Des cartes virtuelles au service des dépenses du personnel

Ces dernières années, les paiements par carte virtuelle ont considérablement gagné en popularité. En effet, ils permettent aux utilisateurs d’accéder à leurs cartes (et aux fonds associés) en un clin d’œil, et donc de régler leurs achats sans attendre. En un mot, les cartes virtuelles simplifient les transactions et ne nécessitent pas d’avoir son portefeuille sur soi.

Chez Payhawk, nos clients ont la possibilité d’émettre des cartes Visa d’entreprise physiques et virtuelles pour que leurs employés puissent réaliser leurs transactions en quelques secondes.

Comment fonctionnent les cartes virtuelles pour le personnel ?

Les cartes virtuelles sont des représentations numériques des cartes d’entreprise que les employés peuvent utiliser pour leurs achats en magasin ou en ligne. Elles permettent aux entreprises de définir des plafonds de dépenses, de suivre les transactions en temps réel et d’automatiser les rapports de dépenses ainsi que les remboursements.

Pour chaque transaction, les cartes virtuelles génèrent un identifiant unique pouvant n’être utilisé qu’une seule fois par un seul employé. Si un individu tente de réaliser une transaction frauduleuse avec une carte virtuelle, il n’aura pas accès au jeton généré par votre système au moment du paiement et ne pourra donc pas aller au bout de son opération. Toute transaction non autorisée sera ensuite signalée comme activité suspecte.

Les cartes virtuelles permettent à votre personnel de régler toutes sortes de dépenses professionnelles où qu’il se trouve, qu’il s’agisse aussi bien de frais de déplacement que de fournitures de bureau, et ce sans devoir attendre d’être remboursé.

Le suivi des notes de frais et la génération de rapports de dépenses deviennent un jeu d’enfant grâce aux cartes virtuelles associées à un logiciel de gestion des dépenses. Il existe d’excellentes solutions qui proposent des cartes virtuelles et physiques sécurisées, dotées de fonctions innovantes de contrôle des coûts.

On retrouve notamment des fonctionnalités de sécurité améliorées de prévention des fraudes et des transactions non autorisées, des plafonds de dépenses ainsi que des alertes en temps réel en cas de transaction suspecte. Rassurées, les entreprises peuvent ainsi garder la main sur leurs finances.

Dans l’ensemble, les cartes virtuelles destinées aux employés permettent de gérer leurs dépenses de manière simple et efficace dans le cadre d’une solution plus complète. En automatisant ce processus, les entreprises gagnent du temps et de l’argent, tout en améliorant la précision et en réduisant le risque de fraude.

Les avantages des cartes virtuelles d’entreprise

Les cartes virtuelles sont un excellent outil pour les entreprises qui souhaitent :

• Réduire les coûts de gestion des dépenses : chez Payhawk, nos cartes virtuelles d’entreprise permettent d’améliorer l’efficacité et la rentabilité de la gestion des dépenses du personnel. Les employés peuvent payer leurs frais de déplacement, de restauration et de divertissement à l’aide de leur carte virtuelle, au lieu d’emporter une carte d’entreprise physique avec eux ou de régler leurs achats de leur poche.
• Anticiper les fraudes : lorsque le personnel utilise des cartes d’entreprise, vous gagnez en visibilité sur les paiements. Grâce à nos fonctionnalités de rapport en temps réel, vous êtes au courant de tout : qui effectue la transaction, dans quel but et où va votre argent.
• Automatiser les processus comptables : les équipes financières et de direction doivent se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse des tendances des données ou la création de nouvelles opportunités commerciales.

Les processus automatisés de gestion des dépenses, tels que les rappels de reçus manquants et les rapprochements, font gagner énormément de temps aux équipes financières. Fini la chasse aux reçus et la saisie manuelle des données !

Comment les cartes virtuelles d’entreprise protègent-elles votre argent ?

Les cartes virtuelles d’entreprise simplifient également le suivi des dépenses et la gestion du budget. En effet, le fait de pouvoir émettre des cartes pour un membre du personnel, une équipe ou un usage en particulier, vous permet d’accéder en permanence aux dépenses de votre entreprise pour les suivre de plus près.

Les cartes virtuelles d’entreprise sont donc un excellent moyen de protéger votre argent lors de transactions en ligne.

Payhawk présente sa solution innovante de cartes virtuelles

Pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus financiers, notre solution de cartes virtuelles est une véritable révolution. Grâce à nos intégrations avec les meilleurs ERP et outils comptables du marché, la gestion des dépenses d’équipe et la saisie automatique des données, vous pouvez gérer l’ensemble de vos finances au même endroit.

De plus, nous vous aidons à gagner du temps et à maîtriser vos dépenses en vous permettant d’émettre des remboursements à l’échelle de l’entreprise et de gérer vos abonnements en quelques clics. Vous disposez d’une visibilité complète sur chaque achat réalisé en ligne afin de vous assurer que votre équipe prend des décisions financières éclairées.

Voici quelques-uns des nombreux avantages que présente notre solution innovante de cartes virtuelles par rapport aux méthodes de paiement traditionnelles :

1. L’intégration avec des systèmes comptables internes

Intégrez facilement notre solution de cartes virtuelles avec le système ERP ou comptable de votre entreprise. Bénéficiez ainsi d’un transfert de données fluide, de rapprochements simplifiés et d’une saisie automatique des données. Vous pourrez donc consacrer plus de temps au développement de votre entreprise au lieu de le passer à saisir des données.

