Die Finanzverwaltung im dynamischen Transport- und Logistiksektor bringt besondere Herausforderungen mit sich. Von Kraftstoffkosten und Fahrzeugwartung bis zu grenzüberschreitenden Zahlungen fehlen herkömmlichen Finanzmethoden oft die nötige Transparenz und Effizienz. So bringen Sie Ihr Finanzteam in eine Führungsposition bei Ausgabenübersicht, Kontrolle, Planung und Flexibilität.
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Es gibt zahlreiche Herausforderungen, wenn es um die Ausgabenverwaltung in der Transport- und Logistikbranche geht. Von den Fahrern über die Zulieferer bis hin zur gesamten Lieferkette dazwischen gilt es, viele Kosten im Blick zu behalten.
Daher ist ein effizientes Ausgabenmanagement für Unternehmen wie Ihres in der Transport- und Logistikbranche besonders wichtig. Fehlt dies, drohen Budgetüberschreitungen und ein chaotisches Kostenmanagement – so verlieren Sie den Überblick darüber, wer wofür ausgegeben hat, und können wesentliche Ausgaben nicht von unzulässigen Kosten oder gar Betrug unterscheiden.
Bei Payhawk unterstützen wir Kunden wie Discordia, Baton und ICP dabei, ihr Ausgabenmanagement deutlich zu verbessern, Prozesse digital zu transformieren und Zeit für Finanz- sowie Nicht-Finanzteams zu sparen. Obwohl diese Unternehmen in Größe und Struktur sehr unterschiedlich sind, teilen sie vor dem Wechsel zu uns einige zentrale Probleme, darunter:
Wie können Transport- und Logistikunternehmen diese und weitere Herausforderungen meistern? Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Probleme, mit denen Ihr Unternehmen möglicherweise konfrontiert ist, sowie bewährte Lösungsansätze.
Behalten Sie Ausgaben in Ihrem Logistikunternehmen jederzeit unter Kontrolle – auch unterwegs
Mitarbeiter, die unterwegs sind – wie Fahrer – benötigen Zugriff auf finanzielle Mittel, um Geschäftsausgaben wie Verpflegung, Parkgebühren oder Reparaturen zu bezahlen. Bei vielen Mitarbeitern, die quer durchs Land oder sogar mehrere Länder fahren, wird die Zuordnung der Ausgaben schnell unübersichtlich.
Nutzen Ihre Fahrer private Karten oder Tankkarten und sammeln Papierbelege, wird die Spesenerfassung kompliziert und die Nachvollziehbarkeit erschwert. So ist es nahezu unmöglich, genaue Ausgabenaufzeichnungen zu führen und rechtzeitig Mittel bereitzustellen. Zudem verzögert sich die Transparenz über alle Unternehmensausgaben, und Erstattungen werden unnötig kompliziert.
Stellen Sie sich vor, Ihr Fahrer Steve liefert Waren über Nacht. Seine Tankkarte ist an bestimmte Standorte gebunden, weshalb er mit seiner privaten Karte tanken muss. Das bedeutet, dass er zunächst aus eigener Tasche bezahlt und auf die Erstattung warten muss – ein unnötiger Aufwand für ihn und für Sie. Er muss Belege sammeln, manuell erfassen und auf die Genehmigung warten.
Eine Firmenkarte mit voreingestelltem Ausgabelimit und integrierten Regeln wäre in solchen Fällen deutlich schneller und zuverlässiger für Ihren Fahrer.
Der Umstieg von Erstattungen auf Firmenkarten kann ebenfalls mühsam sein.
Die Ausgabe von Firmenkarten an alle Mitarbeiter ist oft zeitaufwendig, besonders wenn die Karten nicht direkt in Ihr Ausgabenmanagementsystem integriert sind.
