Payhawk получи статут “Built for NetSuite”

NetSuite е сред най-популярните софтуери за среден, голям и разрастващ се бизнес. Облачното решение за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) ще ви помогне да управлявате вашите финанси, взаимоотношенията с клиенти, контрола на инвентара и други важни дейности.

А кое е липсващото парче от пъзела? Корпоративни кредитни карти с вграден контрол и автоматизирано управление на разходите, което ви спестява време, усилия и пари. Точно това е нашата роля. Благодарение на Payhawk нашите клиенти се възползват от предимствата както на функциите ни за управление на разходите, така и от директната NetSuite интеграция вече над две години.

Както казва Джанкарло Бруни, главен финансов директор в компанията за електронна търговия Heroes:

„Като главен финансов директор искам да съм наясно с това колко пари и печалба имаме в реално време и какви лостове трябва да използвам. Като предприятие трябва също така да сме наясно с нашата стока, включително кога пристига, какво количество е на път и дали имаме нужда от още. Мога да виждам всичко това чрез моята ERP система, плюс разходите в реално време благодарение на директната интеграция с моя софтуер за управление на разходите, Payhawk".

Пълни данни за разходите

От този месец имаме клиенти, които използват NetSuite интеграцията в реално време в повече от 28 държави, изпълнявайки транзакции с над 100 000 доставчици.

Какво бихте очаквали, ако бяхте един от тези клиенти?

„Имаме пет организации, като към основната се извършват приблизително 300-500 разходи на месец“, обяснява Едуардо Фелипез, мениджър по счетоводството в Heroes. „Преди ми отнемаше по един цял ден за всяка организация, за да прегледам, импортирам и експортирам разходите и да ги приведа в правилния формат. Но благодарение на директната NetSuite интеграция на Payhawk отделям само по един час на ден за това. Това е огромна помощ“.

Международната компания за електронна търговия Heroes намали времето си за преглед на разходите от пет дни на пет часа с директната ни NetSuite интеграция
Подобно на Heroes, ще получите удобна интеграция, създадена за финансови професионалисти въз основа на принципа за начисляване, която ви позволява да правите следното:

• Равнявате разходи и плащания с нулеви грешки при въвеждане
• Избягвате изцяло ръчното въвеждане и проблемите с прозрачността
• Спестявате часове (и дори дни), които иначе бихте прекарали във въвеждане и проверка на данни за равняване
• Възползвате се от безпроблемни автоматични актуализации на интеграцията
• Започвате изключително бързо със синхронизиране на персонализирани сегменти, записи и полета за нестандартни транзакции, автоматично актуализирани основни данни и анализи в реално време
• Използвате подкрепата на партньорите на NetSuite Alliance като Macrofin, Balkan Services и RSM Испания

„Радваме се, че ще си партнираме с Payhawk, тъй като това е едно страхотно разплащателно приложение“, споделя Рос Латта, главен изпълнителен директор на MacroFin, награден партньор на NetSuite Alliance и партньор на Payhawk. „Използваме Payhawk за управлението на разходите в нашата компания и сме наистина доволни от опита си с приложението. Нашите служители използват Payhawk карти за своите разходи, а безпроблемната интеграция на NetSuite осигурява видимост и контрол на нашите разходи и плащания на фактури".

Приключвате месеца с лекота, благодарение на директната интеграция на NetSuite

„Лудостта в края на месеца“ е напълно истинска за някои финансови екипи. Но като клиент на Payhawk приключването на месеца може да премине бързо и без стрес.

С нашето решение за управление на разходите и вградената интеграция с NetSuite получавате рационализирани финансови процеси, намален ръчен труд, подобрена точност на данните и прозрачност в реално време. Заедно те допринасят за бързо и ефективно приключване на месеца с по-задълбочена и по-значима информация.

Хауърд Томпсън, глобален финансов контрольор в международната компания за дигитални събития GDS Group, заявява:

"Тъй като всички наши разходи са кодирани по проекти в Payhawk, в края на всеки месец можем да докладваме нашите маржове по събития. Payhawk свърши чудесна работа, за да ни осигури това персонализирано поле от NetSuite и кода на проекта от NetSuite в Payhawk."

GDS Group не е единствената компания, която се възползва максимално от нашата интеграция. Благодарение на нея много от по-големите ни клиенти започнаха да извличат силата на свързаното управление на разходите и NetSuite ERP. От септември 2023 г. ние им помогнахме да постигнат:

• Над 250 000 експортирани разходи
• Плащания с обща стойност от повече от €110 000 000
• 106 435 импортирани доставчици, чиито брой продължава да расте
• 99,70% от разходите са експортирани без никаква ръчна намеса (август 2023 г.)
• 434,28% средно увеличение на експортираните разходи за тримесечие

Как работи?

С Payhawk вашите счетоводни параметри се синхронизират безпроблемно и автоматично с NetSuite.

