Nahtlose Finanzprozesse bei Discordia

Herausforderungen vor Payhawk

Vor dem Einsatz von Payhawk hat die Finanzabteilung von Discordia jeden Monat mehr als 25.000 Spesenabrechnungen manuell bearbeitet und erfasst. Schlimmer noch: Viele dieser Belege waren zerknittert, kaum lesbar und in verschiedenen europäischen Sprachen verfasst.

Auch in finanzieller Hinsicht standen die Fahrer vor zahlreichen Herausforderungen. Vor jeder Fahrt wurde ihnen Geld auf ihre Debitkarten überwiesen, was häufig zu Problemen wie erhöhten Bankgebühren, Pfändungen und Verzögerungen bei der Spesenabrechnung führte. Und wenn sie zusätzliches Geld für unerwartete Ausgaben, Unfälle oder Bußgelder benötigten, mussten die Fahrer lange auf das Geld warten, was ihre Arbeit verzögerte und das Unternehmen Geld kostete.

Viliana Krasteva, Finance Supervisor bei Discordia:

Der wachsende Fuhrpark des Unternehmens und die damit verbundene Zunahme des Arbeitsvolumens wurden zu einer immer größeren Herausforderung. Die Datenverarbeitung nahm immer mehr Zeit in Anspruch. Wir mussten die Kernprozesse bei der Verwaltung und Abrechnung der Ausgaben unserer Fahrer und anderer Mitarbeiter, die Geschäftsausgaben verursachen, optimieren.

Bessere Bedingungen für die Fahrer von Discordia

Seit der Umstellung auf unsere Ausgabenmanagementlösung hat das Team von Discordia gleich zwei wichtige Ziele erreicht.

Zum einen wurden die Arbeitsbedingungen der Fahrer deutlich verbessert. Die Fahrer stellten schnell fest, dass sie keine umfangreichen Spesenabrechnungen mehr schreiben mussten, sobald sie die Firmenkarten von Payhawk einsetzten. Zudem hatten sie nun auch unterwegs jederzeit Zugang zu betrieblichen Mitteln.

Discordia-Fahrer Petyo Kozarov sagt:

Payhawk ist ein großer Vorteil, weil wir jetzt schneller betriebliche Mittel von der Firma zur Verfügung gestellt gekommen. Ich brauche kein privates Geld, um Parkplätze, Mautgebühren oder Strafzettel zu bezahlen und kann mit der mobilen App von Payhawk sämtliche Belege digital hochladen.

Wir helfen Discordia auch dabei, seine Fahrer in unvorhergesehenen Situationen zu unterstützen, wie z. B. bei Verkehrsunfällen oder Krankheit während der Fahrt, und zwar mit sofortigen Mitteln, ohne dass die Fahrer auf ihr eigenes Geld zurückgreifen müssen.

CFO Tsvetomir Uzunov erklärt:

Wenn jetzt jemand unterwegs krank wird, können wir ihm sofort Geld schicken und ihn in einem Hotel unterbringen. Und mit dem Geld kann er auch zum Arzt gehen, was ebenfalls hilft. Stell dir vor, du bist irgendwo auf der Welt, erlebst so einen Vorfall und hast keine Ressourcen – das wäre eine katastrophale Situation.

Zweitens sparte Discordia schnell Geld bei Fremdwährungsgebühren, seit sie unsere Firmenkarten anstelle von Überweisungen auf die privaten Bankkarten der Mitarbeiter verwenden.

Aber Geld ist nicht das Einzige, was das Team von Discordia mit Payhawk spart. Unsere Automatisierung hat ihnen auch enorm geholfen, die Zeit für die Bearbeitung von Spesendokumenten zu verkürzen und die Fehlerquote zu senken, die bei der manuellen Verarbeitung großer Datenmengen entstehen kann.

Laut Tsvetomir Uzunov hat Discordia die Produktivität der Mitarbeiter mehr als vervierfacht – und er ist überzeugt, dass dieser Effekt mit dem Wachstum des Unternehmens noch zunehmen wird.