Mit Payhawk erhalten Sie sofort physische und virtuelle Karten, ohne Kontrolle einzubüßen. Sie können Limits für einzelne Mitarbeiter oder Teams festlegen, Ausgaberichtlinien durchsetzen und die Einhaltung automatisieren – ganz ohne manuelle Prüfungen.
Das bestätigte auch Nelly Dobreva, Leiterin des Prozess- und Technologiezentrums bei Linehaul-Spezialist Baton:
„Mit herkömmlichen Bankkarten hatten wir kaum Einblick in die Ausgaben der Fahrer und deren Bedarf an zusätzlichen Mitteln. Geldüberweisungen auf private Karten dauerten zu lange. Mit Payhawk können wir ihnen nun einfach ein Ausgabelimit aus unseren Firmenmitteln setzen. So sehen wir jederzeit, wer wann wie viel ausgegeben hat, und können die Richtlinien bei Bedarf anpassen.“
Fahrten über Ländergrenzen hinweg bringen oft verschiedene Ausgaben in unterschiedlichen Währungen, grenzüberschreitende Zahlungen und Fremdwährungsgebühren mit sich.
Anstatt verschiedene Systeme für jede Region zu verwenden, nutzt der europäische Transportriese Discordia unsere Lösung, um mehrwährungsfähige Firmenkarten zu erstellen, Umtauschgebühren zu minimieren, internationale Zahlungen ohne versteckte Bankgebühren abzuwickeln und Finanzberichte mehrerer Einheiten zu konsolidieren.
Mit einer Flotte von 1.500 LKWs, über 2.000 Fahrern, Kunden in mehr als 70 Ländern und 2.400 Mitarbeitenden ist kosteneffizientes Ausgeben über Grenzen hinweg unerlässlich.
Als Finanzleiter in einem Transportunternehmen wissen Sie, wie schnell sich die Mehrwertsteuer auf Kraftstoff, Mautgebühren und grenzüberschreitende Ausgaben summiert.
Hier hilft unsere automatisierte Ausgabenkategorisierung und die Mehrwertsteuer-Integration mit 60Dias.
Unser automatisches Datenerfassungssystem erfasst alle relevanten Details, während 60Dias diese in steuerkonforme Rechnungen umwandelt. Von der AEAT-zertifizierten digitalen Belegprüfung bis zur Erstellung vollständiger, absetzbarer Rechnungen läuft alles automatisch. Diese Rechnungen synchronisieren sich direkt mit Ihrer Payhawk-Plattform und machen die Mehrwertsteuerrückerstattung einfach und sorgenfrei.
Stellen Sie sich vor: Ein LKW bleibt liegen, und Fahrer Markus hat keine Mittel für Reparaturen. Er muss Geld vom Backoffice anfordern, doch die Überweisung dauert zwei Tage. Das Fahrzeug steht still und verursacht Kosten.
Ähnliches passiert, wenn Markus ein Bußgeld bezahlen muss, aber nicht genug Geld dabei hat. Er muss erst die Mittel beantragen, auf Genehmigung warten und dann auf die Auszahlung.
Zudem erlauben traditionelle Bankkarten oft keine Bargeldabhebungen, sodass eine Fahrt zur nächsten Bank nötig wird, was nicht gerade praktisch ist.
Mit einer intelligenten Ausgabenlösung, die Firmenkarten, integrierte Kontrollen und Ausgabenmanagement kombiniert – wie bei Payhawk – sieht das ganz anders aus:
Das manuelle Sammeln von Belegen setzt darauf, dass jeder Mitarbeiter jede Ausgabe unterwegs akkurat dokumentiert. Geht ein Beleg verloren, müssen Sie und Ihr Finanzteam zeitaufwendig Ausgaben nachverfolgen, statt sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Nelly von Baton beschreibt die Situation vor Payhawk so:
„Fahrer mussten nach Wochenend- oder Urlaubsrückkehr alle gesammelten Belege der letzten vier Wochen im Büro abgeben. Viele Belege gingen verloren, und unsere Buchhalter verbrachten viel Zeit damit, Ausgaben und Belege abzugleichen.“
Manuelles Ausgabenmanagement ist zeitintensiv – von der Belegerfassung über die Eingabe in Spesenformulare bis zur Genehmigung und Erstattung.
