Facilitez votre comptabilité avec la check-list de la clôture du mois

Vous savez que c'est la clôture de fin de mois lorsque votre équipe de comptabilité croule sous la paperasse à 8 heures du matin et est entourée de boîtes à pizza à 18 heures. La clôture comptable mensuelle n'est peut-être pas un enjeu aussi important que la clôture annuelle, mais elle reste une expérience éprouvante pour l’équipe de comptabilité qui peut facilement être dépassée sans les bons processus, outils ou logiciels.

Alors, que se passe-t-il lors de la clôture de fin de mois ? Le département financier doit réconcilier tous les soldes et rendre compte des performances du mois au conseil d'administration en rassemblant les informations de plusieurs équipes, c’est une pratique qui prend beaucoup de temps.

Des clôtures mensuelles efficaces faciliteront la clôture annuelle et donneront à l'entreprise une vision plus claire de son fonctionnement et du bénéfice d'exploitation. Avec une meilleure visibilité sur les dépenses et les objectifs financiers, l'entreprise peut prendre de meilleures décisions en matière de marketing, d'embauche, de nouvelle stratégie commerciale ou de conception opérationnelle, par exemple.

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Qu'est-ce que la clôture de fin de mois ?

La clôture de fin de mois implique la collecte d'informations, la vérification et le rapprochement de données et de relevés. L'entreprise s'efforcera de réaliser cette opération chaque mois.

Pourquoi ?

La clôture comptable mensuelle indique à l'entreprise quels bénéfices ont été réalisés. Et, grâce à ce processus, une entreprise peut savoir si ses objectifs ont été atteints, ce qui peut à son tour entraîner un grand nombre de décisions critiques. La création d'un nouveau poste, la location d'un nouveau bureau, la révision des salaires, les primes et bien d'autres choses encore peuvent dépendre de ces informations. Et les inexactitudes peuvent être un désastre.

La plupart des équipes de comptabilité clôturent chaque mois, précisément parce que cela réduit les erreurs comptables et parce que cela permet aux entreprises de se comporter de manière agile dans leur prise de décision. C'est d'autant plus important dans le marché volatile dans lequel nous nous trouvons depuis quelques années.

La bonne nouvelle est que, selon les directeurs financiers et autres responsables des finances, la clôture mensuelle peut être facile si vous vous y prenez correctement. La planification et les bons processus, y compris une check-list bien organisée, peuvent transformer une clôture de mois longue et pénible en un jeu d’enfant.

C'est pourquoi nous avons rédigé cet article, afin que vous puissiez utiliser notre check-list pour vous guider tout au long du processus.

Pourquoi effectuer la clôture de chaque mois ? Comment rendre la comptabilité facile ?

Garder vos comptes propres et bien clairs chaque mois est un choix que font les équipes financières. Clôturer les comptes chaque mois peut sembler être une lourde tâche. Mais il existe des moyens de faciliter cette tâche, notamment en utilisant des outils de gestion des dépenses sous la forme de cartes d'entreprise et de logiciels de gestion des dépenses.

Voici quelques-uns des avantages de la clôture mensuelle :

Données financières précises et actualisées tout au long de l'année

Cela signifie que tous les administrateurs de l'entreprise ont une bonne connaissance du statut et du bon fonctionnement de l'entreprise de manière régulière.

Prise des décisions en temps utile et en connaissance de cause

L'époque de la planification et de la budgétisation annuelles est révolue. La plupart des services doivent réagir à des changements importants et significatifs à différents moments de l'année, ce qui signifie que des documents financiers précis sont essentiels.

Simplification des déclarations d'impôts et des audits

En clôturant les comptes chaque fin de mois, vous serez prêt pour les audits et vous aurez des déclarations fiscales chaque mois.

Mise en évidence les domaines à améliorer dans les opérations de l'entreprise

Chaque mois, la direction doit discuter du succès des opérations à l'aide de faits fondés sur des données. L'entreprise obtiendra un retour d'information opportun sur l'impact de toute nouvelle initiative. Si l'entreprise ne dispose pas de rapports précis sur les bénéfices pour chaque mois, elle ne peut pas obtenir de retour d'information.

La check-list de la clôture du mois pour le département financier

Pour vous aider à rester organisé et à accomplir rapidement toutes les tâches, nous avons dressé une liste des éléments que la plupart des directeurs financiers et des équipes de comptabilité passent en revue pour clôturer le mois.

* Créer une check-list pour votre entreprise

En fin de compte, le processus sera unique à votre organisation, vous devez donc travailler avec votre équipe pour créer une check-list qui sera spécifiquement utile à votre entreprise lors de la clôture du mois.

Dans notre e-book, « Conseils et astuces pour les directeurs financiers : Comment gérer la clôture du mois comme un pro », nous avons interrogé des directeurs financiers de différents secteurs d'activité afin de compiler une check-list informative établie par ceux qui la connaissent le mieux.

