Automatiser sa gestion des dépenses pour une meilleure expérience employé

L'impact de la gestion des dépenses sur la culture d'entreprise

Vous avez la possibilité d’améliorer considérablement l’expérience de vos employés en leur fournissant un logiciel capable d’automatiser la gestion des dépenses en entreprise. Une telle solution logicielle leur permet de soumettre leurs dépenses en un rien de temps. Plus besoin de garder les reçus dans son portefeuille, de partir à la recherche des politiques de dépenses ou de jongler avec les différents rappels envoyés par l’équipe financière.

Comment fonctionne l’automatisation de la gestion des dépenses ?

Pour ce qui est des remboursements, voilà à peu près ce qu’il en est : l’employé initie le processus en envoyant une note de frais contenant les informations demandées. Le système se charge ensuite automatiquement de suivre et vérifier la transaction en la comparant aux politiques de l’entreprise. Si tout est bon, une demande de paiement est alors créée. Cette demande est ensuite transmise à l’équipe financière pour approbation. Si l’équipe l’approuve, le paiement est effectué directement sur le compte bancaire de l’employé.

Grâce à une solution de gestion des dépenses comme Payhawk, qui propose des cartes d’entreprise ainsi qu’une plateforme pour les notes de frais, chaque dépense effectuée par un employé à l’aide de sa carte professionnelle est instantanément enregistrée sur le logiciel. Il lui suffit juste de prendre le reçu en photo et de définir la catégorie de dépense correspondante. C’est aussi simple que cela. Chez Payhawk, nous automatisons même le téléchargement de données grâce à notre technologie OCR. Vous n’avez donc plus besoin de saisir manuellement les informations qui figurent sur votre reçu.

Mieux, notre Financial Controller Agent, qui fait partie de l'AI Office des DAF, gère l'ensemble du cycle de vie des dépenses. Récupération des reçus, relances pour les approbations, analyse des documents de dépenses et signalement d'anomalies... Il converse avec les salariés via différents canaux, accélérant ainsi considérablement la clôture mensuelle.

En quoi l’automatisation rend-elle service aux utilisateurs de cartes ?

Si votre entreprise utilise des cartes de crédit ou débit pour les dépenses professionnelles, alors l’automatisation de la gestion de ces dépenses peut lui apporter de nombreux avantages. En plus d’offrir un réel gain de temps, elle favorise une souplesse opérationnelle en permettant des dépenses d’entreprise flexibles.

Si vous ne disposez pas d’un processus de gestion des dépenses automatique et performant pour accompagner vos cartes d’entreprise, vous pourriez passer à côté des avantages suivants:

1. Facilité : les cartes sont un moyen de paiement facile à utiliser et universel (en fonction de l’émetteur que vous choisissez).

2. Contrôle : vous (et les membres de votre équipe financière) pouvez garder un œil sur le montant de vos dépenses grâce à un suivi en temps réel. Respectez facilement la politique de votre entreprise en matière de dépenses. Avec Payhawk, les cartes et le logiciel de gestion des dépenses disposent d’approbations et de limites de dépenses basées sur votre politique.

3. Sécurité : ne prenez plus le risque de perdre toutes vos cartes à la fois, puisque désormais, une seule carte suffit. En plus, cela vous évite de devoir garder le solde de chacune en tête.

4. Flexibilité : l’argent est directement retiré de votre compte pour éviter tout retard de paiement de vos factures et fournisseurs.

Par-dessus tout, l’automatisation s’accompagne d’une véritable tranquillité d’esprit. Payhawk vous permet d’organiser vos dépenses en créant des catégories personnalisées. Il suffit de les sélectionner à partir d’un menu déroulant pour préciser la nature des dépenses effectuées à l’aide d’une carte.

La gestion automatisée des dépenses au service des responsables administratifs et financiers

La fonction d’un responsable financier est de gérer efficacement les ressources financières d’une entreprise. Il s’agit aussi bien de préparer des bilans et rapports financiers que d’effectuer des tâches de comptabilité, de prévision du budget, de contrôle et d’audit. Un tel rôle demande également de s’occuper de systèmes de prévision et de planification, de gérer des risques et une trésorerie, ainsi que d’effectuer des analyses financières.

En plus de ces nombreuses responsabilités, le responsable financier doit également s’assurer que les ressources financières de l’entreprise sont gérées efficacement afin d’optimiser le retour sur investissement tout en minimisant les risques encourus.

