Как Discordia учетвори производителността

Discordia е сред 20-те водещи транспортни и логистични компании в Европа. С над 2400 служители и автопарк от над 1500 товарни автомобила тя работи с над 70 държави и предлага международен автомобилен транспорт, както и железопътна, морска и въздушна спедиция.

„Discordia, която управлява над 2000 шофьори в повече от 70 държави, се сблъскваше с все повече предизвикателства. Месечно се налагаше да обработваме над 25 000 разходни бележки и ръчно да ги въвеждаме в ERP системата. Документите пристигаха закъснели, повредени или на чужди езици, което правеше равняването по-бавно, а грешките – по-чести. Шофьорите използваха собствените си карти, което водеше до забавяния, допълнителни банкови такси и ограничен контрол върху разходите. Достъпът до спешни средства по време на пътуване оставаше бавен и затруднен.

Купуването на стоки по пътя беше също толкова тромаво. За да заяви дадена покупка, шофьорът трябваше да се обади на помощния център на Discordia и да опише от какво се нуждае. Центърът регистрираше заявка и я насочваше към екип за одобрение, а всяко прехвърляне добавяше забавяне. Хората често не бяха сигурни кой трябва да одобри дадена заявка, затова погрешно насочените заявки и дългото чакане не бяха нещо необичайно.

Discordia внедри Payhawk, за да дигитализира и автоматизира управлението на разходите в цялата компания. Шофьорите вече използват корпоративни карти и мобилни приложения за незабавно отчитане на служебните разходи, което премахва документацията на хартия. Финансовите екипи вече не въвеждат данни ръчно: служебните разходи се обработват автоматично и се синхронизират с ERP системата, което елиминира грешките и спестява време. Новите или заместващи шофьори незабавно получават предварително издадени карти.

След това Discordia разшири използването на Payhawk и в областта на снабдяването точно когато Payhawk пусна новия си AI агент за снабдяване. С агента одобренията и допълването на средства стават бързо и интуитивно, а същевременно се запазва финансовият контрол.

Сега шофьорите заявяват допълнителни средства само с изпращане на едно съобщение в чат. AI агентът за снабдяване на Payhawk превръща всяко съобщение в пълна заявка и я изпраща директно до правилния одобряващ. Предварително зададената матрица за одобрение автоматично прилага съответните политики за разходи. Агентът превежда шофьорите през всяка стъпка от процеса и разбира родните им езици – нещо, което на пътя е от съществено значение за един международен екип.

Ръчната обработка на служебните разходи е напълно премахната, а производителността се е увеличила четворно. Шофьорите вече не използват лични средства и не попълват ръчни отчети. Плащат с фирмени карти и качват разходни документи чрез приложението. Това спестява време и повишава удовлетвореността на шофьорите, като същевременно намалява финансовия стрес, докато са на път. Финансовите екипи вече разполагат с видимост на разходите в реално време, което води до по-засилен контрол и по-добро управление на разходите.

Снабдяването се ускори също толкова главоломно. От началото досега Discordia е обработила над 7000 заявки за покупки чрез агента – около 660 на седмица. Повече от две трети се одобряват в рамките на 32 минути след подаването, два пъти по-бързо от преди, а матрицата за одобрение практически е премахнала грешките при насочването. Всеки месец през системата преминават заявки за над 350 000 евро. Около две трети от служебните разходи се съпоставят автоматично със съответната заявка без ръчна намеса.

Освен това шофьорите бързо свикнаха да го използват. Тъй като агентът прилича на обикновен чат, а не на сложна система, го приеха почти веднага – независимо от опита им с технологиите или езика, на който говорят.