Die 5 führenden Softwarelösungen für erfolgreiches Lieferantenmanagement – entdecken Sie die Top-Funktionen

Haben Sie Probleme beim Ausgabenmanagement in der Automobilbranche? Oder arbeiten Sie in der Finanzabteilung eines eBike-Unternehmens und sehen sich von einem Berg an Belegen überwältigt? Sie sind nicht allein. Vom Durchforsten endloser Papierstapel bis zum Jonglieren von Erstattungen – was Sie wirklich brauchen, ist eine effiziente Finanzautomatisierung, volle Transparenz über alle Ausgaben und die Möglichkeit, Ausgaben selbstbestimmt zu steuern, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Unrealistisch? Ganz und gar nicht. Sie können Ihre aktuellen Prozesse in transparente, hocheffiziente Workflows verwandeln – und so funktioniert es:

Die richtige Lieferantenmanagement-Software bietet spürbare Vorteile. Sie beseitigt Informationssilos, fördert die Zusammenarbeit im Team und sorgt dafür, dass Beschaffung, Finanzabteilung und Lieferanten reibungslos zusammenarbeiten. Gleichzeitig erleben interne Nutzer und Kunden einen deutlich einfacheren Ablauf. Kurz gesagt: Sie steigert die Effizienz in der gesamten Lieferkette. Aber was kann sie konkret leisten und worauf sollten Sie achten?

Was ist Lieferantenmanagement-Software?

Lieferantenmanagement-Software ist ein System, das alle Prozesse rund um Lieferanten so einfach und automatisiert wie möglich gestaltet – von der zentralen Pflege der Lieferantendaten bis hin zur automatisierten Lieferantenanbindung und Rechnungsabgleich.

Die richtige Software steigert die Effizienz im Lieferantenmanagement erheblich, verbessert Beziehungen und eliminiert zeitaufwändige manuelle Aufgaben, die sonst Ihre To-do-Listen verlängern.

Hervorragende Lieferantenmanagement-Software ist kein „Nice-to-have“. Lieferanten sind ein zentraler Bestandteil Ihres Unternehmens, und effiziente Zusammenarbeit – einschließlich fehlerfreier Zahlungsprozesse – ist entscheidend, um wettbewerbsfähig, regelkonform und kosteneffizient zu bleiben. Der beste Vorteil: So gewinnen Sie Zeit und Ressourcen, die Sie anderswo im Unternehmen einsetzen können.

Bis hierhin klar – doch wie wählen Sie die passende Lieferantenmanagement-Software aus? Im Folgenden zeigen wir die wichtigsten Funktionen und stellen die besten Softwarelösungen vor.

Wichtige Funktionen von Lieferantenmanagement-Tools

Lieferantenmanagement steht unter Druck. Tatsächlich sagen 41 % der Chief Procurement Officers, dass veraltete oder unzureichende Technologie das größte Hindernis für eine bessere Beschaffung ist. Bei fragmentierten Systemen, manuellen Genehmigungen und inkonsistenten Lieferantendaten ist das leicht nachzuvollziehen. Mehr Technik allein ist jedoch nicht die Lösung – die richtige Technik ist entscheidend.

Hier kommt Lieferantenmanagement-Software ins Spiel. Die passende Plattform automatisiert den gesamten Procure-to-Pay-Prozess, zentralisiert Lieferantendaten und verschafft Finanzverantwortlichen die notwendige Übersicht, um die Kontrolle zu behalten. Das Finanzteam der Aventum Group hat diese Vorteile bereits aus erster Hand erlebt.

Von präzisem Zahlungsabgleich bis zur nahtlosen ERP-Integration zeigt ihre Erfahrung, wie die richtigen Tools Fehler reduzieren, Wochen manueller Arbeit sparen und vollständige Transparenz über alle Ausgaben bieten.

Sechs zentrale Funktionen, die Sie beachten sollten – inklusive Einblicke der Finanzverantwortlichen der Aventum Group:

1. Zentrale Lieferantendaten.
Die zentrale Pflege aller Lieferantendaten sorgt für konsistente Informationen – entscheidend beim Rechnungsabgleich oder bei Audits.

