De 12 beste functies van een mobiele app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven.

Het nauwkeurig bijhouden van je zakelijke uitgaven geeft je een beter financieel bewustzijn, maakt je winstgevender, helpt je om je cashflow beter te beheren en maakt belastingaangifte een relatief koud kunstje.

Als financiële professional weet je dat het nog beter is als je het bijhouden van uitgaven kunt delegeren aan de mensen die de uitgaven maken. En hoe kan dat beter dan met de vertrouwde technologie die ze al gewend zijn?

Het gebruik van een oplossing voor onkostenbeheer met een ingebouwde mobiele app voor het bijhouden van onkosten is zinvol. In feite vertrouwt 87% van de bedrijven er al op dat hun werknemers hun persoonlijke mobiele telefoons gebruiken om toegang te krijgen tot bedrijfsapps.

Wat is een mobiele app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven?

Een mobiele app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven is software die is ontworpen om zakelijke uitgaven te registreren en categoriseren vanaf een mobiel apparaat. De softwaretoepassing maakt uitgaven zowel moeiteloos als nauwkeurig voor de medewerker die de uitgave registreert.

Met de app is het niet meer nodig om uitgaven handmatig te registreren en worden uitgavengegevens vastgelegd, inclusief informatie over de verkoper, transactiebedragen en data. Bovendien kunnen jij en je collega's met sommige apps (waaronder Payhawk) het vastleggen van onkostengegevens grotendeels automatiseren. Je maakt gewoon een foto van het bonnetje en de app haalt automatisch al deze gegevens eruit, waardoor je minder fouten maakt bij het invoeren van gegevens.

Sommige apps gaan nog een stap verder en integreren ook rechtstreeks met toonaangevende boekhoud- of ERP-software, wat betekent dat belangrijke uitgavengegevens automatisch worden gesynchroniseerd in je hele technische stack, waardoor er één enkele bron van waarheid ontstaat en je meer zichtbaarheid en controle hebt over je financiën.

Het belang van het bijhouden van zakelijke uitgaven

Het standaardiseren van het bijhouden van je zakelijke uitgaven kan verschillende voordelen opleveren:

• Belastingaftrek:
  Het invullen van je belastingaangifte met goed gecategoriseerde en opgeslagen onkostengegevens is veel eenvoudiger dan het handmatig verzamelen en reconciliëren van bedrijfsuitgaven. Je kunt elke cent uit je belastingaftrek halen door een nauwkeurige administratie bij te houden. Er is geen kans dat je te veel betaalt op je belastingfactuur.
• Optimaliseer je budgetten:
  Als je weet hoeveel je uitgeeft en wie het uitgeeft, kun je gegevensgestuurde zakelijke beslissingen nemen om het bedrijf vooruit te helpen. Zonder deze kennis van onkostengegevens weet je niet wat er wordt uitgegeven, waarom en door wie, wat voor elk bedrijf slopend kan zijn.
• Inzicht in prestaties:
  Door je zakelijke uitgaven bij te houden, kun je uitgavenpatronen ontdekken. Je kunt pieken in uitgaven opsporen en categoriseren per team, zodat je eventuele problemen kunt onderzoeken voordat ze invloed hebben op je bedrijfsresultaten.

Kenmerken die je moet zoeken in een mobiele app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven

Om te bepalen welke mobiele app voor het bijhouden van onkosten geschikt is voor jouw bedrijf, moet je weten welke functies je nodig hebt. Hier zijn 12 handige functies waar je op moet letten bij het maken van een shortlist van onkostensoftware.

1. Scannen en categoriseren van ontvangstbewijzen

De mogelijkheid om bonnetjes te scannen met de OCR-technologie maakt expensing veel efficiënter. De werknemer neemt gewoon een foto van zijn bonnetje of factuur; de technologie haalt alle informatie eruit die nodig is om de uitgave te verwerken en categoriseert deze automatisch als een bonnetje of factuur. Deze functie helpt onnodige handmatige gegevensinvoer te voorkomen, menselijke fouten te verminderen en frauduleuze onkostendeclaraties op te sporen.

2. Mobiele toegankelijkheid en gebruiksvriendelijke interface

Als je op zoek bent naar een mobiele oplossing voor het bijhouden van onkosten, heb je een intuïtieve mobiele ervaring nodig. Dit betekent dat gepaarde menuopties en een gestroomlijnde gebruikersinterface essentieel zijn. Werknemers en aangewezen goedkeurders moeten onderweg toegang hebben tot de mobiele app, documenten kunnen goedkeuren en uploaden, en eenvoudig onkosten kunnen indienen en beheren vanaf elke locatie.

