Payhawk logra el estatus de «Built for NetSuite»

NetSuite es uno de los softwares más populares para medianas y grandes empresas y empresas en expansión como la tuya. La solución de planificación de recursos empresariales (ERP) basada en la nube te ayudará a gestionar tus finanzas, las relaciones con los clientes, la disponibilidad de existencias y otras operaciones de gran importancia para tu empresa.

Entonces, ¿qué le podía faltar a un software tan completo? Tarjetas de crédito corporativas con controles rigurosos y una gestión del gasto automatizada para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo. Y aquí es donde entramos nosotros: en Payhawk, nuestros clientes llevan más de dos años cosechando los beneficios de nuestras funcionalidades de gestión de gasto y nuestra integración nativa con NetSuite.

Como explicaba Giancarlo Bruni, director financiero de la empresa de comercio electrónico Heroes:

«Como director financiero, quiero saber el dinero y los beneficios que tenemos en tiempo real y las medidas que tengo que tomar. Como empresa, también necesitamos conocer nuestro inventario, así como cuándo llegan nuevas existencias, cuántas están en tránsito y si necesitamos más. Puedo verlo todo en mi ERP y, además, puedo controlar los gastos en tiempo real gracias a la integración nativa con mi software de gestión de gastos, Payhawk».

Sincronización perfecta de todos los datos de gasto

Desde este mes, tenemos clientes utilizando la integración nativa con NetSuite en más de 28 países y haciendo transacciones con más de 100.000 proveedores.

¿Qué puedes esperar como cliente de Payhawk?

«Tenemos cinco entidades, con un número de gastos que oscila entre 300 y 500 al mes en la empresa matriz», explica Eduardo Felipez, contable de gestión de Heroes. «Revisar, importar, exportar y poner los gastos en el formato correcto solía llevarme un día entero por entidad. Pero con la integración nativa de Payhawk con NetSuite, solo dedico una hora diaria a esta tarea. Es una ayuda enorme».

La empresa internacional de comercio electrónico Heroes pasó de tardar cinco días en revisar sus gastos a tan solo cinco horas con nuestra integración nativa con NetSuite

Como Heroes, puedes conseguir una integración perfecta diseñada para profesionales financieros y que funciona de acuerdo con el concepto de devengo. Entre otras muchas cosas más, con ella puedes:

• Hacer conciliaciones sin errores manuales.
• Eliminar por completo la inserción manual de los datos o retrasos de visibilidad.
• Ahorrar horas (¡incluso días!) que perderías introduciendo datos y verificándolos para la conciliación.
• Disfrutar de actualizaciones automáticas y sin complicaciones con el conector.
• Empezar a utilizar el software con mucha rapidez gracias a la sincronización de segmentos personalizados, campos de transacciones y registros personalizados listos para usar de inmediato, datos maestros que se actualizan automáticamente y análisis en tiempo real.
• Aprovechar la ayuda de los socios de NetSuite Alliance como Macrofin, Balkan Services y RSM Spain.

«En Next Consult, siempre estamos buscando nuevas maneras de ofrecer más valor a nuestros clientes. Como miembros de la red de Solution Partners de Payhawk, ahora podemos integrar una herramienta de gestión de gastos líder en el mercado y facilitársela a nuestros clientes», dijo Orlin Dochev, socio de gestión de Next Consult. «Y también una integración que permite a nuestros clientes automatizar tareas y acelerar su transformación digital».

Cierra el mes fácilmente con una integración nativa con NetSuite

Los cierres de mes frenéticos son una realidad para algunos equipos financieros. Pero como cliente de Payhawk, tu fin de mes puede transcurrir rápido y sin estrés.
Con nuestra solución de gestión de gasto y la integración nativa con NetSuite, agilizarás tus procesos financieros, reducirás la carga de trabajo manual, mejorarás la precisión de los datos y obtendrás visibilidad en tiempo real. Todo esto te ayuda a cerrar el mes de forma rápida y eficiente y obtener información más detallada y con más impacto.

Howard Thompson, director financiero global de la empresa internacional de eventos digitales, Grupo GDS, explicó:
«Gracias a que Payhawk nos permite codificar todos nuestros gastos con los códigos del proyecto correspondiente, ahora somos capaces de notificar nuestros márgenes de cada evento al finalizar cada mes. Payhawk ha llevado a cabo un trabajo excelente al garantizar que podamos integrar los campos personalizados de NetSuite y los códigos de proyectos de NetSuite en Payhawk».

Grupo GDS no es la única. Nuestra integración ha permitido que muchos de nuestros clientes más grandes aprovechen la gran ventaja que supone combinar la gestión de los gastos y el ERP de NetSuite. A partir de septiembre de 2023, les hemos ayudado a lograr:

• Más de 250.000 gastos exportados.
• Más de 110.000.000 € en pagos totales.
• 106.435 proveedores importados y en aumento.
• 99,70 % de los gastos exportados sin intervención manual (agosto de 2023).
• 434,28 % de aumento medio de las exportaciones de gastos por trimestre.

¿Cómo funciona?

Con Payhawk, tus parámetros contables se sincronizan con NetSuite sin esfuerzo y de forma automática.

