Facilitez votre comptabilité avec la check-list de la clôture mensuelle

En tant que RAF ou DAF, vous le savez : la clôture comptable mensuelle est bien souvent une expérience éprouvante pour les équipe Finance et Comptabilité. Sans les bons processus, outils et logiciels, ces dernières peuvent vite être dépassées.

En effet, le département financier doit réconcilier tous les soldes et rendre compte des performances mensuelles au conseil d'administration en rassemblant les informations de plusieurs équipes, une pratique qui prend beaucoup (trop) de temps.

Pourtant, optimiser ses processus de clôtures mensuelles permet également de faciliter la clôture annuelle, et cela donne à l'entreprise une vision plus claire de son fonctionnement et des bénéfices générées. Avec une meilleure visibilité sur les dépenses et les objectifs financiers, l'entreprise peut prendre de meilleures décisions en matière de marketing, d'embauche, de nouvelle stratégie commerciale ou de conception opérationnelle, notamment.

Définition du processus de clôture mensuelle

La clôture comptable mensuelle implique la collecte d'informations, la vérification et le rapprochement de données et de relevés. L'entreprise s'efforcera de réaliser cette opération chaque mois.

Grâce à ce processus, une entreprise peut savoir si ses objectifs ont été atteints, ce qui peut à son tour entraîner un grand nombre de décisions stratégiques. La création d'un nouveau poste, la location d'un nouveau bureau, la révision des salaires, les primes et bien d'autres choses encore peuvent dépendre de ces informations. Pas de place, donc, pour les incertitudes.

La plupart des équipes de comptabilité réalisent leurs clôtures comptables chaque mois, précisément parce que cela réduit les erreurs comptables et parce que cela permet aux entreprises d'être plus agile dans leur prise de décision. C'est d'autant plus important dans le marché volatile dans lequel nous nous trouvons depuis quelques années.

Mais le processus de clôture mensuelle ne doit pas être synonyme de casse-tête : il suffit d'être bien équipé et bien organisé. La planification et les bons processus, y compris une check-list bien organisée, peuvent transformer une clôture mensuelle longue et pénible en un jeu d’enfant.

Pourquoi effectuer une clôture mensuelle ? Comment optimiser les processus comptables ?

Pour commencer, il est essentiel de garder des comptes propres et bien clairs chaque mois, c'est à cela que sert la clôture mensuelle. Et elle peut être rendue plus facile grâce aux bons outils, une plateforme de gestion des dépenses, qui fournit des cartes d'entreprise (de débit et de crédit), notamment.

Voici quelques-uns des avantages de la clôture mensuelle :

Des données financières précises et actualisées tout au long de l'année

La clôture mensuelle vous permet de gagner en précision, de façon à ce que les administrateurs de l'entreprise aient une bonne connaissance du statut et du bon fonctionnement de l'entreprise de manière régulière.

Une prise des décisions plus éclairée

Plus besoin d'attendre la fin de l'année pour se pencher sur la planification budgétaire. La plupart des services doivent réagir à des changements importants et significatifs à différents moments de l'année, c'est pourquoi il est essentiel de disposer de données financières précises.

Des déclarations d'impôts et des audits plus simples

En clôturant les comptes à chaque fin de mois, vous serez prêt pour les audits et vous pourrez réaliser vos déclarations fiscales chaque mois.

Des pistes d'amélioration plus faciles à mettre en oeuvre

Chaque mois, la direction évalue le succès de sa stratégie grâce à la data. De cette façon, l'entreprise peut récolter des feedbacks sur les différentes initiatives qui ont été menées. Sans reporting financier, impossible de connaître le ROI de ces initiatives.

La check-list de la clôture mensuelle pour l'équipe Finance

Pour vous aider à rester organisé et à accomplir rapidement toutes les tâches, nous avons dressé une liste des éléments incontournables pour l'équipe Finance :

* Créer une to-do list pour toute l'équipe

Chaque entreprise a son propre fonctionnement, à vous de vous concerter avec vos équipes pour construire une to-do list qui correspondra à vos méthodes. Mais pour vous aider, nous avons créé un modèle à télécharger, dans notre eBook dédié à la clôture mensuelle.

