Payhawk devient un partenaire “Built for NetSuite”

NetSuite est l'un des logiciels les plus populaires pour les entreprises, moyennes, grandes ou en croissance. Cet ERP basé dans le cloud vous aide à gérer vos finances, votre relation client, ou encore votre gestion des stocks.

La pièce manquante du puzzle ? Des cartes d'entreprise bénéficiant de contrôles solides et permettant la gestion automatisée des notes de frais. Et c'est là que nous intervenons. Chez Payhawk, nos clients profitent des avantages de nos fonctions de gestion des dépenses et de notre intégration native à NetSuite depuis plus de deux ans.

Comme le décrit Giancarlo Bruni, CFO de Heroes, client Payhawk depuis 2021 :

"En tant que directeur financier, je veux savoir combien d'argent et de bénéfices nous avons en temps réel et quels leviers je dois actionner. En tant qu'entreprise, nous avons également besoin de connaître notre stock, notamment la date d'arrivée, la quantité en transit et si nous avons besoin de plus. Je peux voir tout cela via mon ERP, et je peux voir les dépenses en temps réel grâce à l'intégration native avec mon logiciel de gestion des dépenses, Payhawk.”

Des données de dépenses de bout-en-bout

À partir de ce mois-ci, nous avons des clients qui utilisent l’intégration native de NetSuite dans plus de 28 pays, effectuant des transactions avec plus de 100 000 fournisseurs.

Vous faites partie de ces clients ? Voici ce qui vous attend :

“Nous disposons de 5 entités, avec environ 300 à 500 dépenses par mois pour la société mère”, explique Eduardo Felipez, Comptable de Gestion chez Heroes. “Avant, il me fallait un jour entier par entité pour revoir, importer, exporter et mettre les notes de frais au bon format. Grâce à l’intégration native de NetSuite avec Payhawk, je n’y passe plus qu’une heure par jour. C’est une aide précieuse !"

Découvrez comment Heroes a réduit la gestion de ses notes de frais de 5 jours à 5 heures grâce à l’intégration native NetSuite.

Comme Heroes, vous bénéficierez d’une intégration fluide, pensée pour les professionnels de la finance sur les principes de la comptabilité d’engagement (accruals) :

• Effectuez vos rapprochements comptables sans erreur
• Supprimez complètement la saisie manuelle et les délais de traitement
• Économisez plusieurs heures (voire plusieurs jours) passés à la saisie manuelle des dépenses et la vérification de vos rapprochements
• Profitez des mises à jour automatiques du connecteur
• Profitez d’une implémentation rapide grâce à la synchronisation de vos segments et registres personnalisés ainsi que des champs de dépenses, à une mise à jour automatique de vos données de références et à une analytique en temps réel
• Profitez du soutien des membres de la NetSuite Alliance Partners tels que Macrofin, Balkan Services, et RSM Spain

"Nous sommes ravis de nous associer à Payhawk, car il s'agit d'une excellente solution de paiement", explique Ross Latta, CEO de MacroFin, partenaire primé de l'Alliance NetSuite et Solution Partner de Payhawk. "Nous utilisons Payhawk pour notre propre gestion des dépenses et nous sommes très satisfaits de notre expérience. Nos salariés utilisent les cartes Payhawk pour leurs dépenses, et l'intégration à NetSuite offre une visibilité et un contrôle sur nos coûts et le paiement des factures."

Facilitez votre clôture mensuelle grâce l’intégration native NetSuite

L’enfer de la clôture mensuelle, c’est souvent le moment du mois le plus redouté des équipes Finance. Si vous devenez client Payhawk, votre fin de mois pourrait être rapide et sans stress.

Grâce à notre solution de gestion des dépenses et à l'intégration native de NetSuite, vous bénéficiez de processus financiers rationalisés, d'une charge de travail manuelle réduite, d'une précision accrue des données et d'une visibilité en temps réel. Ensemble, ces éléments contribuent à une clôture de fin de mois rapide et efficace, avec des informations plus approfondies et plus percutantes.

Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group explique :

"Comme nous avons codé toutes nos dépenses en codes de projet dans la solution Payhawk, nous pouvons évaluer nos marges par projet ou par événement à la fin de chaque mois. Payhawk a fait un excellent travail en veillant à ce que nous puissions obtenir ces champs personnalisés et les codes de projet de NetSuite dans Payhawk"

Et GDS Group n'est pas une exception. Notre intégration a permis à nos clients de tirer parti de la puissance de notre solution de gestion des dépenses et de l'expérience ERP de NetSuite. En septembre 2023, nous les avons aidés à atteindre leurs objectifs :

• Plus de 250 000 notes de frais exportées
• Plus de 110 000 000 € de paiements totaux
• 106 435 fournisseurs importés
• 99,70 % des dépenses exportées sans aucune intervention manuelle (août 2023)
• 434,28% d'augmentation moyenne des notes de frais exportées par trimestre

Comment ça marche ?

Avec Payhawk, vos paramètres comptables se synchronisent automatiquement avec NetSuite.

