Cinco mejores softwares para la gestión de proveedores

Gestionar proveedores puede convertirse en un verdadero desafío: actualizar datos incorrectos, lidiar con pagos y facturas, y mantener todo bajo control suele consumir mucho tiempo y recursos. La solución está en el software adecuado, que ofrece automatización financiera, visibilidad completa de las relaciones con proveedores y control total sobre los procesos, todo en un solo lugar.

En este artículo, exploramos los mejores softwares de gestión de proveedores del mercado y las funcionalidades que realmente marcan la diferencia.

El software de gestión de proveedores adecuado ofrece grandes beneficios: elimina silos, mejora la colaboración entre equipos y mantiene alineados a procurement, finanzas y proveedores. También proporciona una experiencia más fluida tanto para los usuarios internos como para los clientes. En pocas palabras, es una herramienta que impulsa la eficiencia en toda la cadena de suministro. Pero, ¿qué hace exactamente y qué debes tener en cuenta al elegirlo?

Qué es el software de gestión de proveedores

El software de gestión de proveedores es un sistema que facilita y automatiza al máximo todo lo relacionado con los proveedores: desde centralizar sus registros para garantizar la consistencia hasta automatizar el proceso de implementación y la conciliación de facturas.

Un buen software puede mejorar la eficiencia en la gestión de proveedores, fortalecer las relaciones y eliminar tareas manuales tediosas que consumen tiempo y recursos.

No se trata de un “extra opcional”: los proveedores son una parte esencial de tu negocio y trabajar de forma eficiente con ellos, incluido un flujo de pagos preciso, es clave para ser competitivo, cumplir con la normativa y optimizar costes. Lo mejor de todo es que esto permite reinvertir tiempo y dinero en otras áreas de la empresa.

Entonces, ¿cómo elegir el software adecuado? A continuación, te mostramos las funciones clave y un repaso de las mejores opciones del mercado.

Funciones clave a buscar en un software de gestión de proveedores

La gestión de proveedores está cada vez más presionada. De hecho, el 41 % de los Chief Procurement Officers asegura que la tecnología obsoleta o insuficiente es el principal obstáculo para mejorar el procurement. Con equipos que trabajan con sistemas fragmentados, aprobaciones manuales y datos inconsistentes, no es difícil entender por qué. No se trata de más tecnología, sino de la adecuada.

El software de gestión de proveedores adecuado automatiza todo el proceso de procure-to-pay, centraliza la información de los proveedores y ofrece a los líderes financieros la visibilidad necesaria para mantener el control. El equipo de finanzas de Aventum Group ha comprobado estos beneficios de primera mano.

Desde la conciliación precisa de pagos hasta la integración fluida con el ERP, su experiencia demuestra cómo las herramientas adecuadas reducen errores, ahorran semanas de trabajo manual y permiten tener un control total del gasto.

Estas son las seis funciones clave a buscar, con insights reales del equipo financiero de Aventum Group:

1. Registros de proveedores centralizados. Centralizar los registros garantiza que los datos sean consistentes, algo fundamental para procesar pagos o auditar tu lista de proveedores.

2. Conciliación de facturas y pagos. Conciliar y aprobar manualmente los detalles entre recibos, facturas y órdenes de compra consume mucho tiempo y es propenso a errores. Con la conciliación triple, el sistema verifica automáticamente los tres elementos y señala cualquier discrepancia.

Tim Green, Head of Finance Transformation en Aventum Group, comenta:

“Las funciones de órdenes de compra de Payhawk nos han dado mucha más visibilidad y control… Con los flujos de aprobación podemos integrar los controles y darle a nuestro responsable de procurement el control total.”

3. Integración con ERP y herramientas contables. Tu stack tecnológico debe integrarse para crear procesos fluidos y una experiencia de usuario coherente. Un software que se conecte sin problemas con herramientas como NetSuite facilita el trabajo y mejora los resultados.

Alex Curme, CFO de Aventum Group, explica:

“Ahora [con Payhawk], cada gasto se refleja en NetSuite en tiempo real. ¡Nada de retrasos! Hemos liberado semanas de trabajo y tenemos visibilidad completa de las finanzas para tomar decisiones informadas.”

