Optimierung des Ausgabenprozesses - an allen globalen FFW-Standorten

Die Zeit vor Payhawk

Als erfolgreiche globale Agentur stand FFW vor komplexen Herausforderungen. Mitarbeitende zahlten mit unterschiedlichen Methoden in verschiedenen Ländern – darum musste das Unternehmen einen Weg finden, den Ausgabenprozess zu vereinheitlichen und zu unterstützen. Gleichzeitig sollte mehr Transparenz und Kontrolle in Bezug auf die Ausgaben geschaffen werden.

„Wir nutzten unterschiedliche Lösungen für die einzelnen europäischen Gesellschaften,“ erklärt Krasimir Angelov, Finance Manager Europe & Managing Director Bulgaria bei FFW. „In manchen Gesellschaften tätigten wir Banküberweisungen zur Erstattung von privaten Kartenzahlungen. In anderen, wie etwa Dänemark und Großbritannien, verwendeten wir Webexpenses als Lösung für das Ausgabenmanagement.“

Krasimir und das gesamte Unternehmen erkannten, dass ein zentralisiertes Ausgabenmanagement notwendig war, um effizient zu arbeiten und weiter zu wachsen. Für sie war klar: Payhawk bietet die beste und umfassendste Lösung für diese Aufgabe.

Kontrolle über komplexe globale Ausgaben gewinnen

„Die größte Herausforderung für FFW ist unsere komplexe Struktur mit verteilten Teams in ganz Europa und weltweit. Wir haben sechzehn Büros in acht europäischen Ländern – das bringt viel Komplexität mit sich und erschwert es, eine Lösung zu finden, die zu den Anforderungen aller oder der meisten FFW-Gesellschaften passt,“ so Krasimir. „Im Kern haben wir nach einer Möglichkeit gesucht, Kartenzahlungen der Mitarbeitenden zu erleichtern und zu optimieren, gleichzeitig die Kostenkontrolle in Echtzeit zu verbessern und unsere interne Genehmigungsrichtlinie umzusetzen.“

Die Lösung liegt in einem weltweit einsetzbaren System, das Ausgaben über Ländergrenzen hinweg abbildet, individuelle Richtlinien erlaubt, zentral steuerbare Regeln bietet und das Management mehrerer Gesellschaften unterstützt.

Mit Payhawk verfügt das Team von FFW über eine umfassende Lösung für das Ausgabenmanagement – inklusive Firmenkarten und Software für das Ausgabenmanagement. Die Lösung ermöglicht volle Kontrolle über weltweite Ausgaben sowie transparente Einblicke in Echtzeit: Wer gibt was, wann, wo und warum aus?

„Wir haben verschiedene Ausgabenlösungen sorgfältig verglichen und bewertet,“ sagt Krasimir. „Wir brauchten eine ganzheitliche Lösung, die für mehrere Standorte, Rechtssysteme und Währungen funktioniert – und dabei einen echten Mehrwert für unsere Organisation und Finanzprozesse bietet.“

Heute können alle FFW-Karteninhaber ihre Belege einfach fotografieren, per OCR-Funktion in der App hochladen, eine passende Ausgabenkategorie (vordefiniert durch die Finanzabteilung) auswählen – und fertig. Gleichzeitig sorgt die voreingestellte FFW-Genehmigungsrichtlinie dafür, dass Ausgaben mit nur einem Klick auf jedem Gerät freigegeben werden können. Der Prozess ist mühelos, die Ausgaben sind sofort für das Finanzteam sichtbar – und alle Daten stehen direkt zur Weiterverarbeitung im ERP- oder Buchhaltungssystem bereit.

Innovative Integrationen für mehr Agilität und Transparenz

Ein weiterer großer Vorteil für FFW waren die smarten und nahtlosen Integrationen.

„Für uns ist es entscheidend, dass sich Payhawk in die anderen Tools integrieren lässt, die wir nutzen – darunter Buchhaltungssysteme, Lösungen für Reisebuchungen, Banken und mehr,“ sagt Krasimir.

Bei Payhawk setzen wir auf einen anderen Ansatz bei Integrationen. Unser Ziel: ein reibungsloser und präziser Datenfluss. So unterstützt unsere Lösung Unternehmen wie FFW dabei:

• Alle wichtigen Informationen zentral im ERP-System zu bündeln – inklusive Kategorien, Buchungskonten, Mehrwertsteuersätze, Klassen und mehr
• Manuelle Abstimmungen zu vermeiden – jede Ausgabe bei Payhawk verfügt über ein Beleg- und Zahlungsdatum und berücksichtigt so die korrekte zeitliche Zuordnung gemäß dem Periodenabgrenzungsprinzip
• Buchhaltungs- und ERP-Logik zu folgen – mit „echten“ Transaktionstypen
• Fehler zu vermeiden – wir verwenden Einkaufsbelege, Rechnungen, Bankbelege und Zahlungen statt fehleranfälliger manueller Buchungen
• Fremdwährungstransaktionen korrekt gemäß den IAS 21-Richtlinien abzubilden

„Die Transparenz, die Payhawk bietet, verschafft uns einen deutlich besseren Überblick über die Unternehmensausgaben. Dass alle Transaktionen unserer Firmenkarten zentral und nur einen Klick entfernt verfügbar sind, bringt echten Mehrwert für unsere Finanzprozesse – und unterstützt uns bei der Kostenkontrolle und -optimierung,“ erklärt Krasimir. „Und die Integrationen mit Buchhaltungs- und Reiselösungen helfen uns, den Aufwand für Datenübertragung zu minimieren und gleichzeitig Qualität und Genauigkeit sicherzustellen.“

Zeitersparnis im Ausgabenmanagement und bei der Unterstützung

Dank Automatisierung und maschinellem Lernen spart FFW täglich viele Stunden. Kein manuelles Eingeben von Daten mehr – und damit auch kein doppeltes oder dreifaches Kontrollieren von Ausgaben oder Nachverfolgen fehlender Belege.

„Durch integrierte Technologien wie die OCR-Funktion reduzieren wir deutlich den Zeitaufwand für Dateneingabe und -verarbeitung,“ sagt Krasimir. „Diese Optimierungen erlauben es uns, den Fokus stärker auf Kontrolle und Datenqualität zu legen – statt auf technische oder manuelle Aufgaben.“

Auch beim Thema Support zählt für FFW der persönliche Kontakt. Obwohl das Unternehmen eine digitale Vorreiterrolle einnimmt, schätzt es den direkten Draht zu Menschen. „Das Customer-Success-Team von Payhawk ist wirklich das Beste,“ sagt Krasimir. „Schnell, zuverlässig und immer mit klaren und hilfreichen Antworten, wenn wir Unterstützung brauchen.“

Schätzen Sie ebenfalls schnellen, menschlichen Support? Möchten Sie Ihre Unternehmensausgaben in einer einzigen Lösung vereinen? Dann zögern Sie nicht und vereinbaren Sie jetzt eine Demo.