Les 5 meilleurs logiciels de gestion des factures fournisseurs et leurs fonctionnalités clés

Un outil de gestion des fournisseurs adapté offre de nombreux avantages. Non seulement il casse les silos organisationnels, mais il facilite aussi la collaboration entre équipes et renforce la cohérence entre les différents services. Il contribue aussi à une expérience plus fluide, tant pour les utilisateurs internes que pour les partenaires de l’entreprise. En d’autres termes, il optimise l’efficacité globale de la chaîne d’approvisionnement. Mais concrètement, que peut-il faire pour vous en tant qu’entreprise ? Et quels sont les critères à prendre en compte pour bien le choisir ?

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des fournisseurs ?

Un logiciel de gestion des fournisseurs est un système qui permet de simplifier et/ou d’automatiser l’ensemble des processus de gestion des fournisseurs : achats, paiements, centralisation et analyse des données, collecte des informations, etc. Il permet notamment d’éliminer les tâches manuelles fastidieuses (et donc d’éviter les erreurs dues à la main humaine), et d’améliorer les relations fournisseurs.

Les fournisseurs constituent une part importante de la structure et de la chaîne d’approvisionnement d’une entreprise : il est donc essentiel de travailler ensemble de manière efficace. Ainsi, un logiciel de gestion des fournisseurs n'est pas un simple « plus ». Mais comment choisir celui qui vous convient ?

Voici un guide des fonctionnalités à privilégier.

Les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de gestion des fournisseurs

Le saviez-vous ? 41 % des directeurs des achats affirment que les technologies obsolètes ou inadéquates constituent le principal obstacle à l'amélioration des achats en entreprise. Systèmes fragmentés, approbations manuelles, données fournisseurs incohérentes… Les obstacles ne manquent pas. Et si la solution ne résidait pas dans plus de technologie, mais bien dans le choix du logiciel adéquat ?

De fait, avec un logiciel de gestion des fournisseurs adapté à votre entreprise, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus d'approvisionnement, centraliser les données fournisseurs et offrir aux responsables financiers une visibilité claire sur celles-ci.

Voici les six fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel de gestion des fournisseurs :

1. Centralisation des dossiers fournisseurs. La centralisation des dossiers fournisseurs garantit la cohérence des données, ce qui est essentiel pour le traitement des factures ou l'audit de la liste de fournisseurs.
2. Correspondance des factures et des paiements. La vérification manuelle des correspondances entre les factures, les reçus et les bons de commande est chronophage et sujette aux erreurs humaines. La technologie de correspondance à trois voies automatise ce processus en comparant ces trois documents de manière instantanée, tout en signalant immédiatement les écarts ou incohérences.
3. Intégration avec les ERP et les outils comptables. Pour garantir des processus efficaces et une expérience utilisateur cohérente, votre solution de gestion des fournisseurs doit s’intégrer facilement à votre écosystème existant. Opter pour un logiciel compatible avec des outils largement utilisés comme NetSuite simplifie considérablement la gestion quotidienne, et peut avoir un impact direct sur vos performances financières.
4. Prise en charge de plusieurs entités et devises. Imaginez une entreprise européenne SaaS de taille moyenne, en pleine croissance, qui doit gérer des paiements fournisseurs en euros et en livres sterling, tout en consolidant ses dépenses en dollars américains. Sans prise en charge du multidevises, son équipe financière se heurte à des retards, des erreurs de conversion et des rapports financiers imprécis. Autant d’obstacles qui ralentissent la prise de décision et compromettent la fiabilité des données. Cependant, un logiciel de gestion des fournisseurs adapté peut changer la donne en vous donnant un aperçu de toutes les dépenses du groupe grâce à des tableaux de bord connectés. Ainsi, vous pouvez suivre toutes les dépenses en temps réel et payer les factures dans les devises locales sans délai.
5. Visibilité et rapports sur les dépenses. Les analyses en temps réel vous permettent de prendre des décisions pertinentes, et de rendre compte en toute confiance aux parties prenantes des budgets, des dépenses engagées, etc.
6. Traitement et approbation sécurisés des données. Des processus de validation fragmentés peuvent rapidement créer des difficultés dans le traitement des factures, mettant à mal vos relations avec les fournisseurs. En mettant en place des workflows d’approbation personnalisés, vous accélérez les validations et les paiements, tout en renforçant la transparence. Pour garantir une sécurité optimale des données, privilégiez un logiciel de gestion des fournisseurs certifié PCI DSS.

