Integración directa entre Payhawk y NetSuite: Beneficios para tu empresa

Muchas empresas utilizan NetSuite para gestionar sus negocios y contar con una única fuente veraz sobre el rendimiento de la misma. Desde la contabilidad, la gestión de las relaciones con clientes (CRM), las finanzas hasta la gestión de proyectos y el comercio electrónico. NetSuite es capaz de mantener ágil la administración en empresas complejas.

Giancarlo Bruni, director financiero de la empresa de comercio electrónico Heroes, explica: "Utilizamos nuestro ERP en todos nuestros departamentos. Lo tenemos en Recursos Humanos, por ejemplo, para nóminas, impuestos, etc. Y también en la cadena de suministro, para la planificación de inventarios, etc. Es relevante para todos y cada uno de los departamentos".

Dicho esto, ¿qué pasaría si pudieras aprovechar las excelentes funciones de NetSuite a la vez que dotas a tu equipo de tarjetas Visa corporativas, implantas controles de gastos y ahorras horas de tareas manuales y repetitivas mediante la captación digital de datos?

La respuesta es simple: puedes hacerlo al utilizar Payhawk como tu solución de gestión de gastos, integrándola directamente con NetSuite como tu ERP. Esta integración nativa permitirá que tus datos de gastos fluyan sin problemas desde nuestra solución a NetSuite de acuerdo con el concepto de devengo. Al mismo tiempo, te permite aprovechar nuestro software de gestión de gastos para mantener el control de estos (con límites diarios, topes de gastos, etc.) y fomentar la eficiencia con tecnología capaz de ahorrar tiempo, como la búsqueda automática de recibos y el reconocimiento óptico de caracteres.

Cómoda integración con ERP: Obtén todas tus estadísticas en un solo lugar

Una buena integración ERP puede ayudarte a obtener una imagen completa del rendimiento y las operaciones de tu empresa extrayendo datos de varias fuentes.

Por ejemplo, imagina que tienes tres aplicaciones que controlan tus ventas, inventario y facturas. Y cada una utiliza una base de datos diferente para almacenar la información. Tendrías que exportar las tres bases de datos y fusionarlas en una hoja de cálculo, lo que llevaría mucho tiempo y daría lugar a errores.

En Payhawk, nuestra integración nativa con NetSuite hace las cosas de forma diferente, ya que sigue nuestra estrategia clave de integración, que prioriza el flujo continuo de datos precisos. Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:

• Seleccionar 'marcar como revisada' para que las facturas aparezcan instantáneamente en NetSuite.
• Obtener una única fuente fiable a través del ERP. Con información sobre categorías de seguimiento, códigos de cuenta, tipos de IVA, clases, etc.
• Ahorra tiempo en la conciliación. Todos los gastos en Payhawk tienen una fecha de factura y de pago para reflejar con precisión la diferencia temporal de acuerdo con el principio de devengo.
• Utiliza tipos de transacciones "reales" para apoyar la lógica contable/ERP.
• Evita posibles errores, ya que utiliza facturas y recibos de compra (y recibos y pagos bancarios) en lugar de diarios manuales.
• Trata correctamente las transacciones en divisas (gracias a la NIC 21)

Recopilación automática de datos de facturas y recibos

Hablando de recibos y facturas, la recopilación de datos es esencial para que cualquier empresa pueda hacer un seguimiento de sus gastos, pero reunirlos e introducirlos manualmente resta tiempo a las funciones principales del negocio.

Hasta aquí todo mal. Por eso vamos a mostrarte lo sencillo que puede ser con Payhawk. El titular de la tarjeta Payhawk realiza un pago ella. Saca una foto y carga su recibo en la aplicación y selecciona una categoría de gasto personalizada de un desplegable (que ha sido previamente rellenado por el equipo financiero). A continuación, nuestra tecnología OCR escanea todas las facturas y recibos y extrae toda la información pertinente, como precios y descripciones, de modo que todos los datos están ahora en el sistema y tu equipo financiero puede ver el gasto en tiempo real y en qué categoría/presupuesto se encuentra.

