Empodera a los empleados con una gestión automatizada de los gastos

La gestión de los gastos de empresa puede ser una tarea ardua cuando se realiza manualmente. Utilizando hojas de cálculo y otros sistemas tradicionales para el seguimiento de los gastos se suelen generar errores e inconsistencias. Un sistema para la gestión automatizada de los gastos permite empoderar a los empleados y eliminar tareas manuales, ahorrando tiempo y evitando errores.

¿Cómo afecta la gestión de gastos la experiencia de los empleados?

Se puede mejorar enormemente la experiencia de los empleados utilizando un software para la gestión automatizada de los gastos. Con un software inteligente de gestión de gastos, los empleados pueden enviar sus notas de gastos y solicitudes de reembolso con solo unos pocos clics. Ya no tendrán que cargar con recibos, buscar políticas de gastos, ni estar atentos a los recordatorios del equipo financiero.

¿Cómo funciona la gestión automatizada de gastos?

En el caso de los reembolsos sería algo así: el empleado inicia el proceso enviando un informe del gasto con los datos requeridos. El sistema realiza automáticamente el seguimiento de la transacción, verificándola respecto a las políticas de la empresa. Si todo es correcto, crea una solicitud de pago. Ésta se envía al equipo financiero para su aprobación. Una vez aprobada, el reembolso se realiza directamente en la cuenta bancaria del empleado.

Pero hay una forma aún más sencilla. Con una solución de gestión de gastos como Payhawk, que incluye tarjetas de empresa Visa y un software de gestión de gastos, cada vez que un empleado pague con la tarjeta, este gasto se registrará instantáneamente en el software. Lo único que tiene que hacer el empleado es sacar y subir una foto del recibo, elegir una categoría de gasto adecuada y listo. En Payhawk hasta la carga de datos está automatizada, ya que nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres - OCR extrae toda la información relevante, por lo que no es necesario introducir manualmente los datos de los recibos.

¿Cómo ayuda la automatización al usuario de la tarjeta?

Si tu empresa utiliza una tarjeta de crédito o débito para los gastos empresariales, puede obtener múltiples beneficios automatizando también la gestión de los gastos. La gestión automatizada de los gastos permite ahorrar tiempo y genera mayor flexibilidad y agilidad para responder a los retos del negocio.

Si tu organización no dispone de tarjetas de empresa respaldadas por una potente plataforma para la gestión automatizada de los gastos, seguramente estará perdiéndose ventajas como las siguientes:

1. Comodidad – Las tarjetas son fáciles de usar y, dependiendo del emisor, permiten realizar pagos en cualquier parte del mundo.

2. Control – El equipo financiero podrá vigilar eficazmente el gasto empresarial, ya que cada gasto realizado se visualiza en tiempo real. En sistemas como Payhawk, también se facilita la realización de pagos que estén dentro de la política de la empresa, ya que las directrices de la política de gastos están integradas directamente, tanto en las tarjetas, como en el software de gestión, que incluye funcionalidades de aprobación, límites y controles de gastos.

3. Seguridad – Puedes llevar una sola tarjeta (en lugar de varias tarjetas diferentes), por lo que no hay riesgo de perder todas las tarjetas a la vez, ni es necesario recordar qué tarjeta tiene qué saldo.

4. Flexibilidad – El dinero sale de la cuenta de la empresa inmediatamente, por lo que no hay retrasos a la hora de pagar facturas o a proveedores.

La automatización también da tranquilidad. Con Payhawk se pueden establecer categorías de gastos específicas utilizando los campos personalizados. Así, no hay que preocuparse de si una tarjeta se utilizó o no para gastos relacionados con un determinado proyecto, porque éstos son muy fáciles de seleccionar en un menú desplegable.

Gestión automatizada de gastos para el administrador o responsable financiero

El director financiero es responsable de la gestión eficaz de los recursos de la organización. Esto incluye la preparación de los estados financieros e informes, contabilidad, presupuesto, control y auditoría. Esta función también suele incluir la gestión de los sistemas de previsión y planificación, la gestión de riesgos, tesorería y análisis financiero.

El director financiero también desempeña un papel clave a la hora de garantizar que los recursos financieros de una organización se gestionen eficazmente, con el fin de maximizar el rendimiento de la inversión y minimizar el riesgo.