2. Rechnungs- und Zahlungsabgleich.
Manuelles Abgleichen von Belegen, Rechnungen und Bestellungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit Drei-Wege-Abgleich prüft die Software automatisch alle drei Elemente und markiert Unstimmigkeiten sofort.

Tim Green, Leiter Finanztransformation bei Aventum Group, berichtet:

Die PO-Funktionen von Payhawk haben uns deutlich mehr Sichtbarkeit und Kontrolle gegeben. Mit den Genehmigungsworkflows in den Bestellungen können wir Kontrollen einbetten und unserem Procurement Manager volle Verantwortung übertragen.

3. Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen.
Ihre bestehende Technik muss sich nahtlos einfügen, um reibungslose Prozesse und Nutzererfahrungen zu ermöglichen. Eine Software, die Tools wie NetSuite integriert, erleichtert die Arbeit erheblich und wirkt sich positiv auf das Ergebnis aus.

Alex Curme, Group CFO bei Aventum Group, erklärt:

Jetzt fließt jede Ausgabe in Echtzeit direkt in NetSuite. Keine Verzögerungen mehr! Wir haben Wochen an Arbeit eingespart und volle Finanztransparenz, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Unterstützung für mehrere Einheiten und Währungen.
Ein mittelständisches SaaS-Unternehmen, das nach Europa expandiert, muss Lieferanten in EUR und GBP bezahlen und die Ausgaben in USD konsolidieren. Ohne Multi-Currency-Unterstützung drohen Verzögerungen, Umrechnungsfehler und ungenaue Berichte.

Die passende Software liefert Echtzeit-Dashboards und ermöglicht, Ausgaben über alle Einheiten hinweg zu überwachen und Rechnungen in Landeswährungen sofort zu begleichen.

„Das US-Geschäft gibt in Dollar aus, das UK-Geschäft in GBP, aber alles über Payhawk“, erklärt Alex. „So sehen wir alle Ausgaben an einem Ort – über alle Einheiten hinweg – und die Teams können effizient zusammenarbeiten.“

5. Transparenz bei Ausgaben und Reporting.
Echtzeit-Analysen ermöglichen fundierte Entscheidungen und erleichtern die Berichterstattung über Budgets, geplante Ausgaben und mehr.

Alex ergänzt:

Mit Payhawk haben wir deutlich mehr Transparenz und Kontrolle. Es ist jetzt viel einfacher, Einsparpotenziale zu erkennen und Rabatte zu nutzen, die die Bilanz verbessern.

6. Sichere Datenverarbeitung und Genehmigungen.
Fragmentierte Freigabeprozesse führen zu Verzögerungen bei Zahlungen und können Lieferantenbeziehungen belasten. Mit individuell gestaltbaren Genehmigungsworkflows werden Rechnungen schnell genehmigt und bezahlt. Achten Sie auf Software mit PCI-DSS-Zertifizierung für höchste Datensicherheit.

So wählen Sie die richtige Lieferantenmanagement-Software aus

Die Auswahl hängt nicht nur von den Funktionen ab. Ein strukturierter Ansatz reduziert Risiken:

1. Prioritäten definieren: Liegt der Fokus auf Kostenkontrolle, Compliance oder Zusammenarbeit mit Lieferanten?
2. Integrationen prüfen: Funktioniert die Software mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem?
3. Skalierbarkeit bewerten: Kann sie mehrere Währungen, Einheiten oder Regionen abdecken?
4. Benutzerfreundlichkeit testen: Pilotprojekt mit Beschaffung und Finanzabteilung zur Messung der Akzeptanz durchführen.
5. Kosten und ROI vergleichen: Lizenzgebühren gegen mögliche Einsparungen und Effizienzgewinne abwägen.