Y lo que es más, puedes respaldar lo anterior con estrictos controles de gastos. Con Payhawk, puedes incorporar tu política de gastos directamente en la aplicación para que los titulares de las tarjetas puedan cumplirla fácilmente. Desde topes de gasto, límites diarios y bloqueos de retirada en cajeros automáticos, hay muchas formas de apoyar el control de gasto antes incluso de que sus colegas pasen su tarjeta.

¿Y si alguien olvida registrar su recibo? Entonces el software hace un seguimiento automático para ayudar a garantizar que ningún recibo quede sin cargar.

"La integración directa de Payhawk con NetSuite cambia las reglas del juego. Es básicamente 'un clic y listo' para exportar cualquier información. Es mucho más eficiente parar ahorrar tiempo y me da visibilidad en tiempo real sobre el ERP", explicó Eduardo Felipez, contable de gestión de Heroes. "Ahora puedo decir en todo momento cuánto hemos gastado, cuánto podemos gastar, si tenemos que pausar los presupuestos, actualizarlos, optimizarlos, etcétera. Si un Senior pregunta: ¿qué es este gasto? ¿Y por qué gastamos tanto aquí? Puedo comentar y actualizar las políticas en unos pocos clics".

Di adiós a la conciliación manual de datos entre varias plataformas

Te ayudamos a ahorrar tiempo automatizando también el proceso de conciliación de datos. Gracias a nuestra integración con NetSuite, no tendrás que introducir manualmente los datos de varias plataformas en hojas de cálculo o sistemas contables para hacer coincidir las transacciones de las tarjetas de empresa y realizar la conciliación bancaria. Todo se hace automáticamente. Con nuestra solución de gestión de gastos todo en uno, las empresas pueden ver rápidamente cuánto están gastando y dónde lo están haciendo los distintos departamentos.

"Tenemos cinco entidades, con unos 300-500 gastos al mes en la empresa matriz. Solía llevarme un día entero por entidad revisar, importar y exportar, y poner los gastos en el formato correcto. Con la integración directa de Payhawk con NetSuite, sólo dedico una hora diaria a esta tarea. Es una ayuda enorme", afirma Eduardo Felipez, contable de Heroes Management.

Procesamiento e informes a prueba de errores

Posiblemente conozcas la frustración que se siente al tratar de conciliar un informe y encontrar varios errores evidentes. A menudo, esos errores se deben a equivocaciones cometidas al introducir los datos. Nuestra integración directa con NetSuite te proporciona las herramientas que necesitas para eliminar los procesos contables y financieros propensos a errores. Como resultado, podrás:

• Subir y aprobar gastos en tiempo real, eliminando los formularios en papel y la introducción manual de datos.
• Procesar automáticamente los pagos (si se trata de reembolsos) o las solicitudes de fondos (si tus compañeros utilizan una tarjeta Payhawk) en función de presupuestos preaprobados, garantizando que cada empleado reciba únicamente lo que se le debe, ni más ni menos.

Eduardo Felipez, contable de gestión de Heroes, afirma: "no trabajaríamos con un proveedor de gestión de gastos que no tuviera integración con NetSuite u otro ERP elegido. Procesamos entre 300 y 500 facturas al mes. Así que, si nuestra solución de gestión de gastos no se integrara con nuestro ERP, tendríamos errores y todo sería más difícil y llevaría más tiempo."

Conclusiones sobre la integración de Netsuite y Payhawk

Como dice Giancarlo Bruni, director financiero de Heroes: "Trabajar sin gestión de gastos y sin un ERP es como conducir un coche de hace 30 años: cero comodidad y cero velocidad. Algunas empresas tienen un back office con más de 25 personas fichando números, pero no es eficiente ni necesario. Preferimos trabajar con Payhawk para automatizar, integrar y ahorrar dinero en personal".

Descubre cómo puedes ahorrar tiempo y mantener ágil el control de gastos en tu empresa con integraciones ERP inteligentes y directas. Solicita una demostración hoy mismo.