Après avoir relié votre filiale NetSuite à notre solution, vous pouvez :

• Aligner votre plan comptable, vos taux de TVA, vos départements et vos classifications.
• Mapper les comptes comptables dans NetSuite associés aux bonnes devises
• Relier les portefeuilles de devises et paramétrer les frais de change en cas de multi-devises
• Synchroniser les soldes de Payhawk et de NetSuite à partir d'une date donnée
• Transmettre instantanément les paiements et les notes de frais

Choisissez vos configurations lorsque vous installez votre solution Payhawk avec Netsuite :

• Définissez la façon dont vous souhaitez exporter les différents types de dépenses dans NetSuite (en faisant la différence entre les factures fournisseurs, les rapports de notes de frais ou les écritures de journal).
• Choisissez la catégorie entre GL accounts, items et non-répertoriée.
• Créer ou lier des portefeuilles Payhawk à vos portefeuilles NetSuite
• Spécifier le compte pour la gestion des frais de change et de DAB avec une fonctionnalité supplémentaire où Payhawk génère un compte d'attente (Payhawk General) si le mapping rencontre des problèmes.

Le fonctionnement est simple : lorsqu'un détenteur de carte de débit ou de crédit effectue un paiement, il prend une photo du reçu, notre OCR lit la photo téléchargée et suggère la catégorie, donnant au salarié la possibilité de l'ajuster (en choisissant parmi une liste de catégories). La note de frais apparaît immédiatement dans le système, ce qui signifie que l'équipe Finance peut donc tracer toutes les dépenses, celles-ci étant transférées automatiquement de notre solution vers NetSuite.

Prenez des décisions basées sur la donnée

Qu'il s'agisse d'entreprises qui passent tout juste à NetSuite ou d'organisations cotées en bourse qui utilisent la solution depuis des années, notre intégration native aide les entreprises à saisir et à analyser les dépenses pour une prise de décision plus efficace, plus rapide et plus précise.

Prenons l'exemple de State of Play, société internationale de divertissement et d'hôtellerie. La gestion des notes de frais entre les différents opérateurs d'une organisation multi-sites comme State of Play est complexe, exigeant de l'équipe financière qu'elle surveille les dépenses, fasse des prévisions et garantisse la conformité. Mais grâce à nos catégories personnalisables et aux codes NetSuite correspondants, l'équipe peut relever des défis tels que l'identification des écarts, le repérage des dépenses excessives, etc.

"Nous nous appuyons sur les paramètres personnalisables de Payhawk pour distinguer nos différents sites et analyser les performances. Cela nous est extrêmement utile pour mieux répartir les dépenses" explique Andrew Jacobi, VVP Finance US chez State of Play.

"À la fin de la période, nous examinons deux choses. Premièrement, avons-nous été en mesure de prévoir correctement nos dépenses ? Pour cela, nous mettons Payhawk directement entre les mains de nos responsables de sites afin qu'ils puissent rendre compte de leurs dépenses. Cette approche signifie qu'ils peuvent suivre les dépenses par rapport à leur budget et s'assurer qu'ils le respectent dans chaque catégorie du grand livre", poursuit Andrew Jacobi. "Ensuite, à la fin de la période, nous examinons l'écart par rapport au budget, pour voir si une catégorie de dépenses a dépassé ou n'a pas atteint le budget. Payhawk nous permet de repérer très rapidement les dépassements de budget sur des points spécifiques. Par exemple, si nous constatons que nous dépensons trop ou plus que prévu pour les DJ dans un lieu particulier"

"Nous pouvons voir ce que nous avons dépensé pour les DJ au cours de la période grâce aux factures soumises par nos opérateurs, et nous avons classé ces factures dans la classe et le code GL appropriés”, ajoute Andrew Jacobi. “En examinant les dépenses, nous pouvons dire : Nous avions prévu 5 000 dollars pour cette période, mais nous en avons dépensé 7 000. Que s'est-il passé ? Avons-nous été surfacturés ? Avons-nous augmenté la fréquence des DJ ? Si c'est le cas, devrions-nous ajuster le budget pour la période suivante ?”

La gestion multi-entités facilitée

En tant que partenaire du SDN d’Oracle NetSuite, nous soutenons Netsuite et NetSuite OneWorld.

OneWorld est réputé auprès des entreprises internationales qui ont besoin de gérer plusieurs entités sur un seul compte. Tout comme nos fonctionnalités de gestion multi-entités, OneWorld permet aux entreprises de gérer plusieurs comptes et plusieurs devises, le tout au même endroit.

"Nous avons désormais beaucoup plus de temps pour prendre des décisions avisées, grâce à une plus grande visibilité sur nos dépenses multi-entités."

Pour David Watson, contrôleur financier chez State of Play : "Le fait de passer de la banque traditionnelle à une solution qui s’intègre à NetSuite pour toutes nos transactions par cartes d’entreprise a changé la donne ! Nous gagnons du temps et prenons de meilleures décisions grâce à une visibilité totale sur nos dépenses multi-entités. Nous avons désormais beaucoup plus de temps pour prendre des décisions avisées, grâce à une plus grande visibilité sur nos dépenses multi-entités.”

À vous de jouer

Bénéficiez d'une gestion plus fluide de toutes vos dépenses, d'une comptabilité rationalisée et d'une visibilité en temps réel pour votre entreprise en croissance.

Comme l’explique Eduardo Felipez, Comptable de Gestion chez Heroes :

"L'intégration directe de Payhawk avec NetSuite change la donne. Il suffit d'un clic pour exporter n'importe quelle information. C'est beaucoup plus rapide et cela me donne une visibilité en temps réel dans notre ERP.”

"Maintenant, je suis en mesure de savoir combien nous avons dépensé, ce que nous pouvons dépenser, si nous avons besoin de suspendre les budgets, de les mettre à jour, d'optimiser, etc. Si un responsable me demande : "Qu'est-ce que c'est que cette dépense ? Et pourquoi dépensons-nous autant ici ?” Je peux commenter et mettre à jour les politiques de dépenses en quelques clics".

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