FFW utilise Payhawk pour la gestion des notes de frais à l’international

Les enjeux de FFW

En tant qu’agence globale, FFW doit relever des challenges complexes. Les membres de l’équipe utilisent différentes méthodes de paiements à travers plusieurs pays différents, l’entreprise a donc dû trouver un moyen de standardiser la gestion des notes de frais, de façon à gagner en visibilité et en contrôle sur toutes les dépenses.

“Nous utilisions des solutions différentes pour nos entités européennes” explique Krasimir Angelov, Responsable Administratif et Financier (RAF) Europe et Directeur Général de la Bulgarie chez FFW. "Dans certaines entités, nous avions recours aux virements bancaires pour rembourser les frais avancés via des cartes personnelles. Dans d’autres pays comme le Danemark ou le Royaume-Uni, nous utilisions Webexpenses pour la gestion de nos notes de frais”.

Krasimir et le reste de l’équipe ont vite compris qu’il fallait rationaliser la gestion des dépenses et ainsi opter pour une solution at scale. Payhawk s’est imposé comme la solution la plus complète.

Reprendre le contrôle des dépenses globales

"Le principal challenge pour FFW était la complexité de notre structure et le fait que nos équipes soient éparpillées à travers l’Europe et le monde. Nous avons 16 bureaux dans 8 pays d’Europe, ce qui ajoute de la complexité au fait de trouver une solution adéquate pour toutes nos entités.” explique Krasimir Angelov. “Nous recherchions un moyen de faciliter et optimiser les paiements par carte réalisés par nos salariés, d’améliorer le contrôle des coûts en temps réel et d’implémenter nos politiques internes”.

La solution : une solution globale qui permet de réaliser des dépenses transfrontalières, de paramétrer et de personnaliser ses politiques de dépenses, et d’effectuer une gestion multi-entités.

Avec Payhawk, l’équipe FFW dispose d’une solution complète de gestion des dépenses (cartes d’entreprise et gestion des notes de frais comprises). Notre plateforme leur permet de garder le contrôle de toutes leurs dépenses globales et d’avoir de la visibilité sur tous les frais engagés.

“Nous avons été précis dans notre benchmark pour trouver la bonne solution de gestion des notes de frais”, raconte Krasimir Angelov, RAF Europe et DG de la Bulgarie chez FFW, “nous avions besoin d’une solution complète qui puisse supporter différentes localisations, juridictions et devises, tout en étant bénéfique pour notre équipe Finance et pour l’entreprise.”

Désormais, chez FFW, les détenteurs de carte n’ont qu’à prendre en photo leurs reçus, les télécharger dans l’appli Payhawk grâce à notre OCR, sélectionner une catégorie de dépense (paramétrée au préalable par l’équipe Finance), et c’est tout !

Par ailleurs, les politiques de dépenses préalablement personnalisées par l’équipe Finance de FFW facilitent le processus d’approbation. En quelques clics, et depuis n’importe quel appareil, les dépenses sont accessibles par l’équipe, les données sont saisies automatiquement et prêtes à être intégrées dans l’ERP.

Des intégrations natives pour plus d’agilité et de visibilité

Autre avantage de Payhawk : ses intégrations.

“Il était essentiel pour nous que Payhawk s’intègre à nos autres outils, notamment nos logiciels comptables, nos solutions de déplacements professionnels, nos banques, etc.” explique Krasimir Angelov, RAF Europe et DG Bulgarie chez FFW.

Chez Payhawk, notre objectif est de s’assurer de la fluidité des données. Voici comment nous accompagnons nos clients et FFW :

• Toutes les informations sont disponibles au même endroit grâce à la synchronisation des catégories, des codes de comptes, des taux de TVA, etc. dans l’ERP
• Chaque dépense dispose d’une date de facturation et d’une date de paiement, de façon à effectuer le rapprochement bancaire selon les standards de la comptabilité d’engagement.
• La réduction des tâches manuelles réduit considérablement le risque d’erreur
• Les transactions de change suivent la norme IAS 21.

“La transparence que nous apporte Payhawk nous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise. Avoir toutes nos transactions par carte au même endroit apporte une vraie valeur à nos processus financiers, et cela contribue à un meilleur contrôle et une optimisation des coûts. Les intégrations avec nos outils comptables et de déplacements professionnels nous font gagner du temps sur le transfert et la qualité des données.” explique Krasimir Angelov.

Gagner du temps sur la gestion des dépenses

FFW gagne plusieurs heures par jour grâce à nos fonctionnalités d’automatisation et de machine learning. En réduisant la saisie manuelle des données, cela réduit également les risques de doublons et d’erreur humaine.

“Les technologies intégrées, comme l’OCR, nous permettent de réduire le temps que nous passions à entrer et traiter les données. Nous avons largement optimisé nos processus pour se recentrer sur l’aspect “contrôle” et “qualité”, plutôt que sur les tâches manuelles”

Même si FFW est un fervent défenseur du digital, l’équipe reconnaît volontiers qu’en matière de service client, c’est l’humain qui prime. “L’équipe Customer Success de Payhawk est vraiment la meilleure : toujours disponible et réactive, nous avons obtenu le support nécessaire dès que nous avons eu besoin d’aide” atteste Krasimir Angelov.

Vous êtes également à la recherche d’une équipe pour vous accompagner dans votre gestion des dépenses ? N’attendez plus, programmez une démo.