Choisir son application mobile de gestion des dépenses : 12 fonctionnalités incontournables à privilégier

Un suivi précis des dépenses de votre entreprise vous permet d’avoir une meilleure connaissance de vos finances, de gagner en rentabilité, de mieux gérer vos flux de trésorerie et de simplifier vos déclarations d'impôts.

En tant que professionnel de la finance, vous savez combien il est appréciable de déléguer le suivi des dépenses aux personnes qui en sont à l’origine. Pour ce faire, quoi de mieux que d’utiliser une technologie mobile qu’ils connaissent et maîtrisent déjà ?

Il est donc logique d’opter pour une solution de gestion des dépenses dotée d'une application mobile de suivi des dépenses intégrée – il faut savoir que dans 87 % des entreprises, les employés utilisent déjà leur téléphone portable personnel pour accéder à des applications professionnelles.

Définition d'une application mobile de gestion des dépenses

Une application mobile de suivi des dépenses d’entreprise est un logiciel conçu pour enregistrer et classer les dépenses professionnelles à partir d'un appareil mobile. Grâce à l'application logicielle, l’employé qui doit enregistrer ses dépenses peut s’en charger facilement et avec précision.

L'application élimine la nécessité d'enregistrer manuellement les dépenses et saisit directement les données associées, y compris les informations sur le commerçant, les montants des transactions et les dates auxquelles celles-ci ont été effectuées. De plus, certaines applications (comme Payhawk) vous permettent, à vous et à vos collègues, d'automatiser la majeure partie de la saisie de ces données. Il vous suffit de prendre une photo du reçu et l'application extrait automatiquement toutes les données, réduisant ainsi les erreurs de saisie.

Certaines applications vont encore plus loin et s'intègrent directement aux principaux logiciels de comptabilité ou d'ERP. Les données importantes relatives aux dépenses sont alors synchronisées automatiquement dans votre tech stack et génèrent ainsi une source unique de vérité qui vous permet d’améliorer votre visibilité et de mieux contrôler vos finances.

L'importance du suivi des dépenses d’entreprise

En normalisant le suivi de vos dépenses d’entreprise, vous pourrez bénéficier de plusieurs avantages concernant :

Les déductions fiscales

Il est beaucoup plus facile de remplir sa déclaration d'impôt en s’appuyant sur des données relatives aux dépenses bien classées et bien conservées, plutôt que de collecter et de rapprocher manuellement les dépenses de l'entreprise. Grâce à une comptabilité rigoureuse et précise, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos déductions fiscales et ainsi éviter de payer plus d'impôts que nécessaire.

L’optimisation des budgets

En connaissant les montants dépensés et leurs auteurs, vous êtes en mesure de prendre des décisions en vous appuyant sur des données fiables afin de faire progresser l'entreprise. En l’absence de ces données, vous ne pouvez pas connaître les montants des dépenses effectuées, ni les raisons de ces dépenses et encore moins leurs auteurs – une situation qui peut sérieusement nuire aux activités de l’entreprise.

Un aperçu des performances

En assurant un suivi rigoureux des dépenses de votre entreprise, vous pouvez identifier des modèles de dépenses. En repérant les pics de dépenses et en les classant par équipe, vous serez capable d’analyser et de résoudre tout problème potentiel avant qu'il n’affecte vos résultats.

Les fonctionnalités à privilégier dans une application mobile de suivi des dépenses d'entreprise

Avant de choisir l’application mobile de suivi des dépenses qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise, vous devez d’abord déterminer quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin. Payhawk a identifié 12 fonctionnalités utiles à privilégier lors de la présélection de votre logiciel de gestion des dépenses.

1. La dématérialisation et le regroupement des reçus par catégorie

La possibilité de numériser les reçus grâce à la technologie OCR facilite grandement le traitement des dépenses. L'employé prend simplement une photo de son reçu ou de sa facture, puis laisse à la technologie le soin d’extraire toutes les informations nécessaires au traitement de la dépense et de la classer automatiquement dans la catégorie associée. Cette fonctionnalité permet d'éliminer les saisies manuelles inutiles, de réduire les erreurs humaines et d'éviter les notes de frais frauduleuses.

2. Une app et une interface intuitive

Si vous êtes à la recherche d’une solution mobile de suivi des dépenses, vous devez pouvoir bénéficier d'une expérience mobile intuitive. En outre, les employés et les approbateurs doivent pouvoir accéder à l'application mobile même en étant en déplacement, afin de pouvoir approuver et télécharger des documents, mais également soumettre et gérer facilement toutes les dépenses depuis n’importe quel endroit.