Diese Prozesse sind ineffizient und anfällig für Fehler.
Tsvetomir Uzunov, CFO bei Discordia, berichtet von der Verbesserung durch Payhawk:
„Wir haben die Produktivität unserer Mitarbeiter mehr als vervierfacht und erwarten bei wachsender Flotte noch größere Effekte. Die Automatisierung durch Payhawk hat die Bearbeitungszeiten stark verkürzt und Fehlerquellen bei manueller Spesenverwaltung deutlich reduziert.“
Erfahren Sie mehr zu zeitsparenden Finanzlösungen und Automatisierungen im kurzen Video unten.
Wie können Sie das Ausgabenmanagement in Ihrem Logistikunternehmen effizienter gestalten? Hier einige bewährte Methoden, die Sie in Betracht ziehen sollten.
Wenn Mitarbeitende unterwegs Unternehmensmittel ausgeben, sorgen klare Genehmigungsprozesse für reibungslose Abläufe. Smarte Automatisierung sorgt zudem für Geschwindigkeit. Ohne solche Prozesse häufen sich Ausgaben und die Finanzabteilung verliert Zeit mit der Nachverfolgung von Freigaben.
Mit Automatisierung entfällt das manuelle Nachfragen. Statt Mitarbeitende zu bitten, den richtigen Genehmiger zu suchen, übernehmen individuell angepasste Workflows diese Aufgabe automatisch – das spart Zeit und sorgt für effiziente Freigaben.
Legen Sie Genehmigungsregeln fest, die genau zu Ihrer Unternehmensstruktur passen – ganz gleich, wie komplex diese ist. Soll etwa ein Senior Manager Ausgaben über 500 £ freigeben? Kein Problem. Möchten Sie Genehmigungen nach Budget, Kategorie oder Abteilung steuern? Einfach umsetzbar.
Mit dem benutzerfreundlichen Workflow-Designer behalten Sie die volle Kontrolle und stellen sicher, dass jede Ausgabe ohne Aufwand die richtige Freigabe erhält.
Gute Entscheidungen basieren auf präzisen, aktuellen Daten. Fehlen diese, bleibt Ihnen nur das Raten, wohin Geld fließt, und das mühsame Nachverfolgen von Belegen.
Mit voller Echtzeit-Transparenz sehen Sie sofort, wer wann wo wie viel ausgegeben hat – ohne Wartezeiten oder Überraschungen. Jede Zahlung ist sofort sichtbar und nachverfolgbar.
Möchten Sie Ausgaben nach Abteilung analysieren? Kein Problem. Limits anhand realer Ausgabemuster anpassen? Leicht gemacht. Trends erkennen oder Unstimmigkeiten entdecken, noch bevor Belege eingereicht sind? Auch das ist möglich.
Nicht nur die Finanzabteilung profitiert: Budgetverantwortliche, Abteilungsleiter und Projektmanager erhalten sofortigen Zugriff auf Ausgabenübersichten und können Budgets überwachen, proaktiv handeln und Berichte ohne Aufwand abrufen.
Kostenkontrolle ist in der Transport- und Logistikbranche entscheidend – bei vielen Beteiligten ist das Nachverfolgen der Ausgaben komplex. Wie behalten Sie dabei den Überblick, ohne Prozesse zu verlangsamen und Teams einzuschränken? Die Lösung liegt in smarter Ausgabenmanagement-Technologie.
Mit erweiterten Karteneinstellungen können Finanzteams individuelle Ausgabelimits festlegen, die Nutzung zeitlich, kategorien- oder standortbezogen einschränken – zum Beispiel erlauben Sie Tankausgaben, sperren aber Online-Shopping. So gewährleisten Sie Compliance, ohne ins Detail eingreifen zu müssen.