Comment choisir le bon logiciel de gestion des fournisseurs pour votre entreprise ?

Le choix d'un logiciel doit se faire sur les fonctionnalités qu’il propose, mais pas uniquement. Une approche structurée, telle que celle que nous vous proposons, permet également de réduire les risques.

1. Définir les priorités : voulez-vous privilégier le contrôle des coûts, la conformité ou la collaboration avec les fournisseurs ?
2. Évaluer les intégrations : vérifiez si le logiciel est compatible avec votre système ERP/comptable.
3. Évaluer l'évolutivité : le logiciel peut-il gérer plusieurs devises, entités ou régions ?
4. Tester la facilité d'utilisation : menez un projet pilote avec les équipes d'approvisionnement et de finance pour mesurer l'adoption de l’outil.
5. Comparer les coûts et le retour sur investissement : mettez en balance les frais de licence et les économies et gains d'efficacité potentiels.

Les meilleurs logiciels de gestion des fournisseurs : notre sélection

Il existe de nombreux outils de gestion des fournisseurs. Alors, comment faire le bon choix ? Pour vous faciliter la tâche, voici un aperçu rapide des options les plus populaires sur le marché, ainsi que leurs principales caractéristiques et avantages.

Payhawk
Notre outil est idéal pour une plateforme centrale de gestion des dépenses axée sur les finances et dotée de fonctionnalités intégrées de gestion des fournisseurs. Contrairement aux outils d'approvisionnement traditionnels qui nécessitent une saisie manuelle ou des modules fournisseurs distincts, Payhawk intègre directement la gestion des fournisseurs.

Les avantages que vous pouvez en retirer :

• Automatisation de la saisie des données et réduction des erreurs. Une fois que vous avez ajouté les données du fournisseur, elles sont automatiquement appliquées aux dépenses futures, ce qui évite les doublons et les erreurs.
• Synchronisation des données en temps réel. La plupart des ERP et des systèmes comptables s'intègrent pour générer des données en temps réel.
• Circuits d’approbation pour éviter les paiements non autorisés aux fournisseurs. Seuls les administrateurs peuvent créer de nouveaux fournisseurs, ce qui garantit la conformité et la sécurité de vos systèmes.
• Automatisation de la catégorisation des dépenses par fournisseur. Associez chaque dépense au bon fournisseur, ce qui minimise les erreurs et réduit le travail administratif.
• Amélioration de l'adoption par les utilisateurs grâce à une interface simplifiée. Notre système a été spécifiquement conçu pour faciliter l'adoption par les utilisateurs.

SAP Ariba
Si votre entreprise dispose de besoins complexes en matière d'approvisionnement, SAP Ariba est peut-être la solution idéale.

Voici ses principales fonctionnalités :

• L’accès à un réseau de plus de cinq millions de fournisseurs. Grâce à un réseau mondial de fournisseurs, les clients peuvent accéder à des fournisseurs dans 190 pays.
• La gestion de la conformité. Évaluez la qualification et les risques des fournisseurs et appliquez les politiques internes tout en restant conforme aux réglementations externes.
• L’ajout de modules à mesure que vous évoluez. La conception modulaire de SAP Ariba vous permet de choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin au fur et à mesure que votre entreprise évolue.

Bien que la plateforme s'intègre parfaitement aux autres produits SAP, l'intégration d'un système tiers (c'est-à-dire un système non SAP) peut s'avérer complexe.

Coupa
Votre organisation dispose de processus matures et/ou complexes et d’un bon budget pour la gestion des fournisseurs ? Coupa est un outil à envisager.

Ses principales fonctionnalités sont :

• L’adaptation aux utilisateurs techniques et non techniques. Grâce à une expérience utilisateur simplifiée, la plateforme est facile à utiliser.
• Des flux de données transparents grâce à l'intégration ERP. L’outil s'intègre aux systèmes ERP leaders du marché.
• L’accès à 1,3 million de fournisseurs. Grâce au réseau de fournisseurs Coupa, les clients peuvent rechercher les fournisseurs les mieux adaptés et ces derniers peuvent soumettre leurs factures par voie électronique.

Precoro
Si votre entreprise dispose de plusieurs filiales à l’étranger et/ou de réseaux de fournisseurs complexes, le logiciel d’approvisionnement Precoro est une option à explorer.

