Cómo llevar el control de los gastos asociados a viajes de negocios

Es crucial contar con un proceso adecuado (así como buenas herramientas) para gestionar los viajes con eficacia, controlar el gasto en viajes de negocios, identificar oportunidades de ahorro y simplificar los pasos para todas las personas implicadas.

Tomemos como ejemplo a un hipotético comercial de tu empresa, Max, y supongamos que aún no se ha implementado un buen sistema de gestión de gastos asociados a viajes de empresa.

Max viaja de Londres a Edimburgo para asistir a un evento trimestral. Antes de reservar el hotel, tiene que consultar el manual de la empresa para ver cuánto puede gastar en alojamiento. Lo mismo sucede con las comidas. También tiene que calcular el kilometraje.

Max pierde un tiempo valioso con todas estas búsquedas, por lo que finalmente opta por desatender las normas y simplemente guardar los recibos. Llega a desviarse de la política una o dos veces. Por otra parte, ninguno de sus gastos es visible hasta final de mes, de modo que el equipo contable de la empresa no tiene ni idea de a cuánto asciende el gasto total del evento de Edimburgo, se retrasa el cálculo del ROI y se tarda mucho en transferir los datos al software de contabilidad para su conciliación.

Peor aún, el gestor de viajes de negocios pierde ocasiones de ahorrar en costes. No sabe que muchos miembros de su equipo se alojan en Edimburgo y desaprovecha la ocasión de negociar tarifas con una cadena hotelera asociada. Eso no es todo: también resulta difícil llevar un seguimiento de los gastos.

Por último, al no contar con herramientas para viajes de negocios ni con software de gestión de gastos, la empresa no sabe dónde están sus empleados, lo que significa que no podrá prestarles ayuda en caso de que surja algún problema (pandemias, problemas meteorológicos, disturbios políticos, etc.).

Llevar el control de los gastos de viajes de negocios

Estas son las seis razones principales por las que una empresa necesita un sistema eficaz para gestionar los gastos de viaje:

1. Reducción de costes: puedes minimizar los costes si gestionas los gastos de viaje con precisión.
2. Mayor cumplimiento de las políticas: implantar una solución de gestión de gastos fácil de usar mejora el cumplimiento de las políticas para viajes de empresa y es útil tanto para los viajeros de negocios como para la propia empresa.
3. Seguimiento sencillo y práctico de los gastos: los viajeros pueden gestionar fácilmente su contabilización, llevar un seguimiento de los gastos y obtener reembolsos en cuestión de segundos.
4. Visibilidad en tiempo real: los equipos contables y los gestores de viajes de negocios pueden obtener informes y alertas en tiempo real, lo que les permite controlar el gasto en viajes en cualquier momento.
5. Tecnología innovadora: al aprovechar las tecnologías avanzadas, las empresas pueden utilizar tarjetas corporativas, controles de tarjetas y software de gestión de gastos interconectado para abarcar todos los gastos de viaje. Incluso pueden hacer uso de tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer todos los datos de recibos y facturas (y así no tener que introducir datos ni acumular recibos).
6. Exportación e integraciones simplificadas: las empresas pueden exportar fácilmente los gastos a otros sistemas, como el software de contabilidad, para llevar una gestión económica eficaz. Mejor aún, pueden utilizar una solución de gestión de gastos con integraciones directas con los ERP más habituales (como NetSuite) y software de contabilidad (como Xero y QuickBooks.

Simplificar los gastos de viajes de negocios

La gestión convencional de los viajes de negocios puede plantear importantes retos. Las políticas de gasto tradicionales son inflexibles, anticuadas y rara vez se integran con las herramientas más básicas.
Por desgracia, muchas empresas siguen exigiendo que se introduzca manualmente la información de los viajes de negocios en sistemas separados antes de reservar vuelos u hoteles o de hacer otros gastos. Este proceso lleva mucho tiempo y da lugar a errores humanos. Además, depender de la presentación manual de recibos para su reembolso (hablamos de recibos en papel, que se escanean y envían por correo electrónico) puede provocar frecuentes retrasos en los pagos.
Los equipos contables también tienen dificultades para revisar las solicitudes de gastos y devolverlas a los empleados para que las corrijan o añadan la información que falta. Como estas solicitudes se reparten entre diferentes sistemas —buzones de correo electrónico, hojas de cálculo, calendarios, etc.—, es imposible llevar un seguimiento de las gestiones.
En Payhawk, hemos introducido la funcionalidad Dietas, per diem o gasto diario permitido para resolver los problemas anteriores. Se trata de un proceso relativamente sencillo que consiste en establecer una tarifa diaria estándar para el reembolso, lo que elimina la necesidad de llevar un seguimiento de los gastos de viaje de cada persona.
Pueden cubrir todos los gastos razonables asociados a un viaje de negocios, incluidas las comidas. El importe que los empleados reciben como dieta, per diem o gasto diario permitido puede ajustarse según su ubicación y la duración del viaje. El gasto de viaje diario permitido también varía según las empresas y los países. Por ejemplo, en Alemania, se calculan de acuerdo con las disposiciones de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Usar esta funcionalidad ofrece varias ventajas, como la mejora del cumplimiento normativo y la reducción de la carga administrativa asociada a las políticas de gastos de viaje en una empresa. También permiten a las empresas llevar un seguimiento eficaz de los gastos desgravables, lo que simplifica las declaraciones de IVA.
Implantar una política de gastos de viaje correcta suele ser una buena alternativa para no tener que reembolsar a cada empleado los gastos individuales incurridos durante un viaje de negocios. En vez de solicitar el reembolso de cada comida, los empleados perciben una cantidad que cubre los gastos, lo que simplifica considerablemente el proceso.

