12. Mai 2023
5 Min. Lesezeit

Vereinfachen Sie ihr Spesenmanagement mit virtuellen Firmenkarten

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Vereinfachen Sie ihr Spesenmanagement mit virtuellen Firmenkarten
Zusammenfassung

Sind Sie müde von der Verwaltung Ihrer Mitarbeiterausgaben? Stellt die Betrugsprävention eine ständige Herausforderung dar? Dauert es Ewigkeiten, bis Ihre Geschäftsbankkarten ausgestellt werden und ankommen? Wenn Ihnen diese Probleme bekannt vorkommen, ist es an der Zeit, sich mit virtuellen Firmenkarten zu befassen.

Inhaltsverzeichnis

    Virtuelle Karten sind ein Zahlungsmittel, das in den letzten Jahren immer mehr an Beliebtheit gewonnen hat. Anwender profitieren von einem nahezu sofortigen Zugriff auf ihre Karten (und das entsprechende Guthaben). Karteninhaber können Waren und Dienstleistungen demnach schneller und ohne Verzögerung bezahlen. Mit virtuellen Karten können Karteninhaber sogar dann problemlos Zahlungen tätigen, wenn sie ihr Portemonnaie zu Hause lassen.

    Kunden von Payhawk können ihren Karteninhabern sowohl physische als auch virtuelle Visa-Firmenkarten ausstellen, sodass Angestellte ihre Ausgaben in Sekundenschnelle tätigen können.

    Wie funktionieren virtuelle Karten für Mitarbeiter?

    Virtuelle Karten sind digitale Varianten von Firmenkarten, mit denen Karteninhaber online oder vor Ort einkaufen können. Mithilfe virtueller Karten für Mitarbeiter können Unternehmen Ausgabenlimits kontrollieren, Transaktionen in Echtzeit verfolgen und die Spesenabrechnung und -erstattung automatisieren.

    Mit virtuellen Karten können Mitarbeiter problemlos unterwegs bezahlen, z. B. Reisekosten der Büromaterialien, ohne zum Portemonnaie zu greifen oder auf Erstattungen warten zu müssen. Sie helfen ebenso dabei, die Spesenverfolgung und -berichterstattung zu synchronisieren, vorausgesetzt, sie sind mit einer Spesenverwaltungssoftware verbunden, idealerweise via einer intelligenten All-in-one-Lösung für die Ausgabenverwaltung.

    Darüber hinaus bieten einige der besten Ausgabenverwaltungslösungen auch innovative Kontrollen und Sicherheitsmechanismen für physische und virtuelle Karten, die für mehr Übersicht und Sicherheit sorgen. Dazu gehören erweiterte Sicherheitsfeatures, mit denen Betrug und nicht autorisierte Käufe verhindert werden können und Ausgabenlimits sowie Echtzeitwarnungen bei verdächtigen Transaktionen, die für mehr Kontrolle und Sicherheit sorgen.

    Somit ermöglichen virtuelle Karten für Mitarbeiter eine einfache und effektive Spesenverwaltung als Teil einer umfassenderen Lösung für das Ausgabenmanagement. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Automatisierung der Ausgabenverwaltung Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Präzision verbessern und das Betrugsrisiko senken.

    Mehr Zeit & Kontrolle mit den Firmenkarten von Payhawk

    Vorteile virtueller Karten für Unternehmen

    Virtuelle Karten eignen sich hervorragend für Unternehmen mit den folgenden Zielen:

    Reduzierung der Kosten für das Spesenmanagement: Die virtuellen Firmenkarten von Payhawk ermöglichen eine effiziente und kostengünstige Verwaltung der Mitarbeiterausgaben. Mitarbeiter können mit ihren virtuellen Karten Reise-, Verpflegungs- und Unterhaltungskosten bezahlen, ohne eine physische Firmenkarte mitführen oder aus eigener Tasche zahlen zu müssen.

    Prävention von Betrug: Beim Einsatz von Firmenkarten für Mitarbeiter erhalten Sie einen besseren Einblick in die Zahlungen. Mit unseren Echtzeit-Berichterstattungsfunktionen wissen Sie jederzeit, wie viel für welche Zwecke ausgegeben wird und wer den Kauf getätigt hat.

