Дайте свобода на служителите си с автоматизирано управление на разходите

Как управлението на разходите се отразява на работата на служителите ви

Можете значително да подобрите и оптимизирате работата на служителите си, като въведете софтуер, който автоматизира управлението на разходите. С помощта на интелигентен софтуер за управление на разходите, служителите могат да отчитат своите служебни разходи само с няколко клика. Вече няма нужда да разнасят касови бележки, да се колебаят относно фирмените правила за харчене или да се стресират от напомнянията на финансовия екип.

Да започнем с възстановяването на служебни разходи на служители. То се случва по следния начин: служителят инициира процеса, като подава отчет за разходите си с необходимата информация; системата автоматично проследява и проверява транзакцията спрямо правилата на компанията и ако всичко е наред, създава заявка за плащане; финансовият екип я преглежда за одобрение и ако всичко изглежда наред, плащането се извършва директно към банковата сметка на служителя.

Още по-лесно е, когато се използват корпоративните карти Visa на Payhawk. Всеки път, когато се плаща с картата, разходът незабавно минава през платформата и всичко, което служителят трябва да направи, е да снима и качи касовата бележка, да избере предефинирана категория и готово! С Payhawk дори качването на данни е автоматизирано от нашата технология за извличане на данни от изображения (OCR) – тоест, не се изисква ръчно въвеждане на данни за касови бележки и фактури.

Как автоматизацията помага на служителите

Когато вашата компания използва кредитна или дебитна карта за бизнес разходи, можете да извлечете множество ползи, като автоматизирате и управлението на разходите си. Това ще ви спести време и ще помогне на бизнеса ви да бъде по-гъвкав.

Ако не разполагате с фирмени карти в комбинация с мощен автоматизиран работен процес за управление на разходите, пропускате следните предимства:

1. Удобство – Картите Visa от Payhawk са лесни за използване и се приемат по целия свят.

2. Контрол на разходите – Вие и вашият финансов екип следите колко харчите, като виждате всеки разход в реално време. Съобразяването с фирмената правила е елементарно, защото с Payhawk те са вградени в софтуера и се прилагат чрез одобрения и лимити на разходите.

3. Сигурност – Можете да носите една единствена карта, вместо множество различни, така че няма риск да загубите всичките си карти наведнъж или да ви се налага да помните коя карта какъв баланс има.

4. Гъвкавост – Парите постъпват във вашия Payhawk профил в момента на зареждането им, така че няма забавяне при плащането на вашите доставчици или бизнес абонаменти.

Освен всичко друго автоматизацията ви осигурява и спокойствие. С Payhawk можете да зададете категориите си за разходи с помощта на полета, които можете да персонализирате. Така че не е нужно да се притеснявате за какъв проект е използвана дадена карта – това се избира от менюто.

Автоматизирано управление на разходите за финансовия администратор/мениджър

Финансовият мениджър е отговорен за ефективното управление на финансовите ресурси на компанията. Това включва изготвянето на финансови отчети и доклади, счетоводство, бюджетиране, контрол и одит. Тази роля обхваща и управлението на системите за прогнозиране и планиране, управление на риска, управление на финансите и финансовия анализ.

Мениджърът по финансите има ключова роля и в осигуряването на ефективно управление на финансовите ресурси на организацията, за да се постигне максимална възвръщаемост на инвестициите и същевременно рискът да бъде сведен до минимум.

За да може да изпълнява ефективно тези функции, финансовият мениджър трябва да записва точно всички разходи и да идентифицира възможно най-скоро всички проблеми, за да може да ги отстрани, преди да са станали сериозни.

В ролята ви на финансов мениджър, автоматизираният софтуер за управление на разходите ви позволява:

• Да създавате отчети за разходите за минути, вместо за часове или дни
• Да го интегрирате с текущата ви ERP система или счетоводен софтуер
• Да генерирате автоматично фактури въз основа на одобрени отчети за разходи
• Да намалите въвеждането на данни и да улесните процесите с до 80%

Като мениджър имате достатъчно работа за вършене всеки ден. Последното нещо, за което трябва да се притеснявате, е одобряване ръчно отчетите за разходите на служителите. Автоматизирането на системата за управление на разходите с цел одобряване на разходи до определени суми може да ви спести време, като същевременно запазите контрола върху това, за какво служителите могат и не могат да харчат парите на компанията.

Как автоматизираното управление на разходите помага на счетоводителите

Вашият счетоводител е отговорен за ефективното и законосъобразно провеждане на всеки процес, както и за готовността на компанията за одит и за избягване на евентуални данъчни проблеми.

Но колко време трябва да отделя той за бизнес разходите ви? И какво може да бъде въведено, за да се улесни работата му?
Ако в бизнесът ви разполага със счетоводител или счетоводен отдел, ще трябва да автоматизирате процеса на управление на разходите. Например, ако фирмата ви харчи 500 лв. месечно за офис консумативи, счетоводителят може да създаде повтаряща се транзакция.

По този начин всеки месец транзакцията ще бъде вписвана в отчета за паричните потоци и за него ще бъде лесно да види какво е било похарчено за офис консумативи.

Основното предимство на автоматизацията на управлението на разходите е, че тя спестява време. Софтуерът за автоматизирани разходи има много предимства пред ръчните методи, включително:

Намаляване на административната тежест: Освен че елиминират човешките грешки, автоматизираните системи отнемат част от административната тежест на счетоводния отдел, който отговаря за управлението на разходите. С директната интеграция на Payhawk всички данни се синхронизират директно с ERP системата без допълнителни усилия от страна на вашите счетоводители. Така те могат да се съсредоточат върху други аспекти от работата си, вместо да проследяват и подават разходи ръчно всеки месец.

Повишаване на точността: Когато използвате универсален инструмент като Payhawk, който автоматично актуализира разходите ви (и дори проследява разходите за пробег при служебни пътувания), няма място за грешки. Имате пълен контрол върху това какво се подава и кога се подава, така че няма шанс някой да пропусне нещо по грешка или да забрави да подаде данни за разходите навреме. Всичко това се извършва автоматично и позволява лесно съгласуване на сметките за разходи.

В заключение

Често срещано погрешно схващане е, че автоматизирането на управлението на бизнес разходите означава, че трябва да се откажете от контрола върху тях. Истината е точно обратното - с помощта на автоматизацията спестявате време и получавате по-голям контрол върху процеса. Крайният резултат е по-голяма ефективност и по-добра видимост на разходните навици на вашата компания.

Всъщност автоматизацията на управлението на разходите не е нова концепция. Много компании правят това с отчетите за фирмените си разходи от години, но сега технологията се е развила и включва различни други категории бизнес разходи. Времето е пари, така че автоматизирането на процеса на управление на бизнес разходите може да ви спести и двете.

Автоматизираните инструменти, като софтуера за управление на разходите на Payhawk, позволяват електронно въвеждане на данни от всяка точка на света в реално време. Това също така елиминира всякакво объркване относно липсващи разходни документи или други данни и позволява на мениджърите да преглеждат разходите, когато поискат.

Ако сте готови да спестите време и пари с универсален инструмент за автоматизиране на процеса на управление на разходите, запишете се за демо още днес.