2. La gestion des dépenses d’équipe

Nos cartes virtuelles innovantes pour le personnel vous permettent de définir des plafonds de dépenses pour chacun de vos employés et de contrôler leurs achats en temps réel. Vous pouvez également les suivre à l’aide de rapports détaillés qui vous indiquent les sommes dépensées par chaque employé ainsi que l’horodatage des transactions. Cerise sur le gâteau, notre tableau de bord intuitif vous aide à garder la main sur les dépenses de votre entreprise pour une ou plusieurs entités.

3. La saisie automatisée des factures (technologie OCR)

Chez Payhawk, notre saisie automatisée des reçus et des factures via la technologie OCR vous permet de capturer et de traiter automatiquement les données des dépenses afin de gagner du temps et de l’argent par rapport à la saisie manuelle. Importez vos reçus et vos factures dans le système en quelques clics : notre fonctionnalité OCR s’occupe du reste.

4. Le cashback à l’échelle de l’entreprise

Obtenez du cashback sur chaque transaction réalisée à l’aide d’une carte Payhawk physique ou virtuelle. À chaque fois qu’un employé utilise sa carte, votre entreprise peut récupérer un pourcentage du montant payé en cashback.

Non seulement ce programme stimule le ROI, mais il incite aussi les entreprises à encourager l’adoption des cartes et donc à respecter les politiques de dépenses.

Obtenez du cashback sur chaque transaction réalisée à l’aide d’une carte Payhawk physique ou virtuelle. À chaque fois qu’un employé utilise sa carte, votre entreprise peut récupérer un pourcentage du montant payé en cashback.

Non seulement ce programme vous aide à générer des revenus supplémentaires, mais il incite en même temps les employés à utiliser les cartes d’entreprise, accélérant ainsi le processus d’adoption.

5. Une gestion des abonnements en quelques clics

À l’aide de nos fonctionnalités de gestion des abonnements, quelques clics suffisent pour :

• Configurer des paiements récurrents, pour ne plus jamais oublier de payer un abonnement ;
• Suivre les dépenses d’abonnement et analyser vos coûts pour maximiser votre rentabilité ;
• Personnaliser vos paramètres de gestion des abonnements et adapter notre logiciel aux besoins spécifiques de votre entreprise ;
• Définir des alertes pour un renouvellement ou une résiliation d’abonnement à venir et ainsi ne jamais manquer de paiement important.

6. Une meilleure visibilité sur les achats en ligne

Plus besoin de trier les reçus ou de mémoriser les détails de chaque achat ! Les équipes financières disposent d’une vue d’ensemble de toutes les transactions de l’entreprise en temps réel, au sein d’une plateforme unique. De plus, elles peuvent configurer des champs personnalisés de catégorisation des dépenses directement dans la plateforme utilisée par les détenteurs de carte pour effectuer leurs achats, afin de leur simplifier la tâche.

Par exemple, imaginons que Maxime, votre responsable marketing fictif, ait pour mission d’acheter une bannière pour un événement à l’aide de sa carte virtuelle. Étant donné que sa carte est plafonnée, il ne peut pas dépasser le budget.

Au moment d’importer son reçu numérique, il n’aura plus qu’à sélectionner la catégorie de dépense qui s’applique parmi une liste préremplie par les équipes financières et de direction. Ses données de dépenses sont maintenant capturées et codées. Aucune saisie manuelle n’est donc nécessaire, la récupération de la TVA est simplifiée et le suivi des dépenses de projet est facilité, ce qui se traduit par un meilleur ROI et une budgétisation plus efficace.

"Chaque titulaire de carte configure ses projets, de façon à suivre la répartition des coûts". "C’est un point important, car nos informations demeurent centralisées ; toutes les infos sur l’utilisation réelle du budget d’un projet sont accessibles et nous pouvons nous en inspirer pour nous améliorer. D’ailleurs, nous avons désormais le temps d’analyser les projets de façon proactive, car nous ne courons plus sans arrêt après les reçus !"

• explique Uchenna, responsable des finances chez MDM Props Ltd.

Comment se procurer une carte virtuelle Payhawk

L’essor du commerce en ligne et des paiements numériques a favorisé l’utilisation de cartes virtuelles, désormais considérées comme un moyen de paiement pratique et sécurisé. Chez Payhawk, nous savons qu’il est important de disposer de cartes d’entreprise fiables et intuitives pour vos dépenses en ligne. C’est pourquoi nous vous envoyons vos cartes virtuelles en quelques secondes sur votre mobile pour que vous puissiez commencer à les utiliser sans attendre.

Pour vous procurer une carte virtuelle Payhawk :

1. Ouvrez l’application mobile Payhawk et appuyez sur le bouton Cartes en bas à droite de votre écran.
2. À partir de cette vue, vous pouvez consulter les informations de votre carte virtuelle et utiliser cette dernière pour vos dépenses en ligne.
3. Faites confiance aux cartes virtuelles Payhawk pour effectuer vos achats en ligne en toute sécurité et en toute sérénité.

« Je n’ai jamais tenu ma carte bancaire physique entre les mains. D’ailleurs, je n’en ai pas besoin puisque je règle tous mes achats avec mon mobile. Je veux juste que ma carte fonctionne de manière instantanée et grâce à Payhawk, c’est possible ! »

, nous raconte Benoît Menardo, co-fondateur de Payflow.

Plus besoin d’attendre des jours que les cartes d’entreprise arrivent dans la boîte aux lettres de leurs titulaires ! Désormais, l’équipe financière se charge d’émettre des cartes virtuelles que les employés peuvent immédiatement utiliser.

Vous souhaitez vous faire votre propre opinion ?

Ne laissez pas un processus de gestion des dépenses obsolète ralentir votre activité. Testez notre solution de cartes virtuelles innovante et rationalisez vos opérations. Programmez une démo sans plus attendre.