Die 12 wichtigsten Funktionen, die eine mobile App zur Erfassung von Geschäftsausgaben haben sollte

Als Finanzexperte wissen Sie, dass es noch besser ist, wenn Sie die Erfassung der Ausgaben an die Personen delegieren können, die diese Ausgaben überhaupt erst verursachen. Und was wäre da besser geeignet als die vertraute, mobile Technologie, an die sie bereits gewöhnt sind?

Der Einsatz einer Spesenverwaltungslösung mit integrierter mobiler App zur Kostenerfassung ist sinnvoll. Tatsächlich verlassen sich 87 % der Unternehmen bereits darauf, dass ihre Mitarbeiter persönliche Handys für den Zugriff auf Unternehmens-Apps nutzen.

Was ist eine mobile App zur Erfassung von Geschäftsausgaben?

Eine mobile App zur Erfassung von Geschäftsausgaben ist eine Software, mit der Geschäftsausgaben über ein mobiles Gerät erfasst und kategorisiert werden können. Die Softwareanwendung macht die Ausgabenerfassung für den Mitarbeiter, der die Ausgaben erfasst, sowohl mühelos als auch präzise.

Die App macht die manuelle Erfassung von Ausgaben überflüssig und erfasst Ausgabendaten, einschließlich Händlerinformationen, Transaktionsbeträge und -daten. Außerdem können Sie und Ihre Kollegen mit einigen Apps (darunter Payhawk) die Erfassung der Ausgabendaten weitgehend automatisieren. Sie machen einfach ein Foto von der Quittung, und die App extrahiert dann automatisch alle diese Daten, was die Fehlerquote bei der Dateneingabe verringert.

Einige Apps gehen sogar noch einen Schritt weiter und lassen sich direkt in führende Buchhaltungs- oder ERP-Software integrieren. Das bedeutet, dass wichtige Ausgabendaten automatisch über Ihren gesamten Technologie-Stack hinweg synchronisiert werden, wodurch eine einzige Quelle der Wahrheit entsteht und die Transparenz und Kontrolle über die Finanzen verbessert wird.

Vorteile der Erfassung von Geschäftsausgaben

Die Standardisierung der Erfassung Ihrer Geschäftsausgaben kann mehrere Vorteile mit sich bringen:

• Steuerabzüge:
  Das Ausfüllen Ihrer Unternehmenssteuererklärung mit gut kategorisierten und gespeicherten Ausgabendaten ist viel einfacher als das manuelle Erfassen und Abstimmen von Geschäftsausgaben. Wenn Sie genaue Aufzeichnungen führen, können Sie jeden Cent aus Ihren Steuerabzügen herausquetschen. So haben Sie keine Chance, zu viel Steuern zu zahlen.
• Optimierung Ihrer Budgets:
  Wenn Sie wissen, wie viel Sie ausgeben und wer es ausgibt, können Sie datengestützte Geschäftsentscheidungen treffen, um das Unternehmen voranzubringen. Ohne dieses Wissen über die Ausgabendaten wissen Sie nicht, was, warum und von wem ausgegeben wird, was für jedes Unternehmen sehr hinderlich sein kann.
• Performance Insights:
  Durch die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben können Sie Ausgabenmuster aufdecken. Ermitteln Sie Ausgabenspitzen und kategorisieren Sie sie nach Teams, damit Sie Probleme untersuchen können, bevor sie sich auf Ihr Endergebnis auswirken.

Funktionen, auf die Sie bei einer mobilen App zur Erfassung von Geschäftsausgaben achten sollten

Um herauszufinden, welche App für die mobile Kostenerfassung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, müssen Sie wissen, welche Funktionen für Sie von Vorteil sind. Hier sind 12 nützliche Funktionen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie Ihre Ausgaben-Software in die engere Wahl nehmen.

1. Scannen und Kategorisierung von Belegen

Die Möglichkeit, Belege mit OCR-Technologie zu scannen, macht die Ausgabenerfassung wesentlich effizienter. Der Mitarbeiter macht einfach ein Foto seiner Quittung oder Rechnung und die Technologie extrahiert alle Informationen, die für die Verarbeitung der Ausgabe erforderlich sind, und ordnet diese automatisch als Quittung oder Rechnung ein. Diese Funktion hilft, unnötige manuelle Dateneingaben zu vermeiden, menschliche Fehler zu reduzieren und betrügerische Spesenabrechnungen zu verhindern.

2. Mobile Zugänglichkeit und benutzerfreundliche Oberfläche

Wenn Sie nach einer Lösung für die mobile Kostenerfassung suchen, brauchen Sie ein intuitives mobiles Erlebnis. Das bedeutet, dass gekoppelte Menüoptionen und eine schlanke Benutzeroberfläche unerlässlich sind. Mitarbeiter und Genehmiger müssen von unterwegs auf die mobile App zugreifen können, Dokumente genehmigen und hochladen sowie Ausgaben von überall aus einreichen und verwalten können.

