12 may 2023
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Simplifica la gestión de gastos con tarjetas virtuales

CFO Simplificación de la gestión de gastos con tarjetas virtuales
Resumen

¿Estás cansado de tener que lidiar con el caos que supone gestionar los gastos de los empleados? ¿La prevención del fraude supone un reto frecuente al que tienes que hacer frente? ¿Las tarjetas bancarias de tu empresa tardan siglos en emitirse y entregarse?

Si estos problemas te resultan familiares, ha llegado el momento de que consideres las tarjetas virtuales.

Índice

    En los últimos años, las tarjetas virtuales son una forma de pago que ha ido ganando popularidad.

    Con ellas, los usuarios tienen acceso casi instantáneo a sus tarjetas (y a los fondos asociados). Esto facilita el pago de bienes y servicios con mayor rapidez y sin demora.

    Además, las tarjetas virtuales ayudan a que los titulares paguen fácilmente, aunque se dejen la cartera en casa.

    En Payhawk, nuestros clientes pueden emitir tarjetas visa corporativas tanto en formato físico como virtual.

    ¿Cómo funciona la tarjeta virtual para empleados?

    Las tarjetas virtuales son reproducciones digitales de las tarjetas de empresa que generan un identificador único para cada transacción y que los empleados utilizan para comprar, ya sea online o en persona.

    Así que, si alguien intenta usa tu tarjeta virtual con fines fraudulentos, no funcionará porque no tendrá acceso al token generado por tu sistema durante el pago. Y cualquier transacción no autorizada se considerará sospechosa.

    Con estas tarjetas virtuales los titulares pueden costear todo sobre la marcha, desde los gastos de viaje hasta el material de oficina, sin esperar a los reembolsos.

    Por lo que si usas un software de gestión de gastos se mantendrán sincronizados el seguimiento de los gastos y la elaboración de informes.

    Además, las empresas tienen la posibilidad de controlar los límites de gasto, realizar un seguimiento de las transacciones en tiempo real, incluir alertas en tiempo real de transacciones sospechas, automatizar la declaración y el reembolso de gastos mediante el uso de tarjetas virtuales para empleados.

    Todo este proceso hace que se ahorre tiempo y dinero, mientras se garantiza un mayor control y tranquilidad, se mejora la precisión y se reduce el riesgo de fraude.

    Tarjetas de crédito con controles de gasto avanzados

    Las tarjetas más seguras para las empresas

    Beneficios de las tarjetas virtuales para empresas

    Las tarjetas virtuales son una buena solución para las empresas que quieren:

    • Reducir el costo de la gestión de gastos: en Payhawk, nuestras tarjetas virtuales para empresas proporcionan una forma más eficiente y rentable de administrar los gastos de los trabajadores.
    • Los empleados pueden disponer de sus tarjetas virtuales de Payhawk para abonar los gastos de viaje, comidas y entretenimiento sin tener que llevar una tarjeta corporativa física ni pagar de su bolsillo.
    • Prevenir el fraude: obtendrás una información más precisa en tiempo real sobre los pagos que hacen los empleados con las tarjetas corporativas, siempre sabrás a dónde va el dinero, quién ha pagado qué y por qué.
    • Automatizar los procesos contables: se acabó la introducción manual de datos y la búsqueda de recibos. Esto hará que los equipos financieros se ahorren muchas horas diarias y que se centren en actividades de mayor valor, como analizar las tendencias de los datos y crear nuevas oportunidades de negocio.

    ¿Cómo protegen tu dinero las tarjetas de empresa virtuales?

    Las tarjetas virtuales de empresa facilitan el seguimiento de los gastos y el control del presupuesto.

    Además, como puedes emitir cada tarjeta para un empleado, equipo o propósito distinto, siempre verás cuánto dinero se ha desembolsado y tendrás un mejor seguimiento de los gastos.

    De ahí que las tarjetas de visita virtuales sean una herramienta esencial para mantener tu dinero seguro, mientras realizas transacciones en Internet.

    La innovadora solución de tarjetas virtuales de Payhawk

    Nuestra solución de tarjetas virtuales cambia las reglas del juego para los negocios que buscan optimizar sus procesos financieros. La integración con los sistemas internos de contabilidad, la gestión de gastos del equipo y la entrada de datos automatizada facilitan la administración de las finanzas desde un único lugar.

    Con los reembolsos para toda la empresa y la posibilidad de gestionar las suscripciones con solo unos clics, te ayudamos a ahorrar tiempo y a controlar los gastos.

    Y teniendo todos los detalles de cada compra online, sabrás que tu equipo está tomando decisiones financieras inteligentes.