След като свържете своята NetSuite програма с нашето решение, ще можете:

• Да сравнявате своя сметкоплан, ДДС ставки, отдели и класификации
• Да създавате банкови сметки в NetSuite за всички активни валути
• Да създавате сметки в раздел „Общи и такси“ на Payhawk.
• Да синхронизирате балансите на Payhawk и NetSuite, започвайки от определена дата
• Да предавате плащания и разходи незабавно и в реално време

Трябва да изберете четири ключови конфигурации, когато настройвате вашето решение за управление на разходите Payhawk с NetSuite:

1. Определете как различните типове разходи трябва да бъдат експортирани в NetSuite (разграничаване между сметки на доставчици, отчети за разходи и записи в дневник)
2. Изберете между директно осчетоводяване в GL сметките, нематериални запаси или сервизни артикули
3. Създайте или свържете Payhawk портфейли с банкови сметки в NetSuite
4. Посочете сметката за обработка на такси от банкомати и валутен обмен с добавена функция, при която Payhawk генерира преходна сметка (Payhawk General), ако предварителните настройки срещнат проблем

Процесът е лесен – когато картодържател извърши плащане, той прави снимка на разписката, нашата технология за разчитане на данни OCR прочита каченото изображение и предлага категорията, като дава на служителя възможност да я коригира (избор от лесен за употреба списък с категории). Разходът се появява в системата веднага, което означава, че финансовият екип може да го проследи за секунди, като всички разходи се прехвърлят безпроблемно от нашето решение направо в NetSuite.

Взимайте по-добри решения, основани на данни

От фирми, току-що преминаващи към NetSuite, до публично регистрирани компании, които използват решението от години, нашата директна интеграция помага на бизнесите да събират и анализират разходите си за по-добро, по-бързо и по-точно взимане на решения.

Пример за това е международната компания за развлечения State of Play. Управлението на разходите между различни оператори в организация с много обекти в сферата на забавлението като State of Play е сложно, което изисква финансовият екип да наблюдава разходите, да прогнозира и да гарантира спазването на изискванията. Но с нашите адаптивни категории и съответните кодове на NetSuite, екипът може да се справи с предизвикателства като идентифициране на вариация, точно определяне на преразход и други.

„Ние наистина разчитаме на персонализираните настройки на класа в рамките на Payhawk, за да правим разлика между пространствата, така че да анализираме ефективността“, казва Андрю Якоби, зам. управител по финансите в САЩ в State of Play. „Ние създаваме персонализирани полета, които нашите картодържатели използват, за да категоризират разходите си. Така че, независимо дали става въпрос за категоризиране на пространства или категоризиране в кода на главната счетоводна книга, това е изключително полезно по отношение на това как разпределяме разходите".

„В края на периода гледаме две неща. Първо, успяхме ли да прогнозираме правилно разходите си? За тази цел поставяме Payhawk директно в ръцете на нашите мениджъри на места, за да могат да докладват за какво харчат пари. Този подход означава, че те могат да проследяват разходите спрямо своя бюджет и да гарантират, че ги изпълняват във всяка категория на главната счетоводна книга“, продължава Андрю. „След това, в края на периода, разглеждаме отклонението от бюджета, като преглеждаме дали дадена категория разходи е над или под определения бюджет. Payhawk ни позволява много бързо да забележим дали има преразход на определени места нагоре и надолу в нашите печалби и загуби. Например, ако видим, че харчим твърде много или повече от очакваното за диджеи в определено място".

„Можем да видим какво сме похарчили за диджеи през периода чрез фактурите, изпратени от нашите оператори, и категоризираме тези фактури в правилния клас и GL код“, казва Андрю. „Разглеждайки разходите, можем да кажем: „Планирахме 5000 долара за този период, но похарчихме 7000 долара. Какво се е объркало?“ Платили ли сме за нещо повече от нужното? Увеличихме ли честотата на диджеите? И ако да, трябва ли да коригираме бюджета за следващия период?“

Лесно управление на множество дружества

Като партньор в мрежата от разработчици SuiteCloud Developer Network на Oracle NetSuite ние поддържаме както NetSuite, така и NetSuite OneWorld.

OneWorld е популярен сред международни компании, които искат да управляват повече от едно предприятие от един и същи акаунт. Подобно на нашите функции за управление на множество дружества, OneWorld позволява на компаниите да управляват множество сметки и валути – и всичко това от едно място.

„Сега спестяваме време и взимаме по-добри решения, благодарение на пълната прозрачност на разходите ни за няколко дружества“.

„Преместването на транзакции с корпоративни кредитни карти от традиционните банки към продукт, който се интегрира директно с NetSuite, е революционно!“, заявява Дейвид Уотсън, групов финансов контрольор в State of Play. „Сега спестяваме време и взимаме по-добри решения, благодарение на пълната прозрачност на разходите ни за няколко предприятия“.

Следващи стъпки за вас

Получете безпроблемно управление на разходите, оптимизирано счетоводство и прозрачност в реално време за вашата разрастваща се компания.

Както заявява Едуардо Фелипез, мениджър по счетоводството в Heroes:

„Директната NetSuite интеграция на Payhawk е революционна промяна. Експортирането на всякаква информация става с един клик. Това е много по-ефективно по отношение на времето и ми дава прозрачност в реално време в ERP системата“.

„Сега мога да кажа колко сме похарчили, какво можем да похарчим, дали трябва да спрем бюджетите, да ги актуализираме, да ги оптимизираме и т.н. по всяко време. Ако по-висшестоящ ръководител попита: „Какъв е този разход? И защо харчим толкова много тук?“, мога да коментирам и актуализирам политиките по изразходването на средства само с няколко кликвания“.

Научете повече от нашите експерти – запишете се за демо днес.