Rapport financier semestriel : que vous réserve cette fin d’année 2025 ?

Nous voilà déjà au mois de juillet ! Et pour ceux qui ne sont pas juilletistes, le mois de juillet est synonyme de bilan les six derniers mois. Il est donc temps d’examiner ce qui a fonctionné ou non, de votre stratégie globale à vos outils.

En faisant ce bilan, vous ferez partie de l’une des catégories suivantes :

1. Soit vous êtes en bonne voie pour atteindre vos objectifs,
2. Soit vous avez été dévié de votre trajectoire par des facteurs bien connus tels que les fluctuations du marché, des changements d'effectifs, des outils inutilisables ou des hausses de coûts imprévues

Quel que soit votre cas, le moment est venu de faire le point et de vous préparer pour terminer l'année en beauté.

Mais en 2025, cela ne signifie pas seulement passer les budgets au crible avec un stylo rouge. Il s’agit de se demander : utilisons-nous les bons outils ? Avons-nous réellement intégré l'IA ? Et si ce n'est pas le cas, pourquoi ?

État des lieux du premier semestre

Un examen budgétaire semestriel solide commence par une réflexion honnête. Qu'est-ce qui a fonctionné ? Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ? Qu'est-ce qui vous a pris au dépourvu et quels enseignements pouvez-vous en tirer pour le second semestre ?

Chez Payhawk, nous constatons que les équipes financières prospèrent lorsqu'elles se concentrent non seulement sur les chiffres, mais aussi sur la visibilité et la responsabilité.

Prenons l'exemple de State of Play Hospitality. Notre solution permet aux responsables de leurs établissements de suivre en temps réel les dépenses engagées par rapport aux budgets, et de repérer les dépassements ou les anomalies avant qu'ils ne deviennent incontrôlables. Lorsqu'ils ont remarqué que les frais liés aux DJ étaient plus élevés que prévu dans un établissement spécifique, ils ont pu réagir rapidement, réaffecter le budget là où cela était nécessaire et maintenir la rentabilité.

Andrew Jacobi, VP Finance US chez State of Play Hospitality, déclare :

Grâce à l'intégration entre Payhawk et NetSuite, nous bénéficions d'une visibilité complète sur nos dépenses globales dans NetSuite. Ce flux de données nous permet de comprendre très rapidement notre compte de résultat, sans prise de tête. En examinant les dépenses, nous pouvons dire : Nous avions prévu 5 000 dollars pour cette période, mais nous en avons dépensé 7 000. Que s'est-il passé ? Avons-nous été surfacturés ? Avons-nous augmenté la fréquence des DJ ? Si c'est le cas, devrions-nous ajuster le budget pour la période suivante ?

Ce type d'agilité est tout simplement impossible si vous vous fiez à des analyses effectuées à la toute fin du mois avec de vieux tableurs et des outils déconnectés. En effet, vous avez besoin d'informations en temps réel et de données claires. Pour cela, les outils de gestion des dépenses, l'automatisation et les intégrations ERP sont donc plus importants que jamais et doivent figurer en tête de vos priorités pour le second semestre.

Pourquoi intégrer l'IA dès maintenant ?

Les responsables financiers ne sont pas seulement tenus de fournir des chiffres clairs, ils doivent également expliquer pourquoi ces chiffres sont importants et comment ils s'inscrivent dans les objectifs de l'entreprise.

C'est là que des processus internes solides (et une technologie appropriée) deviennent indispensables. Lorsque les indicateurs de performance sont partagés entre les services, chaque équipe peut évaluer sa contribution aux résultats globaux. Et lorsque le reporting est vraiment transparent, les parties prenantes ont une idée claire des facteurs de succès et des priorités à fixer à l'approche du prochain cycle budgétaire.

Quant à l'IA, elle est en train de transformer discrètement la manière dont les reportings sont réalisés. Nous parlons ici d'IA intégrée, c'est-à-dire d'une technologie intelligente directement intégrée à vos workflows existants.

