Oracle NetSuite est l’un des leaders mondiaux de l’ERP. Il offre une base puissante pour la gestion et la planification financière, la gestion de la relation client, la facturation et la consolidation multi-entités. Pourtant, pour maximiser son impact dans la gestion des dépenses opérationnelles, il nécessite souvent des extensions dédiées. En effet, les enjeux actuels de la finance (complexité liée aux structures multi-entités, exigences accrues en matière de conformité, impératif d’accès en temps réel aux données financières) imposent une approche plus fluide et automatisée.
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En quoi l’intégration de Payhawk à Oracle NetSuite est-elle un levier stratégique pour la fonction finance de votre entreprise ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.
Lorsque la gestion des dépenses est confiée à des systèmes manuels ou non connectés entre eux, les risques s’accumulent rapidement : erreurs de saisie, doublons, ressaisies fastidieuses, ou encore données obsolètes. Ces lacunes impactent directement la visibilité sur les flux de trésorerie et compliquent la maîtrise budgétaire. Les équipes financières peinent à clôturer leurs comptes dans les temps, à produire un reporting fiable, ou à anticiper les dépenses à venir. Ce manque d’intégration nuit à la réactivité décisionnelle et à la performance globale de l’entreprise.
Guillaume Renard, DAF d'Ultra Premium Direct et client Payhawk, en témoigne :
À l’époque, nous avions trois canaux différents pour gérer les notes de frais. Le Codir utilisait des cartes bancaires classiques, mais leur gestion manquait de souplesse. Un seul administrateur, recevait toutes les notifications et gérait les demandes, ce qui devenait vite un goulot d’étranglement. Pour les autres collaborateurs, les notes de frais passaient soit par des formulaires papier, soit via notre logiciel de paie, ce qui ajoutait une forte hétérogénéité dans le traitement. Ce fonctionnement, adapté à une petite structure, montrait ses limites dans un contexte de croissance.
Le guide du DAF pour rationaliser les dépenses de toutes les filiales
Une bonne intégration entre l’ERP Oracle NetSuite et une solution de gestion des dépenses telle que Payhawk doit permettre une synchronisation fluide des éléments clés : fournisseurs, comptes généraux, centres de coûts et transactions, etc.
Cela garantit que les données restent alignées entre les deux systèmes, sans ressaisie ni rupture de chaîne. Elle doit également permettre l’automatisation des workflows essentiels, comme les circuits d’approbation, les rapprochements bancaires et l’export comptable. L’objectif est de réduire les interventions manuelles et les délais de traitement, pour un véritable gain de productivité.
Une telle intégration facilite par ailleurs la gestion centralisée de structures multi-entités, en respectant les règles comptables spécifiques à chaque entité tout en consolidant les informations au niveau du groupe. Elle contribue à renforcer la conformité comptable en assurant une traçabilité complète des opérations : chaque dépense est justifiée, validée, et archivée avec ses pièces justificatives. Enfin, cette approche simplifie considérablement la préparation aux audits, grâce à une documentation centralisée et accessible facilement.
Par exemple, avec l’intégration native de Payhawk à NetSuite, les équipes peuvent importer automatiquement les fournisseurs et centres de coûts depuis NetSuite, puis enregistrer en temps réel dans l’ERP chaque transaction initiée dans Payhawk, qu’il s’agisse d’un paiement en carte, d’une facture fournisseur ou d’un remboursement de note de frais. Une dépense réglée par carte est immédiatement validée via un workflow d’approbation, puis exportée vers le bon compte dans NetSuite, avec toutes les pièces justificatives jointes. Résultat : une réduction significative du temps de clôture et une visibilité instantanée sur les dépenses réelles.
Pour Cyrille Grépin, co-fondateur d’Iniwave et partenaire de Payhawk, les avantages de l’intégration NetSuite avec Payhawk sont clairs :
Grâce à l'intégration, lorsqu'une nouvelle facture arrive dans Payhawk, si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé et synchronisé dans NetSuite. Cela évite de devoir créer manuellement le fournisseur dans son ERP ou son outil de gestion des dépenses. En cas d’erreur de saisie analytique, même si la dépense a été centralisée et payée, l’utilisateur peut corriger l’information, et la mise à jour se reflètera automatiquement dans NetSuite — à condition que la période comptable soit encore ouverte. Cette automatisation fait une réelle différence par rapport à des systèmes où l'on se contente d’exporter et importer des fichiers Excel, ce qui est lourd, source d’erreurs, et demande souvent beaucoup de travail manuel, surtout quand on n’a pas une armée de comptables pour tout vérifier ligne par ligne.
La réussite d’un projet d’intégration à NetSuite repose avant tout sur une phase d’audit interne approfondi : il s’agit d’identifier clairement les données à synchroniser, les flux concernés (dépenses, approbations, paiements), ainsi que les entités impliquées dans l’écosystème financier. Cette étape permet de poser les bases fonctionnelles et techniques du projet.