Cuando hayas vinculado tu filial de NetSuite con nuestra solución, podrás:

• Sincronizar tu plan contable, los tipos de IVA, los departamentos y las categorías.
• Definir cuentas bancarias de NetSuite para todas las divisas que tengas activas.
• Crear cuentas generales y de tasas en Payhawk.
• Sincronizar los saldos de Payhawk y NetSuite a partir de una fecha definida
• Transferir al instante pagos y gastos en tiempo real

Cuando configures tu solución de gestión de gastos de Payhawk con NetSuite tienes que elegir cuatro configuraciones principales:

• Definir cómo quieres que se exporten los diferentes tipos de gasto a NetSuite (diferenciando entre facturas de proveedores, informes de gasto y asientos contables).
• Elegir entre la contabilización directa en las cuentas de mayor, en las partidas no inventariables o en la posición de servicios.
• Crear o vincular los monederos de Payhawk con las cuentas bancarias de NetSuite
• Especificar qué cuenta utilizar para las comisiones por retirada en cajeros automáticos o por cambio de divisas, con una funcionalidad añadida en la que Payhawk genera una cuenta suspendida (cuenta general de Payhawk) si ocurre algún problema durante el mapeo

El proceso es muy sencillo: cuando el titular de una tarjeta hace un pago, saca una foto del recibo y lo carga en la aplicación. A continuación, nuestro OCR lee la foto y sugiere una categoría, que el empleado puede cambiar por otra de las categorías que aparecen en el desplegable. El gasto aparece en el sistema de inmediato, de manera que el equipo financiero puede hacer un seguimiento de este en cuestión de segundos. Todos los gastos se transfieren sin problemas desde nuestra solución a NetSuite directamente.

Te ayudamos a tomar decisiones basadas en datos

Desde empresas que cambian a NetSuite a organizaciones que cotizan en bolsa y que llevan años usando esta solución, nuestra integración nativa ayuda a los negocios a registrar y analizar el gasto para que puedan tomar mejores decisiones con más rapidez y precisión.

Como, por ejemplo, la empresa de entretenimiento digital y hostelería, State of Play. Gestionar los gastos de varios operadores en una organización de hostelería con múltiples entidades como State of Play es complejo y requiere que el equipo financiero controle el gasto, la previsión de gastos y garantice el cumplimiento normativo. Pero con nuestras categorías personalizables y los códigos de NetSuite correspondientes, el equipo puede abordar desafíos como identificar discrepancias o detectar gastos excesivos, entre muchos otros más.

«Confiamos en los ajustes de categorías personalizables en Payhawk para distinguir entre entidades y analizar su rendimiento», nos comentó Andrew Jacobi, vicepresidente de finanzas de State of Play en EE. UU. «Nosotros creamos los campos personalizados que los titulares de nuestras tarjetas utilizan para categorizar sus gastos. Por tanto, ya sea para crear categorías entre entidades o categorizarlas con el código correcto del libro mayor, nos ayuda mucho para saber cómo asignar el gasto».

«Al final de cada período, miramos dos cosas. Primero, si hemos hecho una buena previsión de nuestros gastos. Para ello, ponemos la herramienta de Payhawk directamente en manos de los directores de nuestras entidades para que puedan informarnos de en qué gastan dinero. De este modo, pueden hacer un seguimiento del gasto y compararlo con el presupuesto que tienen asignado para cada categoría del libro mayor para asegurarse de que lo cumplen» continuó Andrew. «Entonces, cuando finaliza el período, miramos si existen discrepancia con respecto al presupuesto, y vemos si una categoría de gasto ha excedido el presupuesto o si estaba dentro de él. Payhawk nos permite detectar si hay un gasto excesivo en lugares específicos de nuestras cuentas de pérdidas y ganancias. Por ejemplo, si vemos que estamos gastando demasiado o más de lo previsto en DJ’s en una entidad concreta».

«Podemos ver lo que hemos gastado en DJ’s durante todo el período con las facturas que nos han entregado nuestros operadores y que hemos clasificado en la categoría correcta y con el código pertinente del libro mayor, que en nuestro caso corresponde a una entidad», dijo Andrew. «Mirando el gasto, podemos decir: “Habíamos previsto gastar 5000 este período, pero hemos gastado 7000 $. ¿Qué ha pasado?” ¿Nos han cobrado demasiado? ¿Hemos aumentado la frecuencia de los DJ’s? Y en ese caso, ¿tenemos que ajustar el presupuesto previsot para el siguiente período?».

La gestión multi-entidad simplificada

Como socio de la red de desarrolladores SuiteCloud de Oracle NetSuite, nos integramos tanto con NetSuite como con NetSuite OneWorld.
OneWorld es popular entre las empresas internacionales que quieren gestionar más de una entidad desde la misma cuenta. Como nuestras funcionalidades de gestión multi-entidad, OneWorld permite que las empresas gestionen múltiples cuentas y divisas desde un solo lugar.

«Ahora ahorramos tiempo y tomamos mejores decisiones gracias a la completa visibilidad que tenemos de nuestro gasto en todas las entidades».

«Quitar las transacciones de las tarjetas de crédito corporativas de los bancos tradicionales y pasarlas a un producto que se integra directamente con NetSuite fue un gran cambio», nos dijo David Watson, director financiero del grupo de State of Play. «Ahora ahorramos tiempo y tomamos mejores decisiones gracias a la completa visibilidad que tenemos de nuestro gasto en todas las entidades».

Próximos pasos

Gestiona el gasto a la perfección, agiliza la contabilidad y visualiza los gastos en tiempo en tu empresa en expansión.

Como explicó Eduardo Felipez, contable de gestión de Heroes:

«La integración nativa de Payhawk con NetSuite cambia las reglas del juego. Es básicamente “un clic y listo” para exportar cualquier información. Ahorra mucho tiempo y me da visibilidad en tiempo real sobre el ERP».

«Ahora puedo decir en todo momento cuánto hemos gastado, cuánto podemos gastar, si tenemos que pausar los presupuestos, actualizarlos, optimizarlos, etcétera. Si un alto directivo pregunta: “¿qué es este gasto? ¿Y por qué gastamos tanto aquí?”, puedo comentar y actualizar las políticas de gasto en unos pocos clics».

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