Para desempeñar todas estas funciones con eficacia, el responsable financiero debe registrar cada uno de los gastos con precisión e identificar cualquier problema lo antes posible, para poder corregirlo antes de que se agrave.

A los responsables financieros un software para la gestión automatizada de los gastos les permite:

• Crear informes de gastos en cuestión de minutos, en lugar de horas o días.
• Integrarse y sincronizar los datos directamente con el ERP o software de contabilidad existente, sin necesidad de licencias de software adicionales.
• Generar facturas automáticamente a partir de los informes de gastos aprobados.
• Reducir el tiempo que los empleados dedican al papeleo hasta en un 75% al mes.

Los responsables financieros ya tienen bastante que hacer en el día a día. Lo último de lo que necesitan preocuparse es de aprobar manualmente los informes de gastos de los empleados. Automatizar el sistema de gestión de gastos permite ahorrar tiempo, mientras se mantiene el control de los gastos, aprobando automáticamente los pagos de los empleados que cumplan con la política y los límites establecidos.

Cómo ayuda al contable la gestión automatizada de los gastos

El contable de una empresa es responsable de asegurarse de que todos los procesos se llevan a cabo de forma legal y eficaz. También se encarga de mantener a la empresa preparada para eventuales auditorías y fuera de posibles problemas fiscales.

Pero, ¿cuánto tiempo necesita dedicar a los gastos de la empresa? ¿Y qué se puede hacer para facilitar el trabajo?

Lo ideal es automatizar el proceso de gestión de gastos, sea que tengamos un contable o un departamento de contabilidad. Por ejemplo, si tu empresa gasta 500 euros al mes en material de oficina, el contable puede crear una transacción recurrente.

De este modo, cada mes la transacción aparecerá en el informe de tesorería y resultará muy fácil ver lo que se ha gastado en material de oficina.

La principal ventaja de automatizar la gestión de gastos es que ahorra tiempo. El software para la gestión automatizada de gastos tiene muchas ventajas sobre los métodos manuales, entre ellas:

Reducción de las taras administrativas: Además de eliminar los errores humanos, los sistemas automatizados quitan parte de la carga administrativa al departamento de contabilidad, que es el responsable de gestionar los gastos. Con la integración directa de Payhawk, todos los datos se sincronizan automáticamente con el ERP, sin necesidad de ningún esfuerzo adicional por parte de los contables. De este modo, pueden centrarse en otros aspectos clave de su trabajo, en lugar de tener que realizar el seguimiento y envío de los gastos manualmente cada mes.

Mejora de la precisión: Cuando se utiliza una herramienta integral como Payhawk, que actualiza automáticamente todos los gastos e incluso permite la gestión de kilometraje y dietas, no hay lugar para el error. Permite un completo control de lo que se envía y cuándo se envía, por lo que no hay posibilidad de que alguien omita algo por error u olvide enviar los datos de un gasto a tiempo. Todo se hace automáticamente y permite conciliar fácilmente las cuentas de gastos.

En conclusión

Una idea errónea muy extendida es que automatizar la gestión de los gastos de una empresa significa tener que renunciar a controlar los gastos. La verdad es que, al utilizar la automatización, se ahorra tiempo y se obtiene un mayor control sobre el proceso. El resultado final es una mayor eficiencia y una mejor visibilidad de los hábitos de gasto de la empresa.

La automatización de la gestión de gastos no es realmente un concepto nuevo. Muchas empresas llevan años haciéndolo con sus informes de gastos de empresa. Pero ahora la tecnología ha evolucionado para incluir otra variedad de categorías de gastos empresariales. El tiempo es dinero, por lo que automatizar el proceso de gestión de gastos de tu empresa te permitirá ahorrar en ambos sentidos.

Las herramientas automatizadas, como el software de gestión de gastos de Payhawk, permiten la introducción electrónica de datos desde cualquier lugar del mundo, en tiempo real. Esto también elimina cualquier confusión sobre los recibos o cualquier otro dato faltante, y permite a los responsables revisar los gastos según lo requieran.

Si deseas ahorrar tiempo y dinero con una completa herramienta para automatizar todo el proceso de gestión de gastos y pagos de empresa, programa una demo hoy.