Ses principales fonctionnalités sont :

• Collaboration et communication avec les fournisseurs. Grâce au portail fournisseurs de Precoro, vous pouvez gérer toutes les demandes d'achat, répondre aux appels d'offres, communiquer directement avec les clients, etc.
• Analyse détaillée des performances des fournisseurs. Suivez tous les éléments pertinents tels que les dépenses par fournisseur et la conformité des contrats.
• Flexibilité face aux besoins de votre entreprise grâce à des workflows personnalisables. Créez des formulaires d'intégration, des flux de travail d'approbation et des champs de documents personnalisés.

Tipalti
Tipalti est une excellente solution d'automatisation des comptes fournisseurs, particulièrement adaptée aux entreprises internationales.

Ses fonctionnalités principales sont les suivantes :
Prise en charge des paiements dans plus de 120 devises. Cette fonctionnalité est pour vous si votre organisation traite avec des fournisseurs internationaux ou dispose de besoins complexes en matière de paiements multidevises.
Tableau de bord analytique pour le suivi des dépenses. Accédez à toutes les données importantes sur les dépenses, les achats et les contrats fournisseurs afin de prendre les meilleures décisions.
Mise à jour des données fournisseur. Sur la plateforme Tipalti, les fournisseurs peuvent mettre à jour leurs propres données, ce qui améliore la précision de celles-ci et allège la charge administrative des équipes.

Gestion des comptes fournisseurs : pourquoi Payhawk est le meilleur choix

Payhawk est une solution complète de gestion des dépenses pour les entreprises en croissance, ainsi que les PME et les grandes entreprises. Elle propose des fonctionnalités avancées de gestion des fournisseurs, des dépenses et des cartes d’entreprise.

Avec notre solution, vous pouvez analyser vos données, suivre vos dépenses par fournisseur et repérer facilement les opportunités de réduction des coûts. A la clé : l’amélioration de vos performances financières et l’optimisation de vos budgets.

Voici tout ce que vous pouvez en attendre :

Une intégration native des cartes, des factures et des données fournisseurs

Pour gagner du temps et optimiser sa gestion fournisseurs, il est essentiel de s’appuyer sur des intégrations intelligentes. Payhawk propose une intégration native des cartes, factures et données fournisseurs, assurant ainsi une circulation fluide et sécurisée des informations entre les outils métier. Cela permet non seulement de renforcer la sécurité des données, mais aussi de réduire les tâches manuelles : le tout, en améliorant la précision des données financières.

Avec Payhawk, les nouveaux fournisseurs peuvent être intégrés en une seule fois, sans perte de temps. C'est un véritable avantage pour nous, car nous avons des centaines de fournisseurs. L'interface est facile à utiliser et ergonomique. Payhawk est déjà connecté à NetSuite, et la comptabilité est pratiquement automatisée ! - Eric Olombel, DAF de Flowdesk

L’intégration automatisée des fournisseurs et la gestion des risques

Les données fournisseurs sont automatiquement synchronisées depuis votre ERP, ce qui limite les erreurs d’intégration et permet d’harmoniser le processus d’onboarding des fournisseurs. Seuls les administrateurs sont habilités à créer de nouveaux fournisseurs. Les collaborateurs peuvent en suggérer, sans toutefois les ajouter directement. Cette approche garantit que chaque fournisseur passe par un circuit d’approbation conforme à la politique interne de l’entreprise.

Par ailleurs, toute modification apportée aux données fournisseurs est enregistrée dans une piste d’audit, assurant ainsi la traçabilité des processus, tout en réduisant les risques de fraude. La sécurité est également renforcée grâce à la possibilité, pour les administrateurs système, d’effectuer des vérifications avant de valider l’intégration d’un nouveau fournisseur.

Le rapprochement des factures grâce à l'IA

Grâce à notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) basée sur l’IA, vous pouvez extraire automatiquement les données des factures, réduire les erreurs et gagner un temps précieux. Il vous suffit de photographier ou de télécharger vos factures et vos reçus : le système identifie et saisit automatiquement tous les champs obligatoires, dans plus de 60 langues.

Pour aller plus loin, la fonctionnalité de rapprochement à trois voies compare automatiquement les quantités et les prix indiqués sur la facture avec ceux du bon de commande. Cela permet de bloquer les paiements erronés ou frauduleux avant qu’ils ne soient effectués, renforçant ainsi la rigueur des processus de validation.

