Telelink Business Services: Задачи, отнемали дни, вече отнемат минути
Telelink Business Services е българска технологична компания, част от групата Telelink, която предлага широк обхват от IT решения за бизнеса, като управление на данни, изграждане на микромрежи и интегрирани решения за устойчива инфраструктура. От киберсигурност до управление на облачни технологии и инструменти за дигитална продуктивност, Telelink Business Services са иновативен партньор за IT нуждите на съвременния бизнес.
“При избора на решение разгледахме няколко платформи, но Payhawk се открои със своята цялостна функционалност и адаптивност към нуждите ни.“
Проблемът: Ограничена видимост над разходите и рискове от грешки
Преди да започне работа с Payhawk, финансовият екип на Telelink управлява разходите на компанията основно чрез ръчни процеси, които се извършват в ERP системата на компанията. Различни екипи разменят и преглеждат данни с имейли, а след това ги въвеждат изцяло ръчно. Всичко това отнема изключително много време, но и още по-лошо - това дава непълна или забавена информация, което затруднява процеса по осчетоводяване на месеца и планирането на бюджета.
Самото извършване на разходи от служителите се случва чрез корпоративни карти от няколко различни банки, които не дават никакви възможности за контрол и проследяване в реално време. Това затруднява събирането на данните и техния анализ. А когато разходите се правят с лични средства и служителите трябва да поискат възстановяване, процесът отново се случва ръчно, със сканирани хартиени документи. Освен че забавя служителите да получат своите средства, всичко това отнема още от времето на финансовия отдел.
“Липсата на централизирана система водеше до забавяния, рискове от грешки и ограничена видимост върху текущите разходи.”
— Йорданка Кленовска, финансов директор, Telelink Business Services
Решението: Карти, управление на разходите и автоматизация на счетоводните процеси в едно
Telelink Business Solutions правят преглед на съществуващите решения за управление на разходите и се спират на Payhawk, защото платформата се откроява с функционалности и адаптивност към нуждите на бизнеса им. Корпоративни карти, управление на разходи, автоматизация на счетоводни процеси, интеграция както с тяхната ERP система, така и с решение за организиране на командировки - тази комбинация прави силно впечатление на компанията.
Сред най-използваните функции от финансовия екип са автоматичното въвеждане и категоризиране на разходи, както и възможността за задаване на индивидуални лимити и правила за всяка карта. Самите карти дават желаните контрол и видимост над всички транзакции в реално време. А когато служителите правят разходи, те вече просто снимат касовата си бележка с мобилното приложение на Payhawk и разходът е отчетен - край на тромавото и неефективно разменяне на документи и данни по имейл.
Интеграциите на Payhawk са сред основните предимства, които привличат Telelink Business Services. Връзката с Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations значително намалява ръчната обработка и грешките при осчетоводяване, а интеграцията с Travelperk улеснява както екипа за организиране на служебни пътувания, така и счетоводния отдел.
“След извършване на плащане Payhawk предоставя възможност за даване на обратна връзка директно в платформата, което позволява на колегите да добавят допълнителна информация или уточнения към конкретна транзакция. Така имаме по-голяма прозрачност и навременна комуникация между отделите.”
— Йорданка Кленовска, финансов директор, Telelink Business Services
Резултатите: Спестено време и по-добра финансова дисциплина
Откакто Telelink Business Services започват да използват Payhawk, служителите попълват разходните си отчети за минути вместо за дни, което подобрява не само ефективността, но и тяхната удовлетвореност на работа. Служителите, правещи разходи с карти на Payhawk, вече могат да получат средства по тях за секунди, докато с традиционните банкови карти това е отнемало поне по два дни.
Компанията успява да въведе ясни вътрешни правила за служебни разходи при командировки, благодарение на възможността за настройване на индивидуални политики. Възможността за проследяване на разходите в реално време пък водят до по-висока дисциплина и отчетност сред служителите. Така не само е увеличена ефективността, но се изгражда отговорно отношение към използването на корпоративни карти в цялата организация.
“Времето за обработка на разходен отчет от страна на служителите беше съкратено от няколко дни на минути, което подобри цялостната ефективност и удовлетвореност на екипа.”
— Йорданка Кленовска, финансов директор, Telelink Business Services
Не на последно място, Telelink Business Solutions споменават значението на работата на нашия екип по поддръжка на клиентите и то не само като техническа помощ, а като партньор в оптимизирането на техните процеси. Ключово за това е работата с Customer Success екипа, с който разработват специфична интеграция с техния проектен модул в Microsoft Dynamics 365. Това им позволява не просто да синхронизират разходите с централната счетоводна платформа, а директно да ги свързват с конкретни проекти, бюджети и специфични за техния бизнес категории.
Искате ли да разберете как Payhawk може да помогне и на вашия бизнес? Запазете среща с един от нашите експерти още днес.
