Tout savoir sur les avances de frais

Certains frais engagés par les salariés dans l’exercice de leurs missions professionnelles peuvent donner lieu à un remboursement par l’entreprise. C’est par exemple le cas des frais de transport, d’hébergement ou de restauration. Mais, en attendant d’être remboursé, le salarié concerné doit utiliser ses propres fonds. Une situation qui peut devenir frustrante, surtout si les frais engagés sont importants et/ou disproportionnés par rapport au salaire perçu.

D’où l’intérêt de l’avance de frais. Comment fonctionne-t-elle ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place ? On vous explique tout dans cet article détaillé.

Qu’est-ce qu’une avance sur frais ?

Dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement professionnel, un salarié peut avoir à engager certaines dépenses : frais de repas, nuits à l’hôtel, etc. Les notes de frais lui permettent alors de justifier de ces dépenses auprès de son employeur pour en obtenir le remboursement.

Cependant, lorsqu’un collaborateur s’absente pendant plusieurs jours, les frais à engager peuvent être conséquents. Et les délais de remboursement peuvent s’étendre jusqu’à plusieurs semaines, ce qui génère parfois une pression financière (ou tout simplement un sentiment de frustration) chez certains salariés. L’avance de frais permet donc de limiter l’impact financier des déplacements effectués, en anticipant les frais qui seront engagés.

Comment fonctionne-t-elle ?

C’est très simple. Il s’agit, pour l’entreprise, d’estimer les dépenses liées au déplacement à venir et de les verser au salarié, qui sera ensuite libre d’utiliser cette somme pour ses frais de déplacement, d’hébergement et de repas. Pour des raisons pratiques, le versement de la somme se fait généralement par virement bancaire, mais le moyen utilisé est libre.

À l’issue du déplacement, les justificatifs sont présentés à l’employeur. A noter qu’une attestation sur l’honneur pour note de frais peut également être produite par le salarié. Si l’avance de frais s’avère excédentaire (le salarié a trop perçu), la différence entre la somme reçue et la somme réellement dépensée sera rétrocédée à l’entreprise, au moyen d’un prélèvement sur salaire. Si, au contraire, l’avance consentie par l’employeur s’avère inférieure à la somme dépensée, le complément sera remboursé au salarié par le processus classique de validation des notes de frais.

Dans quelles situations doit-on avancer les frais ?

Vous le savez : en tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale de rembourser les frais engagés par vos collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Alors, quand procéder à une avance de frais ?

Il n’existe pas de législation en la matière : l’avance de frais relève donc de l’usage, et doit être accordée au cas par cas. Bien entendu, elle est obligatoire si la convention collective (ou un accord) de l’entreprise le prévoit.

Les différents types d’avance de frais

Il existe deux types d’avance de frais : les avances ponctuelles, et les avances permanentes. Voyons cela plus en détail.

Les avances de frais ponctuelles

Lorsque les déplacements d’un salarié sont peu fréquents, l’avance est ponctuelle : elle se fait sur demande uniquement. Dans ce cas, le salarié et l’employeur conviennent ensemble d’une estimation des frais à engager ; l’employeur verse ensuite au salarié une allocation ou indemnité forfaitaire servant à couvrir ces frais. A son retour, le salarié doit établir des notes de frais pour justifier de ses dépenses.

Les avances de frais permanentes

Lorsque les déplacements sont fréquents et/ou particulièrement longs (par exemple : un commercial qui est souvent sur la route), l’employeur peut fixer une avance permanente, qui sera versée chaque mois au salarié. Son montant peut varier en fonction des missions et des déplacements prévus. Cette avance vient donc s'ajouter au salaire reçu. Cependant, la production de notes de frais par le salarié reste obligatoire pour régulariser la situation (cas de dépenses excédentaires ou de trop perçu).

Nos conseils aux entreprises pour une gestion optimisée des avances de frais

La gestion des avances de frais a longtemps reposé sur un processus traditionnel : notes de frais papier, justificatifs à conserver par le salarié et validation hiérarchique manuelle. Cette méthode, chronophage et sujette aux erreurs, montre rapidement ses limites : perte de documents, manque de visibilité, délais de remboursement allongés, perte d’efficacité en raison du temps consacré au traitement administratif des notes de frais…

Heureusement, la dématérialisation et l’existence d’outils numériques spécifiquement dédiés ont permis de transformer ces pratiques. Des logiciels spécialisés tels que Payhawk, N2F ou encore Spendesk automatisent la saisie et la validation des dépenses, offrant ainsi plus de rapidité, une meilleure fiabilité des données et un gain de temps considérable pour les collaborateurs comme pour les services financiers.

Il est donc conseillé aux entreprises qui pratiquent des avances de frais de se doter d’un outil dédié basé sur l’automatisation. A la clé : une efficacité renforcée, une réduction de la fraude et un meilleur sentiment de confiance entre salariés et employeur.

Avances de frais : quelques bonnes pratiques à mettre en place

La gestion des avances de frais ne se limite pas à la mise en place d’outils numériques : elle repose également sur des règles claires et une bonne organisation interne.

La première étape consiste donc à définir un cadre précis :

• Établir des plafonds adaptés en fonction des catégories de dépenses,
• Préciser les types de frais acceptés (hébergement, restauration, transport, etc.),
• Indiquer clairement les exclusions.
• Prévoir, au retour du salarié, l’établissement de notes de frais détaillant chaque dépense, avec le montant, le nom du fournisseur, la date, etc., et accompagnées de justificatifs de paiement (tickets de caisse, factures, etc.). Ces preuves sont essentielles en cas de contrôle de l'URSSAF ou de l'administration fiscale.
• Ces règles doivent être accessibles à tous et régulièrement mises à jour pour s’adapter à l’évolution des pratiques de l’entreprise. Elles permettent de poser un cadre et d’éviter toute subjectivité dans l’attribution des avances de frais.
• La transparence et la communication jouent ensuite un rôle clé. Il s’agit d’informer les collaborateurs des procédures à suivre, des délais de remboursement et des justificatifs à produire en fin de mission pour éviter les incompréhensions et fluidifier le processus.
• Enfin, il est important d’accompagner les salariés dans l’application de ces règles, notamment à travers des sessions de formation ou des guides pratiques sur l’utilisation des outils numériques. Cet accompagnement favorise l’adhésion, renforce la responsabilisation des collaborateurs et garantit une meilleure conformité.

Comment limiter le recours aux avances de frais ?

Les frais professionnels peuvent représenter des sommes importantes pour l’entreprise. Dans une optique de préservation de la trésorerie, il est important de les encadrer et de fixer des règles claires.

Voici quelques recommandations :

• Utiliser des cartes d’entreprise, comme celles de Payhawk. Ces cartes peuvent être de débit ou de crédit. Elles permettent aux salariés de régler leurs frais professionnels : achat de billets de train, réservation d’hôtel, etc. C’est un excellent moyen pour l’entreprise d’avoir une visibilité sur les dépenses professionnelles, mais aussi de réduire ses coûts de traitement des notes de frais puisque l’utilisation d’une carte élimine la nécessité d’établir une note. Quant aux salariés, ils n’ont plus besoin d’avancer les fonds, ni de gérer les notes de frais.
• Mettre en place une politique de dépenses transparente, avec des plafonds par catégories et des exclusions.
• Établir un processus cadré de gestion des notes de frais, avec un logiciel spécifiquement dédié basé sur la dématérialisation et l’automatisation.

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