3. Integration mit Buchhaltungssoftware

Mit einer App zur Kostenerfassung, die sich nahtlos in marktführende Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks oder ERPs wie Microsoft Dynamics integrieren lässt, gehört die manuelle Abstimmung von Ausgaben der Vergangenheit an. Durch die Integration Ihrer Technologie profitieren Sie von der Zentralisierung der Daten, sodass Sie alle Ausgaben Ihres Unternehmens jederzeit im Blick haben und sich ein klares Bild von Ihren Finanzen machen können.

4. Intelligente Synchronisierung mit Kreditkarten

Mit der intelligenten Synchronisierung brauchen Sie nicht bis zum Monatsende zu warten. Stattdessen ermöglicht diese Funktion die Echtzeit-Synchronisation von Kreditkartentransaktionen mit mobiler Ausgabenmanagement-Software. Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams haben nun einen aktuellen Überblick und eine bessere Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens.

5. Automatisierte Kilometererfassung

Mit der automatisierten Erfassung des Kilometerstandes können Administratoren mit wenigen Klicks den Kilometersatz festlegen, Geschäftsreisen verfolgen, automatisch Geschäftsreisekosten berechnen und entsprechend erstatten. Wenn Sie Mitarbeiter an mehreren Standorten verwalten, können Sie unterschiedliche Kilometertarife festlegen, die sich nach den Gesetzen in bestimmten Ländern und den geschäftlichen Präferenzen richten.

6. Erweiterte Berichte und Analysen

Mit einer Softwarelösung, die eine Automatisierung der Ausgabenberichterstattung ermöglicht, können Sie wertvolle Zeit sparen. Zu den fortschrittlichen Berichts- und Analysefunktionen gehören der Zugriff auf Echtzeitanalysen, die Erstellung aufschlussreicher Berichte über die Ausgabengewohnheiten im gesamten Unternehmen oder ESG-Berichtsfunktionen zur Verfolgung der Kohlenstoffemissionen Ihres Unternehmens.

Sie brauchen Berichtsfunktionen, die Sie in die Lage versetzen, wirksame Geschäftsentscheidungen zu treffen, sei es zur Kostensenkung, zur Zuweisung von Ressourcen an anderer Stelle im Unternehmen oder zur Verringerung Ihres CO₂-Ausstoßes.

7. Spesengenehmigung und Workflow-Management

Durch die Automatisierung Ihrer Genehmigungskette können Sie unnötige Verzögerungen oder Engpässe vermeiden. Mit dem Zugriff auf Funktionen zur Ausgabengenehmigung und zum Workflow-Management können Sie den Genehmigungsprozess automatisieren, unabhängig davon, wie komplex Ihre Organisationsstruktur ist. Erstellen Sie verschiedene Freigabe-Workflows je nach Ausgabenkategorie oder Transaktionsart und benannte Genehmiger können Ausgaben schnell über die mobile App genehmigen.

8. Unterstützung mehrerer Währungen

Wenn Sie international tätig sind, müssen Sie in der Lage sein, benutzerdefinierte Ausgaberegeln für mehrere Gesellschaften oder Standorte zu implementieren, was ohne Software, die mehrere Währungen unterstützt, nicht möglich ist. Bei Payhawk bieten wir keine herkömmlichen Mehrwährungskarten an, sondern ermöglichen Ihnen die Eröffnung von Konten und die Ausgabe von Karten für kostenlose lokale Zahlungen in sieben Währungen (GBP, EUR, USD, BGN, RON, DKK und PLN) und niedrige FX-Gebühren für alle anderen Währungen.

Unsere internationalen Bankzahlungen unterstützen auch das globale Geschäft. Simon Shohet, Senior Manager für Finanzen und Strategie bei Alma, sagt:

Die Funktion für internationale Bankzahlungen von Payhawk bedeutet, dass wir jetzt eine Plattform haben, auf der wir unsere Zahlungen von persönlichen Rückerstattungen bis hin zur Bezahlung von Lieferanten in verschiedenen Währungen, einschließlich USD, verwalten können. Uns gefällt, dass wir nicht mehr zu verschiedenen Anbietern wechseln müssen, um Zahlungen zu tätigen, und dass wir jetzt einen vollständigen Überblick über unsere Ausgaben in Payhawk haben.

9. Datensicherheit und Datenschutz

Sie benötigen eine Lösung, die robuste Datensicherheit und Schutz der Privatsphäre bietet, da Sie mit sensiblen Ausgabendaten zu tun haben, insbesondere wenn Mitarbeiter über mobile Anwendungen auf die Software zugreifen. Achten Sie auf Software, die PCI DSS, ISO 27001 und SOC2 Typ 2 erfüllt; dann können Sie beruhigt sein, dass sie international anerkannte Verfahren zur Informationssicherheit einhält.