Manuelle Abrechnungen sind langsam und fehleranfällig. Mit dem richtigen Tool können Sie Ihre Ausgaben direkt mit Ihrem ERP und Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Das ermöglicht automatische Abrechnung und sorgt für aktuelle, präzise Ausgabenerfassung.
Dadurch steigt die Transparenz im Unternehmen, und Berichte lassen sich ohne manuelle Dateneingabe erstellen.
Die passende Lösung vereinfacht Prozesse, ohne neue Komplexität zu schaffen. Achten Sie auf Funktionen, die Ausgabenverwaltung schneller, einfacher und effizienter machen, um den Betrieb optimal zu unterstützen.
Discordia, mit einer Flotte von 1.500 Fahrzeugen und über 2.000 Fahrern, suchte nach einer Lösung, um das Ausgabenmanagement für Fahrer zu verbessern und gleichzeitig die Kosten an über 70 Standorten streng zu kontrollieren.
Vor Payhawk fehlte die nötige Transparenz, wodurch Einsparpotenziale ungenutzt blieben.
Heute hat Bulgariens größtes Transport- und Logistikunternehmen die Bearbeitungszeiten deutlich reduziert und Fehler bei manueller Spesenverwaltung minimiert.
Für Fahrer wie Petyo Kozarov hat sich das spürbar verbessert:
„Für mich ist Payhawk ein großer Gewinn. Ich habe unterwegs immer direkt Zugang zu Firmengeldern, muss nicht mehr mit eigenen Mitteln für Parkgebühren, Maut oder Bußgelder zahlen. Und die Belegerfassung ist kinderleicht – ich fotografiere sie mit der App, und sie landen direkt im Büro.“
Finanzchef Tsvetomir beschreibt, wie Payhawk auch das Wohl der Mitarbeiter unterstützt:
„Fällt jemand unterwegs krank aus, können wir sofort Geld schicken und eine Unterkunft organisieren. So können sie zum Arzt gehen – das ist eine enorme Erleichterung. Stellen Sie sich vor, Sie sind irgendwo auf der Welt und haben keine Ressourcen – das wäre eine schlimme Situation.“
Lesen Sie die vollständige Discordia-Fallstudie.
Im Transport zählt jede Sekunde und jeder Euro, Pfund oder Dollar. Um mit dem Tempo mitzuhalten, brauchen Sie eine Ausgabenlösung, die mit Ihnen Schritt hält – und Finanzprozesse vereinfacht, während sie volle Kontrolle, Echtzeittransparenz und Effizienz bietet.
Mit den richtigen Tools reduzieren Sie Verwaltungsaufwand, verhindern Überschreitungen und sichern sich einen Vorsprung in einem wettbewerbsintensiven Markt.
Möchten Sie Ihre Transport- und Logistikausgaben optimieren? Entdecken Sie, wie Payhawk Ihre Finanzprozesse heute revolutionieren kann, und vereinbaren Sie eine Demo mit unseren Experten.
Raquel ist seit den Anfängen ein zentraler Bestandteil von Payhawk und hat im Laufe der Jahre nahtlos verschiedene Schlüsselrollen übernommen – vom Vertrieb über den Aufbau des Kundenerfolgsteams bis hin zum Content- und Produktmarketing. Heute ist sie als Senior Product Marketing Managerin tätig und verantwortet zudem die ESG-Initiativen des Unternehmens. In ihrer Freizeit ist Raquel leidenschaftliche Outdoor-Sportlerin, schwimmt, wandert und backt mit Begeisterung für ihre beiden Kinder.
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Egal, ob Ihr Unternehmen zehn, hunderte oder tausende Mitarbeitende beschäftigt – unsere zentrale, skalierbare Lösung verschafft Ihnen einen besseren Überblick Ihrer Geschäftsausgaben.
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