4. Soporte multi-entidad y multi-divisa. Imagina una empresa SaaS que se expande a Europa y necesita pagar proveedores en EUR y GBP mientras consolida gastos en USD. Sin soporte multi-divisa, surgen retrasos, errores de conversión y reportes inexactos.

El software adecuado permite monitorizar todos los gastos del grupo en paneles en tiempo real y pagar facturas en moneda local sin demoras.

“El negocio en EE. UU. gasta en dólares y el del Reino Unido en GBP, pero todo está en Payhawk,” explica Alex. “Esto nos permite ver todo el gasto en un solo lugar, incluso entre entidades… y facilita la colaboración entre equipos.”

5. Visibilidad de gastos e informes. La analítica en tiempo real permite tomar decisiones estratégicas y reportar con seguridad sobre presupuestos, gastos comprometidos y más.

Alex añade:

“Ahora tenemos mucha más visibilidad y control [con Payhawk]… Es mucho más fácil detectar oportunidades de ahorro y encontrar descuentos que beneficien a los resultados.”

6. Seguridad de datos y flujos de aprobación. Los procesos de aprobación fragmentados pueden retrasar pagos y afectar la relación con los proveedores. Con flujos personalizados, las facturas se aprueban y pagan rápidamente. Es importante que el software tenga certificación PCI DSS para garantizar la seguridad de los datos.

Cómo elegir el software de gestión de proveedores adecuado

Elegir un software no se trata solo de funciones. Seguir un enfoque estructurado ayuda a reducir riesgos:

1. Definir prioridades: ¿tu objetivo es controlar costes, cumplir con la normativa o mejorar la colaboración con proveedores?
2. Revisar integraciones: ¿funciona con tu ERP o sistema contable?
3. Evaluar escalabilidad: ¿soporta múltiples monedas, entidades o regiones?
4. Probar la usabilidad: realiza un piloto con los equipos de procurement y finanzas para medir la adopción.
5. Comparar costes y ROI: equilibra las licencias frente a los ahorros y la eficiencia que puede generar.

El mejor software de gestión de proveedores

Gestionar proveedores de forma eficiente es una prioridad clara. El reto está en saber por dónde empezar con tantas herramientas disponibles. Para facilitarlo, aquí tienes un resumen de algunas de las opciones más populares del mercado y las características que las hacen destacar.

Payhawk

Ideal para un enfoque financiero integral, con gestión de gastos y proveedores integrada. A diferencia de las herramientas tradicionales de procurement que requieren entradas manuales o módulos de proveedores separados, Payhawk incorpora la gestión de proveedores directamente en la forma de manejar gastos, facturas y tarjetas corporativas.

Ventajas:

• Automatiza la entrada de datos y reduce errores: una vez que se añade un proveedor, se aplica automáticamente a futuros gastos, evitando duplicidades y errores humanos.
• Sincronización en tiempo real: se integra con la mayoría de ERPs y sistemas contables para mantener los datos actualizados y precisos.
• Prevención de pagos no autorizados: solo los administradores pueden crear nuevos proveedores, garantizando cumplimiento y seguridad.
• Automatización de la categorización de gastos por proveedor: cada gasto se asigna automáticamente al proveedor correcto, reduciendo errores y trabajo administrativo.
• Fácil adopción gracias a un diseño intuitivo: un sistema sencillo facilita la adopción por parte de los usuarios, acercando la eficiencia en la gestión de proveedores.

SAP Ariba

Recomendado para grandes empresas con necesidades complejas de procurement.

Características clave:

• Acceso a más de cinco millones de proveedores en 190 países.
• Monitoreo y cumplimiento normativo: evalúa riesgos y asegura que se cumplan las políticas internas y regulaciones externas.
• Escalabilidad modular: permite añadir funcionalidades según las necesidades del negocio.

La integración con sistemas no SAP puede resultar compleja.

Coupa

Para organizaciones con procesos maduros y centradas en procurement.

Características clave:

• Fácil para usuarios técnicos y no técnicos gracias a su experiencia de uso simplificada.
• Integración fluida con ERPs líderes del mercado.
• Acceso a 1,3 millones de proveedores mediante Coupa Supplier Network.