10. Echtzeit-Benachrichtigungen und -Warnungen

Eine mobile App zur Kostenverfolgung, die Benachrichtigungen per E-Mail und Mobiltelefon verschickt, hilft den Genehmigern und Mitarbeitern, sich mit dem Ausgabenprozess zu beschäftigen. Genehmiger können eine Benachrichtigung erhalten, sobald eine neue Mittelanforderung vorliegt, und Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen, wenn Ausgaben zusätzliche Details oder Unterlagen erfordern, wenn ihre Ausgaben abgelehnt oder zurückgegeben wurden und vieles mehr. Die Möglichkeit, diese Warnungen individuell anzupassen, trägt dazu bei, dass die Warnungen nicht so schnell ermüden.

11. Zusammenarbeit & Delegation

Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre eigenen Ausgaben zu verwalten, können sich die Mitglieder des Finanzteams auf wertsteigernde Aktivitäten konzentrieren, um das Unternehmen strategisch voranzubringen. Durch die Möglichkeit, Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter zu delegieren, wird den Finanzteams unnötige Verwaltungsarbeit abgenommen. Mit einer App zur Kostenerfassung hat jeder seine Rolle, und die Technik übernimmt die schwere Arbeit, damit die Prozesse reibungslos ablaufen.

12. Cloud-Speicher und Backup

Ihre Finanzdaten sind sensibel, daher müssen Sie sicherstellen, dass sie korrekt gespeichert und gesichert werden. Vergewissern Sie sich bei der Plattform, dass sie verschiedene Sicherheitsmaßnahmen ergreift, um Ihre Daten und Ihre Informationssysteme zu schützen, falls das Schlimmste passiert.

Fünf Dinge, die Sie bei der Auswahl einer mobilen App zur Geschäftsausgabenerfassung beachten sollten

1. Art und Größe des Unternehmens

Unterschiedliche Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen Prozessen; ein großes Unternehmen hat möglicherweise komplexere Genehmigungsabläufe, mehrere Gesellschaften und ein weltweites Team zu verwalten. Berücksichtigen Sie immer die Skalierbarkeit der von Ihnen gewählten Software.

2. Analyse der Funktionen

Melden Sie sich immer für eine Demo an, um die Funktionen in Aktion zu sehen. Stimmen die mobilen Tools und Funktionen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens überein? Vergleichen Sie "Must-haves" mit "Nice-to-have"-Funktionen - vergewissern Sie sich, dass Sie die meisten, wenn nicht sogar alle der angebotenen Funktionen nutzen können, bevor Sie sich anmelden.

3. Preisstruktur

Jeder Anbieter verwendet unterschiedliche Preismodelle; die gängigsten sind abonnementbasiert und benutzer- oder transaktionsbasiert. Diese Preismodelle können schnell teuer werden, vor allem, wenn Sie ein wachsendes Unternehmen sind, das neue Mitarbeiter einstellt. Eine abonnementbasierte Preisstruktur bietet den Nutzern vorhersehbare monatliche Zahlungen für die absehbare Zukunft.

4. Leichte Bedienbarkeit

Die von Ihnen gewählte App muss einfach zu bedienen sein. Andernfalls werden die Mitarbeiter sie nicht nutzen; sie wird zu einer weiteren Software, für die Sie bezahlen und die Sie nicht vollständig nutzen. Stellen Sie sicher, dass die Einarbeitung umfassend ist und dass für alle, die mit Aspekten der Software Probleme haben, fortlaufender Support verfügbar ist.

5. Sicherheit

Ausgabendaten sind sensibel und müssen gut geschützt werden. Deshalb ist es wichtig, eine App zur Kostenerfassung zu wählen, die den Industriestandard für die Verschlüsselung erfüllt. Achten Sie auf PCI DSS-konforme, ISO 27001-zertifizierte, SOC 2 Typ 2-konforme und GDPR-konforme Software. Zu den weiteren Sicherheitsmerkmalen gehören Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-On, Kartensperroptionen und Schwachstellen-Scans. Erfahren Sie alles über unsere umfassenden Sicherheitsfunktionen bei Payhawk.

Die Suche nach der richtigen mobilen App zur Erfassung von Geschäftsausgaben braucht Zeit.

Treffen Sie Ihre Entscheidung nicht überstürzt, sondern nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Optionen zu recherchieren und sehen Sie sich diese im Detail an. Die richtige App zur Kostenerfassung wird Ihnen helfen, Ihr gesamtes Ausgabenmanagement zu optimieren

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