Discordia ziet productiviteit verviervoudigen met Payhawk

Het leven vóór Payhawk

Voor Payhawk stond de financiële afdeling van Discordia voor een grote uitdaging. Maandelijks moesten ze meer dan 25.000 onkostenbonnen handmatig verwerken en invoeren. Veel van deze bonnen waren gekreukt, nauwelijks leesbaar en geschreven in verschillende Europese talen.

Ook chauffeurs hadden te maken met financiële problemen. Ze ontvingen geld op hun debetkaarten voor elke reis om onkosten te dekken, wat vaak leidde tot problemen zoals bankkosten, beslagleggingen en langere verwerkingstijden van onkosten. Wanneer ze extra geld nodig hadden voor onverwachte kosten, ongevallen of boetes, moesten chauffeurs vaak lang wachten op het geld, wat hun werk vertraagde en het bedrijf geld kostte.

Viliana Krasteva, Finance Supervisor bij Discordia, zegt:

De groeiende vloot van het bedrijf en de bijbehorende toename van de werkdruk werden steeds uitdagender. Gegevensverwerking zou steeds meer tijd vergen. We moesten de kernprocessen stroomlijnen die betrokken zijn bij het beheren en verantwoorden van de uitgaven van onze chauffeurs en andere werknemers die zakelijke uitgaven doen.

Discordia-chauffeurs ervaren meer gemak met Payhawk

Sinds de overstap naar onze uitgavenbeheeroplossing heeft Discordia twee grote doelen tegelijk bereikt.

Enerzijds hebben ze de werkomstandigheden voor hun chauffeurs aanzienlijk verbeterd. Chauffeurs merkten al snel dat ze met de zakelijke betaalkaarten van Payhawk geen uitgebreide onkostennota's meer hoefden te schrijven. Bovendien hadden ze onderweg altijd toegang tot geld.

Discordia-chauffeur Petyo Kozarov zegt:

Voor mij is Payhawk een grote verbetering, omdat ik nu altijd aangewezen bedrijfsmiddelen heb als ik onderweg ben. Ik hoef geen persoonlijke middelen meer te gebruiken voor parkeergeld, tol of boetes. En ik hoef geen extra rapportages meer te maken – met de mobiele app van Payhawk maak ik foto's van bonnetjes, en die gaan rechtstreeks naar het kantoor.

We helpen Discordia ook om hun chauffeurs in onverwachte situaties te ondersteunen, zoals bij verkeersongelukken of ziekte tijdens een reis, met geld dat direct beschikbaar is, zonder dat chauffeurs hun persoonlijke geld hoeven te gebruiken.

CFO Tsvetomir Uzunov legt uit:

Nu, als iemand onderweg ziek wordt, kunnen we hen onmiddellijk geld sturen en hen in een hotel onderbrengen. En met dat geld kunnen ze naar de dokter gaan, wat ook helpt. Stel je voor dat je ergens ter wereld bent en zo'n incident meemaakt, maar zonder middelen, dat zou een heel slechte situatie zijn.

Daarnaast heeft Discordia aanzienlijk bespaard op valutakosten het moment ze onze zakelijke betaalkaarten begonnen te gebruiken. Nu hoeven ze geen geld meer over te maken naar de persoonlijke rekeningen van werknemers.

Maar geld is niet het enige dat het team van Discordia is gaan besparen met Payhawk. Onze automatisering heeft hen ook enorm geholpen om de tijd die ze stopten in het verwerken van de financiële administratie drastisch te verminderen samen met de onnauwkeurigheden die optreden bij het handmatig verwerken van grote hoeveelheden informatie.

Volgens Tsvetomir Uzunov heeft Discordia de productiviteit van werknemers meer dan verviervoudigd, en hij gelooft dat dit effect alleen maar zal toenemen naarmate het bedrijf groeit.

Peter Dimitrov, Project Manager bij Discordia, vertelt:

Met Payhawk boeken we de onkosten op de dag dat ze worden gemaakt. Voor Payhawk? We moesten wachten tot we de onkosten per post ontvingen.

Verhoogde controle en zichtbaarheid op uitgaven

Het financiële team van Discordia is ook enthousiast over de controlefuncties van onze zakelijke betaalkaarten. Ze maken gebruik van vele functies, waaronder: het toestaan of blokkeren van geldopnames bij geldautomaten, het beperken van het gebruik van kaarten op bepaalde dagen van de week, en het beperken van het gebruik bij specifieke typen verkopers.

Nu kunnen ze alle bedrijfsuitgaven in real-time monitoren, wat hen meer gemoedsrust geeft. Ze hebben ook alle handmatige verwerking van uitgaven in hun ERP geëlimineerd dankzij onze naadloze integraties, wat de fouten vermindert

—Viliana Krasteva, Finance Supervisor bij Discordia, legt uit:

Optical Character Recognition (OCR) heeft enorm geholpen bij de optimalisatie. Payhawk herkent verschillende documenttypen en zelfs verschillende verkopers. Alles gebeurt veel sneller.

Succesvol vooruit met uitstekende Customer Support en een proactief team

Als de grootste transport- en logistieke onderneming van Bulgarije, met meer dan 2.000 chauffeurs en plannen om in de komende zes jaar te groeien naar 10.000 chauffeurs, had Discordia een gebruiksvriendelijke en schaalbare oplossing nodig.

Bij Payhawk is ons platform (inclusief onze gebruiksvriendelijke mobiele app) momenteel beschikbaar in tien talen, waaronder Nederlands, gecombineerd met een intuïtieve interface die gebruiksvriendelijk is voor iedereen.

Tsvetomir Uzunov zegt:

Het was voor ons erg belangrijk dat Payhawk een oplossing kon bieden die aansloot op onze specifieke behoeften. Een oplossing met a) een hoogwaardige gebruikerservaring en b) customer support en een interface in het Bulgaars — iets heel specifieks maar enorm belangrijk voor ons.

Het team van Discordia geeft aan dat ze enorm hebben geprofiteerd van de mogelijkheid van taalondersteuning in het Bulgaars en noemen hun ervaring met het Customer Success-team als een belangrijk hoogtepunt.

Peter Dimitrov legt uit:

Een van de meest opmerkelijke kwaliteiten van het Customer Success-team van Payhawk is hun proactieve benadering van klanten. In plaats van alleen te reageren op problemen wanneer ze zich voordoen, nemen ze proactief contact met ons op om onze voortgang te controleren, potentiële verbeterpunten te identificeren en proactieve begeleiding en ondersteuning te bieden. Dit niveau van proactieve betrokkenheid onderscheidt hen van andere Customer Success-teams waarmee we hebben samengewerkt!

Klinkt dit verhaal je goed in de oren? En klaar om van versnelling te veranderen met een gebruiksvriendelijke uitgavenbeheeroplossing die wordt ondersteund door een toegewijd team? Boek nu een persoonlijke demo — en krijg antwoorden op al je vragen.