Geef je werknemers meer mogelijkheden met geautomatiseerd uitgavenbeheer

Hoe beïnvloedt onkostenbeheer de ervaring van je werknemers?

Je kunt de ervaring van je werknemers enorm verbeteren door software te introduceren die het uitgavenbeheer automatiseert. Met slimme software voor uitgavenbeheer kunnen zij hun uitgaven in slechts een paar klikken indienen. Geen gesjouw meer met bonnetjes, gedoe met uitgavenbeleid of herinneringen van je financiële team.

Hoe werkt geautomatiseerd uitgavenbeheer?

Voor terugbetalingen kan het als volgt gaan: de werknemer start het proces door een onkostennota met de vereiste informatie in te dienen. Het systeem volgt en verifieert de transactie automatisch aan de hand van het bedrijfsbeleid, en als alles klopt, wordt een betalingsverzoek opgesteld. Dit wordt ter goedkeuring naar je financiële team gestuurd. Als zij het goedkeuren, wordt de betaling rechtstreeks op de bankrekening van de werknemer gestort.

Maar er is een nog eenvoudigere manier. Met een uitgavenbeheersoftware zoals Payhawk, die ook Visa-kaarten voor bedrijven bevat, wordt elke uitgave van een werknemer met de kaart onmiddellijk in de software geregistreerd, en hoeft de werknemer alleen maar een foto van het bonnetje te maken en te uploaden, een categorie te kiezen en klaar. In Payhawk is zelfs het uploaden van gegevens geautomatiseerd door onze OCR-technologie (dus geen handmatige invoer van bonnetjes).

Hoe helpt automatisering de kaartgebruiker?

Als je bedrijf een credit- of debetkaart gebruikt voor zijn zakelijke uitgaven, kun je meerdere voordelen behalen door ook je uitgavenbeheer te automatiseren. Dit bespaart tijd en bevordert wendbaarheid met flexibele bedrijfsuitgaven.

Als je geen zakelijke betaalkaarten hebt die worden ondersteund door een krachtige workflow voor automatisch uitgavenbeheer, mis je mogelijk de volgende voordelen:

1. Gemak - Kaarten zijn gemakkelijk te gebruiken en afhankelijk van de vervoerder kan je overal ter wereld uitgaven doen.

2. Controle - Jij (en je financiële team) kunnen in de gaten houden hoeveel je uitgeeft, want je ziet alles in real-time. Je kunt ook gemakkelijk uitgeven binnen het uitgavenbeleid, want bij Payhawk is het beleid bijvoorbeeld ingebouwd in de kaarten en uitgavensoftware via goedkeuringen en uitgavenlimieten.

3. Veiligheid - Je kunt slechts één kaart gebruiken (in plaats van veel verschillende kaarten), dus er is geen risico dat je al je kaarten tegelijk verliest of dat je moet onthouden op welke kaart welk saldo staat.

4. Flexibiliteit - Het geld komt onmiddellijk van je rekening, dus er is geen vertraging bij het betalen van rekeningen of leveranciers.

Automatisering geeft ook rust. Met Payhawk kun je je uitgavencategorieën instellen met behulp van op maat gemaakte velden. Je hoeft je dus geen zorgen te maken of een kaart wel of niet gebruikt is voor projectgerelateerde uitgaven, want deze zijn super eenvoudig te selecteren uit een dropdown menu.

Geautomatiseerd uitgavenbeheer voor de administratie/financieel manager

De financieel manager is verantwoordelijk voor het effectieve beheer van de financiële middelen van de organisatie. Dit omvat het opstellen van financiële staten en verslagen, boekhouding, budgettering, controle en audit. Deze functie omvat ook het beheer van prognose- en planningssystemen, risicobeheer, kasbeheer en financiële analyse.

De financieel manager heeft ook een sleutelrol in het garanderen dat de financiële middelen van een organisatie doeltreffend worden beheerd om het rendement op investeringen te maximaliseren en tegelijkertijd de risico's te minimaliseren.

Om deze functies doeltreffend uit te voeren, moet de financieel manager alle uitgaven nauwkeurig registreren en eventuele problemen zo snel mogelijk signaleren, zodat ze kunnen worden gecorrigeerd voordat ze een ernstige omvang aannemen.