3. Integratie met boekhoudsoftware

Een app voor het bijhouden van uitgaven die naadloos integreert met toonaangevende boekhoudplatforms zoals QuickBooks of ERP's zoals Exact Online of Microsoft Dynamics, maakt het handmatig afstemmen van uitgaven verleden tijd. Door je technologie te integreren, profiteer je van gegevenscentralisatie, zodat je alle bedrijfsuitgaven binnen handbereik hebt en een duidelijker beeld van je financiën krijgt.

4. Slimme synchronisatie met creditcards

Wachten tot het einde van de maand is niet nodig met slimme synchronisatie. In plaats daarvan maakt deze functie realtime synchronisatie van creditcardtransacties met mobiele software voor uitgavenbeheer mogelijk. Jouw financiële boekhoudteams profiteren nu van actuele zichtbaarheid en strengere controle over bedrijfsuitgaven.

5. Automatische kilometerregistratie

Door het bijhouden van kilometers te automatiseren, kunnen beheerders het kilometertarief instellen, zakenreizen bijhouden, automatisch de zakelijke reiskosten berekenen en deze dienovereenkomstig vergoeden - en dat alles binnen een paar klikken. Als je werknemers op meerdere locaties beheert, kun je verschillende kilometertarieven instellen op basis van wetten in specifieke landen en zakelijke voorkeuren.

6. Geavanceerde rapportage en analyse

Het vinden van een softwareoplossing die automatisering inbouwt in de onkostendeclaratie bespaart je kostbare tijd. Geavanceerde rapportage- en analysefuncties bieden onder meer toegang tot realtime analyses, generen inzichtelijke rapporten over uitgavengewoonten binnen de organisatie of bieden mogelijkheden om de CO2-uitstoot van je bedrijf bij te houden.

Je hebt rapportagefuncties nodig die je in staat stellen impactvolle zakelijke beslissingen te nemen, of het nu gaat om het terugdringen van kosten, het toewijzen van middelen elders in het bedrijf of het verminderen van uw CO2-voetafdruk.

7. Goedkeuring van uitgaven en workflowbeheer

Door je goedkeuringsketen te automatiseren, verminder je onnodige vertragingen of knelpunten. Met toegang tot functies voor het goedkeuren van uitgaven en workflowbeheer automatiseer je het goedkeuringsproces, ongeacht hoe complex je organisatiestructuur is. Maak verschillende goedkeuringsworkflows afhankelijk van uitgavencategorie, transactietype en meer, en aangewezen goedkeurders keuren snel uitgaven goed op de mobiele app.

8. Ondersteuning voor meerdere valuta

Als je wereldwijd opereert, moet je aangepaste uitgavenregels kunnen implementeren voor meerdere entiteiten, wat niet mogelijk is zonder software die meerdere valuta ondersteunt. Bij Payhawk bieden we geen traditionele kaarten met meerdere valuta's, maar laten we je rekeningen openen en kaarten uitgeven voor gratis lokale betalingen in zeven valuta's (GBP, EUR, USD, BGN, RON, DKK en PLN) en lage FX-vergoedingen voor alle andere valuta's.

Onze internationale bankbetalingen ondersteunen ook de wereldwijde handel. Simon Shohet Finance and Strategy Senior Manager bij Alma zegt:

De functie voor internationale bankbetalingen van Payhawk betekent dat we nu één platform hebben waarin we onze betalingen kunnen beheren, van persoonlijke vergoedingen tot het betalen van leveranciers in verschillende valuta, waaronder USD. We vinden het fijn dat we niet naar verschillende providers hoeven te gaan om betalingen te doen en dat we nu een volledig uitgavenoverzicht hebben in Payhawk.

9. Gegevensbeveiliging en privacy

Je hebt een oplossing nodig die robuuste gegevensbeveiliging en privacybescherming biedt omdat je te maken hebt met gevoelige onkostengegevens, vooral als werknemers de software via mobiele applicaties gebruiken. Zoek naar software die PCI DSS, ISO 27001 en SOC2 Type 2 bevat; dan kun je gerust zijn in de wetenschap dat ze internationaal erkende informatiebeveiligingspraktijken volgen.

