Как FFW увеличиха контрола над разходите в международните си офиси

Животът преди Payhawk

С офиси в множество държави от целия свят, FFW се изправя пред някои сложни предизвикателства. С екипи, които извършват плащания чрез различни методи в различни държави, компанията трябваше да намери начин да стандартизира и улесни процеса на извършване на разходи като в същото време получи по-добра видимост и контрол върху тях.

„Използвахме различни решения в различните европейски дружества,“ обяснява Красимир Ангелов, Финансов мениджър за Европа и Управител на FFW България. „В някои дружества правехме банкови плащания за възстановяване на разходи, направени с лични банкови карти. Докато в други, като Дания и Обединеното кралство, използвахме платформата Webexpenses като решение за управление на разходите.“

Впоследствие Красимир и останалата част от организацията разбират, че трябва да обединят управлението на разходите, за да работят ефективно и да могат да растат. И така разбират, че Payhawk предлага най-подходящото и най-цялостно решение на техните предизвикателства.

Как FFW пое контрола над комплексните международни разходи

„Основното предизвикателство за FFW е сложната структура и разположените по цял свят екипи. Имаме 16 офиса в 8 държави в Европа, което прави работата сложна и създава предизвикателството да намерим решение, което да отговаря на нуждите на всички или на повечето дружества на FFW,“ споделя Красимир. „Търсехме начин да улесним и оптимизираме плащанията с карти, правени от служителите, да подобрим контрола върху разходите в реално време и да наложим вътрешни политики за одобрение.“

Отговорът на този комплексен въпрос се крие в глобално решение, което позволява международни разходи, персонализиране на фирмени политики и функции за управление на множество подразделения.

С Payhawk екипът на FFW разполага с цялостно решение, което включва корпоративни карти и софтуер за управление на служебните разходи. Нашата платформа им дава пълен контрол върху техните глобални разходи, както и видимост в реално време за това какво точно се харчи, кога, къде и защо.

„Преминахме през процес на оценка и сравнение на различни решения за управление на разходите,“ каза Красимир. „Нуждаехме се от цялостно решение, което да работи за множество локации, юрисдикции и валути и да добавя стойност към нашата организация и финансови процеси.“

Сега, когато правят разходи, всички служители с карти на FFW могат просто да снимат касовата си бележка, да я качат в мобилното приложение на Payhawk с помощта на OCR, да изберат категория на разхода (от предварително зададения списък от финансовия отдел) и това е всичко. В същото време предварително зададената политика за одобрение на FFW позволява всички разходи да бъдат одобрени с един клик през компютър или мобилен телефон. Безпроблемният процес изисква минимални усилия и означава, че разходите вече са видими за финансовия екип, а данните са записани и готови за обработка чрез ERP или счетоводен софтуер.

Централизирани процеси на одобрение и политики за контрол на глобално ниво

Възможността за видимост в реално време над разходите помогна на екипа на FFW да взима по-бързи и по-ефективни решения. Те вече могат лесно да видят какви действия да предприемат, за да спестят пари и да оптимизират разходите на бизнеса в различните дружества, без да превключват между различни видове софтуер.

„Сега получаваме контрол в реално време върху разходите на компанията в целия регион, с възможност да реагираме мигновено, ако искаме да приложим промени, свързани с корпоративните карти,“ споделя Красимир. „Също така можем да се грижим за издаването на карти, правилата за разходи, промените в политиките, закриването на карти – всичко от едно място. И дори накуп!“

FFW използват вградените функции за контрол в картите, като например определяне на лимити, карти с нулев баланс и възможност за заявяване на средства, блокиране и замразяване на карти, забрана за теглене от банкомати, процеси на одобрение с различни нива на одобрение и много други.

„За нас беше от съществено значение да внедрим правилно политиките за разходи чрез Payhawk и да приложим лимити за разходи и процеси на одобрение в съответствие с вътрешните ни процедури,“ каза Красимир.

Иновативни интеграции за гъвкавост и видимост

Друго важно предимство за FFW са директните интеграции с различни бизнес системи.

„Важно е за нас, че Payhawk се интегрира с другите софтуерни инструменти, които използваме, включително счетоводни системи и решения за резервации на бизнес пътувания,“ споделя Красимир.

Когато става въпрос за интеграции, нашата основна цел е да гарантираме, че данните се движат гладко и точно. Ето някои от начините, по които нашето решение помага на клиенти като FFW:

• Получаване на цялата необходима информация на едно място чрез интеграция с ERP системата с цел проследяване на категории, кодове на сметки, ДДС ставки, класове и други
• Елиминиране на ръчното равняване на разходи и плащания. Всяко разходно перо в Payhawk има фактура и дата на плащане, така че отразява правилното време според принципа на начисляване
• Следване на счетоводната и ERP логика с „истински“ типове транзакции
• Коригиране на валутни транзакции в съответствие с насоките на IAS 21.

„Прозрачността, която Payhawk осигурява, ни дава много по-добър поглед върху разходите на компанията. А наличието на всички транзакции с корпоративни карти на едно място (и само на един клик разстояние) добавя стойност към нашите финансови процеси, допринасяйки за по-добър контрол и оптимизация на разходите,“ споделя Красимир. „А интеграциите със счетоводни системи и системи за резервации на пътувания ни помагат да минимизираме времето, прекарано в прехвърляне на данни, и да гарантираме качеството и точността на прехвърлените данни.“

Управление на разходите, което пести време

FFW спестява часове всеки ден, благодарение на автоматизацията и функциите за машинно обучение на Payhawk. Без повече ръчно въвеждане на данни означава без повече загубено време за двойна и тройна проверка на информацията за разходите или за събиране на разходни документи.

„Вградените технологии, като OCR, ни позволяват да намалим времето, което прекарваме в обработка и въвеждане на данни,“ обяснява Красимир. „Тези оптимизации ни позволяват да се съсредоточим повече върху контрола и качеството на информацията, вместо върху техническата и ръчната работа.“

А когато става въпрос за поддръжка на клиентите, FFW признава, че въпреки че са модерна дигитална агенция, нищо не може да замени разговора с човек. „Customer Success екипът на клиентите на Payhawk е най-добрият,“ сподели Красимир. „Винаги бърз и отзивчив, предоставяйки точна и ясна информация и инструкции, когато имаме нужда от помощ или съдействие.“

Ако и вие бихте оценили човешката връзка, когато имате нужда от техническа помощ, и искате да автоматизирате управлението на разходите във вашата компания, заявете безплатна демонстрация на нашата платформа още днес.