Une fois que vous avez adapté cette liste, discutez avec les membres de votre équipe pour répartir les tâches. Vous pouvez envisager un simple outil de gestion de projet, tel que Trello, ou tout autre outil déjà utilisé par votre entreprise. De cette façon, vous pourrez suivre la façon dont chaque élément est barré, ou les points de blocage.

* Rassembler votre équipe et toutes les informations

Vous savez déjà que la clôture du mois est loin d'être l'affaire d'une seule personne. La collaboration de tous les membres de l'équipe de comptabilité est nécessaire, tout comme les relations étroites avec les autres directeurs et chefs de service.

Prévoyez des réunions récurrentes avec votre équipe à l'approche de la fin du mois, et soyez conscient des congés potentiels qui pourraient diminuer votre capacité. Répartissez les tâches entre les membres de votre équipe.

Ensuite, organisez des réunions avec les responsables du budget pour passer en revue tous les coûts qui figureront dans le relevé de clôture.

Enfin, vous devrez vous assurer que les employés aient soumis leurs dépenses. À moins que vous ne disposiez d'un logiciel de gestion des dépenses automatisé qui vous fasse gagner du temps et vous permette de le faire en temps réel.

Quelle sera la difficulté de rassembler ces informations ? Cette difficulté est proportionnelle à la sophistication de votre logiciel. Les directeurs financiers qui disposent d'une solution de gestion des dépenses bien implémentée passent cette étape sans problème, tandis que les entreprises qui s'appuient sur des processus plus manuels peuvent avoir des difficultés à ce stade.

* Vérifier les comptes débiteurs

Utilisez votre logiciel de gestion des dépenses pour vérifier automatiquement toutes les factures qui ont été envoyées et qui sont dues. Et voyez ce qui n'a pas été payé afin de procéder au règlement. Vérifiez également que le montant payé soit correct.

* Examiner les comptes créditeurs

Réconciliez et vérifiez que toutes les factures dues ont été payées. Vous devrez également suivre tous les coûts de l'entreprise, qu'il s'agisse de notes de frais, de factures ou de cartes d'entreprise.

À ce stade, vous pouvez faire un appel final pour les dépenses de l'ensemble de l'organisation ou, si vous disposez d'un logiciel de gestion des dépenses intelligent d'une société comme Payhawk, cela sera fait automatiquement.

* Examiner le budget et faire les ajustements nécessaires

L'exactitude du budget est essentielle pour les entreprises, et la clôture du mois est le processus idéal pour garantir l’exactitude.

Comme toute budgétisation est essentiellement une projection des objectifs financiers, un examen régulier permet de redéployer les budgets dans d'autres domaines, s'ils ne sont pas dépensés. Inversement, il faut tirer la sonnette d'alarme si le budget est dépassé à cause d'un service quelconque de l'entreprise.

* Passer en revue les actifs fixes et effectuer un inventaire

Vous ne choisirez peut-être pas de le faire chaque mois, mais il est utile de l'inclure dans la liste de contrôle, surtout si votre entreprise possède beaucoup d'actifs qui se déprécient rapidement.

Passez en revue les actifs fixes de l'entreprise et comptabilisez leur dépréciation comme un coût. De même, effectuez un inventaire pour comprendre quelle valeur il reste. En enregistrant ces changements et en répartissant ces coûts de dépréciation tout au long de l'année, vous évitez les pertes soudaines de bénéfices.

* Préparer les rapports financiers et mettre à jour les documents financiers

La planification financière stratégique nécessite des rapports précis sur les profits et pertes ainsi que des bilans.
Tout au long de la clôture du mois, vous devrez mettre à jour ces documents clés.

Le grand livre de l'entreprise et les relevés financiers tels que les comptes de résultat et le bilan sont les principaux éléments à fournir pour la période de clôture. Les dirigeants ont besoin de ces rapports pour se tenir informés des performances de l'entreprise et s'en servir comme base pour prendre des décisions importantes pour la période fiscale suivante. Assurez-vous qu'ils sont exacts, afin que la planification financière stratégique de votre entreprise repose sur des bases saines.

Comment rendre la clôture comptable mensuelle plus facile à chaque fois ?

La clôture du mois peut être un casse-tête pour de nombreuses entreprises, mais ce n'est pas une fatalité. Considérez les solutions à moyen et long terme qui peuvent simplifier, automatiser et numériser les tâches pour diminuer votre dépendance aux processus manuels.

Rétrospective

Effectuez une rétrospective au sein de votre équipe pour identifier les éléments les plus difficiles de la clôture mensuelle. S'agit-il de la collecte d'informations ? Des ajustements budgétaires ? La technologie est-elle en cause ? Ou est-ce le facteur humain qui est en cause ? Une rétrospective peut vous aider à déterminer les aspects du processus les plus susceptibles d'être améliorés et, en prime, elle peut constituer une thérapie pour votre équipe.