Chez Payhawk, nos solutions incluent désormais des agents IA qui travaillent en arrière-plan : ils codent automatiquement les dépenses, font correspondre les transactions, signalent les anomalies et rationalisent les rapprochements (y compris avec votre ERP), ce qui améliore la rapidité et, surtout, la précision de votre reporting.

Ainsi, lorsque vous examinez vos rapports financiers et préparez votre équipe pour le prochain cycle, posez-vous les questions suivantes :

• Allons-nous garder des processus manuels et risquer des erreurs ?
• Passons-nous encore du temps à récupérer des reçus et des informations manquantes ?
• Utilisons-nous des outils qui intègrent déjà l'intelligence artificielle, nous permettent d’être plus efficace et nous libèrent du temps pour prendre les décisions qui comptent vraiment ?

Les équipes les plus performantes que nous observons ne rajoutent pas des solutions d’IA, mais l'activent là où elle fonctionne déjà.

Gain de temps et budgétisation

La productivité reste une obsession au niveau du conseil d'administration, et à juste titre. Mais réduire le temps consacré aux processus financiers ne doit pas nécessairement être synonyme d’augmentation des effectifs. Cela signifie mettre en place des workflows qui fonctionnent de manière autonome.

C'est là que l'automatisation représente une vraie valeur ajoutée :

• Des remboursements qui se déclenchent automatiquement
• Des abonnements suivis sans avoir recours à des tableurs
• Des budgets respectés grâce aux cartes d'entreprise
• Et en plus, l'IA s'occupe de la catégorisation et du rapprochement

Ce temps sur vos processus financiers va vous permettre de vous concentrer sur votre planification financière et sur la stratégie de croissance de l’entreprise.

Alors pour le second semestre, n’attendez plus. Équipez vos collaborateurs d’une solution de gestion des dépenses facile à prendre en main, qui dispose des contrôles de dépenses et des workflows d’approbation dont vous avez besoin pour rendre compte et analyser chaque dépense, sans aucun compromis sur votre sécurité financière.

La planification financière à l’heure de l’instabilité économique

Konstantin Dzhengozov, DAF et co-fondateur de Payhawk partage son expérience :

Chaque trimestre, nous évaluons l'ensemble de nos outils avant de renouveler nos logiciels. Nous nous posons les questions suivantes : utilisons-nous vraiment cet outil ? Pourrions-nous obtenir la même valeur à un coût moindre ? Les dépenses d'abonnement représentent un poste important, et nous les traitons comme toute autre décision critique concernant nos fournisseurs.

Cette approche s'inscrit dans une logique de budgétisation proactive et de base zéro, une tendance qui ne semble pas près de s'essouffler en 2025.

Plutôt que de se baser sur des hypothèses, les équipes partent d'une feuille blanche. Chaque dépense est justifiée. Chaque outil est évalué. Et quelles sont les équipes qui s'en sortent le mieux ? Celles qui ont déjà intégré l'IA. Non pas parce que c’est tendance, mais parce qu’elle facilite la planification financière.

À vous de jouer

Alors à quoi va ressembler votre stratégie pour la suite de 2025 ? Elle doit d’abord commencer par une réflexion et une rétrospective honnêtes, non seulement sur les performances, mais aussi sur l'adéquation de vos outils et processus actuels. Cela implique d'être prêt à abandonner ce qui ne fonctionne plus et à utiliser plus efficacement ce qui est déjà à votre disposition.

Et cette stratégie doit, bien sûr, intégrer l'IA. Non pas comme un investissement futur ou un projet lointain, mais comme un atout dont vous pouvez commencer à tirer profit dès maintenant, surtout si elle s’intègre aux outils que votre équipe utilise quotidiennement.

Et s'il vous reste encore un budget à dépenser en 2025, investissez-le dans quelque chose qui vous facilitera rapidement la vie. Les clients Payhawk obtiennent un retour sur investissement en moins de 10 mois en moyenne, gagnent plusieurs jours par semaine sur leur clôture mensuelle et récupèrent jusqu'à 2 millions d'euros par an grâce à des déclarations de TVA précises ! À bon entendeur…