Pour remplir au mieux sa fonction, le responsable financier doit enregistrer avec précision toutes les dépenses de l’entreprise et identifier le plus rapidement possible tout problème afin d’y remédier à temps.

Un logiciel d’automatisation de la gestion des dépenses en entreprise permet aux responsables financiers de :

• Créer des rapports de dépenses en à peine quelques minutes (contre plusieurs heures ou jours si créés manuellement)
• Intégrer leur système ERP ou leur logiciel de comptabilité
• Générer automatiquement des factures à partir des notes de frais approuvées
• Réduire la saisie de données et les processus de 80 %

En tant que RAF, vous avez déjà assez de choses à gérer au quotidien, alors ne vous compliquez pas la tâche en devant approuver manuellement les dépenses des employés. En automatisant votre système de gestion des dépenses en entreprise pour l’approbation de dépenses jusqu’à un certain montant, vous gagnez du temps tout en décidant de la manière dont les employés peuvent dépenser leur argent.

La gestion automatisée des dépenses au service des comptables

Votre comptable s’assure que chaque opération est réalisée de manière efficace et dans le respect des lois. Il veille également à ce que l’entreprise soit prête à se soumettre à un audit et soit en règle au niveau fiscal.

Mais dans tout ça alors, combien de temps doit-il dédier aux dépenses de votre entreprise ? Comment pouvez-vous lui faciliter la tâche ?

Si votre entreprise dispose d’un comptable ou d’un service comptable, il est essentiel que vous automatisiez votre processus de gestion des dépenses. Imaginons par exemple que votre entreprise dépense 500 € par mois en fournitures de bureau. Dans ce cas, votre comptable peut créer une transaction récurrente.

Chaque mois, celle-ci apparaîtra alors dans le rapport du flux de trésorerie. Il lui sera ainsi plus simple de voir combien a été dépensé en fournitures de bureau.

L’automatisation de la gestion des dépenses permet avant tout de gagner du temps, mais adopter un logiciel d’automatisation pour remplacer des tâches manuelles offre bien d’autres avantages:

Allègement de la charge administrative : En plus d’éviter les erreurs humaines, les systèmes automatisés éliminent une partie des tâches administratives qui incombent généralement au service comptable en charge de la gestion des dépenses. Grâce à l’intégration directe de Payhawk, toutes les données se synchronisent d’elles-mêmes dans le système ERP. Ainsi, au lieu de suivre et soumettre manuellement des dépenses chaque mois, vos comptables sont libres de se consacrer à d’autres tâches.

Amélioration de la précision : Comme tout autre outil complet permettant de tenir automatiquement les dépenses à jour (voire de suivre le remboursement des frais de déplacement), Payhawk ne laisse aucune place à l’erreur. Vous pouvez voir quand les dépenses sont soumises et pour quel motif afin d’éviter tout oubli d’information ou retard de soumission. Notre logiciel s’en charge automatiquement et permet de rapprocher facilement les comptes de dépenses.

Conclusion

De nombreuses entreprises croient à tort que l’automatisation de la gestion des dépenses les forcerait à abandonner tout contrôle sur leurs dépenses. Au contraire, en plus de vous faire gagner du temps, l’automatisation vous offre davantage de contrôle sur ce processus. Vous gagnez ainsi en efficacité et bénéficiez d’une meilleure visibilité sur les habitudes de dépenses de votre entreprise.

D’ailleurs, l’automatisation de la gestion des dépenses en entreprise ne date pas d’hier. Nombre d’entreprises ont adopté ce système il y a des années déjà pour leurs notes de frais, mais aujourd’hui, la technologie a évolué pour vous permettre d’automatiser bien d’autres aspects de vos dépenses professionnelles. Comme le dit un célèbre proverbe, « le temps, c’est de l’argent », et automatiser votre processus de gestion des dépenses en entreprise peut vous faire gagner du temps tout en économisant de l’argent.

Les outils d’automatisation comme le logiciel de gestion des dépenses de Payhawk permettent la saisie électronique de données en temps réel, où que vous vous trouviez dans le monde. Grâce à ces solutions, vous savez exactement quels reçus ou quelles informations manquent et vous permettez à vos responsables de vérifier les dépenses à tout moment. Programmez une démo pour en savoir plus.