10. Real-time meldingen en waarschuwingen

Een mobiele onkostentracker-app die waarschuwingen verstuurt via e-mail en mobiel helpt om goedkeurders en medewerkers betrokken te houden bij het onkostenproces. Goedkeurders ontvasngen een waarschuwing zodra er een nieuw verzoek voor budget is, en werknemers ontvangen waarschuwingen wanneer uitgaven extra details of documentatie vereisen als hun uitgave is afgewezen of geretourneerd en nog veel meer. De mogelijkheid om deze waarschuwingen aan te passen helpt frustratie te verminderen.

11. Samenwerking en delegatie van teams

Door medewerkers de mogelijkheid te geven hun eigen uitgaven te beheren, kunnen leden van het financiële team zich richten op activiteiten met toegevoegde waarde om het bedrijf strategisch vooruit te helpen. De functionaliteit om rollen te delegeren aan verschillende medewerkers neemt onnodig administratief werk voor financiële teams verder weg. Met een app voor het bijhouden van uitgaven speelt iedereen zijn rol en doet de technologie het zware werk zodat de processen soepel verlopen.

12. Cloudopslag en back-up

Je financiële gegevens zijn gevoelig, dus je moet garanderen dat ze correct worden opgeslagen en geback-upt. Controleer bij het platform of ze verschillende beveiligingsmaatregelen nemen om je gegevens en hun informatiesystemen te beschermen, mocht het ergste gebeuren.

Vijf dingen om te overwegen bij het kiezen van de juiste mobiele app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven

1. Bedrijfstype en -grootte
   Verschillende bedrijven volgen verschillende processen; een grote organisatie heeft waarschijnlijk complexere goedkeuringsworkflows, meerdere entiteiten en een wereldwijd team om te beheren. Houd altijd rekening met de schaalbaarheid van de door jou gekozen software - kunnen ze je ondersteunen als je bedrijf groeit?

2. Uitlijning van functies
   Meld je altijd aan voor een demo om de functies in actie te zien. Sluiten de mobiele tools en functies aan bij wat jouw bedrijf nodig heeft? Vergelijk must-haves met nice-to-have functies - zorg ervoor dat je de meeste, zo niet alle, aangeboden functies kunt gebruiken voordat je je aanmeldt.

3. Prijsstructuur
   Verschillende software gebruikt verschillende prijsmodellen; de meest voorkomende zijn op basis van een abonnement en op basis van gebruikers of transacties. Deze prijsmodellen kunnen snel prijzig worden, vooral als je een groeiende organisatie bent die nieuwe medewerkers in dienst neemt. Een prijsstructuur op basis van een abonnement biedt gebruikers voorspelbare maandelijkse betalingen voor de nabije toekomst.

David Watson, Group Financial Controller bij State of Play zegt:

We zijn momenteel een groep met zes samenstellende entiteiten, maar naarmate we uitbreiden, zal de noodzaak om per platform te betalen alleen maar toenemen. Dat is wat Payhawk echt aan ons heeft verkocht. We betalen per platform in plaats van per transactie, wat voor ons als horecabedrijf van vitaal belang is.

4. Gebruiksgemak
   De app die je kiest moet makkelijk te gebruiken zijn. Anders zullen werknemers er geen gebruik van maken; dan wordt het gewoon de zoveelste software waarvoor je betaalt maar die je niet volledig gebruikt. Zorg ervoor dat de inwerkperiode uitgebreid is en dat er doorlopende ondersteuning is voor iedereen die moeite heeft met bepaalde aspecten van de software.

5. Beveiliging
   Onkostengegevens zijn gevoelig en moeten goed worden beschermd. Daarom is het noodzakelijk om een app voor het bijhouden van onkosten te kiezen die voldoet aan de industrienormen voor versleuteling. Zoek naar software die voldoet aan PCI DSS, ISO 27001, SOC 2 Type 2 en GDPR. Andere beveiligingsfuncties zijn two-factor authenticatie, single sign-on, kaartblokkeringsopties en het scannen op kwetsbaarheden. Lees alles over onze uitgebreide beveiligingsfuncties op Payhawk.

Het kost tijd om de juiste mobiele app voor het bijhouden van zakelijke uitgaven te vinden

Neem niet overhaast een beslissing; neem de tijd om de opties voor het volgen van zakelijke uitgaven te onderzoeken, schrijf je in voor productdemonstraties en bekijk de mobiele app in actie. Met de juiste app vereenvoudig je het hele onkostenbeheerproces, betrek je gebruikers erbij, verminder je vertragingen bij de goedkeuring en neem je knelpunten weg.

Bekijk hoe onze Payhawk mobiele app werkt en waarom we een 98% klanttevredenheidsscore hebben; plan vandaag nog een demo.