Discordia verviervoudigt productiviteit

Discordia behoort tot de twintig grootste transport- en logistiekbedrijven van Europa. Het bedrijf heeft meer dan 2400 medewerkers en een wagenpark van ruim 1500 vrachtwagens. Naast internationaal wegtransport verzorgt Discordia ook goederenvervoer per spoor en expeditiediensten voor zee- en luchtvracht. Het bedrijf is actief in meer dan 70 landen.

Discordia heeft meer dan 2000 chauffeurs in ruim 70 landen en kreeg daardoor met steeds grotere uitdagingen te maken. Elke maand moesten meer dan 25.000 declaraties handmatig in het ERP-systeem worden ingevoerd. Bonnetjes kwamen vaak te laat binnen, waren beschadigd of opgesteld in een vreemde taal. Dat vertraagde de afstemming van de uitgaven en vergrootte de kans op fouten. Chauffeurs betaalden met hun eigen betaalkaarten, wat leidde tot vertragingen en bankkosten. Bovendien had de financiële afdeling weinig zicht op hun uitgaven. Ook als chauffeurs onderweg dringend extra geld nodig hadden, kostte het veel tijd en moeite om dat te regelen.

Inkopen doen onderweg was al net zo omslachtig. Als een chauffeur iets nodig had, moest hij de helpdesk van Discordia bellen en uitleggen wat hij wilde aanschaffen. De helpdesk maakte vervolgens een ticket aan en stuurde dat door naar de afdeling die de aanvraag moest goedkeuren. Elke extra stap zorgde voor vertraging. Bovendien was vaak onduidelijk wie een aanvraag moest goedkeuren, waardoor aanvragen regelmatig bij de verkeerde persoon terechtkwamen en chauffeurs lang op goedkeuring moesten wachten.

Discordia heeft Payhawk ingevoerd om de verwerking van uitgaven in het hele bedrijf te digitaliseren en automatiseren. Chauffeurs kunnen hun uitgaven nu direct digitaal registreren via een mobiele app en betalen met bedrijfskaarten, waardoor papierwerk overbodig is geworden. Ook op de financiële afdeling is handmatige gegevensinvoer niet meer nodig: uitgaven worden automatisch verwerkt en gesynchroniseerd met het ERP-systeem. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten. Dankzij vooraf uitgegeven betaalkaarten kunnen ook nieuwe en vervangende chauffeurs meteen op pad.

Vervolgens ging Discordia Payhawk ook voor inkoop gebruiken. Dat viel samen met de introductie van Payhawks nieuwe AI Procurement Agent. Hiermee kunnen aanvragen sneller en eenvoudiger worden goedgekeurd en kunnen chauffeurs gemakkelijk extra saldo aanvragen, terwijl de financiële afdeling de controle houdt.

Chauffeurs hoeven nu alleen maar een berichtje in de chat te sturen als ze extra geld nodig hebben. De AI Procurement Agent maakt daar automatisch een volledige aanvraag van en stuurt die direct naar de juiste persoon voor goedkeuring. Vooraf ingestelde goedkeuringsregels zorgen ervoor dat het uitgavenbeleid automatisch wordt nageleefd. De agent begeleidt chauffeurs stap voor stap en begrijpt hen in hun eigen taal. Dat is vooral belangrijk voor een internationaal team waarvan de medewerkers voortdurend onderweg zijn.

De handmatige verwerking van uitgaven behoort volledig tot het verleden en de productiviteit is verviervoudigd. Chauffeurs hoeven geen uitgaven meer voor te schieten of handmatig declaraties in te dienen. Ze betalen met hun bedrijfskaart en uploaden hun bonnetjes via de app. Dat bespaart tijd, maakt hun werk prettiger en zorgt ervoor dat ze zich onderweg minder zorgen hoeven te maken over geld. De financiële afdeling heeft nu realtime inzicht in alle uitgaven en kan daardoor beter toezicht houden en de kosten beter beheersen.

Ook het inkoopproces is aanzienlijk versneld. Sinds de invoering heeft Discordia via de AI-agent meer dan 7000 inkoopaanvragen verwerkt, gemiddeld zo'n 660 per week. Ruim twee derde van de aanvragen wordt binnen 32 minuten goedgekeurd, twee keer zo snel als voorheen. Dankzij de vaste goedkeuringsregels komen aanvragen bovendien vrijwel altijd direct bij de juiste persoon terecht. Maandelijks wordt voor meer dan € 350.000 aan aanvragen verwerkt. Ook wordt ongeveer twee derde van de uitgaven automatisch aan de bijbehorende aanvraag gekoppeld, zonder dat daar handmatig werk aan te pas komt.

Ook de chauffeurs waren snel aan het systeem gewend. De AI-agent werkt als een gewone chat en is daardoor eenvoudig te gebruiken, ongeacht de technische kennis of taal van de chauffeur.