Coupa puede resultar costoso para empresas pequeñas, ya que está pensado para compañías con procesos avanzados.

Precoro

Recomendado si buscas automatización de procurement y gestión centralizada de proveedores.

Características clave:

• Colaboración directa con proveedores a través de su portal.
• Analítica detallada del rendimiento de proveedores, incluyendo gasto y cumplimiento contractual.
• Flujos de trabajo personalizables para adaptarse a las necesidades del negocio.

Tipalti

Ideal para empresas con base de proveedores global y necesidad de automatización de cuentas por pagar.

Características clave:

• Pagos en más de 120 divisas, útil para operaciones internacionales.
• Panel de análisis de gasto y proveedores para tomar decisiones proactivas.
• Portal de autoservicio para proveedores, reduciendo la carga administrativa del equipo de procurement.

Por qué Payhawk es una opción inteligente

Payhawk es una solución completa de gestión de gastos para empresas en crecimiento y medianas o grandes empresas. Además de cuentas por pagar, gestión de gastos y tarjetas corporativas, incluye funciones robustas y seguras de gestión de proveedores. Con Payhawk, puedes analizar patrones de compra, controlar el gasto por proveedor y detectar oportunidades de ahorro, mejorando el rendimiento financiero y optimizando presupuestos.

Integración nativa de tarjetas, facturas y datos de proveedores

Payhawk permite que todos los datos fluyan de forma nativa entre sistemas empresariales, como ERPs y plataformas contables, reduciendo el trabajo manual y mejorando la precisión financiera.

Automatización del onboarding y verificación de riesgos de proveedores

Los datos de proveedores se sincronizan automáticamente desde el ERP, minimizando errores y asegurando que cada proveedor pase por el flujo de aprobación correcto. Todos los cambios quedan registrados en un historial de auditoría, reduciendo el riesgo de fraude.

Conciliación de facturas con IA

Payhawk permite capturar datos de facturas automáticamente mediante OCR y conciliación triple, verificando cantidades y precios frente a la nota de recepción, la factura y la orden de compra, evitando pagos incorrectos o fraudulentos.

Gestión multi-entidad

El panel de grupo centraliza todos los pagos, incluyendo los de proveedores, desde múltiples entidades, ofreciendo visibilidad total y reduciendo riesgos. Los flujos de aprobación personalizados permiten definir reglas y umbrales de gasto, evitando pagos no autorizados incluso en estructuras complejas.

Integraciones ERP con NetSuite, Dynamics 365, Exact Online y más:

Las integraciones facilitan la sincronización de datos de proveedores, aceleran la gestión de facturas y reducen errores. El flujo de datos en tiempo real permite conciliaciones, informes y pagos de proveedores sin demoras.

David Longás, Director Financiero de Grupo Lacasa dice:

Nos dimos cuenta de que era una herramienta muy fácil de usar y adaptable a nuestra realidad gracias a la parametrización de políticas. Podemos decidir si se puede utilizar online, en fin de semana o si se puede usar en según qué zonas o establecimientos. Y luego, ya yendo a lo que me toca, la integración con SAP y la facilidad de exportar los ficheros de cara a la contabilización.

Toma el control de tus proveedores

La herramienta adecuada hace que la gestión de proveedores sea más ágil, segura y rápida. A medida que tu negocio crece, necesitas procesos más complejos, más usuarios, más proveedores y mayor visibilidad del gasto.

Payhawk facilita todos estos procesos, asegurando eficiencia, seguridad y exactitud, beneficiando a todos los implicados: proveedores, empleados con tarjetas, responsables de presupuesto y equipos de finanzas y procurement.

La gestión de proveedores deja de ser opcional y se convierte en esencial para empresas en crecimiento.

Siguientes pasos:

• Utiliza la checklist anterior para filtrar proveedores.
• Compara al menos tres opciones según tus prioridades.
• Involucra a los equipos de finanzas y procurement desde el inicio para asegurar la adopción.

Si quieres saber más sobre cómo Payhawk puede ayudarte a mejorar la gestión de proveedores, puedes solicitar una llamada personalizada con un experto aquí.