Discordia quadruple sa productivité

Les enjeux de Discordia

Avant Payhawk, l'équipe Finance de Discordia était confronté à un véritable casse-tête. Chaque mois, elle devait traiter manuellement et saisir plus de 25 000 notes de frais. Pire encore, la majorité des reçus étaient froissés, à peine lisibles et édités dans différentes langues européennes.

Les conducteurs routiers faisaient également face à des problèmes financiers. Ils recevaient des fonds sur leurs cartes personnelles avant chaque voyage pour couvrir leurs dépenses, mais cela engendrait des frais bancaires additionnels et des délais de traitement de leurs dépenses beaucoup plus longs. Dès lors qu'ils avaient besoin de fonds supplémentaires pour couvrir des frais imprévus (accidents, amendes,...), les chauffeurs devaient attendre que les montants transitent sur leur compte, retardant ainsi leurs trajets et engendrant ainsi des coûts supplémentaires pour l'entreprise.

Viliana Krasteva, Responsable Finance chez Discordia raconte :

La croissance de notre flotte et du volume de travail devenaient de plus en plus difficiles à gérer. Le traitement des données prenait plus de temps et nous avions besoin de rationaliser les processus de gestion et de comptabilisation des dépenses, pour nos chauffeurs mais aussi pour les autres employés de l'entreprise qui ont, eux aussi, des dépenses professionnels.

Discordia passe la seconde pour ses conducteurs

Depuis qu'elle a adopté notre solution de gestion des dépenses, l'équipe de Discordia a atteint deux objectifs majeurs.

D'une part, elle a considérablement amélioré les conditions de travail de ses conducteurs, puisque les chauffeurs sont désormais débarrassé de la corvée des notes de frais grâce aux cartes d'entreprise Payhawk. Ainsi, les conducteurs ont désormais accès aux fonds de l'entreprise en tout temps lors de leurs trajets.

Petyo Kozarov, conducteur routier chez Discordia, témoigne :

Pour moi, Payhawk est un gros avantage car j'ai toujours accès aux fonds de l'entreprise. Je n'ai plus besoin d'utiliser mes fonds personnels pour payer le parking, le péage ou les amendes. Cela rend les paiements très faciles. Je vais à la caisse, je sors ma carte Payhawk, je peux payer sans-contact et je récupère le reçu. Avec l'app, je prends en photo le reçu et c'est envoyé au bureau.

Payhawk permet également à Discordia d'être plus flexible en cas d'imprévus et d'éviter que les conducteurs aient à avancer personnellement des frais.

Tsvetomir Uzunov, DAF de Discordia raconte :

Tout le monde peut avoir un souci de santé et tomber malade sur la route par exemple. Dans ce cas, nous pouvons envoyer de l'argent directement au chauffeur et lui permettre de passer la nuit à l'hôtel. Avec ces fonds, il peut aussi prendre rendez-vous chez le médecin. Imaginez être dans cette situation à l'autre bout du monde, sans ressource...

D'autre part, Discordia a très rapidement réalisé des économies sur les taux de change en utilisant les cartes d'entreprise, plutôt que d'avoir recours à des virements bancaires coûteux vers les comptes personnels de leurs conducteurs.

Mais l'argent n'est pas la seule chose que Discordia a pu économiser grâce à Payhawk. L'automatisation des processus les a également aidés à réduire considérablement le temps passé sur le traitement des notes de frais et à réduire les inexactitudes qui surviennent lorsque l'on traite manuellement de grandes quantités d'informations.

Pour Tsvetomir Uzunov, Discordia a quadruplé la productivité de ses salariés, et ce n'est que le début !

Peter Dimitrov, Chef de projet chez Discordia, ajoute :

Avec Payhawk, nous pouvons réconcilier les dépenses dès qu'elles sont générées, alors qu'avant, nous devions attendre de recevoir les reçus par courrier.

Accélérer le contrôle et la visibilité sur les dépenses

L'équipe Finance de Discordia est, elle aussi, fan de nos fonctionnalités de contrôle des cartes d'entreprise. Leurs préférées sont celles qui leur permettent d'autoriser ou bloquer les retraits DAB, de restreindre l'utilisation de la carte selon le jour de la semaine et de limiter l'utilisation des cartes à certaines catégories de marchands.

L'équipe peut désormais contrôler toutes les dépenses de l'entreprise au fur et à mesure qu'elles sont effectuées, sécurité et tranquillité d'esprit garanties ! Payhawk a permis d'éliminer la synchronisation manuelle des dépenses vers l'ERP grâce à une intégration native, réduisant ainsi les erreurs tout en autonomisant les employés.

Viliana Krasteva, Responsable Finance chez Discordia, témoigne :

La reconnaissance optique de caractère (OCR) a été un élément essentiel dans l'optimisation de nos processus. Payhawk reconnaît différents types de documents et même différents fournisseurs. Tout va beaucoup plus vite !

Prendre l'autoroute du succès grâce à une équipe support proactive

En tant que leader bulgare du transport et de la logistique, comptant plus de 2 000 conducteurs actuellement et des ambitions de croissance à 10 000 salariés dans les six prochaines années, Discordia avait besoin d'une solution intuitive et évolutive.

Chez Payhawk, notre plateforme (y compris notre application mobile) est actuellement disponible en dix langues et dispose d'une interface intuitive, accessible à tous.

Pour Tsvetomir Uzunov :

Les nombreuses fonctionnalités de la solution Payhawk s'adapent parfaitement à nos besoins. Nous pouvons témoigner de la qualité de l'interface utilisateur et de l'expérience utilisateur. Et il y a un aspect qui nous est très spécifique mais qui est d'une importance majeure pour nous : la plateforme et le service client sont disponibles en bulgare.

L'équipe de Discordia dit avoir grandement bénéficié de l'assistance en langue locale de Payhawk et mentionne également son expérience avec l'équipe Customer Success comme un point fort notable.

Peter Dimitrov explique :

L'une des principales qualités de l'équipe Customer Success de Payhawk est sa proactivité. Non seulement l'équipe répond très rapidement, mais en plus elle nous propose souvent des façons d'optimiser notre fonctionnement, que nous pouvons mettre en place tout de suite. La qualité du service client fait vraiment la différence.

Ce témoignage vous a plu ? Comme Discordia, votre entreprise est prête à passer la seconde en matière de gestion des dépenses ? Programmez une démo personnalisée avec l'un de nos experts sans plus attendre !