La centralisation des paiements multi-entités

Le suivi des dépenses est un levier essentiel dans la gestion financière de l’entreprise. Avec le tableau de bord de groupe de Payhawk, vous centralisez tous les paiements (y compris ceux destinés aux fournisseurs), quelle que soit l'entité concernée. Cette visibilité globale vous permet d’éviter toute mauvaise surprise.

En devenant une source unique de données financières, Payhawk vous aide à standardiser et sécuriser vos processus de gestion des fournisseurs. Vous bénéficiez ainsi d’une conformité et d’un contrôle renforcé, et d’un risque de fraude considérablement réduit.

Des approbations intégrées et une visibilité en temps réel des dépenses

À mesure que la base de fournisseurs d’une entreprise s’élargit, il devient plus complexe de suivre et de contrôler les dépenses. C’est pourquoi une visibilité en temps réel est essentielle : vous savez en permanence qui dépense, combien et dans quel but, et ce dans chaque entité de l’entreprise. Cette transparence favorise la responsabilité à tous les niveaux et renforce la maîtrise des paiements fournisseurs.

Grâce aux workflows d’approbation personnalisables de Payhawk, vous gardez la maîtrise totale de vos processus. Vous définissez des règles et des seuils de validation, et le système dirige automatiquement chaque demande vers les bons approbateurs. Même dans des structures complexes, il devient facile d’éviter les paiements non autorisés ou frauduleux.

Avant la mise en place de Payhawk nous n'avions pas de visibilité en temps réel sur les dépenses marketing et informatiques. Désormais, nous disposons de ces informations, ventilées par mois et par fournisseur. - Jan-Willem Gmelig Meyling, directeur financier et directeur technique chez AthenaStudies

Des intégrations ERP avec NetSuite, Dynamics 365, Exact Online, et bien d’autres

Les intégrations logicielles jouent un rôle clé dans l’optimisation des processus et l’amélioration de la précision des données. Sans elles, les équipes doivent jongler entre des outils cloisonnés, ce qui entraîne une collaboration moins efficace, davantage d’erreurs et une perte de productivité.

Grâce aux intégrations ERP de Payhawk avec les principaux outils du marché, la synchronisation des données fournisseurs se fait de manière fluide. Le traitement des factures devient plus rapide, plus simple et plus fiable. Toutes les modifications apportées aux données fournisseurs sont enregistrées, permettant de détecter immédiatement toute anomalie, de prévenir les fraudes et d’assurer une conformité continue.

Le flux de données en temps réel entre Payhawk et votre ERP vous donne ainsi les moyens de prendre des décisions financières éclairées, sans avoir à rapprocher manuellement les transactions. Cyrille Grépin, Partner chez Iniwave, partenaire de longue date de Payhawk, les avantages de l’intégration NetSuite avec Payhawk sont clairs :

Grâce à l'intégration, lorsqu'une nouvelle facture arrive dans Payhawk, si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé et synchronisé dans NetSuite. Cela évite de devoir créer manuellement le fournisseur dans son ERP ou son outil de gestion des dépenses. En cas d’erreur de saisie analytique, même si la dépense a été centralisée et payée, l’utilisateur peut corriger l’information, et la mise à jour se reflètera automatiquement dans NetSuite — à condition que la période comptable soit encore ouverte. Cette automatisation fait une réelle différence par rapport à des systèmes où l'on se contente d’exporter et importer des fichiers Excel, ce qui est lourd, source d’erreurs, et demande souvent beaucoup de travail manuel, surtout quand on n’a pas une armée de comptables pour tout vérifier ligne par ligne.

Prêt à prendre le contrôle de votre base de fournisseurs ?

À mesure que votre entreprise se développe, les processus se complexifient : plus d'utilisateurs à gérer, plus de fournisseurs à intégrer et à payer, et un besoin accru de visibilité et de contrôle des dépenses. Notre solution vous aide à faciliter et sécuriser l’ensemble de ces processus. Avec le bon outil, la gestion des fournisseurs devient plus fluide, plus sûre et plus rapide, trois aspects sur lesquels aucune entreprise ne devrait faire de compromis.

Réservez dès maintenant votre démonstration personnalisée et découvrez tout ce que Payhawk peut faire pour vous !