Payhawk erhält den "Built for NetSuite” Partnerstatus

NetSuite ist eine der beliebtesten Softwarelösungen für mittlere, große und wachsende Unternehmen. Die Cloud-basierte Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung hilft Unternehmen bei der Verwaltung Ihrer Finanzen, Kundenbeziehungen, Lagerbestände und anderer wichtiger Prozesse.
Das fehlende Puzzleteil? Firmenkreditkarten mit zuverlässigen Kontrollen und automatisiertem Ausgabenmanagement, um Zeit, Geld und Aufwand zu sparen. Und genau hier kommen wir ins Spiel. Bei Payhawk profitieren unsere Kunden seit mehr als zwei Jahren von den Vorteilen unserer Spesenmanagementfunktionen und unserer direkten NetSuite-Integration.

Wie Giancarlo Bruni, CFO bei E-Commerce Unternehmen Heroes beschreibt:

"Als CFO möchte ich in Echtzeit wissen, wie viele Resourcen und Gewinn wir haben und an welchen Stellschrauben ich drehen muss. Als Unternehmen müssen wir auch über unsere Lagerbestände Bescheid wissen, z. B. wann sie ankommen, wie viel unterwegs ist und ob wir mehr brauchen. All das kann ich über mein ERP sehen, und dank der direkten Integration mit meiner Spend-Management-Software Payhawk kann ich auch die Ausgaben in Echtzeit sehen."

Nahtlose End-to-End Ausgabedaten

Seit diesem Monat haben wir Kunden in mehr als 28 Ländern, die die NetSuite-Integration live nutzen und mit mehr als 100.000 Lieferanten Geschäfte abwickeln.
Was würden Sie erwarten, wenn Sie einer dieser Kunden wären?

"Wir haben fünf Gesellschaften mit etwa 300 bis 500 Ausgaben pro Monat in der Muttergesellschaft", erklärt Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes. "Früher habe ich pro Unternehmen einen ganzen Tag gebraucht, um die Ausgaben zu prüfen, zu importieren, zu exportieren und in das richtige Format zu bringen. Mit der direkten Integration von Payhawk in NetSuite benötige ich dafür nur noch eine Stunde pro Tag. Das ist eine enorme Hilfe.”

Das internationale E-Commerce-Unternehmen Heroes reduzierte den Zeitaufwand für die Kostenprüfung von fünf Tagen auf fünf Stunden dank unserer direkten Integration in NetSuite.

Wie bei Heroes erhalten Sie eine ausgefeilte Integration, die für Finanzexperten auf der Grundlage des Konzepts der Periodenabgrenzung entwickelt wurde und mit der Sie unter anderem folgende Aufgaben erledigen können:

• Abstimmungen ohne Eingabefehler
• Vollständige Vermeidung von manuellen Eingaben oder Verzögerungen bei der Sichtbarkeit
• Sie sparen Stunden (und sogar Tage!), die Sie sonst mit der Eingabe und Überprüfung von Daten für die Abstimmung verbringen würden.
• Mühelose automatische Updates für den Connector
• Schneller Start mit der Synchronisation von benutzerdefinierten Segmenten, benutzerdefinierten Datensätzen und Transaktionsfeldern, automatisch aktualisierten Stammdaten und Echtzeitanalysen.
• Unterstützung durch NetSuite Alliance Partner wie Macrofin, Balkan Services und RSM Spain.

"Wir freuen uns, mit Payhawk zusammenzuarbeiten, denn es ist eine großartige Zahlungslösung", sagte Ross Latta, CEO von MacroFin, einem preisgekrönten NetSuite Alliance Partner und Solution Partner von Payhawk. "Wir nutzen Payhawk für unser eigenes Ausgabenmanagement und sind mit unseren Erfahrungen sehr zufrieden. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen die Payhawk Firmenkarten für ihre Ausgaben, und die nahtlose Integration in NetSuite bietet uns Transparenz und Kontrolle über unsere Ausgaben und Rechnungszahlungen."

Schneller & präziser Monatsabschluss mit NetSuite Integration

Das Chaos am Monatsende ist für einige Finanzteams nur allzu real. Mit der richtigen Schnittstelle kann Ihr Monatsende jedoch schnell und stressfrei verlaufen.
Mit unserer Spend-Management-Lösung und der nativen NetSuite-Integration erhalten Sie optimierte Finanzprozesse, weniger manuelle Arbeit, verbesserte Datengenauigkeit und Transparenz in Echtzeit. Zusammen tragen diese Faktoren zu einem schnellen und effizienten Monatsabschluss mit tieferen und aussagekräftigeren Einblicken bei.