Los empleados al volante en la gestión de gastos de kilometraje

• Los métodos tradicionales de gestión de gastos de viaje tienen limitaciones complicadas, que pueden convertir la gestión en una tortura. Algunas dificultades son:
• Los cálculos manuales y los errores: el cómputo manual de los gastos de kilometraje conlleva mucho tiempo y es propenso a errores. Utilizar una tecnología que automatice este proceso ahorra tiempo y evita fallos.
• Pérdida de recibos: cuando faltan recibos se dificulta la solicitud de deducciones o la obtención de reembolsos precisos.
• Falta de visibilidad: los métodos convencionales a menudo no se pueden monitorizar en tiempo real, lo que dificulta llevar un seguimiento actualizado de los gastos y tomar decisiones con conocimiento de causa.
• Control limitado: la gestión de gastos tradicional ofrece poco control, lo que complica la aplicación de políticas y la prevención del fraude o del uso indebido de los fondos.

Estas limitaciones pueden traducirse en bajos rendimientos, un aumento de los costes y problemas de conformidad normativa. Al implantar software de gestión de gastos para controlar y pagar los gastos de kilometraje, las empresas pueden afrontar estos retos y agilizar los procesos de gestión de gastos de viajes de negocios.
Ahí es donde Payhawk entra en juego. En Payhawk, nuestra funcionalidad de kilometraje simplifica enormemente el control de los gastos.

Los empleados no tienen más que introducir los datos de viaje (punto de partida, destino) en la app de Payhawk y nosotros calculamos automáticamente el importe correcto del gasto. La app utiliza Google Maps para calcular la distancia en función de los puntos inicial y final del viaje. Si la distancia real es significativamente distinta, los empleados pueden ajustarla a mano.

Los empleados como Max también pueden añadir escalas en rutas más complejas y los administradores de cuentas del equipo financiero pueden configurar la tarifa por kilometraje y establecer un proceso acorde a la política de gastos de la empresa.

Finalizada la verificación, los jefes de equipo pueden efectuar el reembolso con un clic. ¿Cuáles son las ventajas asociadas? Gracias a la funcionalidad de seguimiento y reembolso del kilometraje, los empleados pueden evitar procesos manuales y lentos, como tener que comprobar el cuentakilómetros antes y después de cada trayecto. Ni siquiera tienen que calcular las distancias (algo que a menudo causa imprecisiones y pérdida de tiempo).

Los gestores económicos necesitan disponer de un método fiable para verificar si un viaje es de negocios y comprobar las distancias declaradas. Este proceso de verificación suele conllevar mucho trabajo manual, lleva tiempo y puede dar lugar a errores.

Tras la aprobación, los gestores necesitan una forma sencilla de reembolsar el importe a los empleados. Tanto estos como los gestores desean usar una solución ágil para gestionar los gastos de kilometraje y otros costes, que ahorre tiempo y mejore la eficiencia. Nuestra solución es la respuesta más sencilla.

Colaborar en la gestión de gastos de viaje: TravelPerk y Payhawk

Para Payhawk, la integración con Travel Perk supone ocuparnos de todos los aspectos de los viajes de negocios de un empleado, desde el momento en que reserva un hotel hasta que se quita los zapatos al volver a casa.

Max puede reservar su alojamiento (vuelos, trenes y ferris incluidos) a través de TravelPerk y contabilizarlo directamente gracias a la integración con Payhawk. Del mismo modo, puede utilizar la app de Payhawk para enviar sus gastos de kilometraje y dietas, y luego cargar los justificantes oportunos en cuestión de segundos.

Por otra parte, en la oficina de Max, el equipo contable está encantado. Ha creado controles de tarjetas, dietas y kilometraje que observan a la perfección las políticas de gastos para los viajes de negocios en la empresa. Por tanto, todo lo que hace Max respeta por completo las normas y es fácil de controlar y conciliar.

Para un gestor económico, es crucial que los informes de gastos sean precisos y exhaustivos. Esto ayuda a controlar los costes y garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal, auditorías, etc. En Payhawk, te ayudamos a llevar un seguimiento eficaz de los gastos de viaje, así como a gestionarlos, a través de nuestra plataforma innovadora, que ahorra horas de trabajo, permite controlar los costes y ofrece una visión completa de los gastos (incluso durante los viajes).

¿Necesitas una opción más eficiente para gestionar viajes y contabilizar gastos? Programa una demo.