Как Discordia увеличи производителността над 4 пъти с Payhawk

Животът преди Payhawk

25,000 отчетни бележки за разходи. Толкова е трябвало да обработва и въвежда ръчно всеки месец финансовият отдел на Discordia. Много от тези бележки са намачкани, едва четими и са написани на “всички езици в Европа,” както пояснява финансовият директор на Discordia Цветомир Узунов.

Положението на водачите не е по-леко. Преди всеки курс те получавали средства в личните си дебитни карти и използвали тях за разплащане. Това води след себе си неудобства и проблеми като банкови такси, запори, увеличено време за отчитане.

При нужда от допълнителни средства - при непредвидени такси, пътни произшествия или глоби - водачите трябвало да чакат неопределено време преди парите да пристигнат в банковата им сметка. Това забавяло работата им и коствало пари на цялата компания.

Вилиана Кръстева, супервайзер отдел „Финанси“ в Discordia, споделя: “Увеличаващата се флота на компанията и съответно нарастващият обем от работа се превръщаше във все в по-голямо предизвикателство. Очевидно беше, че обработка на данни ще изисква все повече време. Имахме голяма нужда от оптимизиране на основните процеси, свързани с управлението и осчетоводяването на разходите на водачите ни, както и на други служители, които генерират служебни разходи.”

Така финансовият екип на Discordia започва да търси решение на проблемите си с помощта дигитална трансформация и го намира в Payhawk.

Подобряване на административните процеси. И на условията за водачите.

Когато Discordia избират Payhawk като решение за управление на корпоративни карти и бизнес разходи, те постигат едновременно две цели.

От една страна условията на работа на водачите значително се подобряват. Те започват да използват корпоративните карти на Payhawk, които им спестяват нуждата от писане на отчети, а в същото време им дават постоянен достъп до средства.

За мен Payhawk е голямо предимство, защото имам постоянно служебни пари. Не ползвам лични средства за плащане на паркинги, пътни такси и глоби. Не ми се налага да правя допълнителни отчети - с мобилното приложение на Payhawk снимам касовите бележки и те отиват в офиса.

Петьо Козаров - Водач, Discordia

Същевременно Payhawk дава възможност на Discordia да помага на водачите си при възникването на всякакви непредвидени ситуации като пътни произшествия или болест по време на курс. Финансовият директор Цветомир Узунов добавя: “Понякога на всички нас ни се случва здравословен проблем. Например, човек се разболява на пътя. Тогава ние можем да му изпратиме пари, можем да го настаним веднага в хотел. С парите той може да отиде на лекар, което със сигурност помага. Може да си представите, ако някой от нас е някъде по света и му се случи такава случка, но не разполага с ресурса, в каква ситуация изпада и за какво неудобство става въпрос.”

Когато компанията спира да превежда пари по личните банкови карти на служителите, тя започва да спестява пари от банковите такси, свързани с тях. Но парите не са единственото, което Discordia започва да пести с Payhawk. Автоматизацията им помага да намалят времето за обработка на разходни документи, а също и неточностите, които често възникват, когато се работи ръчно с големи обеми от информация. Според Цветомир Узунов Discordia успява да повиши производителността на служителите над 4 пъти, като смята, че с растежа на компанията, този ефект само ще става още по-голям.

С Payhawk осчетоводяваме разхода в деня на генерирането му, докато преди това се случваше след като получим разходите по пощата.

Петър Димитров - Мениджър Проекти, Discordia

Повишен контрол и видимост над разходите

Финансовият екип на Discordia оценява изключително много функциите за контрол, с които разполагат картите на Payhawk. Те редовно използват голяма част от тях: разрешаване или блокиране на тегленето от банкомат, ограниченията за използване на карти по ден от седмицата, както и ограниченията за използване при определени видове търговци.

Екипът на компанията вече има възможност да наблюдава всички направени фирмени разходи в момента на тяхното случване, което им дава повече сигурност и спокойствие. Освен това те премахват ръчното обработването на разходи в тяхната ERP система, което им спестява грешки и подобрява отчетността.

“Оптичното разпознаване на документи (OCR) помогна много за оптимизацията. Payhawk разпознава различни типове документи и дори различните доставчици. Всичко става много по-бързо.” Вилиана Кръстева - Супервайзер отдел „Финанси“, Discordia

Лесен за използване интерфейс на български език

Като най-голямата Българска транспортно-логистична компания с над 2,000 водачи, за които се планира да нараснат до 10,000 в следващите 6 години, Discordia има нужда от решение, което може да се използва с лекота и за тази цел езикът е от голямо значение.

В момента платформата и мобилното приложение на Payhawk са налични на общо 10 езика, сред които и български, като това е комбинирано с интерфейс, който е интуитивен и може да бъде използван от всеки човек.

Много важно е да отбележа, че Payhawk ни предложи решение, адаптирано към нашите специфични нужди. Решение, което има високо качество на преживяването за потребителите и което предлага клиентска поддръжка и интерфейс на български език - нещо много специфично, но изключително важно за нас.

Цветомир Узунов, Финансов директор, Discordia

Освен екипът по поддръжка, Discordia остават впечатлени и от Customer Success екипа. Петър Димитров разказва повече: “Едно от забележителните качества на Customer Success екипа на Payhawk е техният проактивен подход към клиентите. Вместо просто да реагират на проблеми, когато възникнат, те активно се свързват с нас, за да проверят напредъка ни, да идентифицират потенциални области за подобрение и да предоставят проактивни насоки и подкрепа. Това ниво на проактивна ангажираност ги отличава от другите Customer Success екипи, с които сме работили.”

Търси ли и вашата компания решение за управление на разходите, което да е на български език и да идва с отдаден на успеха ви екип? Запазете безплатна среща с наш експерт и намерете отговори на всички ваши въпроси.