    Automatisierung von Buchhaltungsprozessen: Finanz- und Führungsteams müssen sich auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung konzentrieren. Dazu gehören beispielsweise die Analyse von Datentrends und die Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten. Dank automatisierter Prozesse für das Ausgabenmanagement, wie das Einholen von Belegen und die Abstimmung, sparen Finanzteams täglich mehrere Stunden wertvolle Arbeitszeit. Sie müssen Daten also nicht mehr manuell eingeben oder Belege mühsam einholen.

    Wie schützen virtuelle Firmenkarten Ihr Geld?

    Mit virtuellen Firmenkarten können Sie Ihre Ausgaben leichter verfolgen und Sie behalten einen besseren Überblick über Ihr Budget. Die Karten können für verschiedene Mitarbeiter, Teams oder Zwecke ausgestellt werden, sodass Sie die Höhe der Unternehmensausgaben stets im Blick haben und sie besser nachverfolgen können.

    Virtuelle Firmenkarten sind eine hervorragende Möglichkeit, die Sicherheit Ihres Geldes im Rahmen von Online-Transaktionen zu gewährleisten.

    Die innovative virtuelle Kartenlösung von Payhawk

    Unsere virtuelle Kartenlösung bietet Unternehmen, die ihre Finanzprozesse optimieren möchten, einen echten Mehrwert. Integrationen mit internen Buchhaltungssystemen, Spesenmanagement für Teams und automatisierte Dateneingabe erlauben eine einfache Verwaltung Ihrer Finanzen an einem zentralen Ort.

    Zusätzlich können Sie dank firmenweiten Rückerstattungen und einer Abonnementverwaltung mit nur wenigen Klicks Zeit sparen und den Überblick über Ihre Ausgaben behalten. Und dank der vollständigen Transparenz bei jedem Online-Einkauf können Sie sicher sein, dass Ihr Team intelligente finanzielle Entscheidungen trifft.

    Unsere innovative virtuelle Kartenlösung bietet viele Vorteile gegenüber herkömmlichen Zahlungsmethoden, darunter:

    1. Integrationen mit internen Buchhaltungssystemen
    Sie können unsere virtuelle Kartenlösung problemlos in Ihr bestehendes Buchhaltungssystem oder ERP integrieren. Dadurch profitieren Sie von einem nahtlosen Datenaustausch und einfachen Abstimmungen. Auf diese Weise entfällt die manuelle Eingabe der Daten und können sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

    2. Spesenmanagement für Teams
    Mit unseren innovativen virtuellen Firmenkarten können Sie individuelle Ausgabenlimits für die einzelnen Angestellten festlegen und ihre Einkäufe in Echtzeit verfolgen. Ferner können Sie die Teamausgaben anhand eingehender Berichte verfolgen, die Aufschluss über die Höhe und den Zeitpunkt der Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter geben. Schließlich können Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens über ein benutzerfreundliches Dashboard verfolgen und kontrollieren (selbst über mehrere Geschäftseinheiten hinweg).

    3. Automatische Rechnungserfassung (OCR)
    Mit der automatischen Beleg- und Rechnungserfassung per OCR-Technologie von Payhawk können Sie Ihre Ausgabendaten automatisch erfassen und die mühsame manuelle Eingabe ersetzen. Mit unserer OCR-Funktion können Sie Ihre Belege und Rechnungen mit nur wenigen Klicks in das System importieren und direkt verarbeiten.

    4. Unternehmensweites Cashback
    Ihr Unternehmen kann bei jeder Transaktion, die mit einer Payhawk-Karte (sowohl physisch als auch virtuell) durchgeführt wird, Cashback verdienen. Bei jeder Transaktion, die ein Mitarbeiter mit seiner Karte durchführt, können Sie einen bestimmten Prozentsatz dieser Transaktion in Form von Cashback erhalten.

    Dieses Programm ermöglicht nicht nur einen höheren ROI, sondern bietet auch Anreize für Unternehmen, die Akzeptanz und damit die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien zu fördern.