Als financieel manager kun je met een geautomatiseerde software voor uitgavenbeheer:

• Binnen enkele minuten onkostendeclaraties maken - in plaats van uren of dagen
• Integreren met je bestaande ERP- of boekhoudsoftware
• Automatisch facturen genereren op basis van goedgekeurde onkostendeclaraties
• Reduceer data invoer en processen tot 80%.

Als manager heb je dagelijks genoeg te doen. Het laatste waar je je zorgen over moet maken is het handmatig goedkeuren van onkostendeclaraties van medewerkers. Door het automatiseren van je uitgavenbeheersysteem om uitgaven tot bepaalde vastgestelde bedragen goed te keuren, kun je tijd besparen terwijl je toch de controle houdt over waar werknemers hun geld wel en niet aan kunnen uitgeven.

Hoe geautomatiseerd uitgavenbeheer de accountant helpt

Je accountant is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat elk proces efficiënt en legaal wordt uitgevoerd, en ze zijn verantwoordelijk om het bedrijf gereed te houden voor een audit en uit eventuele fiscale problemen te houden.

Maar hoeveel tijd moeten zij besteden aan de uitgaven van je bedrijf? En wat kan er worden gedaan om hun werk gemakkelijker te maken?

Als je een accountant of boekhoudafdeling in je bedrijf hebt, dan zou je je uitgavenbeheer moeten automatiseren. Als je bedrijf bijvoorbeeld 500 euro per maand uitgeeft aan kantoorbenodigdheden, kan de accountant een terugkerende transactie aanmaken.

Zo wordt de transactie elke maand vermeld in het kasstroomoverzicht en kunnen zij gemakkelijk zien wat er is uitgegeven aan kantoorbenodigdheden.

Het belangrijkste voordeel van het automatiseren van uitgavenbeheer is dat het tijd bespaart. De geautomatiseerde onkosten software heeft veel voordelen ten opzichte van handmatige methoden, waaronder:

Minder administratieve lasten: Naast het elimineren van menselijke fouten, nemen geautomatiseerde systemen een deel van de administratieve last weg bij de boekhoudafdeling die verantwoordelijk is voor het uitgavenbeheer. Met de directe integratie van Payhawk worden alle gegevens direct in het ERP gesynchroniseerd zonder extra inspanning van je accountants. Zij kunnen zich dus richten op andere aspecten van hun werk in plaats van elke maand handmatig uitgaven te moeten bijhouden en indienen.

Verbeterde nauwkeurigheid: Wanneer je een alles-in-één tool als Payhawk gebruikt die automatisch je onkosten bijwerkt (en zelfs kilometervergoedingen bijhoudt), is er geen ruimte voor fouten. Je hebt volledige controle over wat en wanneer wordt ingediend, dus er is geen kans dat iemand per ongeluk iets weglaat of vergeet op tijd een onkostengegeven in te dienen. Het wordt allemaal automatisch geregeld en maakt een eenvoudige afstemming van onkostenrekeningen mogelijk.

Tot slot

Een veel voorkomende misvatting is dat het automatiseren van je uitgavenbeheer betekent dat je de controle over de uitgaven moet opgeven. De waarheid is dat je door automatisering tijd bespaart en meer controle krijgt over het proces. Het eindresultaat is een grotere efficiëntie en een beter inzicht in de uitgaven van uw bedrijf.

In werkelijkheid is automatisering van uitgavenbeheer geen nieuw concept. Veel bedrijven doen het al jaren met hun onkostendeclaraties, maar nu is de technologie geëvolueerd om een verscheidenheid aan andere zakelijke uitgavencategorieën op te nemen. Tijd is geld, dus het automatiseren van je uitgavenbeheer kan je beide besparen.

Met geautomatiseerde tools zoals de software voor uitgavenbeheer van Payhawk, kunnen gegevens elektronisch worden ingevoerd vanaf elke plek ter wereld, in real-time. Dit elimineert ook alle verwarring over ontbrekende bonnetjes of andere gegevens, en stelt managers in staat uitgaven op afroep te bekijken.

Als je klaar bent om tijd en geld te besparen met een alles-in-één slimme tool om je uitgavenbeheer te automatiseren, boek dan vandaag nog een demo.