    Nuestra innovadora solución de tarjeta virtual ofrece muchas ventajas sobre los métodos de pago tradicionales, entre ellas:

    1. Integraciones con sistemas contables internos

    Puedes integrar de forma fácil nuestra solución de tarjeta virtual con tu sistema de contabilidad o ERP existente.

    Esto te permitirá contar con un flujo continuo de datos de gastos, conciliaciones sencillas y sin necesidad de introducir cifras. De este modo, dedicarás menos tiempo incorporando datos y más al crecimiento de tu negocio.

    2. Gestión de gastos de equipo

    Con nuestras innovadoras tarjetas virtuales para empleados, puedes establecer límites de gasto individuales para cada empleado y controlar sus compras en tiempo real.

    También es posible que hagas un seguimiento de los gastos del equipo con informes detallados que muestran lo que ha comprado cada trabajador y cuándo lo ha hecho.

    Así como monitorear y controlar los gastos de la empresa con un tablero fácil de usar.

    3. Entrada automatizada de facturas (OCR)

    En Payhawk, con la función OCR puedes importar tus recibos y facturas al sistema con tan solos unos clics, y registrar y procesar tus datos de gastos de forma automática, ahorrando tiempo y dinero en la entrada manual.

    4. Reembolso en toda la empresa

    Tu empresa puede obtener un reembolso en efectivo en cada transacción realizada con una tarjeta Payhawk (tanto física como virtual).

    Cada vez que un empleado paga con su tarjeta, puedes ganar un porcentaje de esa transacción en reembolso.

    Este programa no solo te ayudará a generar ingresos adicionales, sino que también incentivará a los empleados a usar tarjetas corporativas, acelerando el proceso de adopción y el cumplimiento de las políticas de gasto.

    5. Gestiona tus suscripciones con tan solo unos clics

    Con unos pocos clics, podrás administrar con facilidad tus suscripciones con nuestras funciones de gestión de suscripciones:

    • Configura pagos recurrentes para tus suscripciones y no vuelvas a preocuparte por el impago.
    • Haz un seguimiento de todas tus suscripciones y analiza los gastos para asegurarte de que estás obteniendo más rentabilidad con tu dinero.
    • Personaliza la gestión de tus suscripciones, adaptando el software a las necesidades específicas de tu empresa.
    • Crea alertas para las próximas renovaciones o cancelaciones de suscripciones y así evitar que se te olvide algún pago importante.

    6. Obtén información sobre cada compra en Internet

    Se acabó lo de rebuscar entre los recibos o tener que recordar dónde hiciste una compra.

    Ahora, los datos de los gastos se almacenan y codifican de forma correcta, por lo que no necesitas introducirlos a manos, las reclamaciones de IVA son más sencillas y el seguimiento de los gastos de los proyectos es más fácil para el ROI y la elaboración de presupuestos.

    Y los equipos de finanzas pueden ver todas las transacciones en tiempo, eliminar la carga de categorizar los gastos y establecer campos personalizados directamente en la misma plataforma.

    Cada vez que subes un recibo digital, simplemente seleccionas de una lista de categorías (rellenadas previamente por el equipo de finanzas) para definir para qué fue el gasto.

    Cómo conseguir una tarjeta virtual Payhawk

    Con el auge de las compras por Internet y los pagos digitales, el uso de tarjetas virtuales online se ha convertido en una manera cómoda y segura de realizar compras.

    En Payhawk, sabemos lo importante que es disponer de tarjetas de empresa fiables y fáciles de utilizar para tus gastos. Por eso te enviamos tu tarjeta virtual al móvil en cuestión de segundos para que la empieces a usar con solo unos clics.

    Si quieres conseguir una tarjeta virtual Payhawk sigue estos pasos:

    • Abre la app de Payhawk en tu smartphone y haz clic en el botón de la tarjeta en la parte inferior derecha.
    • Desde allí, podrás ver la información de tu tarjeta virtual.
    • Confía en la tarjeta virtual de Payhawk para una experiencia de compra online segura y sin problemas.

    "Ni siquiera he visto mi tarjeta física porque pago todo con el móvil. Y tampoco necesito verla... Solo quiero que funcione y poder hacerlo todo al instante. Y Payhawk me da todo eso", nos comentó Benoît Menardo, cofundador de Payflow.

    Con Payhawk los titulares de tarjetas virtuales para empresas ya no tienen que esperar días para que sus tarjetas corporativas lleguen al buzón, sino que una vez que el departamento financiero las haya emitido, podrán usarlas de inmediato.

    ¿Está listo para probar Payhawk?

    No dejes que una gestión de gastos obsoleta ralentice tu negocio. Prueba la solución de tarjeta virtual de Payhawk y agiliza todas tus operaciones. Programa una demo ya con nuestro equipo.

    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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