    5. Verwaltung von Abonnements in wenigen Klicks

    Mithilfe unserer Funktionen zur Abonnementverwaltung können Sie Ihre Abonnements mit ein paar einfachen Klicks problemlos verwalten:

    • Richten Sie wiederkehrende Zahlungen für Ihre Abonnements ein und verpassen Sie keine Zahlungen mehr.
    • Verfolgen Sie die Ausgaben für Ihre Abonnements und analysieren Sie die Kosten, um sicherzustellen, dass Sie den bestmöglichen Mehrwert erhalten.
    • Konfigurieren Sie individuelle Einstellungen für die Abonnementverwaltung und passen Sie unsere Software an die spezifischen Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens an.
    • Richten Sie Benachrichtigungen für anstehende Abonnementverlängerungen oder -kündigungen ein, damit Sie keine wichtige Zahlung verpassen.

    6. Überblick über sämtliche Online-Einkäufe

    Sie müssen keine Belege mehr sortieren und Finanzteams können alle geschäftlichen Transaktionen in Echtzeit auf einer Plattform einsehen. Ferner müssen Sie Ihre Ausgaben nicht mehr kategorisieren und können benutzerdefinierte Felder direkt auf der Plattform einrichten, über die der Karteninhaber seine Ausgaben tätigt. Nehmen wir zum Beispiel Maksim. Er ist ihr bester Marketingmanager und muss ein neues Werbebanner für eine Veranstaltung kaufen. Dazu muss er das Banner einfach nur mit seiner virtuellen Karte bezahlen. Er kann sein Budget nicht überschreiten, da die Ausgabenlimits bereits in seine Karten integriert sind.

    Beim Hochladen seines digitalen Belegs wählt er einfach aus einer Liste von Kategorien (die vom Finanzteam und dem Führungsteam vorgegeben wurde) den entsprechenden Verwendungszweck aus. Seine Ausgabendaten werden nun erfasst und korrekt zugeordnet. Somit entfällt die manuelle Dateneingabe, die Mehrwertsteuererstattung wird vereinfacht und die Verfolgung der Projektausgaben im Hinblick auf den ROI und die Budgetplanung wird erleichtert.

    „Jeder Karteninhaber kann den Vorgang selbst kodieren und sehen, wohin das Geld fließt“, so Uchenna, Finance Manager bei MDM Props Ltd. „Das ist wichtig, weil so alle Informationen an einem Ort bleiben und wir anhand der gesammelten Informationen zu den Projektbudgetausgaben erkennen können, wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Außerdem bleibt uns nun Zeit für proaktive Projektanalysen, da wir keine Belege mehr suchen müssen.“

    So beantragen Sie eine virtuelle Karte von Payhawk

    Im Zuge der steigenden Zahl von Online-Einkäufen und digitalen Zahlungen ist die Verwendung virtueller Karten im Internet inzwischen eine bequeme und sichere Einkaufsmöglichkeit. Wir bei Payhawk wissen, wie wichtig zuverlässige und benutzerfreundliche Firmenkarten für Ihre Online-Ausgaben sind. Deshalb liefern wir Ihnen Ihre virtuellen Karten in Sekundenschnelle auf Ihr Handy – so können Sie mit nur wenigen Klicks loslegen.

    Sie müssen lediglich die folgenden Schritte ausführen, um eine virtuelle Karte von Payhawk zu erhalten:

    • Öffnen Sie die mobile App von Payhawk und klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Karte”.
    • Hier können Sie Ihre virtuellen Kartendaten einsehen und für Ihre Online-Einkäufe verwenden.
    • Die virtuelle Karte von Payhawk bietet Ihnen ein nahtloses und sicheres Onlineshopping-Erlebnis.

    „Ich habe meine physische Karte noch gar nicht gesehen, weil ich alles mit dem Handy bezahle. Und ich will sie auch gar nicht sehen … Ich will mich auf die Arbeit konzentrieren und alles unmittelbar erledigen können. Und Payhawk bietet mir die Funktionen, die ich brauche”, so Benoît Menardo, Mitgründer von Payflow.

    Karteninhaber müssen nicht mehr tagelang darauf warten, dass ihre Firmenkarten im Briefkasten landen. Das Finanzteam kann stattdessen virtuelle Firmenkarten ausstellen, die die Mitarbeiter sofort nutzen können.

    Sie möchten selbst von den Vorteilen virtueller Karten profitieren?

    Testen Sie unsere innovative virtuelle Kartenlösung und optimieren Sie Ihre Betriebsabläufe. Jetzt Demo buchen.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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