Peter Dimitrov, Projektmanager bei Discordia, beschreibt:

„Mit Payhawk erfassen wir die Ausgabe am Tag ihrer Entstehung. Vor Payhawk? Da mussten wir warten, bis die Spesen per Post eingingen.“

Ein weiteres Feature, das Discordia begeistert, ist die Möglichkeit, Dutzende Karten vorzubestellen, die im Büro bereitliegen und einem Mitarbeiter sofort vor der Aktivierung zugewiesen werden können. Ideal für kurzfristige Fahrereinstellungen oder dringende Ersatzbedarfe – kein Warten auf die Zustellung einer neuen Karte.

Milena Naydenova, Expertin für Kreditverwaltung und Zahlungen bei Discordia, berichtet:

„Wir nutzen den Vorbestellungsprozess für Karten von Payhawk seit Anfang des Jahres, und er bietet uns außergewöhnliche Flexibilität. Durch die auf Vorrat bestellten Karten können wir unseren internationalen Fahrern in jeder unvorhergesehenen Situation sofort sichere Mittel zur Verfügung stellen – sei es bei Verlust, Beschädigung oder dringendem Ersatzbedarf. Dank dieses Ansatzes sorgen wir für Sicherheit und finanzielle Stabilität unserer Fahrer unterwegs und steigern gleichzeitig die Effizienz in unserem dynamischen Arbeitsumfeld.“

Bessere Ausgabenkontrolle und Transparenz

Das Finanzteam von Discordia schätzt die konfigurierbaren Kontrollfunktionen der Payhawk Firmenkarten. Beispielsweise, das Zulassen oder Sperren von Abhebungen am Geldautomaten, die Einschränkung der Kartennutzung nach Wochentagen und die Begrenzung der Nutzung bei bestimmten Händlern.

Durch unsere nahtlosen Integrationen wurde auch die gesamte manuelle Verarbeitung von Ausgaben in ihrem ERP-System eliminiert, was zu einer Verringerung der Fehlerquote und einer Verbesserung der Rechenschaftspflicht geführt hat.

—Viliana Krasteva, Finance Supervisor bei Discordia:

Die optische Dokumentenerkennung (OCR) hat uns bei der Optimierung sehr geholfen und viele Prozesse beschleunigt. Payhawk erkennt unterschiedliche Dokumententypen und sogar verschiedene Lieferanten.

Die Extrameile für einen besseren Kundenservice

Als größtes Transport- und Logistikunternehmen in Bulgarien mit mehr als 2.000 Fahrern und einem geplanten Wachstum auf 10.000 in den nächsten sechs Jahren benötigte Discordia eine benutzerfreundliche und skalierbare Lösung.

Bei Payhawk ist unsere Plattform (einschließlich unserer benutzerfreundlichen mobilen App) derzeit in zehn Sprachen verfügbar, darunter auch Englisch, kombiniert mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die für jeden Mitarbeitenden einfach zu bedienen ist.

Tsvetomir Uzunov:

Für uns war es sehr wichtig, dass Payhawk eine Lösung anbietet, die unseren spezifischen Anforderungen entspricht. Eine Lösung, die a) ein hochwertiges Benutzererlebnis bietet und b) einen Kundensupport und eine Benutzeroberfläche in bulgarischer Sprache zur Verfügung stellt - etwas sehr Spezielles, aber äußerst Wichtiges für uns.

Das Team von Discordia sagt, dass sie sehr von Payhawks lokalem Sprachsupport profitiert haben und nennt auch ihre Erfahrungen mit dem Customer Success Team als ein großes Highlight.

Peter Dimitrov describes:

Eine der bemerkenswertesten Qualitäten des Customer Success Teams von Payhawk ist sein proaktiver Ansatz gegenüber den Kunden. Anstatt nur auf auftretende Probleme zu reagieren, kontaktieren sie uns proaktiv, um unsere Fortschritte zu überprüfen, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren und proaktive Beratung und Unterstützung anzubieten. Dieses proaktive Engagement unterscheidet sie von anderen Customer Success Teams, mit denen wir zusammengearbeitet haben!

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