3. Une intégration native avec les logiciels comptables de l’entreprise

Une application de suivi des dépenses qui s'intègre nativement aux logiciels comptables leaders du marché ou aux ERP comme Microsoft Dynamics relègue le rapprochement manuel des dépenses aux oubliettes. En intégrant votre application à votre tech stack, vous pouvez ainsi centraliser l’ensemble de vos données, de sorte que toutes les dépenses de l'entreprise soient à portée de main et vous offrent une meilleure visibilité sur vos finances.

4. Une synchronisation intelligente avec les cartes de crédit de l’entreprise

Grâce à la synchronisation intelligente, plus besoin d'attendre la clôture comptable mensuelle. Cette fonctionnalité permet, au contraire, de synchroniser en temps réel les transactions effectuées par carte de crédit directement avec votre application mobile de gestion des dépenses. Vos équipes Finance et Comptabilité peuvent désormais bénéficier d'une meilleure visibilité sur les dépenses de l’entreprise et les contrôler de manière plus rigoureuse.

5. Un suivi automatisé des frais kilométriques

En automatisant votre suivi des frais kilométriques, vos administrateurs sont en mesure de définir le taux kilométrique, d’assurer le suivi des déplacements professionnels, de calculer automatiquement les frais associés et de les rembourser en conséquence, le tout en seulement quelques clics. En outre, si vos employés sont répartis sur plusieurs sites à travers le monde, vous pouvez fixer différents taux en fonction de la législation en vigueur dans certains pays et des préférences de votre entreprise.

6. La génération de rapports et la conduite d’analyses avancées

Trouver une solution logicielle capable d’automatiser le reporting des dépenses peut vous faire gagner un temps précieux. Les fonctionnalités avancées de reporting et d'analyse peuvent inclure l'accès à des analyses en temps réel, la génération de rapports détaillés sur les habitudes de dépenses au sein de l'entreprise, ou encore des capacités de reporting ESG pour effectuer un suivi des émissions de CO2 de votre entreprise.

Vous devez disposer de fonctionnalités de reporting qui vous permettent de prendre des décisions éclairées, que ce soit en termes de réduction des coûts, d'allocation des ressources à d’autres secteurs de l'entreprise ou de réduction de votre empreinte carbone.

7. L’approbation des dépenses et la gestion des workflows

En automatisant votre chaîne d'approbation, vous pouvez réduire les délais inutiles ou les goulots d'étranglement. En accédant à des fonctionnalités d'approbation des dépenses et de gestion des workflows, vous pouvez automatiser votre processus d'approbation, quelle que soit la complexité de votre structure organisationnelle. Par ailleurs, la création de différents workflows d'approbation en fonction de la catégorie de dépenses ou du type de transaction permet aux approbateurs de valider rapidement ces dernières depuis l'application mobile.

8. La prise en charge de plusieurs devises

Si vous exercez vos activités à l'échelle mondiale, vous devez pouvoir mettre en œuvre des règles de dépenses personnalisées pour de multiples entités – ce qui est impossible sans un logiciel capable de prendre en charge plusieurs devises ! Chez Payhawk, si nous ne proposons pas de cartes multidevises traditionnelles, nous vous permettons à la place d'ouvrir des comptes et d'émettre des cartes de paiement locales gratuites dans sept devises (GBP, EUR, USD, BGN, RON, DKK et PLN). En outre, nous appliquons de faibles frais de change pour toutes les autres devises.

Nos services de paiements bancaires internationaux permettent également aux entreprises de s’internationaliser. Selon Simon Shohet, Finance and Strategy Senior Manager chez Alma :

Grâce à la fonctionnalité de paiements bancaires internationaux de Payhawk, nous disposons désormais d'une plateforme unique qui nous permet de gérer nos paiements, des remboursements personnels au paiement des fournisseurs dans différentes devises, y compris le dollar américain. Nous apprécions le fait de ne pas avoir à passer par différents fournisseurs pour effectuer des paiements et de disposer d’une vue d'ensemble complète de nos dépenses dans Payhawk.

9. La sécurité des données et la protection de la vie privée

Étant donné que vous êtes amené à traiter des données sensibles relatives à vos dépenses – notamment lorsque vos employés accèdent à votre logiciel par le biais d’applications mobiles –, vous avez besoin d'une solution qui propose une protection solide en matière de sécurité et de confidentialité des données. Nous vous conseillons d’opter pour un logiciel certifié PCI DSS, ISO 27001 et SOC2 Type 2 ; vous aurez ainsi la tranquillité d’esprit souhaitée en sachant que votre logiciel est conforme à des pratiques de sécurité de l'information reconnues à l’échelle internationale.