Une fois que vous avez adapté cette liste, discutez avec les membres de votre équipe pour répartir les tâches. Vous pouvez envisager un simple outil de gestion de projet, tel que Trello, ou tout autre outil déjà utilisé par votre entreprise. De cette façon, vous pourrez suivre l'avancée des différents sujets et les points de blocage.

* Rassembler toutes les informations dont vous allez avoir besoin

La collaboration de tous les membres des équipes Finance et Comptabilité est nécessaire. Prévoyez des réunions régulières avec votre équipe à l'approche de la fin du mois, et soyez conscient des congés potentiels qui pourraient impacter votre planning. Répartissez les tâches entre les membres de votre équipe.

Ensuite, organisez des réunions avec les responsables du budget pour passer en revue tous les coûts qui figureront dans le relevé de clôture.

Enfin, vous devrez vous assurer que les employés aient bien soumis leurs dépenses (sauf, bien sûr, si vous êtes déjà équipé de Payhawk pour la gestion des notes de frais, auquel cas, vous disposez déjà d'une visibilité sur tous les frais engagés).

* Vérifier les comptes débiteurs

Utilisez votre logiciel de gestion des dépenses pour vérifier automatiquement toutes les factures qui ont été envoyées et qui sont dues. Et voyez ce qui n'a pas été payé afin de procéder au règlement. Vérifiez également que le montant payé soit correct.

* Examiner les comptes créditeurs

Réconciliez les paiements et vérifiez que toutes les factures dues ont été payées. Vous devrez également suivre tous les coûts de l'entreprise, qu'il s'agisse de notes de frais, de factures ou des dépenses par cartes d'entreprise (débit et crédit).

* Examiner le budget et faire les ajustements nécessaires

L'exactitude du budget est essentielle pour les entreprises, et c'est à cela que sert la clôture mensuelle.

Comme toute budgétisation est essentiellement une projection des objectifs financiers, un examen régulier permet de redéployer les budgets dans d'autres domaines, s'ils ne sont pas dépensés. Inversement, il faut tirer la sonnette d'alarme si le budget est dépassé à cause d'un service quelconque de l'entreprise.

* Passer en revue les actifs fixes et effectuer un inventaire

Vous ne choisirez peut-être pas de le faire chaque mois, toutefois, c'est une étape importante, surtout si votre entreprise possède beaucoup d'actifs qui se déprécient rapidement.

Passez en revue les actifs fixes de l'entreprise et comptabilisez leur dépréciation comme un coût. De même, effectuez un inventaire pour comprendre quelle valeur il reste. En enregistrant ces changements et en répartissant ces coûts de dépréciation tout au long de l'année, vous évitez les pertes soudaines de bénéfices.

* Préparer les rapports financiers et mettre à jour les documents financiers

La planification financière stratégique nécessite des rapports précis sur les profits et pertes ainsi que des bilans. Tout au long de la clôture mensuelle, vous devrez mettre à jour ces documents clés.

Le grand livre de l'entreprise et les relevés financiers tels que les comptes de résultat et le bilan sont les principaux éléments à fournir pour la période de clôture. Les dirigeants ont besoin de ces rapports pour se tenir informés des performances de l'entreprise et s'en servir comme base pour prendre des décisions importantes pour la période fiscale suivante. Assurez-vous qu'ils soient exacts, afin que la planification financière stratégique de votre entreprise repose sur des bases saines.

Comment faciliter le processus de clôture comptable mensuelle ?

La clôture du mois peut être un casse-tête pour de nombreuses entreprises, mais ce n'est pas une fatalité. Considérez les solutions à moyen et long terme qui peuvent simplifier, automatiser et numériser les tâches pour diminuer votre dépendance aux processus manuels.

Rétrospective

Effectuez une rétrospective au sein de votre équipe pour identifier les éléments les plus difficiles de la clôture mensuelle : s'agit-il de la collecte d'informations ? Des ajustements budgétaires ? La technologie est-elle en cause ? Ou est-ce le facteur humain qui est en cause ? Ce moment de réflexion vous aidera à déterminer les aspects du processus qui peuvent être améliorés.

