et chronophage, finie l’accumulation des reçus !
6. Exportations et intégrations rationalisées : exportez facilement vos dépenses vers d’autres systèmes, notamment votre logiciel de comptabilité, pour gérer efficacement vos finances. Avec Payhawk, bénéficiez d’intégrations directes avec des ERP reconnus tels que NetSuite et des logiciels comptables comme Xero et QuickBooks.

Simplifiez les frais de déplacements professionnels grâce aux indemnités journalières

Les politiques de dépenses traditionnelles sont bien souvent rigides, obsolètes et rarement intégrées aux outils adaptés. Malheureusement, nombreuses sont encore les entreprises qui demandent aux voyageurs d’affaires de renseigner leurs informations manuellement dans des systèmes distincts avant de réserver des vols ou des chambres d’hôtel, par exemple. Chronophage, ce processus peut entraîner des erreurs humaines. De plus, gérer les remboursements à partir de soumissions manuelles telles que les reçus papier, les scans ou encore les e-mails génère souvent des retards de paiement.

De leur côté, les équipes financières peinent à passer en revue les demandes de remboursement et à les renvoyer aux salariés en cas d’erreurs ou d’informations manquantes. Ces demandes étant généralement éparpillées dans plusieurs systèmes (boîtes de réception, feuilles de calcul, calendriers), leur suivi et leur gestion deviennent impossibles.

Pour y remédier, chez Payhawk, nous avons introduit la fonction d’indemnités journalières. Celles-ci sont nettement plus faciles à gérer, car elles impliquent l’instauration d’un taux journalier standard pour le remboursement. Plus besoin de suivre les dépenses de chaque déplacement !

Les indemnités journalières englobent également tous les coûts associés aux voyages d’affaires, dont les repas et les faux frais tels que ceux de blanchisserie ou de pressing. Leur montant des indemnités journalières dépend de la localisation des salariés et de la durée du voyage. Il varie également en fonction des entreprises et des pays. Par exemple, en Allemagne, il est calculé conformément aux dispositions de la loi relative à l’impôt sur le revenu.

L’utilisation d’indemnités journalières présente de nombreux avantages : une meilleure conformité, une réduction considérable de la charge administrative, mais aussi un suivi plus efficace des frais déductibles afin de faciliter la récupération de la TVA.

La mise en œuvre d’une politique d’indemnités journalières est souvent un excellent moyen d’avancer les frais engagés par les salariés lors de leurs déplacements professionnels (frais kilométriques, indemnité repas etc).

Laissez vos salariés gérer leurs frais kilométriques

Les méthodes conventionnelles de gestion des frais de déplacements présentent des limites pouvant compliquer le processus, notamment :

• Des calculs manuels et des erreurs : calculer manuellement des frais kilométriques peut s’avérer chronophage et entraîner des erreurs. En adoptant une technologie permettant d’automatiser ce calcul, vous économiserez de l’argent et réduirez le risque d’erreurs.
• L’absence de reçus : sans reçu, il est bien plus difficile d’obtenir des déductions d’impôts ou des remboursements.
• Un manque de visibilité : les méthodes conventionnelles manquent généralement de visibilité en temps réel. Difficile alors de garder un œil sur les différents frais engagés au sein de toute l’entreprise.
• Un contrôle limité : la gestion traditionnelle des notes de frais n’offrant qu’un contrôle limité, il est plus difficile de faire appliquer les politiques et de prévenir le risque de fraude ainsi que l’utilisation abusive des fonds.

Ces limites peuvent conduire à une baisse des performances, une augmentation des coûts et des problèmes de mise en conformité. Dans ce contexte, le recours à une solution de gestion des dépenses tout-en-un pour suivre et traiter les frais kilométriques peut aider les entreprises à relever ces défis et à rationaliser le processus en place.
C’est là que nous entrons en jeu. Chez Payhawk, notre fonctionnalité de calcul des frais kilométriques vous permet de traiter les dépenses en toute simplicité.

Il suffit aux salariés de saisir les informations relatives à leur trajet (points de départ et d’arrivée) dans l’application Payhawk et nous calculons automatiquement le montant exact des dépenses. L’application s’appuie sur Google Maps pour calculer la distance à partir des points de départ et d’arrivée. Si elle diffère grandement de la distance réelle, les salariés peuvent l’ajuster manuellement.

Pour les trajets plus complexes, il est également possible d’ajouter des arrêts. Ensuite, les administrateurs de compte au sein de l’équipe financière peuvent configurer les frais kilométriques et mettre en place un workflow d’approbation en accord avec la politique de dépenses de l’entreprise.

Une fois les informations vérifiées, le remboursement se fait en un clic. Grâce à la fonctionnalité de suivi des frais kilométriques et de remboursement, les salariés n’ont plus besoin d’opérer des tâches manuelles chronophages telles que le relevé du compteur avant et après chaque trajet. Finies aussi les estimations de distance qui entraînent des erreurs et une perte de temps !

TravelPerk et Payhawk, un partenariat pour simplifier les voyages d’affaires

Grâce à notre intégration avec TravelPerk, tous les détails de vos déplacements professionnels sont pris en charge, de la réservation de l’hôtel à votre retour chez vous.

Ainsi, vos salariés peuvent réserver leur logement et leur transport (billets de train, d’avion) via TravelPerk et réaliser leurs réservations directement à l’aide de l’intégration Payhawk. De même, ils peuvent utiliser l’application Payhawk pour soumettre leurs frais kilométriques et leurs indemnités journalières en important leurs reçus en quelques secondes.

Pour votre équipe Finance, tout est plus simple : les dépenses parfaitement conformes, faciles à suivre et à rapprocher.

Chez Payhawk, nous vous aidons à suivre et à gérer efficacement vos voyages d’affaires et les frais associés. Notre plateforme innovante vous permet de gagner du temps, de contrôler les coûts et de bénéficier d’une visibilité complète sur les dépenses, même lorsque votre équipe est en déplacement. Elle contribue également à la précision de vos rapports de notes de frais grâce à une meilleure gestion des coûts et une plus grande conformité avec les réglementations fiscales ou encore les audits.

Vous êtes à la recherche d’une solution pour la gestion des frais de déplacements professionnels dans votre entreprise ? Programmez une démo sans plus attendre.