Vient ensuite le choix d’une solution adaptée à la structure de l’entreprise. Certaines entreprises privilégieront une approche plug & play, facile et rapide à déployer, tandis que d’autres auront besoin d’une solution plus complexe mais personnalisée. Payhawk, par exemple, propose une intégration native à NetSuite, tout en offrant un haut niveau de personnalisation des workflows et des mappings comptables. Un atout essentiel pour répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe finance.
La gestion du changement est une étape souvent sous-estimée, mais déterminante. En effet, il est essentiel de former les utilisateurs, de communiquer sur les bénéfices attendus, et de s’assurer que les outils restent simples à utiliser au quotidien. Un bon accompagnement dès le départ favorise l’adhésion des équipes et limite les résistances.
Enfin, une fois l’intégration en place, un suivi post-déploiement permet de mesurer l’impact réel : suivi des KPI (temps de traitement, taux d’erreur, délais de clôture), retours des utilisateurs, et ajustements fonctionnels au fil de l’eau.
L’intelligence artificielle (IA) joue un rôle croissant dans la modernisation des processus financiers, en particulier lorsqu’elle est intégrée à un ERP comme NetSuite. Elle permet par exemple d’automatiser la catégorisation comptable des transactions, réduisant ainsi la dépendance à la saisie manuelle. Elle peut également contribuer à la détection d’anomalies, en identifiant des écarts inhabituels ou des comportements suspects dans les dépenses, avant même qu’ils ne deviennent problématiques. Enfin, certaines solutions s’appuient sur des modèles prédictifs pour anticiper les tendances de dépenses et ajuster les budgets en conséquence.
Chez Payhawk, ces technologies sont mises au service de la simplification et de la fiabilité des workflows. Les agents IA intégrés assistent les équipes dans le traitement automatique des reçus ou la validation des données. L’objectif n’est pas de remplacer l’expertise humaine mais de l’augmenter intelligemment, en réduisant la charge manuelle et en facilitant la prise de décision basée sur les données.
L’un des aspects clés ? Le logiciel s’adapte à la politique de l’entreprise, et non l’inverse.
Payhawk propose une intégration native certifiée par Oracle NetSuite, garantissant une entière compatibilité technique et fonctionnelle. Contrairement à d’autres solutions qui reposent sur des connecteurs tiers, cette intégration directe permet une connexion stable, sécurisée et maintenue en continu entre les deux plateformes. En effet, depuis octobre 2023, Payhawk est partenaire officiel du SuiteCloud Developer Network d’Oracle NetSuite. Avec Payhawk, les utilisateurs bénéficient d'une communication bi-directionnelle automatique et d’une visibilité sur leurs dépenses en temps réel. Notre nouveau statut "Built for NetSuite" est une reconnaissance de la valeur que nous apportons à nos clients.
Les données clés sont synchronisées automatiquement, sans configuration complexe ni ressaisie manuelle. Les équipes financières peuvent ainsi déployer la solution rapidement, sans dépendre d’une expertise spécifique. L’interface a été pensée pour être accessible, même pour des profils non techniques.
Payhawk s’adapte naturellement aux organisations multi-entités et multi-devises, en respectant les structures consolidées et les logiques comptables propres à chaque entité. Cette flexibilité en fait un allié particulièrement pertinent pour les entreprises à dimension internationale.
Stéphane Muller, Head of Finance chez Powens, en témoigne :
Avec l’arrivée des entités espagnoles, on a dû repenser les choses. Des petits problèmes sont apparus, les deadlines étaient serrées. Moins d’une semaine après en avoir discuté, on a décidé de franchir le cap. L’intégration native, l’absence de fichiers à importer, la gestion multi-entité… tout cela a changé notre quotidien. Ne plus avoir à se connecter/déconnecter pour gérer les entités, tout avoir sous la main dans un seul outil : un vrai changement. Avoir un outil unique pour toutes les entités, où les utilisateurs peuvent valider une facture sans changer d’interface, c’est énorme. Nos utilisateurs sont contents. Et le gain de temps est énorme : une à deux journées, voire plus. Quand tout est fluide et natif, on arrive à clôturer à J+1 ou J+2. Et on peut se concentrer sur autre chose. Si on a une facture urgente à valider, on peut le faire immédiatement. Tout est intégré automatiquement. Ce processus fluide et continu nous fait vraiment gagner du temps.
En conclusion, si les ERP tels que NetSuite constituent une base solide pour la gestion financière, leur potentiel ne se révèle qu’à travers une intégration fluide et intelligente des outils de gestion des dépenses comme Payhawk.
Cette interconnexion permet non seulement d’unifier les processus, mais aussi d’assurer une visibilité en temps réel, une meilleure maîtrise des coûts et une prise de décision plus stratégique. Cela ouvre la voie à une finance véritablement connectée et performante.
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L'équipe éditoriale de Payhawk est composée de professionnels de la finance chevronnés, forts de plusieurs années d'expérience dans la gestion des dépenses, la transformation numérique et la Fintech. Nous avons pour objectif de fournir à nos lecteurs un contenu riche et qualitatif.
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