10. Des notifications et des alertes en temps réel

Une application mobile de suivi des dépenses qui envoie des alertes par e-mail et par téléphone portable permet aux approbateurs et aux employés de rester impliqués dans le processus : un approbateur peut recevoir une alerte dès qu'il y a une nouvelle demande de fonds, tandis qu’un employé peut recevoir des alertes lorsque certaines dépenses nécessitent un complément d’information ou des documents supplémentaires, ou encore si leur dépense a été rejetée ou renvoyée. Par ailleurs, la possibilité de personnaliser ces alertes contribue à prévenir la lassitude des utilisateurs.

11. Favoriser la collaboration et la délégation au sein de l'équipe

En donnant aux employés la possibilité de gérer leurs propres dépenses, les membres de l'équipe Finance peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour faire avancer l'entreprise sur le plan stratégique. En outre, la possibilité de déléguer des rôles à différents employés permet d’éliminer les tâches administratives inutiles. Grâce à une application de suivi des dépenses, chacun a son rôle à jouer et la technologie prend en charge toutes les tâches laborieuses pour permettre aux processus de se dérouler sans heurts.

12. Stockage et sauvegarde dans le cloud

La confidentialité de vos données financières est primordiale ; vous devez donc vous assurer qu'elles sont correctement stockées et sauvegardées. Vérifiez auprès de la plateforme que vous aurez choisie qu'elle applique diverses mesures de sécurité pour protéger vos données et ses systèmes d'information dans l’éventualité où le pire se produirait.

Cinq éléments à prendre en compte pour choisir la bonne application mobile de suivi des dépenses d’entreprise

1. Le type et la taille de l'entreprise

Chaque entreprise suit des processus différents ; par exemple, une grande organisation est plus susceptible de devoir gérer des workflows d'approbation plus complexes, de multiples entités et une équipe d’envergure internationale. Tenez toujours compte des capacités d'évolution du logiciel que vous avez choisi et demandez-vous s’il peut vous accompagner tout au long de la croissance de votre entreprise.

2. L’alignement des fonctionnalités

Demandez toujours une démonstration du logiciel pour observer les fonctionnalités en action. Les outils et les fonctionnalités mobiles correspondent-ils aux besoins de votre entreprise ? Comparez les fonctionnalités indispensables à celles qui sont seulement agréables à utiliser : assurez-vous que vous trouverez une utilité à la plupart – voire la totalité – des fonctionnalités proposées avant de vous inscrire.

3. La structure des prix

Chaque logiciel utilise des modèles de tarification différents ; les plus courants sont l'abonnement et la tarification à l'utilisation ou à la transaction. Ces modèles peuvent rapidement devenir onéreux, en particulier si vous êtes une entreprise en pleine croissance qui recrute de nouveaux employés. En optant pour un abonnement, les utilisateurs peuvent ainsi prévoir des versements mensuels réguliers dans un avenir proche.

David Watson, contrôleur financier du groupe State of Play déclare :

Nous sommes actuellement un groupe composé de six entités, mais à mesure que nous nous développons, le besoin de payer par plateforme ne fera qu'augmenter. C'est ce qui nous a vraiment convaincus de l'intérêt de Payhawk. Nous payons par plateforme plutôt que par transaction, ce qui est vital pour nous en tant qu'entreprise hôtelière.

4. La facilité d'adoption

L'application choisie doit être facile à utiliser. Autrement, il y a fort à parier que vos employés ne l'utiliseront pas et qu’elle deviendra un énième logiciel que vous payez sans exploiter pleinement ses capacités. Veillez à ce que la formation dispensée soit complète et à ce qu'une assistance permanente soit disponible pour toute personne rencontrant des difficultés avec certains aspects du logiciel.

5. La sécurité

Les données relatives aux dépenses sont confidentielles et doivent donc être bien protégées. C'est pourquoi il est nécessaire de choisir une application de suivi des dépenses qui respecte les normes de cryptage du secteur. Choisissez un logiciel certifié PCI DSS, ISO 27001, SOC 2 Type 2 et respectueux du RGPD. Vous pouvez également prendre en compte bien d’autres fonctionnalités de sécurité, telles que l'authentification à deux facteurs, l'authentification unique, les options de blocage de carte et l'analyse des vulnérabilités. Découvrez toutes nos fonctionnalités de sécurité sur notre blog.

Trouver la bonne application mobile de suivi des dépenses d'entreprise prend du temps

Surtout, ne vous précipitez pas pour prendre une décision. Prenez le temps d'étudier toutes les solutions de suivi des dépenses qui s'offrent à vous, participez à des démonstrations produit et observez l'application mobile en action. L’application de suivi des dépenses qui vous conviendra le mieux vous aidera à simplifier et à rationaliser l'ensemble de votre processus de gestion des dépenses, à impliquer les utilisateurs, à réduire les délais d'approbation et à éliminer les goulots d'étranglement.

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