Envisagez une aide extérieure

En fonction de la taille de votre entreprise, vous aurez probablement recours à un mélange de comptabilité interne, d'assistance comptable externe, de logiciel de comptabilité et/ou d'outil comptable ERP. La solution idéale ? Une plateforme de gestion des dépenses (qui propose à la fois des cartes d'entreprise de débit et de crédit, et un logiciel de gestion des dépenses associé) qui s'intègre à votre ERP ou votre logiciel comptable.

Évaluez votre système financier

Passez en revue les systèmes actuellement en place et comparez-les à ce qui est disponible sur le marché. Si vous en êtes encore à éplucher les relevés bancaires à la fin du mois et à déchiffrer des notes de frais périmées compilées manuellement, il est temps d'envisager un logiciel financier tout-en-un pour simplifier vos dépenses.

Envisagez d'investir dans un système ERP si vous ne l'avez pas encore fait

La plupart des entreprises ont déjà investi ou envisagent d'investir dans un ERP pour rassembler les équipes et les sources de données disparates de l'entreprise. Cela permet de rassembler tous les systèmes individuels d'une grande organisation. Avec un ERP, chaque département dispose toujours de son propre système, mais tous sont connectés et accessibles via une interface unique, ce qui permet aux équipes de direction d'accéder à toutes les données en temps réel.

Payhawk, votre partenaire de confiance pour la clôture mensuelle

Payhawk est une solution qui regroupe les cartes de débit et de crédit Visa, la gestion des notes de frais, les remboursements d'avances de frais, la gestion des abonnements et les intégrations ERP, pour vous aider à accélérer et à simplifier votre clôture mensuelle. Voici comment nous pouvons vous accompagner :

Réduisez le nombre de dépenses grâce aux cartes Visa virtuelles

Payhawk permet de distribuer très facilement des cartes de débit et de crédit virtuelles à tous les membres de votre équipe. Ces cartes disposent de limites de dépenses et de contrôles personnalisables, ce qui vous permet de garder une visibilité totale sur toutes les dépenses engagées, de responsabiliser vos employés, mais aussi d'être plus organisé dans la gestion de vos dépenses d'entreprise.

Plus besoin de courir après les employés pour qu'ils soumettent leurs notes de frais : ils peuvent le faire en quelques clics depuis leur smartphone, et des rappels sont envoyés automatiquement grâce aux notifications push.

Automatisez les processus manuels

Le rapprochement bancaire est un processus extrêmement chronophage pour les équipes Finance. Pourtant, ce processus peut facilement être automatisé et les données intégrées à vos outils de comptabilité actuels. Par exemple, avec nos cartes d'entreprise Visa, l'application mobile permet à chaque titulaire de carte de dbit ou de crédit de soumettre des reçus pour les transactions, même les reçus papier (grâce à la technologie OCR). Payhawk envoie également des rappels automatiques aux détenteurs de cartes pour tout document manquant.

Optez pour une solution SaaS

Avec l'augmentation du travail à distance, le transfert de tous vos processus financiers vers le cloud peut accélérer le délai de clôture mensuel.

Gardez un oeil sur tous vos abonnements mensuels

Les entreprises s'appuient de plus en plus sur les abonnements mensuels à des solutions SaaS. Cependant, ces abonnements peuvent rapidement se multiplier et l'équipe Finance vient à manquer de visibilité sur les dépenses engagées. C'est pourquoi nous avons créé une fonction spécifique qui regroupe tous vos abonnements sur une même interface, vous informe des renouvellements à venir et vous avertit des abonnements redondants.

Considérez le temps et l'énergie consacrés à la clôture mensuelle. L'aide d'une solution comme Payhawk ne ferait-elle pas toute la différence ?

Pour aller plus loin, téléchargez notre e-book "Réussir sa clôture comptable annuelle : la To-Do List de 2024". Ou réservez une démo dès aujourd'hui pour découvrir comment les fonctionnalités de Payhawk peuvent vous permettre d'optimiser votre clôture mensuelle.