Howard Thompson, Global Financial Controller bei der GDS Group, einem internationalen Messeveranstalter:

"Da wir alle unsere Ausgaben mit Projektcodes in der Payhawk-Lösung kodiert haben, können wir am Ende jedes Monats über unsere Margen pro Ereignis usw. berichten. Payhawk hat großartige Arbeit geleistet, um sicherzustellen, dass wir dieses benutzerdefinierte Feld von NetSuite und den Projektcode von NetSuite in Payhawk übernehmen können".

Die GDS-Gruppe ist nicht allein. Unsere Integration hat viele unserer größten Kunden dazu veranlasst, die Vorteile eines verknüpften Ausgabenmanagements und der NetSuite-ERP-Erfahrung zu nutzen. Ab September 2023 werden wir sie dabei unterstützen:

• Mehr als 250.000 exportierte Ausgaben
• Mehr als 110.000.000 € an Gesamtzahlungen (Euro)
• 106.435 Lieferanten importiert, Tendenz steigend
• 99,70 % der Ausgaben werden ohne manuellen Eingriff exportiert (August 2023)
• 434,28 % durchschnittliches Wachstum der exportierten Ausgaben pro Quartal

Wie das funktioniert?

Mit Payhawk synchronisieren Sie Ihre Buchhaltungsparameter einfach und automatisch mit NetSuite. Nachdem Sie Ihre NetSuite-Filiale mit unserer Lösung verbunden haben, können Sie

• Kontenplan, Mehrwertsteuersätze, Abteilungen und Klassifizierungen anpassen
• NetSuite Bankkonten für alle aktiven Währungen einrichten
• Payhawk-Konten 'Allgemein und Gebühren' anlegen
• Synchronisierung der Salden von Payhawk und NetSuite ab einem bestimmten Datum
• Sofortige Übertragung von Zahlungen und Ausgaben in Echtzeit

Bei der Einrichtung Ihrer Payhawk Reisekostenmanagement-Lösung mit NetSuite haben Sie die Wahl zwischen vier Hauptkonfigurationen:

• Definieren Sie, wie verschiedene Arten von Ausgaben in NetSuite exportiert werden sollen (Unterscheidung zwischen Lieferantenrechnungen, Ausgabenberichten und Journaleinträgen).
• Wählen Sie zwischen direkter Buchung auf GL-Konten, Nicht-Lager- oder Dienstleistungsposten.
• Erstellung oder Verknüpfung von Payhawk-Wallets mit NetSuite-Bankkonten
• Festlegen des Kontos für die Verwaltung von Fremdwährungs- und ATM-Gebühren mit der zusätzlichen Funktion, dass Payhawk ein Zwischenkonto (Payhawk General) anlegt, wenn bei der Zuordnung Probleme auftreten.

Der Prozess ist sehr einfach: Wenn ein Karteninhaber eine Zahlung tätigt, fotografiert er die Quittung, unsere OCR liest das hochgeladene Foto und schlägt die Kategorie vor, die der Mitarbeiter dann anpassen kann (er kann aus einer benutzerfreundlichen Liste von Kategorien auswählen). Die Ausgaben erscheinen sofort im System, was bedeutet, dass das Finanzteam sie in Sekunden nachverfolgen kann, da alle Ausgaben nahtlos von unserer Lösung direkt in NetSuite übertragen werden.

Unterstützung der Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Daten

Von Unternehmen, die auf NetSuite umsteigen, bis hin zu börsennotierten Unternehmen, die die Lösung bereits seit Jahren einsetzen, unterstützt unsere direkte Integration Unternehmen bei der Erfassung und Analyse von Ausgaben für eine bessere, schnellere und genauere Entscheidungsfindung.

Ein Beispiel hierfür ist der internationale Unterhaltungs- und Gastronomiekonzern State of Play. Die Verwaltung der Ausgaben verschiedener Betreiber in einem Unternehmen mit mehreren Veranstaltungsorten wie State of Play ist komplex und erfordert vom Finanzteam die Überwachung der Ausgaben, die Erstellung von Prognosen und die Sicherstellung der Compliance. Mit unseren anpassbaren Kategorien und den entsprechenden NetSuite-Codes kann das Team Herausforderungen wie das Erkennen von Abweichungen, das Aufspüren überhöhter Ausgaben und vieles mehr bewältigen.

