Discordia es una de las mayores empresas de transporte en Europa, cuenta con una flota de 1.500 camiones y más de 2.000 conductores. Al contar con más de 2.400 empleados y, muchos de ellos realizando gastos por toda Europa, la gestión de gastos era complicada. Te contamos cómo el equipo financiero de Discordia superó diversos desafíos y cuadruplicó su productividad con Payhawk.
Antes de implementar Payhawk, el departamento financiero de Discordia enfrentaba grandes dificultades. Cada mes, tenían que procesar manualmente más de 25.000 notas de gasto. Lo peor era que muchos de estos recibos estaban arrugados, apenas eran legibles y estaban escritos en varios idiomas europeos.
Los conductores también enfrentaban problemas financieros. Recibían fondos en sus tarjetas de débito antes de cada viaje para cubrir los gastos, lo que a menudo llevaba a problemas como cargos bancarios, embargos y tiempos de reporte de gastos prolongados. Y cuando necesitaban fondos adicionales para cubrir gastos inesperados, accidentes o multas, tenían que esperar de forma indefinida, retrasando su trabajo y generando costes adicionales para la empresa.
El crecimiento de la flota y el aumento correspondiente en el volumen de horas de trabajo se estaba volviendo insostenible. El procesamiento de datos requería demasiado tiempo. Necesitábamos agilizar los procesos fundamentales para gestionar y contabilizar los gastos de nuestros conductores y de otros empleados que generan gastos para el negocio - Viliana Krasteva, Supervisora de Finanzas en Discordia
"Hemos cuadruplicado la productividad de los empleados y esperamos un impacto aún mayor a medida que crezca nuestra flota. La automatización de Payhawk ha reducido significativamente el tiempo de procesamiento y ha disminuido los errores asociados con la gestión manual de gastos."
Desde que adoptaron la solución de gestión de gastos de Payhawk, el equipo de Discordia ha alcanzado dos objetivos importantes:
Payhawk ha mejorado mucho mis condiciones laborales. Ahora, cada vez que salgo de viaje, tengo el dinero necesario para desempeñar mi trabajo. Ya no uso fondos personales para pagar parkings, peajes o multas. Y no tengo que hacer informes adicionales: con la aplicación móvil de Payhawk, saco fotos de los recibos y van directamente a la oficina. Petyo Kozarov, conductor de Discordia
Ahora, si alguien se enferma en la carretera, podemos enviarle dinero y alojarlo en un hotel de inmediato. Si el conductor lo necesita, también puede ir al médico. Imagina estar en cualquier lugar del mundo y experimentar tal incidente, pero sin recursos. - Tsvetomir Uzunov
Discordia también ha ahorrado en tipos de cambio al comenzar a usar nuestras tarjetas corporativas en lugar de transferir dinero a las tarjetas bancarias personales de los empleados. Además del ahorro monetario, la automatización de Payhawk también les ha ayudado a reducir masivamente el tiempo necesario para procesar documentos de gastos y disminuir las inexactitudes que ocurren al gestionar grandes cantidades de información manualmente.
Con Payhawk, registramos el gasto el mismo día en que se genera. ¿Antes de Payhawk? Teníamos que esperar a recibir el gasto por correo. Peter Dimitrov, Gestor de Proyectos en Discordia
El equipo financiero de Discordia también valora los controles avanzados de las tarjetas corporativas de Payhawk. Estos les permiten habilitar o bloquear retiradas de efectivo en cajeros automáticos, restringir el uso de las tarjetas por días de la semana u horas e incluso limitar el uso en comercios específicos.
También pueden hacer el seguimiento de todos los gastos de la empresa a medida que estos se producen, brindándoles más seguridad y tranquilidad. Por último, gracias a nuestra integración nativa con su ERP, han eliminado la inserción manual de datos, ahorrando así horas y horas de trabajo y mejorando el cierre mensual.
La tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ha ayudado mucho con la optimización. Payhawk reconoce diferentes tipos de documentos e incluso diferentes proveedores. Todo ocurre mucho más rápido. Viliana Krasteva
Como la mayor empresa de transporte y logística en Bulgaria, con más de 2.000 conductores y planes de crecer a 10.000 en los próximos seis años, Discordia necesitaba una solución fácil de usar y escalable. La solución Payhawk está disponible actualmente en diez idiomas, incluido el español, y posee una interfaz intuitiva que hace que la curva de aprendizaje sea realmente pequeña.
El equipo de Discordia afirma que se ha beneficiado enormemente del soporte en su idioma local y se ha sorprendido con la proactividad de nuestro equipo.
"Una de las cualidades más destacables del equipo de Soporte de Payhawk es su enfoque proactivo hacia los clientes. En lugar de simplemente reaccionar ante las incidencias, nos contactan proactivamente para verificar nuestro progreso, identificar áreas potenciales de mejora y brindar orientación y soporte proactivos. Este nivel de compromiso los diferencia de otros equipos de soporte con los que hemos trabajado." Peter Dimitrov
¿Te ha resonado esta historia? Si tú también estás listo para cambiar de marcha con una solución de gestión de gastos fácil de usar y respaldada por un gran equipo técnico, puedes solicitar una llamada con un experto de Payhawk o leer esta guía sobre cómo sacarle el máximo provecho a la herramienta en los primeros 30 días.
Disponible para empresas registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido y los Estados Unidos.
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