Top-Software für Lieferantenmanagement

Effizientes Lieferantenmanagement ist entscheidend für den Geschäftserfolg. Die Herausforderung liegt oft darin, den richtigen Einstieg zu finden – bei der Vielzahl an Tools auf dem Markt. Damit Sie schnell den Überblick bekommen, stellen wir hier die beliebtesten Lösungen vor und zeigen, welche Funktionen und Vorteile sie besonders auszeichnen.

Payhawk

Ideal für Unternehmen, die eine finanzorientierte All-in-One-Lösung für Ausgabenmanagement mit integriertem Lieferantenmanagement suchen. Anders als traditionelle Beschaffungstools, die manuelle Eingaben oder separate Module erfordern, verbindet Payhawk Lieferantenmanagement direkt mit Ausgaben, Rechnungen und Firmenkarten.

Vorteile:

• Automatisierte Datenerfassung: Einmal eingegebene Lieferantendaten werden automatisch auf zukünftige Ausgaben angewendet – keine Doppelungen, keine Fehler.
• Echtzeit-Synchronisation: Alle Daten bleiben dank nahtloser Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen aktuell und korrekt.
• Sichere Lieferantenzahlungen: Nur Administratoren können neue Lieferanten anlegen – für maximale Compliance und Sicherheit.
• Automatisierte Kategorisierung: Jede Ausgabe wird automatisch dem richtigen Lieferanten zugeordnet, was Verwaltungsaufwand und Fehler minimiert.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Ein einfaches, verständliches System erleichtert die Akzeptanz im Team und sorgt für effizienteres Lieferantenmanagement.

SAP Ariba

Für Unternehmen mit komplexen Beschaffungsanforderungen, insbesondere Großunternehmen, bietet SAP Ariba eine leistungsstarke Lösung.

Hauptfunktionen:

• Zugriff auf über fünf Millionen Lieferanten weltweit in 190 Ländern.
• Compliance überwachen und Risiken steuern, interne Richtlinien und externe Vorschriften einhalten.
• Modulare Erweiterbarkeit: Wählen Sie Funktionen nach Bedarf und skalieren Sie flexibel.

Die Integration von Nicht-SAP-Systemen kann komplex sein, während SAP-eigene Lösungen nahtlos funktionieren.

Coupa

Für Organisationen mit ausgereiften Prozessen und einem starken Fokus auf Beschaffung eignet sich Coupa hervorragend.

Hauptfunktionen:

• Einfache Nutzung für alle Mitarbeiter dank benutzerfreundlicher Oberfläche.
• Nahtlose Integration mit führenden ERP-Systemen.
• Zugriff auf 1,3 Millionen Lieferanten über das Coupa Supplier Network, inklusive digitaler Rechnungsübermittlung.

Kleinere Unternehmen könnten die Plattform als zu umfangreich oder teuer empfinden.

Precoro

Für Unternehmen, die auf Beschaffungsautomatisierung und zentrales Lieferantenmanagement setzen – insbesondere bei komplexen Lieferantennetzwerken und mehreren Tochtergesellschaften.

Hauptfunktionen:

• Direkte Kommunikation und Zusammenarbeit über das Precoro Supplier Portal.
• Detaillierte Analysen zur Lieferantenleistung, z. B. Ausgaben pro Lieferant und Vertragskonformität.
• Flexible, anpassbare Workflows für Onboarding, Genehmigungen und Dokumentation.

Tipalti

Für global tätige Unternehmen, die ihre Kreditorenprozesse automatisieren möchten.

Hauptfunktionen:

• Zahlungen in über 120 Währungen – ideal für internationale Lieferanten.
• Dashboard-Analysen für Ausgaben, Verträge und Lieferantendaten.
• Lieferanten können ihre Daten selbst pflegen, was Genauigkeit erhöht und Verwaltungsaufwand reduziert.

Warum Payhawk die clevere Wahl für Lieferantenmanagement ist

Payhawk ist eine umfassende Lösung für Ausgabenmanagement, ideal für wachsende, mittelgroße und große Unternehmen. Neben Kreditorenbuchhaltung, Spesenmanagement und Firmenkarten bietet Payhawk leistungsstarke und sichere Funktionen für das Lieferantenmanagement. So können Sie Ausgaben analysieren, Lieferantenkosten überwachen und Einsparpotenziale erkennen – bei gleichzeitiger Optimierung von Finanzleistung und Budgetkontrolle.