"Wir verlassen uns wirklich auf die anpassbaren Einstellungen von Payhawk, um zwischen den Standorten zu unterscheiden und die Leistung zu analysieren", sagt Andrew Jacobi, VP of US Finance bei State of Play. "Wir erstellen die benutzerdefinierten Felder, die unsere Karteninhaber verwenden, um ihre Ausgaben zu kategorisieren. Ob es sich nun um die Kategorisierung zwischen den Spielorten oder um die Kategorisierung in den richtigen Hauptbuchcode handelt, es ist äußerst hilfreich, wenn es darum geht, wie wir unsere Ausgaben zuweisen. Am Ende des Zeitraums werden wir zwei Dinge prüfen. Erstens: Konnten wir unsere Ausgaben richtig vorhersagen? Zu diesem Zweck geben wir Payhawk direkt in die Hände unserer Standortmanager, damit sie berichten können, wofür sie Geld ausgeben. Auf diese Weise können sie die Ausgaben mit ihrem Budget vergleichen und sicherstellen, dass sie es in jeder Hauptbuchkategorie einhalten", fährt Andrew fort.

"Am Ende des Zeitraums sehen wir uns dann die Abweichung vom Budget an - wir sehen, ob eine Ausgabenkategorie das Budget über- oder unterschritten hat. Mit Payhawk können wir sehr schnell feststellen, ob es Überschreitungen an bestimmten Stellen in unserer Gewinn- und Verlustrechnung gibt. Zum Beispiel, wenn wir sehen, dass wir zu viel oder mehr als geplant für DJs in einem bestimmten Club ausgeben."

"Wir können anhand der von unseren Betreibern eingereichten Rechnungen sehen, was wir in diesem Zeitraum für DJs ausgegeben haben, und wir haben diese Rechnungen der richtigen Klasse und dem richtigen GL-Code zugeordnet, was für uns sehr wichtig ist", sagt Andrew. "Wenn wir uns die Ausgaben ansehen, können wir sagen: 'Wir hatten für diesen Zeitraum 5.000 Dollar geplant, aber wir haben 7.000 Dollar ausgegeben. Was ist also passiert? Haben wir zu viel ausgegeben? Haben wir die Frequenz der DJs erhöht? Und wenn ja, sollten wir das Budget für den nächsten Zeitraum anpassen?

Multi-entity management made simple

Als Oracle NetSuite SuiteCloud Developer Network Partner unterstützen wir sowohl NetSuite als auch NetSuite OneWorld.

OneWorld ist bei internationalen Unternehmen beliebt, die mehr als eine Gesellschaft über dasselbe Konto verwalten möchten. Wie unsere Multi-Entity-Management-Funktionen ermöglicht OneWorld Unternehmen, mehrere Konten und Währungen an einem Ort zu verwalten.

"Wir sparen Zeit und können bessere Entscheidungen treffen, da wir einen vollständigen Überblick über die Ausgaben aller Gesellschaften haben."

"Der Wechsel von einem traditionellen Bankprodukt zu einem Produkt, das direkt in NetSuite integriert werden kann, war ein entscheidender Schritt! David Watson, Group Financial Controller bei State of Play. Jetzt sparen wir Zeit und treffen bessere Entscheidungen dank der vollständigen Transparenz unserer Ausgaben über mehrere Gesellschaften hinweg."

Die nächsten Schritte

Sie erhalten ein nahtloses Ausgabenmanagement, eine optimierte Buchhaltung und Echtzeittransparenz für Ihr wachsendes Unternehmen.
Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes:

"Die direkte Integration von Payhawk in NetSuite ist ein entscheidender Vorteil. Es ist praktisch 'ein Klick und fertig', um alle Informationen zu exportieren. Das ist viel zeitsparender und gibt mir einen Echtzeit-Einblick in das ERP”

"Jetzt kann ich jederzeit sagen, wie viel wir ausgegeben haben, was wir ausgeben können, ob wir die Budgets stoppen, aktualisieren, optimieren usw. müssen. Wenn ein Manager fragt: Was ist das für eine Ausgabe? Und warum geben wir hier so viel aus? Ich kann die Ausgabenrichtlinien mit wenigen Klicks kommentieren und aktualisieren."

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