Envisagez une aide extérieure

En fonction de la taille de votre entreprise, vous aurez probablement recours à un mélange de comptabilité interne, d'assistance comptable externe, de logiciel de comptabilité et/ou d'outil comptable ERP. La machine et les rouages de votre organisation financière dépendent entièrement de la taille de votre entreprise et de ses besoins. Mais quoi qu'il en soit, vous aurez besoin qu'elle fonctionne bien pour clôturer votre mois à temps. Idéalement, vous travaillerez également avec une solution financière de gestion des dépenses (qui propose à la fois des cartes d'entreprise et un logiciel de gestion des dépenses) qui s'intègre au meilleur ERP pour la taille de votre entreprise.

La plupart des directeurs financiers avec lesquels nous nous sommes entretenus pour l'écriture de l’ebook « Conseils et astuces pour les directeurs financiers : Comment gérer la clôture du mois comme un pro », ont un cabinet comptable chargé des déclarations fiscales.

Avoir un cabinet comptable ou un conseiller fiscal fiable signifie que vous pouvez compter sur une aide spécialisée si vous n'êtes pas couvert en interne ou si vous n'avez pas le temps de le faire dans votre organisation actuelle.

Passez en revue votre système financier

Passez en revue les systèmes actuellement en place et comparez-les à ce qui est disponible sur le marché. Si vous en êtes encore à éplucher les relevés bancaires à la fin du mois et à déchiffrer des notes de frais périmées compilées manuellement, il est temps d'envisager un logiciel financier tout-en-un pour simplifier vos dépenses.

Envisagez d'investir dans un système ERP si vous ne l'avez pas encore fait

La plupart des entreprises ont déjà investi ou envisagent d'investir dans un ERP pour rassembler les équipes et les sources de données disparates de l'entreprise.

L'ERP rassemble tous les systèmes individuels d'une grande organisation. Avec un logiciel ERP, chaque département dispose toujours de son propre système, mais tous sont connectés et accessibles via une interface unique, ce qui permet aux directeurs d'entreprise d'accéder à des données en temps réel.

Une enquête récente a révélé que la comptabilité était de loin la fonction la plus critique, 89 % des personnes interrogées ayant investi dans un système ERP. Les fonctions les plus importantes sont le grand livre général, les comptes clients, les comptes fournisseurs, la budgétisation et les rapports financiers.

Comment Payhawk peut vous aider à optimiser votre check-list de clôture du mois ?

Le logiciel financier tout-en-un de Payhawk, qui regroupe les cartes de crédit Visa, la gestion des dépenses, les remboursements, la gestion des abonnements et les intégrations, peut vous aider à accélérer et à simplifier votre clôture de fin de mois. Voici quelques-unes des façons dont il peut aider votre organisation.

Réduisez le nombre de dépenses dans votre rapport avec des cartes Visa virtuelles illimitées

Payhawk permet de distribuer très facilement des cartes de crédit virtuelles d'entreprise à tous les membres de votre équipe. Combiné avec des limites de dépenses et une visibilité totale, ce n'est pas seulement une meilleure façon de gérer les dépenses et de responsabiliser vos employés, mais cela vous permettra également d'être beaucoup mieux organisé au quotidien.

Plus besoin de courir après les employés pour qu'ils soumettent des demandes de remboursement. Vous aurez une visibilité totale des dépenses de chaque équipe et les employés pourront facilement soumettre un reçu ou une facture correspondant à chaque coût.

Automatisez les processus manuels

Le rapprochement et la mise en correspondance des factures et des transactions peuvent être ardus et privent souvent les équipes financières du temps qu'elles devraient consacrer à la planification stratégique.

Avec un petit investissement dans un logiciel financier, ces tâches peuvent être automatisées et intégrées à vos outils de comptabilité actuels. Par exemple, avec nos cartes d'entreprise Visa, l'application mobile permet à chaque titulaire de carte de soumettre des reçus pour les transactions, même les reçus papier (grâce à la technologie OCR qui saisit et note les informations comme par magie).

Payhawk envoie également des rappels automatiques aux détenteurs de cartes pour tout document manquant, de sorte que l'équipe financière peut cesser d'être les méchants.

Passez au cloud

Avec l'augmentation du travail à distance, le transfert de tous vos processus financiers vers le cloud peut accélérer le délai de clôture de fin de mois.

Obtenez une vue simple de vos abonnements mensuels

Les entreprises s'appuient de plus en plus sur les abonnements mensuels aux sociétés SaaS pour accomplir davantage de tâches. Cependant, ces abonnements peuvent rapidement devenir incontrôlables.

C'est pourquoi nous avons créé une fonction spécifique qui regroupe tous vos abonnements sur une même interface, vous informe des renouvellements à venir et vous avertit des abonnements redondants.

Considérez le temps et l'énergie consacrés à la clôture du mois, et l'importance de le faire correctement. L'aide d'un logiciel ne ferait-elle pas toute la différence ?

Réservez une démo dès aujourd'hui pour découvrir comment les fonctionnalités de Payhawk peuvent optimiser votre clôture mensuelle en quelques clics seulement.