Nahtlose Integration von Karten, Rechnungen und Lieferantendaten

Mit intelligenten Integrationen sparen Sie Zeit und vereinfachen Prozesse. Payhawk verbindet Karten, Rechnungen und Lieferantendaten nahtlos, sodass alle relevanten Daten automatisch zwischen Buchhaltungssystemen und ERPs fließen. Das reduziert manuelle Arbeit, minimiert Fehler und erhöht die Finanzgenauigkeit.

Eric Olombel, CFO von Flowdesk, sagt:

Mit Payhawk können neue Lieferanten in einem Schritt integriert werden, ohne Zeit zu verschwenden. Das ist ein echter Vorteil, da wir jetzt hunderte Lieferanten haben. Die Benutzeroberfläche ist einfach und ergonomisch. Payhawk ist bereits mit NetSuite verbunden, und die Buchhaltung läuft praktisch automatisch!

Automatisiertes Lieferanten-Onboarding und Risikoprüfungen

Lieferantendaten werden automatisch aus dem ERP synchronisiert, Fehler beim Onboarding werden minimiert und Prozesse standardisiert. Administratoren legen neue Lieferanten an, Mitarbeiter können lediglich auf neue Lieferanten hinweisen. Jede Änderung wird protokolliert, wodurch Betrugsrisiken reduziert werden.

KI-gestützter Rechnungsabgleich

Mit Payhawks KI-gestützter OCR-Technologie werden Rechnungen automatisch erfasst, Zeit gespart und Fehler vermieden. Der Drei-Wege-Abgleich überprüft Menge und Preis von Wareneingang, Rechnung und Bestellung, sodass fehlerhafte oder betrügerische Zahlungen verhindert werden.

Multi-Entity-Funktionalität

Das Gruppen-Dashboard von Payhawk ermöglicht die zentrale Überwachung aller Zahlungen – inklusive Lieferanten – über mehrere Einheiten hinweg. So haben Sie jederzeit vollständige Transparenz und Kontrolle, minimieren Betrugsrisiken und sichern Compliance.

ERP-Integrationen mit NetSuite, Dynamics 365, Exact Online und weiteren

Mit ERP-Integrationen werden Lieferantendaten automatisch synchronisiert, Rechnungen schneller verarbeitet und Compliance sichergestellt. Echtzeit-Datenfluss ermöglicht sofortige Abgleiche, Reporting und Zahlungen.

Leon Steenbrink, CFO bei Mercell Nederland, berichtet:

Die Integration mit Exact Online reduziert manuelle Eingaben und Fehler. Außerdem sparen wir jeden Monat Zeit bei der Buchung, und die Rechnungsunterstützung erscheint direkt in Exact Online, ohne dass wir Payhawk erneut aufrufen müssen.

Lieferantenbasis unter Kontrolle bringen

Mit dem richtigen Tool wird Lieferantenmanagement einfacher, sicherer und schneller – drei Aspekte, auf die Sie nicht verzichten sollten.

Wachstumsbedingt werden Prozesse komplexer, es müssen mehr Nutzer verwaltet, Lieferanten schnell onboarded und Zahlungen überwacht werden. Payhawk macht diese Abläufe mühelos, sicher und fehlerfrei und sorgt dafür, dass alle Beteiligten – Lieferanten, Karteninhaber, Budgetverantwortliche, Finanz- und Beschaffungsteams – effizient zusammenarbeiten.

Lieferantenmanagement-Tools sind heute unverzichtbar für wachsende Unternehmen.

Nächste Schritte:

• Checkliste nutzen, um Anbieter einzugrenzen
• Mindestens drei Anbieter anhand Ihrer Prioritäten vergleichen
• Finanz- und Beschaffungsteams frühzeitig einbeziehen, um Akzeptanz zu sichern

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